荔灣區檔案綜合管理達標升級工作指引PAGEPAGE4荔灣區檔案綜合管理達標升級工作指引為了統一規范地做好我區檔案綜合達標升級，根據《廣東省機關檔案綜合管理升級考核標準》的要求，制定本指引，為達標工作及“見證材料”的收集整理提供參考。一、行政管理（一）成立綜合檔案室、配備適應工作的檔案人員，明確職責范圍。（要求正式行文，見附件1）（二）檔案干部素質。（提供檔案員學歷和參加市崗位培訓證書復印件）（三）檔案工作列入領導議事日程，要明確有領導分管，歸口辦公室管理。（提供領導分工的文件或會議記錄，領導為正常開展檔案工作而解決問題的實例）（四）提供近3年來檔案工作計劃、總結，并把檔案工作納入本單位的年度工作計劃、總結的文字材料。（五）建立本單位檔案工作網絡，明確各門類檔案由誰負責收集、整理。（見附件2）（六）建立各項檔案工作制度1、制定本單位檔案綜合管理實施細則。（見附件3）2、制定檔案的分類編號，按照《標準》要求，結合本單位實際制定本單位檔案分類編號方案。（見附件4）3、制定檔案查閱利用制度，并用鏡框裝好掛在閱覽室墻資料，以“件”為單位放入全宗卷盒。（全宗卷規范見附件11）七個方面內容有：⑴檔案的收集（檔案交接文據、移交目錄等）；⑵檔案整理（整理工作方案、檔案分類方案及保管期限、整理工作小結等）；⑶檔案鑒定（鑒定小組名單、銷毀檔案的請示與批復、清冊等）；⑷檔案保管（檔案安全檢查記錄、搶救與修復情況報告等）；⑸檔案統計（檔案收進、移出登記，檔案基本情況和利用統計等）；⑹檔案利用（全宗指南、檔案利用事例等）；⑺檔案管理新技術的應用（計算機輔助管理等情況的文字說明材料）。（四）檔案的統計建立檔案管理臺帳，主要包括各類檔案數量（庫藏）、檔案人員、檔案設備、檔案的收入移出統計及檔案利用效果登記表。（五）檔案的鑒定1、成立本單位檔案鑒定小組。（正式行文見附件12）2、開展檔案鑒定工作要提供鑒定報告、清冊等。三、室庫設施（一）專用室庫1、省特級標準：庫房、閱覽、辦公室三分開，并且布局合理，便于開展工作，庫房配有空調、去濕機，溫濕度按國家規定標準恒溫恒濕；2、省一級標準：有專用庫房，閱覽、辦公室可以合一，庫房配有空調、去濕機，溫濕度按國家規定標準恒溫恒濕。3、省二級標準：沒有獨立的庫房，但檔案必須有規范檔案箱柜存放。（二）檔案箱柜按《考核標準》要求有充足的檔案箱柜且規范統一。檔案箱柜要編箱號指引卡，制作庫房檔案資料存放地點示意圖并用鏡框裝好掛在庫房墻上。四、開發利用（一）編研工作1、編寫本單位歷年組織沿革、大事記。（見附件13）2、編有本單位歷年基礎數字匯編。（見附件14）3、編寫本單位全宗指南，時間是從本單位成立以來到近一兩年。（具體要求見附件15）4、編寫5個以上檔案利用事例，實例要突出，并寫明什么時間，利用了什么檔案，解決了什么問題，獲得了什么效益（見附件16）5、達省特級的單位，根據本單位業務工作，編寫五種以上編研材料，具體要求：選擇題材要切實際、一般反映本單位的中心工作、有特色的、有成效的工作介紹或某種科研成果的探索、調研等方面的文章。（二）提供利用：做好《檔案借閱及利用效果登記表》。（見附件17）五、檔案綜合管理達標申報材料：1、關于申請檔案綜合管理達標升級的請示（函）；（報一份）2、廣東省機關檔案綜合管理升級申報表（一式三份）；3、廣東省機關檔案綜合管理升級考核評分表（報一份）；4、本單位開展檔案綜合管理情況匯報（報一份）。附件1關于建立ХХХХ單位綜合檔案室的通知單位各科室：根據《檔案法》規定，為加強我單位檔案綜合管理工作，實現檔案管理制度化、規范化。經本單位局務會議研究，決定成立本單位綜合檔案室，歸口辦公室管理，負責我單位檔案綜合管理的各項工作。