..>門禁考勤管理系統〔V1.11/V1.15〕操作用說明書目錄前言……………………4軟件安裝系統要求……………6安裝…………………6卸載…………………8操作說明…………………10系統管理…………11人事管理…………19考勤管理…………21查詢………………24數據管理…………25操作流程…………………30常見故障與解決方法……30前言：軟件安裝默認目錄：C:\ProgramFiles\門禁考勤管理系統,(建議安裝到D:\ProgramFiles\門禁考勤管理系統)。在WIN2000系統安裝時，一定要以管理員登陸WIN2000系統才能安裝；否則安裝運行門禁考勤管理軟件時會出錯！硬件建議：賽揚1.5G或PIII1.0G以上，128M存，20G硬盤7200轉以上補充說明：1.如果安裝完后運行門禁考勤管理系統時出現如下錯誤："連接數據出錯〞請作出如下調整：在控制面板中‘"區域選項〞日期設為{yyyy-mm-dd}的形式，時間設為{hh:mm:ss}的形式做完A步驟后如果再出現"連接數據出錯〞再做B步驟在控制面板中的ODBC項中建立一個的ODBC是HYkaoqin的ODBC到控制面板中的ODBC項雙擊"數據源(ODBC)〞進入以下界面后，點擊選擇：MSAccessDatabase,再點擊"添加〞再進入如下界面再點擊"完成〞進入如下界面，在"數據源名〔N〕〞輸入：Hykqoqin然后點擊"確定〞創立完畢。門禁考勤網絡構造圖：口口485轉換器485轉換器二、軟件安裝1、系統要求開場安裝HY門禁考勤管理系統軟件之前，請確認計算機滿足以下最小系統要求：根本要求處理器PC使用Pentium433MHz〔建議使用Pentium1.0GHz〕或更高可用的硬盤空間安裝驅動器至少50MB可用硬盤空間CD-ROM或DVD-ROM根據該產品提供的媒體類型，必須配有CD-ROM或DVD-ROM驅動器顯示器800×600，256色〔建議：1024×768，增強色16位〕鼠標Microsoft鼠標或兼容的輸入設備系統資源要求:在安裝門禁考勤管理系統前您的機器必須已安裝一個操作系統。針對不同的操作系統，具體配置要求不同，詳情如下：硬件環境:具體要求操作系統配置要求

Windows98/98SE/MERAM:最低64MB〔建議128MB〕

WindowsNT/2000/*PRAM:最低128MB〔建議256MB〕操作系統Windows98、Windows98SE、WindowsME、Windows2000Professional、WindowsNT、Window*PProfessional、Windows*PHome辦公軟件MicrosoftOffice97或更高版本軟件環境:2、安裝:安裝前準備：(首先啟動操作系統Windows9*,Windows2000Windows*P)安裝門禁考勤管理系統之前，請首先卸載〔其方法請參見"卸載〞〕舊版的門禁考勤管理系統。1.當所有的準備就緒后,請根據以下步驟安裝門禁考勤管理系統;2.將安裝光盤插入光驅,用我的電腦瀏覽光盤里面的容,雙擊"門禁考勤管理系統.e*e〞，便開場安裝門禁考勤管理系統。初始化安裝程序后出用戶信息框，輸入必要的用戶信息。3．點擊"下一步>〞進入選擇操作系統界面；根據你當前使用的操作系統來選擇，假設你使用的是MicrosoftWindows95/98/Me操作系則選擇"Windows9*操作系統〞，假設是MicrosoftWindows2000/NT/*P操作系統則選擇"Windows2000或以上操作系統〞。4．接著下來是選擇安裝文件夾，在"安裝門禁考勤管理系統到：〞下面的文本框中輸入系統將被安裝到的文件夾，可點擊"更改…〞按鈕在彈出的"瀏覽文件夾〞窗口中選擇文件夾。5．然后進入準備安裝，確認無誤后選擇"下一步>〞，否則選擇"<上一步〞來進展相應項的修改。