物資采購及管理制培訓第1頁/共31頁目錄中糧生化能源（公主嶺）有限公司一、目的及適用范圍二、基本采購流程三、采購計劃的類型四、采購計劃的要求五、采購計劃的審批六、采購原則七、標書的審核及中標通知書的下發八、合同的擬定及會簽九、入庫十、保管十一、出庫十二、物資盤點十三、材料物資存儲的管理組織機構十四、倉儲人員的工作紀律2第2頁/共31頁一、目的及適用范圍中糧生化能源（公主嶺）有限公司

為規范采購行為，加強物資管理，通過有效管理，使各種物資能得到充分的、合理的使用，避免浪費，降低成本，保證質量，特制訂本制度。

本制度適用于對采購物資及設備出入庫的控制及保管。3第3頁/共31頁二、基本采購流程中糧生化能源（公主嶺）有限公司采購流程圖部門申請計劃計劃審批招標采購草擬合同合同會簽比價采購

實施采購4第4頁/共31頁三、采購計劃的類型中糧生化能源（公主嶺）有限公司1、設備采購計劃：填寫固定資產申購單2、材料采購：填寫材料計劃，要求分類填寫包裝材料采購計劃輔助材料采購計劃備品備件采購計劃勞動保護用品采購計劃油料采購計劃玉米采購計劃原煤采購計劃注：玉米采購計劃、原煤采購計劃由供應部依據全年需要量及庫存情況，制定月份采購計劃。其他采購計劃由各使用部門提請，其中備件采購計劃要依據備件的二級分類提請。3、辦公用品采購計劃：填寫辦公用品申購單。5第5頁/共31頁四、采購計劃的要求中糧生化能源（公主嶺）有限公司1、采購計劃由使用部門專業技術員或專業工程師編制，填寫前應到倉庫認真核實，核查所用材料物資或者可能替代物資的數量與質量等情況，盡量保證優先使用庫存材料物資。庫管員應配合使用部門核對賬目，對庫內缺少的，計劃編制人員要根據實際使用情況填寫材料計劃申請表(一式五份---部門留存.庫管員留存.采購員留存.財務留存.采購計劃員留存)，并由庫管員進行簽字核實。6第6頁/共31頁四、采購計劃的要求中糧生化能源（公主嶺）有限公司2、填寫物資采購計劃表必須寫清以下條款：物資名稱、型號規格(或附圖紙)、采購數量、所屬設備，并寫出材料物資到庫的最遲時間，一般情況計劃提出后不少于五個工作日，如有要求的寫出材料物資廠家。采購人員對采購周期負責，確保材料物資按時到庫。提計劃人員所填材料物資型號必須準確無誤，采購數量合理，保證采購材料物資的正確性。

3、采購計劃每月提一次至兩次。特殊情況需經部門經理批準后，可提臨時計劃。7第7頁/共31頁五、采購計劃的審批中糧生化能源（公主嶺）有限公司1、月份采購計劃，由供應部依據各部門上報的采購計劃進行匯總，報公司常務副總經理審批并同時報事業部主管領導。

2、設備采購計劃，要求填寫固定資產申購單，具體審批程序如下表（后附表格）

3、材料采購計劃，由專業技術員或專業工程師對提請材料物資的準確性負責，經部門經理審核后，報公司總工程師或主管副總審批，審批后將計劃申請表交采購部采購員一份執行采購。具體審批程序如下表（后附表格）

4、辦公用品采購計劃，由各部門經辦人員填寫，經部門經理審核后，報公司主管副總審批。8第8頁/共31頁固定資產申購單中糧生化能源（公主嶺）有限公司9第9頁/共31頁物資材料采購計劃表中糧生化能源（公主嶺）有限公司10第10頁/共31頁六、采購原則中糧生化能源（公主嶺）有限公司材料物資需在合格供應方范圍內招標或比價采購。

1.招標范圍：根據國家招標法規定，所有具備招標條件的材料、設備、服務、土建和機電安裝工程等都需要委托具有資質的招標公司進行公開招標采購。客觀上不具備招標條件（如：實際投標者少于三家以下或獨家生產及專利設備等），須由項目建設單位提出申請報告，事業部項目管理部審批后，由項目建設單位組織議標或比價采購。