請各室積極支持，認真配合，共同促進我單位檔案工作的科學管理。綜合檔案室檔案員：ХХХ荔灣區ХХХХ辦公室二OХХ年Х月Х日附件3ХХХХ單位綜合檔案室工作實施細則根據《中華人民共和國檔案法》和國家、市、區檔案局的《機關檔案工作業務規范》、《機關檔案工作條例》等精神，為建立和健全本機關的檔案工作制度，加強本機關檔案業務建設，提高科學管理檔案的水平，更好地為領導決策、為機關、為基層服務，特制定本細則。總則（一）本機關辦公室檔案是各項活動中形成的全部檔案的總和。其結構是以文書檔案為主體，包括基建、設備、會計、聲像、實物檔案等。（二）本機關辦公室檔案工作是辦公室管理基礎工作的組成部分，是維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。（三）本機關辦公室檔案工作堅持集中統一管理的原則，設立綜合檔案室對機關形成各種門類和載體的檔案實行綜合管理。管理體制根據《檔案法》規定，機關辦公室設立綜合檔案室，由一名主任分管，日常工作負責管理。檔案員由一名具有高中經上文化程度并具有一定檔案專業知識的干部兼任。綜合檔案室的任務（一）貫徹實施《檔案法》和上級有關檔案工作的方針政策和規定。（二）擬定檔案工作計劃和規章制度。（三）負責本機關每年文書歸檔工作。（四）負責本機關各種門類、載體檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用和編研工作。（五）按規定向省檔案館移交檔案。檔案管理（一）管理范圍：本機關及各科室在履行職責過程和各種活動中形成的檔案。包括文書檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案等6種門類的檔案。1、文書檔案：包括本機關黨組、協會黨支部、工會、黨員名冊、總結、計劃等在工作活動中形成的文書檔案。2、基建檔案：包括本機關新建的辦公樓、宿舍工程及房改房等、工程項目從立項至竣工全過程形成的文字、圖表材料。3、設備檔案：本會購買電腦、復印機、打印機、軟件等材料。4、會計檔案：本機關財務統計報表、帳簿、憑證、工資表及其他。5、聲像檔案：本機關一切業務工作交往活動中形成的照片、錄音帶、錄像帶、計算機軟件。6、實物檔案：上級和有關部門授予本機關的獎狀、獎旗、獎杯、獎品、證書等。7、已故人員檔案：干部職工已故人員檔案。（二）歸檔要求1、凡歸檔的案卷要按立卷的原則和要求，遵循文件材料形成規律和特點，符合省、市檔案管理部門的質量規定，便于保管和利用。2、檔案制成材料和書寫材料要符合國家規定，不能使用純藍墨水和紅墨水、鉛筆、藍圓珠筆，應統一使用不脫色的碳素墨水或藍黑墨水，書寫文件和修改文件圖紙時，書寫字體要清晰，使用規范簡化字。（三）歸檔時間1、文書檔案，由綜合檔案室按要求整理歸檔，永久、長期保存的檔案每年向省檔案館移交。2、基建檔案，由基建辦負責積累材料，在工作結束后按規定整理立卷，向綜合檔案室移交。3、設備檔案購買回來后由辦公室把資料交到檔案室。4、會計檔案，本機關財務統計報表、帳簿、憑證、工資表及其他資料于次年3月整理好，5年后移交綜合檔案室保管。5、聲像檔案，本機關及在履行職責中形成的照片、錄音帶、錄像帶由創研部整理后，在次年3月交綜合檔案室。6、實物檔案，本機關獲得的各種榮譽，由辦公室拍成照片整理歸檔、實物、在次年3月交綜合檔案室保存。7、已故人員檔案本會辦公室移交到檔案室整理歸檔。（四）檔案分類1、根據國家和有關部門檔案分類編號的規定，編制本機關檔案分類編號方案。2、分類編號要遵循文件材料的形成規律，并且要便于保管和提供利用。（五）檔案編目編制檔案目錄。