5．文件復制完后安裝程序進展執行操作，具體對文件注冊、注冊表項寫入等操作。6．安裝完成。7．成功安裝門禁考勤系統后在桌面或【開場】|【程序】|【門禁考勤管理系統】菜單里都有"門禁考勤管理系統〞的快捷方式，翻開后就可以使用門禁考勤管理系統里的功能了。3、卸載:方法一：請于【開場】|【程序】|【金山毒霸6】菜單中執行"卸載門禁考勤管理系統〞快捷方式，卸載程序將指引您干凈、平安的卸載門禁考勤管理系統。卸載確認用戶操作。2.在確認操作中選"是(Y)〞后卸載程序進展刪除文件等操作。3．卸載完成。方法二：點擊【開場】【設置】【控制面板】，并在控制面板里面執行"添加或刪除程序〞，繼而在彈出的對話框中選擇"門禁考勤管理系統〞并單擊其右邊的"修改/刪除〞即可，余下的卸載操作同方法一。三、門禁考勤管理系統操作說明運行HYKaoQin.e*e。桌面快捷方式為如圖運行程序，進入系統初始狀態，用戶名:系統管理員，密碼:1,按"確定"進入系統使用指南:主界面：雙擊桌面快捷方式，友好、簡潔的主界面便展示在您的眼前。主要分為三個局部：菜單欄、快捷工具欄、狀態欄。菜單：采用Windows標準風格，點擊其中任何一項，即彈出詳細的下拉菜單，可方便、快捷地選定您所需的功能菜單。快捷工具欄：在快捷工具欄中列出了用戶常用的一些功能操作的快捷按鈕。狀態欄：讓用戶可方便的看到系統的一些參數，如操作員、串口號、系統當前的時間等等。根據系統管理各模塊的功能的不同，下面針對各模塊功能逐一介紹：。系統管理：系統參數設置：設置系統的一些根本參數，如通訊使用的串口號，等待響應時間，重試數等等。串口號：計算機與終端機進展通訊交換數據時使用的通訊串行口號，一般計算機的后面有2個串行口，根據實際情況來選擇對就的串口號就行了等待響應時間：該參數是設定計算機與終端機進展通訊時，計算機等待終端機返回數據的時間長度，以毫秒〔ms〕為單位。建議設置為1000毫秒。〔1秒=1000毫秒〕。重試次數：通訊時，計算機等待終端機響應的時間等于等待響應時間的值終端都無響應時，計算機重復與終端機通訊連接的最高次數，當重復與終端機通訊的次數是重試次數的設置的值時系統提示通訊超時。建議設置為2次。波特率：計算機與終端機通訊時使用的通訊速率，系統使用的值是9600bps/s，該值不可修改。終端管理：這里集合了對終端機的參數進展設置、功能管理的大局部操作，使用戶更方便的對終端機進展管理、操作。里邊包括了終端管理和終端操作兩大功能。終端管理包括了以下操作：下載臺號：每臺終端機都有且必須有一個唯一的作來與其他的終端機區別。首先在與計算機連接的設備〔該設備為"RS232-RS485信號轉換器〞〕的另一端與要設置臺號的一臺終端機正確連接，然后進入該窗口在終端機臺號輸入框中輸入當前連接的設備的臺號〔臺號值可在１～２５４之間的任何數值〕，其次在終端機名稱輸入框中輸入這臺終端機的名稱描述，再在機型的下拉列天中選擇當前終端機的機型，最后再點擊"下載臺號〞按鈕，當提示下載成功即可。〔機型有：門禁機－只用來控制門鎖；考勤機－只為考勤打卡所用；門禁考勤機－即用來控制門鎖也可用來考勤打卡〕。注意：下載臺號時計算必須只連接要下載臺號的那臺終端機，其余的終端機均要斷開與計算機的連接。校對終端機時間：該功能是用來校對選中的終端機的時間，可一次選擇多臺終端機同時校對，建議每１～２個月校對一次。校對時有兩種方式，一種是使用系統時間即將終端機的校對為當前計算機時間，即在使用系統時間前打上"√〞即可，另一種是不使用系統時間，去掉使用系統時間復選框前面的"√〞即可，這時你可手工輸入將要校對到終端機的時間。讀取終端機時間：讀取選中的終端機當前的時鐘信息，一次只能選擇一臺終端機進展讀取。設置終端記錄滿后存儲方式：設置選中的終端機的記錄滿后存儲方式，可一次選擇多臺終端機同時設置。