資料內容僅供您學習參考，如有不當之處，請聯系改正或者刪除。編寫:編寫:日期:-6-18審核:日期:批準:日期:受控狀態:是發布版次:2.0日期:編號:企業費用管理系統用戶企業費用管理系統用戶需求說明書變更記錄日期版本變更說明作者-06-181.0初始版本劉昆云-07-102.0使用流程引擎劉昆云-07-202.1簡化業務需求劉昆云簽字確認系統模塊對應章節對應部門負責人簽字

目錄1 概述 41.1 目的 41.2 背景 41.3 范圍 41.4 術語定義 41.5 參考資料 51.6 任務概述 51.6.1 目標 51.6.2 用戶的特點 61.6.3 假定和約束 71.7 運行環境 71.7.1 軟件環境 71.7.2 硬件環境 71.7.3 接口 81.7.4 控制 81.8 需求規定 81.8.1 對功能的需求 81.8.2 對非功能性的需求 16

概述目的本說明書目的在于明確說明系統需求,界定系統實現功能的范圍,指導系統設計以及編碼。本說明書的預期讀者為:用戶代表、項目組成員。背景擬開發的軟件系統的名稱為:企業費用管理系統。本項目由中軟卓越重慶培訓中心提出,指派給技術規劃部進行開發。本項目以中國內資企業的一般費用管理制度為依據。本系統為一個獨立運行的系統,暫不考慮和其它系統的連接關系。范圍本系統的目標是管理企業費用的計劃和使用過程。系統包括企業的費用預算和報銷兩項基本管理工作;系統包括為了開展上述工作而作的組織結構設置、費用體系設置、管理角色設置、審批體系設置。系統還包括為了監控、分析各項基本管理工作而編制的各項統計報表。術語定義【費用】本文中,費用指企業生產經營活動中產生的各項費用。例如人員工資、福利費、辦公費、差旅費等管理費用,又如原材料采購、倉庫租賃等生產費用。【預算】用數字編制未來某一個時期的計劃,也指經企業決策部門批準的企業在一定時期的收支預計。企業的各項支出只能在預算范圍內審批,有利于控制企業的費用支出。在本系統中,預算僅指在支出預算。【報銷】指個人因處理公司的事務或受公司指派執行公司的某項公務而發生的費用,由經辦人或申請人按公司的規定,依據業務發生的原始單據(發票)向公司報銷費用,領取現金或銀行存款的一項經濟活動。【審批】指預算和報銷中的審核、批準操作。審批控制操作時,一般由費用發生部門業務人員提出申請,經有關管理人員審批后執行。審批一般遵循歸口分級管理原則。【歸口管理】即按照管理職能安排企業內部各部門、各單位在期間費用上的權責制,調動各部門、各單位管理好相關費用的積極性。比如,管理費用主要由行政管理部門管理,銷售費用由銷售部門管理,財務費用由財務部門管理,進貨費用由進貨部門管理,進一步說,管理費用的報銷事項要由行政主管領導批準、銷售費用的報銷事項要由銷售主管領導批準。【分級管理】各管理部門應當根據各項費用的具體情況,將費用控制責任層層分解,層層落實,讓歸口管理部門的所屬單位和個人都對相關費用控制和管理負有責任,從而加強對費用的控制。比如,銷售部經理負責確認銷售費用的發生情況屬實,銷售總監負責確認銷售費用的發生是必要的,財務經理負責確認每一筆報銷是在預算范圍內的支出。【統一管理】財務部門作為綜合管理部門,應對費用進行統一管理。所有預算由財務部統一初審。所有費用開支都由財務部門統一辦理報銷手續。參考資料01-某單位《成本費用管理辦法》02-某單位《費用支出管理規定》規定03–某單位《企業的費用支出管理》規定任務概述目標本項開發任務擬建立一套簡單、易用的企業費用管理系統,用來支撐公司的費用管理工作。本軟件將作為一款獨立的軟件。用戶的特點用戶是一家典型的高科技產品生產企業。本軟件的最終用戶是公司的全體工作員工,她們都受過電腦使用的培訓,能夠熟練地使用網頁瀏覽器、輸入和處理各種文字信息。