根據需要編檔案檢索工具。（六）檔案保管1、設置專用庫房，加強檔案的保護，庫房堅固安全，并有防盜、防火、防強光、防高溫、防潮、防塵、防蟲鼠等設施。放檔案有專用檔案箱、柜、排列方法科學和便于查找。3、每年12月份對室藏檔案進行一次檢查核對工作，并作好記錄，做到帳物相符，對破損和載體變質的檔案，要及時進行修補和復制。檔案鑒定（一）根據檔案管理機關和專業主管部門的規定，編制本單位各種門類檔案保管期限表，作為檔案鑒定的依據。（二）檔案的鑒定在機關分管負責人領導下，組織有關部門和人員參加鑒定小組，依據檔案保管期限表進行鑒定。（三）檔案的鑒定，應以案卷為單位進行，凡經鑒定失去保存價值的檔案，由鑒定小組提出報告，造具清冊、經機關領導批準，指定兩人監銷，并在銷毀清冊上簽字。檔案的統計（一）綜合檔案室建立檔案的統計工作，對檔案的接收、保管、移交、利用、銷毀等情況進行統計。（二）及時向省檔案管理機關報送本單位檔案工作情況統計報表。檔案的開發利用（一）根據本機關的中心任務，主動開展編研工作，編制大事記，專題資料和文件匯編。（二）利用檔案要辦理利用手續，填寫利用登記表、并及時收集利用效果，匯總后報省檔案局。（三）借出和歸還檔案時，檔案人員應該詳細檢查，以保證檔案的完整與安全。附件4ХХХХ單位檔案綜合管理分類方案編制說明1．為了貫徹執行《檔案法》，加強和完善本單位檔案業務建設，實現檔案管理標準化和規范化，更好地為我區各項工作服務，根據國家檔案局印發《機關檔案業務建設規范》，結合本單位工作職能和檔案形成的特點，制定本分類方案。2．本分類方案是遵照檔案集中統一管理的原則，一個立檔單位所形成的全部檔案為一個全宗，全宗內的檔案按其性質、載體分為四個門類，即：1.文書檔案（代字：A）；2.設備檔案（代字：C）；3.聲像檔案（代字：G）；4.實物檔案（代字：H）；二、各大類檔案包括的內容1、文書檔案（A）文書檔案整理按廣州市檔案局穗檔字[2002]4號文《廣州市執行（歸檔文件整理規則）實施細則》的通知,并結合本單位實際情況，按年度——保管期限分類法，以件為單位進行整理歸檔。2、設備檔案（C）按設備型號編流水號C1辦公設備C2專用設備其結構模式是：分類號—案卷號C1—1案卷順序號（第一號卷）一級屬類代號（C1辦公設備）大類代字（設備類）3、聲像檔案（G）G1照片檔案G1.1底片G1.2正片G1.2.1單位建設面貌類G1.2.2人物類G1.2.3會議類G1.2.4參觀視察類G1.2.5業務活動類G1.2.6榮譽類G1.2.7文體活動類G2錄音帶G3錄像帶G4磁(光)盤△底片按形成先后編流水號G1·1—1（1） 底片張號 案卷順序號（冊）二級屬類（底片）一級屬類（照片檔案）大類代字（聲像類）2、正片G1·2·1—1（1） 正片張號 案卷順序號（冊） 三級屬類（單位建設面貌類）二級屬類（正片）一級屬類（照片檔案）大類代字（聲像類）3、錄音帶、錄像帶按形成先后編號G·3—1第一盒（卷）一級屬類代號（錄音帶）大類代字（聲像類）4、實物檔案（H）H1可折疊類H2不可折疊類H1—1第一件（卷）一級屬類代號（可折疊檔案）大類代字（實物檔案）附件5之一檔案查（借）閱制度１、借閱檔案必須辦理登記手續，詳細填寫登記表上所列項目后，才能辦理借閱。外單位借閱者必須持單位正式介紹信，注明查閱者身份，方可辦理登記手續。２、認真填寫查檔目的和利用目的。３、查閱秘密級檔案，須經辦公室主任批準后，方可辦理；查閱控制調閱的檔案，只能按批準范圍查閱。4、凡借閱的檔案，原則上只允許在本室翻閱，若本單位工作人員確因工作需要借出檔案，須履行借閱手續，借出檔案不得超過十五天。