設置為循環覆蓋存儲－當終端機記錄存滿后再打卡就按先進先出的規則循環存儲打卡記錄。設置開鎖時間：該功能只對用門禁功能的終端機可用。設置打卡后鎖保持開鎖狀態的時間，以秒為單位。設置開鎖時間組：和系統管理菜單中的設置時間權限一樣。設置系統特征(Timic卡用戶有該操作)：先選中要設置系統特征的終端機，然后在系統特征輸入框中輸入6位系統特征值。點擊設置即可，設置成功后系統會自動將系統特征保存供發卡時使用，所以系統系統征一旦設置好后就不要隨便改動。終端操作包含了以下操作：初始化終端機：該操作成功后被操作的終端機將恢復到出廠狀態，在終端機上被注冊的用戶卡，及用戶的打卡記錄等數據都會被刪除，但終端機的臺號不變。所以用戶要慎用該操作。去除所有用戶卡：將選中的終端機中注冊過的所有用戶卡刪除掉。遠程開鎖：該功能只對有門禁功能的終端機可用，一般是使用在發生緊急情況時，用該操作來開啟終端機所控制的門鎖。刪除不用的終端機：該操作可將不使用的終端機刪除掉。卡片管理：卡片管理可給對用戶卡片進展根本的管理，系統將發員工卡、注冊員工卡、退員工卡、掛失員工卡、消掛員工卡等操作都集合在該功能模塊中，用戶可更方便的管理員工卡。讀卡：該功能只對ID、Mifare卡型的系統可用，如果選擇的讀卡設備"讀卡器〞則系統自動檢測串口與"讀卡器〞連接，然后自動讀取讀卡器感應圍的一卡的卡號，如選擇的讀卡設備是終端機則該操作將置選中的終端設備進入讀卡狀態，這時就可以將要讀的卡依次在終端上進展讀取卡號直到對該終端機進展停頓讀卡〔終端進入讀卡狀態后將不可進開鎖或考勤等打卡操作，要"停頓讀卡〞前方可進展〕，所讀到的卡號都將將顯示在"輸入卡號〞區。發卡：將"輸入卡號〞區中的卡號發給選中的員工，假設卡型為IC卡則系統要先將卡號及卡必須數據寫入至卡，然后再將卡號發給卡選中的員工。停頓讀卡：該功能只對ID、Mifare卡型的系統可用，當終端機進入讀卡狀態并讀卡完畢后，采用該操作將終端機退出讀卡狀態，恢復開鎖或考勤等狀態。注冊/退卡：〔系統卡型為IC卡〔即Timic卡〕無該功能〕，當員工卡進展發卡操作后終端機還是不予認可，注冊卡功能可將員工卡注冊到選中的終端機上，注冊成功后員工卡可在其注冊到的終端機上進展打卡操作。退卡操作剛好相反，將員注冊到終端機上的卡退掉，使員工卡不可在退卡成功的終端機上繼續打卡操作。掛失/消掛卡：〔系統卡型為IC卡〔即Timic卡〕無該功能〕，員工卡喪失后可使用該功能將員工卡在選中的終端機上進展掛失，卡掛失后將不可進展打卡操作。消掛卡功能與掛失功能剛好相反。發系統特征卡(Timic卡用戶才有該操作)：操作員可使用系統征征卡來設置終端機的系統特征，發系統特征卡和設置終端機系統特征一樣，成功后將系統特征值保存供發用戶卡時使用。所以系統特征不要隨意改動。設置權限時間：該功能可限制終端的可打卡時間，系統可對一個星期的每一天里設置四個打卡的時間段，像這樣的時間段可以設置15組。可更方便的管理員工打卡。以上可設置星期一至星期天每天的可打卡時段，四個時段中只要有一個時段時00:00:00～00:00:00則認為是全天任何時間都可打卡，如果不想要*個時段則可將那個時段時間設為公似01:00:00～01:00:00的值〔即除00:00:00～00:00:00外，開場時間和完畢時間一樣的值都可〕。可依次添加15組這樣的時段，每一組可設置其有交日期，添加完后就可以點擊"設置〞按鈕下載到選中的終端機上〔之后可在"人事資料管理〞中設置員工所使用的時間組〕。設置用餐時間：該操作只對有用餐功能的系統可用，是用來設置用餐的時間及對應用餐時間的餐次名稱。操作員設置：該功能是為了多人使用管理而設定的，里面可進展增刪操作員、修改操員密碼、權限等操作，操作權限進一步限制了每個操作員登錄后的操作權限，這樣可防止一些操作員修改一些重要數據，也增強了數據的性。