經典word整理文檔，僅參考，雙擊此處可刪除頁眉頁腳。本資料屬于網絡整理，如有侵權，請聯系刪除，謝謝！XX物業檔案管理規程1.02.0目的加強檔案管理工作，落實檔案管理各項目標。適用范圍職責3.03.13.2執行總經理負責外單位（個人）查、借閱檔案的審批。行政人事部經理負責公司員工查、借閱檔案的審批及外單位（個人）查、借閱的審核工作。3.3檔案員（公司由行政助理兼）職責3.3.1負責檔案的接收、整理、編號、裝訂、存放；3.3.2檔案資料的移交；3.3.3檔案的借閱、登記、統計；3.3.4保密；3.3.5檔案室設備、設施的保管維護等。3.4理及交接及資料歸檔前的保管等工作。3.54.04.1人力資源主管負責保管人事類檔案，財務部經理負責保管財務類檔案。程序檔案資料的確定,凡屬下列幾類資料均屬歸檔資料：4.1.1物業項目基本情況資料，包括工業區規劃、建設、發展現狀資料及圖紙等；4.1.2物業項目業戶基本資料情況，包括業主接房資料、裝修資料及二次裝修驗收資料，房屋租賃合同，供水、供電合同以及治安、消防等資料；4.1.3本公司基本情況資料，包括批文、營業執照、代碼本、財產登記臺帳、管理制度、承包合同、工作基本情況描述等資料；4.1.4公司行文，包括發文、發函、會議紀要、報告、請示等；4.1.5各部門資料，包括業務、行政管理等材料；1/194.1.6外來資料，包括中央、省、市、區、置業公司來文、友鄰單位及其它單位、組織來文等；4.1.7圖書等參考資料，包括參考書籍、期刊、報紙及其它宣傳資料等；4.1.8其它。4.24.2.1檔案分劃為便于系統化管理，根據檔案的內容和形式特征，將公司檔案劃分為十檔案編號二級類目均按本辦法規定設置，三級和三級以下類目由各部門根據實際情況自行設置。4.2.2檔案編號為方便查閱檔案資料，根據檔案分劃對檔案進行編號。具體編號方法如下：4.2.2.1卷宗編號結構形式編號結構形式采用五段制，編號由左到右排列，各段均用阿拉伯數字表示，X·X·XX·XXXX—XXX部門縮寫一級類目代碼二級類目代碼年度碼案卷流水號例：X·1·01·2008·01表示是行政人事部內部管理制度2008年第1卷。4.2.2.2部門縮寫代碼：行政人事部—X品質管理部—P財務部—C項目環境管理部—H項目秩序維護部—Z2/19項目工程維修部—G項目客服中心及綜合—K對項目下屬各部門資料，代碼前需加項目字母編寫，如AB組團項目部客服中心及綜合，則部門代碼為：AB-K4.2.2.3時進行光盤備份，并定期對電腦檔案進行數據備份，光盤類檔案由對應部門負責保管。4.2.3機要檔案：4.2.3.14.2.3.2劃分標準：機密檔案：A、公司執行董事資料、重要或專項會議記要、保密期限內的重要決定事項；B、公司中層以上員工人事考核、涉嫌違法違紀調查、未公布的人事任免、獎懲決定；C、公司的年度工作總結、財務預算決算報告、繳納稅款、經營報表和各種綜合統計報表；D、公司有關經營資料、資源情報及供應商資信調研資料；E、公司與同行對手的競爭策略、計劃。保密檔案：A、公司各部門人員調整、未公布的計劃；B、公司員工違法違紀的檢舉、投訴、調查材料、發生案件事故的調查登記資料。C、人事檔案、薪資性檔案、經濟合同、勞動合同；4.3檔案地址確定4.3.1檔案存放位置利用分類編號來確定。4.3.2級類檔案存放區。各一級類檔案存放區依序按從右到左、從正面架到反面架的順序在檔案架上標出。3/194.3.3各一級類檔案區內的子級類檔案依序按從右到左、從上到下的順序排列。4.3.4每一份檔案均存放在某一級類的檔案盒內。4.3.5同一個檔案盒內的檔案資料按編號順序從下到上排列存放。4.3.6每一類檔案在柜架存放時均須留有一定余地，以保證新增檔案的存放。4.4歸檔管理4.4.1歸檔前資料管理4.4.1.1分散在各部門的資料歸檔前由各部門（兼職）內業負責管理。4.4.1.2各部門必須設置資料固定存放處，并將資料分類放入不同的卷宗內。4.4.1.3各部門（項目）負責人對應歸檔資料的完整、完好負責。4.4.2歸檔時間各類檔案資料視其類別、性質等不同，分別按如下原則確定歸檔時間。4.4.2.1公司批文、供水、供電增容計劃指標下達執行書等重要文件隨時歸檔；4.4.2.2法律訴訟、外來文件等資料處理完畢即行歸檔；4.4.2.3用戶（業主）資料在用戶辦理完各項手續后即行歸檔；4.4.2.4各項工程資料在驗收后一個星期內歸檔；4.4.2.5年的第一季度內歸檔；4.4.2.6圖書資料購買后即歸檔，期刊、雜志半年歸檔一次。4.4.2.7其它資料按公司領導確定的時間歸檔。4.4.3歸檔要求4.4.3.1更改通知等都必須齊全；4.4.3.2歸檔的文件資料必須是原件。部門須常用的資料可留用復印件，原件歸檔。書寫材料必須是耐久的紙張、墨水，不得使用鉛筆、圓珠筆；4.4.3.34.4.4檔案資料移交4.4.4.14.4.4.24/19簽字。4.4.4.3移交清單一式兩份，交接人各留存一份。4.4.5資料編號歸檔4.4.5.1檔案員把各類移交資料按編號辦法進行整理、編號。