５、借閱檔案資料要妥善保管，不得隨意在檔案材料上圈點劃線，不得有撕毀、污損、抽頁、轉借等有損檔案行為，違者追究責任和賠償。6、檔案、資料歸還時，檔案管理人員應當面點清和檢查，如發現遺失或污損，應及時報主管領導處理。８、轉摘、抄寫、復印、拍照都應征得檔案形成者和主管領導同意，并履行一定的手續。9、閱覽室不準吸煙，要愛護公共衛生，保持清潔，創造良好的閱覽環境。附件5之二檔案利用制度1、根據本單位工作的需要，編制必要的目錄、索引、電腦存貯等檢索工具，以利于迅速調閱檔案卷宗。2、凡利用檔案的人員，要嚴格執行《檔案查（借）閱制度》，辦理有關手續，并及時向區檔案局反映檔案利用效果。3、設立《檔案利用情況登記本》及《檔案利用效果登記本》，每次提供利用都要登記利用者姓名、日期、內容、案卷號、利用目的和利用效果、復印頁數等，每年要統計一次檔案利用的人次、卷數和檔案利用產生的效果，注意收集檔案利用事例。4、做好有密級檔案的核對工作，檔案密級到期的要重新定密或自行解密，提前解密的檔案，及時進行登記，經檔案鑒定小組同意后，及時調整案卷密級，以擴大檔案信息的利用范圍。5、本單位的檔案是內部檔案，不屬開放范圍，主要是提供本單位各科室利用，對外單位提供利用必須嚴格執行本單位的《檔案查（借）閱制度》和《檔案保密制度》。附件6檔案庫房管理制度1、檔案管理人員要嚴格遵守保密制度，不得私自或交他人將檔案帶出室外。2、檔案材料入庫或借出必須嚴格辦理登記手續。3、管理人員要做好檔案柜架的“七防”工作，定期對庫房檔案進行清點，發現問題及時報告和處理，并做好記錄。4、檔案入庫排架管理應按照機關檔案分類標準進行排列、編號，上架由左至右，從上而下進行排列。5、對破損檔案材料和資料要及時進行補救、復制或作技術處理。6、對發現查閱者損壞和遺失檔案時應及時報主管領導，酌情處理。7、柜門鑰匙要妥為保管，失落應及時報告處理。8、庫房內不準存放不屬于庫房設備的一切物品，庫房內要經常保持通風良好，衛生清潔，不得有灰塵，定時對溫、濕度進行記錄，不符合標準時要及時處理。9、上下班前、節假日前后要認真檢查門窗關閉情況，電器設備的開頭情況，發現問題要及時報告。10、非庫房人員不經許可不準進入庫房。11、庫房內嚴禁吸煙，易燃易爆物品不準進入庫房或在庫房附近堆放，消防設備要齊備，并定期檢查。12、檔案工作人員調動，必須將其負責的工作完成交接手續后，才能離開原崗位。附件7檔案管理人員崗位職責1、認真學習黨和國家的政策法令及有關檔案工作的標準、規范及文件，熱愛并做好檔案工作。2、接收和保管與機關各項管理工作有關的各類檔案材料，對接收進室的檔案材料進行科學管理、統計保管和鑒定，積極開展利用工作，對重要的檔案要實行重點管理，以確保其安全。3、為本單位工作人員提供優質服務，積極協助來室查閱人員查找有關資料，充分發揮檔案材料的經濟效益和社會效益。４、加強理論學習，提高檔案業務工作管理水平，了解和熟悉各科室業務工作內容，并注意各類檔案材料的形成、積累和收集，確保檔案材料的完整、準確和齊全。５、注意收集與本單位有關的檔案材料、情報信息，積極開展編研工作，在不違反保密制度的前提下，進行情報、資料交流。6、遵守本單位各項規章制度，接收上級檔案部門的業務監督和指導，對各部門檔案的形成、積累及歸檔前整理工作進行監督、檢查、審核和指導。7、對檔案工作要加強科學化、標準化管理，建立檢索總目。檔案管理要逐步提高現代化管理水平，以提高檔案管理水平和調閱效率。附件8之一檔案安全保密制度１、檔案管理工作人員要嚴格遵守黨和國家有關保密規定和局機關的保密制度，時刻提高警惕，防止壞人破壞及竊密，遵紀守法，自覺維護黨和國家以及局機關和秘密，確保檔案的絕對安全。