單位資料設置：設置單位的一些根本信息，如單位名稱、單位地址、聯系、單位網址等等。系統初始化：初始化將根據用戶選擇的數據恢復到初到初始狀態，注意：操作員進展系統初始化后，初始化后的數據不可恢復，所以使用該操作的操作員一定要慎重使用。退出系統：退出門禁考勤管理系統。人事管理：部門職務設置：設置單位的部門及職務信息，包括了添加、編輯和刪除部門/職務的信息。人事資料管理：在人事資料管理中可管理所有員工的一些根本資料，在添加員工后員工的工號可自動加1，選中員工后自動顯示選中的員工的資料，為操作員提供了諸多的方便。在添加或編輯員工資料時，員工工號和員工這兩項是必填項，假設員工有開鎖時間限制的話需要在開鎖時間組中選擇員工所使用的時間組，如假設員工要用門禁考勤機的打卡記錄作為考勤記錄時還需要在"用來考勤的終端機〞中選擇用來考勤的終端機臺號，否則系統只當員工只用終端機來開鎖。員工辭退后其資料保存在辭退/退職員工資料中，在辭退/退職員工資料中刪除員工將會徹底去除員工的資料。考勤管理：班次時間設置：操作員根據公司的所有的上班班次及各班次對應的上班時間來添加班次供排班時使用。假設是員工有規律的正常上班班次則設為正常班次，如假設是員工有規律的加班班次，則設為加班班次。班次時間一旦設定好后就不要隨意改動，頻繁的改動會影響員工的考勤數據的準確性。在給員工排了該班次后不可刪除班次。員工排班設置：給員工排班時要根據每個員工的上班情況來給員工排對應的班次，員工排班后在排班表格中可即時看到員工對就日期的排班結果，操作員可很方便的檢查員工的排班是否準確。每個員工最多只能排兩個正常班次和一個加班班次，并且員工所排的一個班次不可與另一個班次發生時間重復。首先選擇要排班的員工〔排班班次一樣的員工一樣時選擇〕，然后選擇員工要排班的日期〔選中"添加未選日期時〞復選框時，排班的日期是沒有選擇的日期，選中"修改日期排班〞時，是修改選中員工在選中日期的排班，未選中的日期的排班將不變〕。手工簽卡：當員工上/班班忘記打卡或由于各種原因未打上卡時，操作員可在該操作幫員工簽卡。特殊加班登記：在班次設置中設置的加班班次都是有規律的加班班次，當員工進展加班的時間沒有規律時操作員可以幫員工登記特殊加班。特殊加班是根據員工實際的加班情況來登記，員工無須打卡來進展特殊加班。當上班時間中的上班的月份改變后表格中將自動顯示該月所有員工的特殊加班記錄。請假登記：請假登記可自動計算出員工因請假而誤工的時間，但員工請假登記之前須先給員工排好班，否則不可計算出員工的請假的誤工時間。員工的每兩條請假記錄之間的時間不可存在重復。出差登記：出差登記與請假登記操作一樣。查詢：查詢個人考勤明細〔正常/加班〕：查詢個人正常考勤明細中可以同時看兩個員工的考勤很清楚的查看出員工每一班次的上下班時間和員工每一天而且員工每天的工作時間、遲到時間、早退時間以及請假時間。查詢個人加班明細和查詢個人正常考勤明細一樣。查詢單位考勤明細：操作員除了可以在個人考勤明細中查詢每個員工每個月考勤數據之后，還可以在查詢單位考勤明細中查詢符合條件的員工的考勤記錄。系統還提供數據導出功能，操作員可以將員工的考勤數據導出至MicrosoftE*cel文件中。在查詢數據時要先選擇記錄的類型，有普通上班和加班兩種，然后選擇要查詢的月份，系統提供了最多兩個條件查詢數據，還可選擇兩個兩個條件之間的關系〔AND/OR〕，查詢條件設置好之后點擊查詢之后就可查詢出符合條件的記錄了。查詢完之后可以對查詢到的數據進展導出或打印操作。以下查詢均與單位月考勤明細查詢操作相似。〔查詢考勤總結統計、查詢特殊加班記錄、查詢請假記錄、查詢出差記錄、查詢開鎖記錄、查詢用餐記錄、查詢在職員工資料、查詢退職員工資料、查詢排班記錄、查詢原始打卡記錄、查詢異常考勤打卡記錄、查詢設備資料、查詢登錄日志〕。說明：異常打卡記錄是指在員工上班時間之外的打卡記錄。數據管理：采集/分析/去除數據：采集數據：采集終端機中的打卡數據。整理數據：將采集回來的終端機打卡數據進展整理，經過數據整理后操作員才可看到原始打卡記錄。