2.合格供應商應符合的條件：（1）獲得ISO9000認證或社會公認的知名廠家、單位。（2）產品質量能夠滿足要求。11第11頁/共31頁六、采購原則中糧生化能源（公主嶺）有限公司（3）具有良好的供貨業績和商業信譽。（4）服務提供和交付能力能滿足本企業的要求。（5）具備必須的資質要求。（6）合格供應方原則上是生產廠家，若代理商必須具備廠家直接頒發的代理文件。

3.供應商資信評價由供應部、財務部、各使用部門進行綜合評價，并由供應部建立供應商檔案。12第12頁/共31頁七、標書的審核及中標通知書的下發中糧生化能源（公主嶺）有限公司

1.招標文件技術部分由各部門和質量技術部負責，商務部分由財務、審計、法律、采購部門審核。

2.公開招標的《中標通知書》由招標公司負責下發，議標屬于“競爭性談判”，中標不發《中標通知書》。13第13頁/共31頁八、合同的擬定及會簽中糧生化能源（公主嶺）有限公司

1、設備合同由各使用部門的專業工程師負責擬訂，材料物資合同由供應部負責擬訂，土建及安裝合同由土建或安裝造價師負責擬訂。

2、對合同標的的要求：要求合同與標書、實物及即將結算的入賬發票相一致（包括名稱、數量、規格型號等）。

3、合同的會簽，執行合同會簽審批程序，具體程序見下表（后附表格）14第14頁/共31頁八、合同的擬定及會簽中糧生化能源（公主嶺）有限公司

所有合同簽訂，需履行合同會簽程序，以下合同的簽訂需要事業部主管領導審批。（1）土建、安裝、非標制作、項目設計、車輛（小車）、玉米、煤、財產及設備租賃合同、勞務（如雇用吊車等）合同、借款合同；（2）除上述以外的材料、設備采購，單筆合同金額20萬元（含20萬元）以上的；（3）對設備、車輛等資本性支出合同，如報告已簽批，且合同與報告（數量、金額等）相一致，則合同可不簽批。（4）其他屬于重大事項的合同，無論金額大小，需報事業部主管領導審批。15第15頁/共31頁八、合同的擬定及會簽中糧生化能源（公主嶺）有限公司16對于采購金額小于5萬元的材料物資合同會簽，可采用簡易程序。第16頁/共31頁八、合同的擬定及會簽中糧生化能源（公主嶺）有限公司合同會簽流程：1、經辦人填寫會簽單主要內容2、部門經理、專業總工程師、主管副總經理針對技術條款簽署意見3、財務部門針對結算條款簽署意見4、法律人員針對合同文字表述及其他法律有關條款簽署意見5、常務副總經理審批17第17頁/共31頁九、入庫中糧生化能源（公主嶺）有限公司1、設備入庫：（1）設備進廠后，由庫管員負責外觀、數量驗收，使用部門技術人員負責質量驗收，質量技術部指定計量檢定人員驗收，關鍵設備以及進口設備驗收時，必須有供貨方人員參加。另外，設備所屬分項目必需有專業工程師參加設備開箱驗收。采購員負責填寫設備開箱驗收信息，并出具《設備開箱驗收單》。驗收后，參加設備驗收人員在《設備開箱驗收單》中共同簽字確認。驗收出現不合格項時，執行合同規定的有關條款。設備開箱驗收合格后質量技術部組織建檔，并保存全部的技術資料。設備檔案一般包括：設備出廠檢驗或合格證、設備到廠驗收單、設備安裝工程記錄單、設備的全套圖紙、設備說明書等。18第18頁/共31頁九、入庫中糧生化能源（公主嶺）有限公司（2）固定資產中屬于監視測量裝置的，質量技術部根據情況確定是否做入廠校驗，如做入廠校驗需校驗合格后再辦理入庫手續，并負責錄入《項目監視和測量裝置臺帳》。2、材料物資的入庫：（1）物資進廠后，對需要檢驗的材料物資由采購員通知進廠材料檢驗人員。庫管員依據入庫數量及《檢驗報告單》辦理實物接收。《檢驗報告單》一式四份，庫管員、采購員、財務、質量技術部各一份。（2）檢驗人員需驗證供貨方的生產廠名、產品名稱、規格、型號，產品合格證書和必要的隨機文件等證件。19第19頁/共31頁九、入庫中糧生化能源（公主嶺）有限公司（3）需要檢驗而未經檢驗或不能滿足使用要求的物資不得入庫、不得使用。（4）物資入廠后，由采購員或供貨廠家填寫《物資到貨清單》，具體格式如下（后附表格）（5）采購員依據《物資到貨清單》填寫入庫單，辦理入庫手續。如果本月發票到，與入庫單進行結算，如果本月發票未到，此入庫單按估價入庫手續辦理，保證賬面與實物相符。（6）庫管員對發票與到貨清單進行對比確認，如發現不一致，應不給予入庫確認。尤其對于沒有到貨清單而只有發票的嚴禁給予入庫確認。20第20頁/共31頁九、入庫中糧生化能源（公主嶺）有限公司21《物資到貨清單》要求由采購員、庫管員、供應商或送貨人員簽字確認。如果是對方郵寄到貨的材料，由采購員填寫《物資到貨清單》，由庫管員確認。