２、不準在非保密本上記錄機密，不準在私人通信中涉及機密，不準在公共場所及家中談論機密。3、對檔案內容不該說的，絕對不說；不該借的，絕對不借；不該復印、復制摘抄的，絕對不復印、摘抄。4、要認真保管好檔案資料，未經允許不得將檔案資料帶出檔案室外，凡檔案存放的柜架，無關人員禁止使用。5、凡借閱本單位秘密級以上檔案，應經主管領導批準、履行審批手續后，經辦人方可辦理。6、查閱檔案所履行的一切手續如調卷、入庫、復印檔案資料均由經辦人親自辦理，不得委托他人。7、發現泄密、失密，應按上級規定（２４小時內）及時報告上級主管領導，并迅速采取清查、補救措施，根據情節程度嚴肅處理。附件8之二檔案鑒定制度根據國家有關規定，對檔案進行鑒定與銷毀是為了維護黨、國家和單位歷史的完整，使有價值的檔案保存下來，更好地為機關各項工作服務。１、成立鑒定小組，需要時邀請有關專業技術人員參加。２、制定本單位檔案保管期限、密級等級規定。３、對未經鑒定的檔案進行鑒定。４、對已超過保管期限的檔案進行重新審查鑒定。５、對剔出失去保存價值的檔案編制銷毀清冊。６、做好平時鑒定（即接收和整理時對檔案進行鑒定）和定期鑒定（即每隔一段時間對全部或某一類檔案及部分到保密期限的檔案進行全面鑒定）工作。7、做好鑒定工作的善后處理工作。附件9之一文書檔案歸檔制度為加強檔案的管理和利用，使我單位的文書檔案立卷歸檔工作走向制度化、規范化，為發展本單位事業服務，特制定本制度。一、歸檔人員職責：1、各科室的兼職檔案員必須了解本單位主要職能和基本業務，掌握文書處理工作的基本常識和規律，熟悉立卷的基本知識和技能。2、平時做好文件材料的收集與積累，各種該歸檔的文件材料必須齊全，完整、符合立卷要求。二、歸檔整理要求：1、歸檔時間：即時行文即時歸檔，紙質文件與電子文件同時歸檔。沒有形成電子文件的材料的歸檔方法為：⑴會議記錄、各種年終報表放在年底歸檔；⑵與本單位有直接關系的必須歸檔的收文，在加歸檔標識和進行文書檔案目錄著錄后方傳閱辦理，檔案員必須跟蹤收回歸檔。2、歸檔方法：按文件形成的時間順序，以件為歸檔單位整理歸檔。但盡量保持文件之間的關聯（即反映同一問題的文件材料可放在一起歸檔）。⑴一份文件為一件；⑵各種報表、名冊、圖冊、書刊等，一冊（本）為一件，報表冊應將空白頁去掉；⑶正本與定稿、正件與附件，兩件合為一件，正本在前定稿在后，原文在前譯文在后。⑷請示與批復合為一件。3、整理方法：⑴必須去掉文件上會生銹的金屬物，用對紙張無損害的粘合劑（乳膠）或非金屬裝訂器具將文件重新裝（粘）合。⑵歸檔文件統一采用A4紙規格，大于A4規格的要折疊或載切，小于A4規格及破損的要托裱。如果整本（冊）文件為16開規格的，不用托裱，但必須保持整齊劃一。4、編號方法：⑴在歸檔文件首頁上方的空白處加蓋檔號章，并填寫有關的欄目內容。全宗號：檔案局給立檔單位編制的代號。類別號：不同門類檔案的代號（文書檔案的代號為A）。機構：文件形成或主管部門的簡稱或代號，不分機構編檔號的此欄空白。件號：以年度為界線，一個保管期限編一個流水號。年度：文件內容針對的年度。期限：文件的保管期限。簡稱為：永、長、短。⑵如發現有應歸檔的文件材料漏歸檔，該文件可跟在后面編號歸檔。⑶一份歸檔文件，如果有完整頁碼的不用編頁碼。幾件合訂成一件歸檔的，要編制頁碼（用號碼機打在每頁統一的地方）。⑷每份歸檔的文件材料，都要在《森藍文檔系統》新管理模塊中著錄歸檔文件目錄（將相應的電子文件存貯路徑著錄）。⑸歸檔文件上的標識、行文呈批表上的標識、歸檔文憑目錄的標識三者應該是一致的。5、入盒：⑴歸檔文件按編號順序裝入檔案盒，填寫個別脊背上的檔號內容、盒號。⑵填寫盒內備考表。