分析數據：將整理數據后的原始打卡記錄經過分析得出開鎖記錄，考勤記錄以及用餐記錄。去除數據：去除終端機中的所有打卡記錄。操作員一定要慎用該操作，數據一旦去除將無法恢復。說明：假設分析的數據中有考勤記錄操作員進展分析數據前一定要先給員工進展排班，否則分析的數據找不到排班則當作員工的考勤打卡記錄是異常打卡。分析考勤數據的分析規則是假設員工在*班次的上班時間段〔開場打卡時間～完畢記遲到時間〕有多條打卡記錄則取最早的那條打卡記錄作為上班打卡記錄，假設在下班時間段〔開場記早退時間～完畢打卡時間〕有多條打卡記錄則取最遲的那條打卡記錄作為下班打卡記錄。員工假設在［完畢記遲到時間～開場記早退時間］打的卡，系統會自動根據的打卡情況來判斷打卡記錄是上班打卡還是下班打卡，如假設無上班打卡記錄則該記錄為上班打卡記錄〔記遲到〕，如假設有上班無下班打卡記錄則該記錄為下班打卡記錄〔記早退〕,如假設有上班也有也班打卡記錄則只要比上班打卡記錄早則記為上班打卡記錄，假設比下班打卡記錄晚則記為下班打卡記錄，假設在上班班打卡記錄之間則不記錄。月/段考勤數據統計在月段考勤數據統計中可以統計符合條件的員工在一個指定日、月、年或一段時間的需工作天數、實際工作天數、工作總時間、遲到總時間、早退總時間、請假總時間等數據。統計數據時可選擇要統計的圍以及統計的時間，統計的數據自放入統計表中，在查詢考勤總結/統計中可查詢統計出來的數據。月/段用餐數據統計有用餐功能的該操作才可用，可統計一段時間的*餐次或所有餐次的用餐次數。數據庫備份/恢復為了防止操作員誤操作導致數據喪失或數據損壞等，操作員要隨是作好數據備份，以備數據喪失或損壞時恢復。備份數據時要選擇備份數據的目標文件夾，然后點擊備份數據按鈕即可將數據備份到目標文件夾。恢復數據時，要選擇被恢復的數據庫所在的文件夾，當所選的文件夾中有數據庫文件時，恢復備份按鈕自動變為可用，這時點擊恢復備份即可將備份的數據恢復到系統。數據庫壓縮/修復因為系統所使用的數據庫是MicrosoftAccess數據庫，該數據庫存在數據庫會越用越龐大的缺點，所以操作員要每隔一段時間進展一次"數據壓縮/修復〞來給數據庫減肥，釋放文件占用的磁盤空間，具體時間間隔要根據數據操作量的多少而定，如假設很頻繁的操作的大量數據則每兩個星期左右進展壓縮一次，這樣可以提高系統的運行速度。也可以釋放出文件無用局部所占用的磁空間。數據庫壓縮前要保證數據庫不被其他軟件翻開，否則壓縮將失敗。四、操作流程1.運行HY門禁考勤系統管理軟件在桌面雙擊門禁考勤系統管理軟件圖標或者直接點擊開場→程序→門禁考勤系統管理軟件2.設置通訊端口和波特率在"系統參數設置〞里設置串口號，等待響應時間，重試試數,具體請看使用指南→人事資料→系統參數設置設置終端機臺號在終端管理里進展下載臺號,具體請看使用指南→系統管理→終端管理設置系統特征(Timic卡用戶才有此操作)在終端管理或卡片管理中進展設置系統特征,具體請看使用指南→系統管理→終端管理和使用指南→系統管理→終端卡片管理使用指南→系統管理→卡片管理注意：兩種方式設置系統特征都會保存供發卡時使用，所以在使用過程中不要隨意更改系統特征，后果可能導致用戶卡不可使用。設置時間權限在系統管理進展設置,具體請看使用指南→系統管理→設置時間權限部門/職務設置在人事管理進展添加,具體請看使用指南→人事管理→部門/職務設置人事資料管理在人事管理進展添加,具體請看使用指南→人事管理→人事資料管理卡片管理在卡片管理進展