4.4.5.24.4.5.3編號后的檔案，按本規定第4.3條“檔案地址確定”的規定上架排列存放。4.5檔案管理4.5.1檔案室由行政主管負責管理，行政助理指定檔案員負責具體管理工作。4.5.2檔案員必須完成公司安排的其它相關工作任務。4.5.3檔案保管4.5.3.1的且作業文件中有具體規定的，以該作業文件要求期限為準）列規定辦理：A、永久保存：1、公司章程；2、股東名簿；3、股東會、執行董事、監事會會議紀要；4、公司證照；5、各級批文；6、印鑒；7、公司年度經營計劃；8、公司年度經營總結；9、年度財務報表；1011、不動產所有權狀及其他債權憑證；12、人事資料；13、大型活動圖片、音像資料；14、其他核定須永久保存的文書。B、十年保存：1、會計憑證；2、其他經核定須十年保存的文書。C、五年保存：1、期滿或解除的合同協議；2、完結后的項目方案；、其他經核定須保存五年的文書。D123、完結后無長期保存必要文書。4.5.3.2檔案保管必須做好防塵、防火、防潮、防霉、防鼠、防盜等工作。4.5.4檔案的銷毀：超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據檔案的管理期限，部統一銷毀。銷毀時應注意對備份件、附件的同時銷毀。5/194.5.4.1超過保存期，且無保存價值的檔案應銷毀。4.5.4.2可銷毀。4.5.4.3統一由行政人事部銷毀。4.5.4.44.5.4.5檔案銷毀每年進行一次，即每年的2月清理上年度需銷毀檔案。4.5.4.64.5.4.7銷毀檔案編號的處理經鑒定不需保存但暫時不能銷毀的檔案，將其從原存放架上取出，用X(表示暫存記號)標識流水號，并將其裝訂放入專門存放區內。4.6檔案借閱4.6.1檔案資料一般只限于公司員工及置業公司需要查閱的人員查閱。4.6.2外單位及個人因工作需要查閱檔案的，必須經審批權限對應人員批準。4.6.3/文件查閱/借閱/4.6.4審批表經部門（項目）經理批準簽字后，交相關權限人員批準簽字，方可借出檔案。4.6.5借出檔案者必須保證檔案的完好，不得在檔案上涂改、劃線、圈點等，不得缺頁、遺失，并保證如期歸還。4.6.6檔案借還情況須在登記本上登記。4.7檔案統計4.7.1檔案資料定期進行清理、統計。4.7.2檔案員必須每季度統計一次檔案增刪、使用及管理情況，并將統計結果報行政人事部經理。4.8檔案管理意外事件處理程序4.8.1檔案失盜、借出檔案人丟失或損毀檔案、潮霉鼠咬損毀檔案等均屬于檔案管6/19理中的意外事件。4.8.2處理程序4.8.2.1發生意外事件時，首先應立即將事件情況報告行政人事部經理和執行總經理。4.8.2.2當發生檔案失盜或借出檔案人丟失檔案事件時，應立即設法追回所失檔案；4.8.2.3法進行修補、復原；4.8.2.4若無法追回、修補損失的檔案，則應請有關部門協助設法重新補制。4.8.2.5有關人員的責任。4.8.2.6罰。4.8.2.7對發生的意外事件及處理情況須進行登記。5.05.15.25.35.45.55.66.06.1記錄《檔案資料移交清單》《檔案銷毀申請表》《檔案銷毀登記表》《檔案借閱/復印申請單》《檔案/文件查閱/借閱/復印登記表》《卷內檔案目錄》附錄《檔案分劃編號表》7/19檔案分劃編號表制度類行政人事類會議記錄合同類會計類1011121314剪報特殊介質類產品說明類證照類類名行政人事部及對應之部門各崗操作程序其它管理辦法裝修守則業戶守則管理公約各種收費標準其它行政人事部及對應部門0203總部下發制度長期行政人事部8/19五年五年五年五年長期五年五年五年長期長期長期長期五年長期長期行政人事部工資發放表薪資統計行政人事部培訓考核統計培訓計劃行政人事部及相應部門0304物資管理行政人事部物資臺帳一級類目類名行政人事部及相應部門工作計劃月度報告季度報告行政人事部及相應部門工作報告預算0203年度報告年度預算其它行政人事部及財務部9/19一級類目保管部門行政人事部及相關部門行政人事部及相關部門與工程部與營銷部往來文件行政人事部及相關部門長期長期長期長期長期長期長期長期長期長期長期長期長期行政人事部行政人事部及相關部門行政人事部及相關部門其它一級類目保管部門會議記錄行政人事部行政、部門專項會議紀要地產公司會議紀要其它020304長期長期長期10/19二級類目歸檔范圍長期長期長期合同6購置合同其它02行政人事部03一級類目保管部門財務部類名長期長期長期長期長期長期長期長期長期長期長期長期長期長期長期長期長期長期長期長期會計類月、季會計報表年度會計報表其他報表會計檔案移交帳冊會計檔案保管帳冊銷毀帳冊其他其他類11/19一級類目保管部門類號長期長期長期長期長期長期0203040506物業移交資料房屋正式驗收竣工資料一級類目保管部門物業管理類客服中心0405長期長期其它12/19一級類目長期長期長期長期長期工程維修部運行類其它0304檢查保養記錄事故處理情況一級類目二級類目歸檔范圍類名類號物管類房產類招聘類其它01020304長期長期長期剪報類行政人事一級類目保管部門0102030405軟盤類光盤類磁帶