6、檢索目錄：按年度、保管期限將歸檔文件目錄打印二份，一份裝訂成檢索目錄（用紅色檔案目錄夾裝訂），另一份目錄檔案移交時隨檔案一起交給檔案館。三、歸檔范圍（一）上級機關的文件材料1、上級機關頒發的屬本局主管業務和非直屬上級頒發的對本局主管業務并要執行的重要文件材料。2、直屬上級機關頒發的屬本局主管業務并要執行的一般文件材料。3、上級機關領導參加省、市、區組織召開的重要會議講話材料。（二）本單位的文件材料1、局黨組、總支會議、局務會議、工青婦會議文件材料、會議記錄、分組名單、會議通知等。2、本單位制發的各類文件、函件、決定、規定、報告、方案、等。3、本單位向上級機關的報告、請示及上級的批示、批復等。4、本單位的工作長遠規劃、年度計劃、總結；重要的統計報表；資料；各種經驗典型及調研材料。5、本單位干部錄用、考核、晉升、晉級、定職、任免、調動、評定職稱、離休、退休、工資變動、獎懲、和職工、黨員統計表。6、本單位的機構編制、機構設置、撤并、更改名稱、領導人任免文件材料。7、本單位職工調動工作的行政、工資、黨團組織關系介紹信存根。8、本單位職工、干部、黨員名冊。9、本單位黨、團、工會的基層組織形成的工作報告、總結、會議文件和團員名冊等文件材料。10、本單位與有關單位簽訂的各種合同、協議書和房地產證明材料。11、本單位制定的各種制度、規定辦法等。12、本單位大事記、組織沿革。13、其有保存價值的文件材料。附件9之二基建檔案歸檔制度為了使我單位基建工作所形成的檔案材料收集、歸檔、齊全，完整，特制定本歸檔制度。一、歸檔范圍（一）基建項目類歸檔范圍每一個項目基建工程基本上都可以分成五個階段（前期準備階段、設計階段、施工階段、竣工驗收階段和使用維護階段）形成的文件。基建項目形成的照片一般歸聲像檔案類，特殊情況、如打樁時土質問題的照片，可同基建文字材料一起立卷，凡是大的設備安裝需要挖坑，，如電梯安裝建設歸放在基建，但設備開箱的材料歸放設備檔案。1、前期準備階段包括每一個項工程目（項目建議書、批復、設計任務書選址、投資計劃、上級下達的基建計劃、追加投資的請示批復等）、征地、報建、工程合同、協議。2、設計階段文件包括工程勘察、設計的圖樣、說明書、計算書、工程概算書等3、施工階段文件包括施工組織設計、施工；科、圖紙會審記錄、工藝規程和標準、原材料及預制伯的合格證、檢查記錄、各種施工記錄、施工技術總結等。5、使用維護階段文件（二）房屋產權歸檔范圍購買公有住房申請表；家屬住情況調查表；公有住房售價評估表；公有住房買賣協議書；收款憑證印花稅票復印件；公證書；出售公有住房審定書；房地產證、平面圖（復印件）；補差價的材料。二、歸檔要求歸檔的基建項目材料要完整、準確系統、字跡清楚、圖面整潔。歸檔時間負責基建類檔案歸檔的部門，指定專（兼）職人員在平時做好基建項目材料的收集、積累。基建項目工程施工時間短的，在基建項目驗收后兩個月內，按立卷要求分類整理裝訂，施工時間跨度長的，可采取分階段立卷歸檔，辦理好移交接收手續向本單位綜合檔案室移交。房屋產權檔案在每戶辦理完手續后一個月內按立卷要求整理裝訂。三、歸檔手續按國家統一規定，每項工程竣工后，由管基建的同志進行整理立卷、歸檔，然后移交辦公室綜合檔案室集中保管，移交時填寫清單，雙方在移交單上簽字。附件9之三設備儀器檔案歸檔制度為使我單位設備儀器檔案材料收集、歸檔、完整，特制定本歸檔制度。一、歸檔范圍本單位貴重的辦公設備、電梯、車輛、大型的通訊設備等的說明書、圖冊、合格證、裝箱單、安裝規程、發票復印件等隨機文件。購置設備的歸檔材料包括購置申請報告、批復、技術經濟計算材料，訂購協議、合同等購置文件，隨機文件，線路、保養、維修及使用后形成的文件材料。