10展覽會的籌劃書的格式和范文展覽會的籌劃書的格式和范文會展預備階段的文案第一節會展預備階段的文案簡介一、會展預備階段的文案的概念：始終到會展正式開幕前的預先預備階段涉及到的全部文本文案。二、會展預備階段的文案種類：一般來說，會展預備階段的文案包括：1、展會立項籌劃書2、展會工程立項可行性爭論報告3、參展說明書4、展會招展方案5、展會招展函6、招展進度打算7、觀眾邀請函8、參展合同9、展出工作方案10、展會費用預算表11、展會宣傳推廣打算12、廣告文案等其次節會展預備階段的文案寫作第一局部：《展會立項籌劃書》的寫作〔一〕《展會立項籌劃書》的概念：所謂展會立項籌劃就是依據把握的各種信息對馬上舉辦的展覽會的有關事宜進展初步規劃設計出展覽會的根本框架提出打算舉辦的展覽會的初步規劃內容， 主要包括：展會名稱和地點、辦展機構、展品范圍、辦展時間、展會規模、展會定位、招展打算、宣傳推廣和招商打算、展會進度打算．現場治理打算、相關活動打算等。是對以上各項內容的歸納和總結?！捕痴箷㈨椈I劃書的內容構造：一般地，《展會立項籌劃書》主要包括以下內容：1、辦展市場環境分析：包括對展會展覽題材所在產業和市場的狀況分析，對國家有關法律、政策的分析，對相關展會的狀況的分析，對展會舉辦地市場的分析等。2、提出展會的根本框架：包括展會的名稱和舉辦地點、辦展機構的組成、展品范圍、辦展時間、辦展頻率、展會規模和展會定位等。34567、展會宣傳推廣打算。8、展會籌備進度打算。9101112〔三〕展會立項籌劃書的寫作要求：1下面分別對這三個內容作一些說明：如“第93屆中國出口商品交易會”“交易會”，限定局部是：“中國”和“93屆”，行業標識是：“出口商品”。下面分別對這三個內容作一些說明：根本局部：用來說明展覽會的性質和特征，常用詞有：展覽會、博覽會、展銷會、交易會和“節”等。限定局部：用來說明展會舉辦的時間、地點和展會的性質。展會舉辦時間的表示方法有三種：一是用“屆”來表示。二是用“年”來表示，三是用“季”來表示。如第三屆大連國際服裝節、2023年廣州博覽會、法蘭克福春季消費品展覽會等。在這三種表達方法里，用“屆”來去示最常見，它強調展會舉辦的連續性。那些剛舉辦的展會一般用“年”來表示。“大連”。展會名稱里表達展會性質的詞主要有“國際”、“世界”、“全國”、“地區”等。如第三屆大連國際服裝節中的“國際”說明本展會是一個國際展。行業標識：用來說明展覽題材和展品范圍。如第三屆大連國際服裝節中的“服裝”說明本展類。2、展會地點籌劃選擇展會的舉辦地點，包括兩個方面的內容：一是展會在什么地方舉辦，二是展會在哪個展館舉辦。舉辦。舉辦展會，要結合展會的展覽題材和展會定位而定。另外，在具體選擇展館時，還要綜合考如何等因素。3、辦展機構企業、行業協會、政府部門和聞媒體等。單位、承辦單位、協辦單位、支持單位等。會的全部權。展單位。的招展、招商和宣傳推廣工作的辦展單位。支持單位：對展會主辦或承辦單位的展會籌劃、組織、操作與治理，或者是招展、招商和宣傳推廣等工作起支持作用的辦展單位。4、辦展時間具體開展日期。二是指展會的籌展和撤展日期。三是指展會對觀眾開放的日期。可以很長，如“世博會”的展期長達幾個月甚至半年；但對于占展會絕大多數的專業貿易展來3-5天為宜。5、展品范圍展會的展品范圍要依據展會的定位、辦展機構的優劣勢和其他多種因素來確定。“博覽會”和“交易會”“廣交會”的展品范圍就超過10“法蘭克福國際汽車展覽會”的展品范圍涉及到的產業就很少，就只有汽車產業一個。6、辦展頻率業的實際狀況看，一年舉辦一次的展會最多，約占全部展會數量的80％，一年舉辦兩次和兩年舉辦一次的展會也不少，不定期舉辦的展會已經是越來越少了。有一個生命周期，產品的生命周期對展會的辦展頻率有重大影響。產品的投入期和成長期是企業參屜的黃金時期，展會的辦展頻率要牢牢抓住這兩個時期。7劃。量的限制。8、展會定位通俗地講，展會定位就是要清楚地告知參展企業和觀眾本展會“是什么”和“有什么”，具體象的過程。