公司有專職網絡管理員,能夠對操作系統和常見軟件進行維護,解決常見的配置問題。本系統將7×24小時運行,未來3年內的同時在線人數預計不會超過100人。公司的組織結構圖及用戶角色如下:部門 系統使用人員職務與分工總經辦李大智總經理文學建技術總監馬凱銷售總監孫菲財務部陳鵬部門經理丁紅會計羅麗出納行政部周曉康部門部經理李蕊成曉東倉庫管理員銷售部張漫漫部門經理李國強陳雪薇技術部張陽光部門經理丁德隆謝玉明生產部龍奮滔部門經理郝文斌等30人網絡中心曾寶和網絡管理員假定和約束軟件需于公司成立五周年前一周開發完成、測試完畢并上線運行。軟件運行于公司局域網上,但出差在外的員工可經過VPN虛擬專網連入公司進行使用操作。運行環境軟件環境名稱版本語種服務器操作系統WindowsServerSP2中文客戶端操作系統WindowsXPSP3中文操作系統的附加功能數據庫平臺Oracle10G應用平臺Tomcat6.0郵件系統無客戶端軟件InternetExplorerFireFox8.03.0硬件環境列出運行該軟件所需要的硬設備。說明其中的新型設備及其專門功能,包括:處理器型號及內存容量;外存容量、聯機或脫機、媒體及其存儲格式,設備的型號及數量;輸入及輸出設備的型號和數量,聯機或脫機;數據通信設備的型號和數量;功能鍵及其它專用硬件服務器最低配置推薦配置應用和數據庫服務器CPU1.5GHzCPU2.8GHz內存2GB內存4GB磁盤160GB磁盤320GB網卡100MBPS網卡1000MBPS郵件服務器接口本軟件沒有同其它軟件之間的接口和數據通信協議。控制本軟件將經過Web服務器提供服務。Web服務器應當能夠開機自動啟動。需求規定對功能的需求本系統對各項費用的發生,按照有計劃(預算)、有審批的原則進行控制管理。系統功能層次模塊圖根據企業的費用管理制度,費用實行先計劃、后執行的管理辦法,就是先編報預算、再報銷支出,因此形成預算管理模塊、報銷管理模塊。預算和報銷針正確是特定的費用項目、有不同的企業人員參與執行、審批流程也需要實現指定,因此系統必須具備一個維護模塊。企業管理中,審批人和申請者之間具有兩種主要的關系。一是行政管理關系,例如部門經理是部門職員的行政主管,總經理是公司全體職員的行政主管;二是業務管理關系,例如會計管理全部員工和部門的資金賬務信息、倉庫管理員集中存放、保管全體職員采購回來的物品。第一種關系用組織結構來表示,第二種關系能夠概括為角色。因此,系統管理模塊應當具有組織結構維護子模塊、角色維護子模塊。企業中發生的費用,一般都要統一命名、定義,以便全體員工使用相同的名稱來表示相同的意思。因此系統管理模塊要有一個費用項目維護子模塊。費用審批工作要使用規定好的流程來控制。不同時期、不同費用,會有不同的適用的審批流程。對這些審批流程進行增加、暫時停用、恢復使用的操作,集中在一個流程維護子模塊進行管理。作為一個管理系統,需要一個統計分析模塊來匯總管理費用發生情況。系統管理模塊的功能描述安全管理子模塊用戶使用系統的功能前,必須登錄。系統的管理員使用專用的賬號”admin”進行登錄,其它用戶由系統管理員在組織結構維護子模塊中添加。管理員和登錄的普通用戶都能夠修改自己的密碼。只有管理員能夠使用系統管理中的維護模塊。用戶登錄后能夠執行退出系統操作。角色維護子模塊角色是對相同的工作崗位上處理事務的人員的概括,例如文秘、會計、庫管、銷售總監等。系統只登記和費用管理有關的業務角色,例如”會計”一般是必須的一個角色,而”倉庫管理員”則未必。如果有某個辦公用品采購報銷之類的流程要求倉庫管理員進行入庫審核,則要登記”倉庫管理員”這個角色,否則就不必登記該角色。角色應當具有角色編號、角色名稱。數據示例:角色編號角色名稱001技術總監002銷售總監012會計013網絡管理員組織結構維護子模塊企業由人員構成,人員按部門組織。