第21頁/共31頁十、保管中糧生化能源（公主嶺）有限公司1、材料物資應單獨設庫房保管，對于存放于施工現場的物資，應與外部單位物資嚴格分開，以保證工程物資的安全、完整。

2、按照物資性能采取相應的保管方法，按照物資不同的質地、規格定位存放，發放時做到材質不混，數量準確。

3、庫管員應隨時檢查存儲物資有無發生過期變質、殘損、超儲積壓、短缺、包裝破損。如有發現，庫管員應及時報告主管人員，會同有關部門進行處理。22第22頁/共31頁十、保管中糧生化能源（公主嶺）有限公司

4、庫管員應定期或隨時檢查各種存貨儲存的防水、防火、防盜安全設施。檢查時，發現屬于易燃、易爆危險存貨，應立即采取措施，存放到安全場所，予以隔離。如發現安全設施損壞或失效，應及時報告主管人員處理。

5、設備(含隨機備件)進廠履行入庫手續后，庫管員按保管的相關規定負責設備的防凍、防潮、防腐等處理。設備的儲存、搬運和安裝應嚴格按《設備說明書》及相關的技術要求進行。23第23頁/共31頁十一、出庫中糧生化能源（公主嶺）有限公司1、出庫原則：（1）嚴禁任何物資未通過入庫環節直接送給使用部門；（如果必須存放在使用部門的，也要由庫管員與使用部門共同確認接收數量）（2）嚴禁任何物資無憑據（物資領料單）出庫；（3）嚴禁各部門領料時不通知庫管員自行領料；（4）不允許有白條抵庫的現象。

2、工程設備出庫：要標明設備的具體名稱、設備安裝的位號等內容。

3、工程物資出庫：要標明物資的標準名稱及規格型號、數量，在用途欄中注明已立項的具體工程項目名稱。如果屬于甲供材，由安裝公司負責安裝的，應有安裝公司在領料單上簽字蓋章確認。

4、用于生產的各種輔料出庫：由各部門填寫領用單，在用途欄中注明用于生產何種產品，產品名稱應按公司規定的統一名稱填寫。

5、其他生產或維修用材料出庫：要求按公司下發的各部門的二級部門進行填列。24第24頁/共31頁十二、物資盤點中糧生化能源（公主嶺）有限公司1、材料物資保管部門應做到物資實物入庫與登記保管賬同步進行，做到日清月結。應由質量技術部、財務部、儲運部保管處對材料物資進行定期盤點，并做出盤盈、盤虧報告。

2、對盤虧、報廢、毀損的庫存物資由物資保管部門提出申請，庫管員出具關于程物資盤虧、報廢、毀損報產生原因及處理見的報告，經部門經理審核（對于報廢、毀損的工程物資還要經過技術定部門鑒定）、財務負責人復核、主管副總經理和總經理簽批，上報事業部財務部審批后方可處理。25第25頁/共31頁十三、材料物資存儲的管理組織機構

中糧生化能源（公主嶺）有限公司1、倉儲人員應職能分立，應將倉庫驗收、保管、發貨、等職能進行合理分配，明確規定職責權限、工作范圍與任務。

2、實行交接制度，人員調動應做好交接工作，明確交接人員的責任，交接時，須由上一級人