展會定位要明確展會的目標參展商和觀眾、辦展目標、展會的主題等。9．展會價格和展會初步預算展會價格就是為展會的展位出租制定一個適宜的價格場的價格和室外展場的價格，室內展場的價格又分為空地價格和標準層位的價格。在制定展會的價格時，一般遵循“優地優價”的原則，即那些便于呈現和觀眾流量大的展得的收入進展的初步預算。商參與展會格外重要。10、人員分工、招展招商和宣傳推廣打算實施時會相互影響。人員分工打算是對展會工作人員的工作進展統籌安排。招展打算主要是為招攬企業參展而制定的各種策略、措施和方法。招商打算主要是為招攬觀眾參觀展會而制定的各種策略、措施和方法。宣傳推廣打算則是為建立展會品牌和樹立展會形象，并同時為展會的招展和招商效勞的。11、展會進度打算、現場治理打算和相關活動打算安排。它明確在展會的籌辦過程中，到什么階段就應當完成哪些工作，直到展會成功舉辦。展會進度打算安排得好，展會籌備的各項預備工作就能有條不紊地進展。現場治理打算是展會開幕后對展會現場進展有效治理的各種打算安排現場將井然有序，展會秩序良好。展會相關活動打算是對預備在展會期間同期舉辦的各種相關活動作出的打算安排充。其次局部：《展會工程立項可行性爭論報告》的寫作〔一〕《展會工程立項可行性爭論報告》的概念各種信息的根底上，初步提出打算舉辦的展會“是什么樣的”；展會立項可行性分析則是在認真“那樣的展會”是否可行，為最終是否舉辦該展會供給科學的決策依據。過該展會立項籌劃，決策舉辦該展會了。〔二〕《展會工程立項可行性爭論報告》的內容構造明，并為最終完善該展會工程立項籌劃的各具體執行方案供給改進依據和建議。因此會工程立項可行性爭論報告》主要包括以下幾項內容：1宏觀市場環境：包括人口環境、經濟環境、技術環境、政治法律環境、社會文化環境等。微觀市場環境：包括辦展機構內部環境、目標客戶、競爭者、營銷中介、效勞商、社會公眾等。市場環境評價：SWOT分析法，即內部優勢、內部劣勢、外部時機、外部威逼分析。2工程進展空間：即分析舉辦該展會所依托的產業空間、市場空間、地域空間、政策空間等是否具備。工程競爭力：包括展會定位的號召力、辦展機構的品牌影響力、參展商和觀眾的構成、展會價格、展會效勞等。辦展機構優劣勢分析3、展會執行方案分析1〕對打算舉辦的展會的根本框架進展評估，具體包括：(1)展會名稱和展會的展品范圍、展會定位之間是否有沖突。(2)辦展時間、辦展頻率是否符合展品范圍所在產業的特征。(3)展會的舉辦地點是否適合舉辦該展品范圍所在產業的展會。(4)在展會展品范圍所在產業里能否舉辦如此規模和定位的展會。(5)展會的辦展機構在打算的辦展時間內能否舉辦如此規模和定位的展會。(6)辦展機構對展會展品范圍所在的產業是否生疏。(7)展會定位與展會規模之間是否有沖突。2〕招展招商和宣傳推廣打算評估招展打算評估招商打算評估宣傳推廣打算評估3價格定位本錢推想舉辦一個展會的本錢費用一般包括：舉辦一個展會的本錢費用一般包括：展覽場地費用。即租用展覽場館以及由此而產生的各種費用。這些費用包括：展覽場地租金、展館空調費、層位特裝費、標準層位搭建費、展館地毯及鋪設地毯的費用、展位搭裝加班費等。展會宣傳推廣費。包括廣告宣傳費、展會資料設計和印刷費、資料郵寄費、聞公布會的費用等。招展和招商的費用。相關括動的費用。包括技術溝通會、研討會展會開幕式、嘉賓接待、酒會、展會現場布置、禮品、請展會臨時工作人員的費用等。辦公費用和人員費用。稅收其他不行推想的費用收入推想舉辦一個展會的收入一般包括：展位費收入門票收入廣告和企業贊助收入其他相關收入盈虧平衡分析現金流量分析凈現值分析凈現值率分析獲利指數內部收益率5、風險推想市場風險經營風險財務風險合作風險6、存在的問題包括通過以上可行性分析覺察的展會工程立項存在的各種問題以外覺察的可能對展會產生影響的其他問題等。7、改進建議的方向等。8、努力的方向該展會所需要具備的其他條件和需要努力的方向。