二、歸檔時間儀器設備驗收投入使用之后，將隨機材料交給檔案員歸檔立卷。三、歸檔整理要求設備儀器檔案的整理是按照科技檔案的整理要求進行的，歸檔的設備儀器文件材料，必須完整、系統地反映設備儀器形成的規律，保持其有機聯系。相同型號的，只歸檔一套。組卷與保管期限的設置按設備儀器的臺（套）為單位進行組卷。一臺（套）設備可組成一卷或若干卷。將設備概況的文件材料排放在前面，其它技術性文件材料按設備的工作程序及重要程度依次系列，一個案卷中文字材料在前，圖表在后。設備檔案放長期。2、編碼設備儀器類檔案的卷內文件頁碼的編制有如下三種情況：⑴卷內材料多數是單頁或幾頁組合成案卷的沒有統一順序號，為連貫或編號出現錯誤時，用號碼機打在文件夾材料正面的右下角、反面的左下角。⑵幾本為一卷，每本有統一頁號的，可以不另外打頁號，將每一份材料起止頁號填在卷內目錄各份材料的頁號欄。⑶單份的獨立材料為一卷（如說明書、圖冊等），每本有統一頁號的可以不另外打頁號。3、卷內目錄將歸檔的案卷內文件材料填寫卷內目錄。卷內目錄中責任者為生產廠家；日期為設備儀器的購買使用日期。卷內目錄用檔案專用軟件進行著錄管理；并打印一式二份，一份與文件材料一同裝訂組卷，一份與科技檔案分類目錄一起裝訂成檢索目錄冊。4、科技檔案分類目錄擬寫案卷題名及填寫卷內備考表中的各項內容，案卷題名必須寫明設備名稱內容、材料的名稱、題名必須簡明扼要，控制在50個漢字的范圍內。科技檔案分類目錄必須在檔案管理專用軟件上進行著錄管理，并且打印出目錄，與相應的卷內文件目錄裝訂成檢索目錄冊。（用淺綠色的科技檔案目錄夾裝訂）。附件9之四會計檔案歸檔制度1、歸檔范圍歸檔的文件材料主要內容包括會計報表、會計帳目簿、會計憑證、工資表等。會計報表—年度報表。在編制會計報表時如有文字說明材料，這些材料對報表進行分析和說明的，如財務分析、審計報告等，則要與會計報表一起歸檔。會計帳簿—總帳、明細帳、現金出納帳、銀行存款帳等。會計憑證—原始憑證、記收憑證和匯總憑證等。工資表表—單位各人員工資表等。實行會計電算化有關電子數據和相應資料，如打印的文字材料、軟件開發或修改的資料、原程序、備份數據等也應歸檔。2、歸檔時間當年形成的會計材料，應由財務會計部門專（兼）職人員在次年第一季度內按立卷要求分類整理訂裝，在財務會計部門保存三年，期滿之后，辦理好移交手續向綜合檔案室移交。會計檔案移交時。財務有關人員應認真填寫移交清冊一式二份，由會計部門和綜合檔案室各存一份。3、歸檔要求每年形成的會計檔案，應由財務部門按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂志冊。綜合檔案室在接收會計檔案時，應認真檢查，對裝訂不合格的案卷，要由經辦人補齊，若需要拆封重新整理時，應同財務部門和原經辦人共同進行，以分清責任。月度、季度報表不用按歸檔要求整理，由財務部門自行保存至期滿后編制清單銷毀。附件9之五聲像檔案歸檔制度一、歸檔范圍聲像載體檔案是本單位在各項活動中形成的，對具有參考利用價值和憑證作用的聲像磁性載體、感光材料。歸檔的主要內容包括照片類、錄音帶類、錄像帶類、光盤類等。二、歸檔時間一般在形成后一個月內歸檔。對一些比較重要的聲像材料，歸檔時間要靈活掌握，要做到及時跟蹤，盡快收集。三、歸檔要求歸檔的專用像載體材料必須反映聲像制作活動的全過程，保證完整、準確、系統；必須遵循其自然形成規律；保持聲像載體與紙質載體、不同聲像載體之間的自然聯系；注意其成套性特點。根據聲像材料形成規律和多種載體的特點，分為：底片、照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、磁盤