企業具有職員名冊,應當登記人員的編號、姓名、業務角色。一個職員最多具有一個角色。企業具有多個部門。大型企業的部門劃分可能是多級的。本系統只需登記一級部門,一級部門下直接登記全部下屬職員。在形式上,能夠設立一個部門”總經辦”,在其中登記管理公司領導。系統應當能夠登記公司下屬的各個部門,能夠處理部門增減變化的情況。應當登記各部門的編號、名稱、部門負責人。部門負責人從員工名冊中選擇,能夠隨時更換。部門編號在登記之后不得修改。部門下屬員工從職員名冊中選擇。一個職員只能屬于一個部門。費用項目維護子模塊系統應當能夠登記、修改和刪除費用項目,例如水電費、差旅費等。費用項目登記的屬性包括:費用項目編號、費用名稱。常見費用項目如下:日常開支方面有:小額輔料、辦公用品、辦公室水電費、通訊費、汽油費、行車停車費、業務招待費、差旅費、辦公費、快遞費等。生產開支方面有:原材料、輔料、廠房設備維修保養、生產用水電費、運費、廣告費、推廣費、渠道費等。工資方面有:計時工資、計件工資、獎金、工資性津貼和補貼、加班工資等。固定資產方面有:生產設備購置費;非生產設備購置費。審批流程維護子模塊企業的預算、報銷等審批流程是豐富而多變的。系統應當能夠增加、刪除流程。常見流程舉例:辦公用品報銷、小額差旅費報銷、大額差旅費報銷、小額業務費報銷、大額業務費報銷、其它日常開支報銷、固定資產報銷、工資福利發放。一個辦公用品報銷的流程例子如下:開始入庫審核(庫管員)預算合規性審核(財務經理)總經理審核(總經理)結束流程定義的屬性應當包括:【流程編號】自動生成的一個編號。【流程名稱】概括流程任務的極短文字,例如差旅費報銷。【流程描述文件】用技術性語言描述的流程節點和流轉規則,一般是一個XML文件。流程實際執行的時候,還應當包括下列屬性:【流程實例號】用來表示一個在執行的流程的編號,一般是自動生成的。【執行狀態】具有下列狀態:-1代表已取消0代表已建立;1代表執行中;2代表執行完。關于流程描述文件,使用專門的桌面應用工具進行設計。企業費用管理有關的流程,應當能夠和一個預算申請或者報銷申請對應,在流程流轉過程中,要能夠查詢到這個預算申請或者報銷申請的詳細資料,至少應當包括:【申請人】提交申請、發起這項費用審批流程的人。【費用項目表】實際審批時可含1個或多個費用項目,每一個費用項目含費用項目編號、金額、憑證粘貼單號、用途說明。【費用總額】根據費用項目的金額自動匯總的結果。【資金用途】使用資金的工程項目的代號或者業務活動的名稱。【備注信息】啟動流程時輸入的說明信息。審批流程執行模塊的功能描述審批流程執行模塊用來實例化并執行定義好的審批流程。執行模塊關注于流程的節點管理、轉移條件判斷和用戶分配,是通用的技術性工作。執行模塊獨立于具體業務數據和業務模塊。能夠使用通用、標準化的流程引擎來實現流程執行。預算管理模塊的功能描述預算錄入子模塊預算錄入是將計劃申請的費用項目錄入電腦。使用預算單元對預算費用進行統合管理。預算單元能夠是單個工程項目,能夠是某類業務工作,也能夠是公司日常開支或工資福利等。預算單元下面才有費用項目。系統應當能夠增減預算單元,能夠修改預算單元的名稱。預算單元具有是否經過審批的屬性,新錄入的預算單元是”未經審批”的。系統應當能夠在預算單元下增減費用項目、修改費用項目的屬性。費用項目的屬性有:編號、名稱、金額。預算審批子模塊對于預算內容,使用統一的審批流程進行審批。審批模塊應當從已經定義好的流程中,選擇適合于做預算審批的流程,來對錄入的預算進行審批。審批經過后應將預算單元標記”審批經過”的。預算查詢子模塊對于已經入庫的預算,提供查詢功能。報銷管理模塊的功能描述報銷申請子模塊一次報銷只能對應于一個預算單元。若報銷申請頁面上費用項目是空的,能夠選擇或更換預算單元,若已經增添了費用項目,則不能