〔三〕《展會工程立項可行性爭論報告》的寫作要求《展會工程立項可行性爭論報告》是辦展機構進展決策是否要舉辦該展會的重要依據，斷準確有理。1、市場環境分析市場環境分析是展會立項可行性分析的第一步加科學合理。市場環境分析是從打算舉辦的展會工程的外部因素動身來分析舉辦該展會的條件是否2、展會工程生命力分析市場環境分析是從打算舉辦的展會工程的外部因素動身來分析舉辦該展會的條件是否3、展會執行方案分析展會執行方案分析是從打算舉辦的展會工程的本身動身該展會的各種執行方案，分析的重點是各種執行方案是否合理、是否完備和是否可行。個因素的籌劃安排是否合理和可行盡管對構成展會根本框架的每一個因素的籌劃安排可能是合理和可行的成的展會根本框架從總體上看卻可能是不合理和不行行的。所以，要避開這種“個體合理，群體沖突”現象的消滅，對展會根本框架進展評估就格外重要。4、展會工程財務分析展會工程財務分析是從辦展機構財務的角度動身會指定資金使用規劃。5、風險推想蒙受確定的經濟損失的可能性。6、存在的問題包括通過以上可行性分析覺察的展會工程立項存在的各種問題以外覺察的可能對展會產生影響的其他問題等。7、改進建議的方向等。8、努力的方向該展會所需要具備的其他條件和需要努力的方向。會展招商：一般來說，會展是格外有針對性的展覽。1、制定招展打算書〔說明宗旨，目的，規模、時間、地點、收益、各種展位的費用及位置、進場與離場時間、配套設備與效勞等〕2、確定目標客戶3、編制數據庫4、篩選名址5、投遞、、郵寄6、聯系客戶，溝通客戶7、相關廣告媒介的投放三、《參展說明書》的寫作〔一〕《參展說明書》的概念代理以后，就可以著手編制展會的《參展說明書》了。一項根底性的工作?！捕场秴⒄拐f明書》包含的主要內容及寫作要求及到舉辦展會的各個環節。一般來說，參展說明書主要包括以下幾方面的內容：前言。主要是對參展商參與本展會表示歡送，說明本手冊編制的原則和目的，提示短，言簡意賅。展覽場地根本狀況。包括展館及展區平面圖、至展館的交通圖、展覽場地的根本技進展展位搭裝和布展有著很好的指引作用?！?)展會根本信息。包括展會的名稱、舉辦地點、展覽時間、辦展機構、展會指定承建商、指定運輸代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。對于辦展時間，要具體列明展會的布展時間、開幕時間、對專業觀眾和一般群眾開放的時間、撤展時間、布展撤展加班時間等，單位和協辦單位等；另外，還要具體列明各辦展機構、展會指定承建商、指定運輸代理、指定旅游代理、指定接待酒店等的具體、聯系、和聯系人，假設有網址和E—MAlL也最好能公布，以便參展商在需要的時候便利聯系各有關單位。(4)展會規章。就是展會要求參展商和觀眾等參與展會時所必需遵守的一些規章制度，現場治理和維護現場秩序格外重要。展位搭裝指南。是對展會展位搭裝的一些根本要求和說明，主要包括標準展位說明和空地展位搭裝說明等。由于全部的標準展位的根本構造和配置都是一樣的，所以“標準展位說明”主要是對展位的標準配置作出說明，列明參展商使用標準展位的留意事項，提出假設參展商需要增加非標準配置以外的其他配置的處理方法等?！翱盏卣刮淮钛b說明”主要是對參展商搭建空地展位作出的一些規定和要求，如使用材料的要利、安全地搭裝展位和布展有較大幫助。展品運輸指南。是對參展商將展品等物品運到展覽現場所作的一些指引和說明，主包裝、海關報關、回程運輸、可供選擇的自選效勞等作出具體說明。展品運輸指南對幫助參展商準時安排展品等物品的運輸有較大的作用。會展旅游信息。是對解決參展商及觀眾等參與展會期間的交通、吃、住、行等需要和展會前后的旅游需要等作出的一些說明次、協議優待價格、地址、聯系和以及聯系人、與展館的距離等，要列出海外觀眾排等。會展旅游信息主要是為了便利參展商及觀眾的日常生活效勞的。相關表格。是有關參展商在籌展和布展過程中需要使用的各種表格，主要包括展覽外工作證和邀請卡申請表、研討會和技術溝