BUSINESSLETTER什么是商務書信?英文商務書信是一種常用的商業聯系媒介,它是一種通過書面完成的人際交往。商務書信寫信人總是在推銷什么,包括一種產品,服務,觀念,甚至是公司形象等。假如你想寫好商務書信，首先必需記住，你是在同你的讀者進行交談。這種交談成功與否，關鍵在于你書信的表達方式和內容。

書信寫得好，就可能為你贏得業務，促進和發展與客戶的關系，消退誤會，縮小分歧。相反，就可能招致新的沖突，失去客戶，達不到書信的目的，同時說明你不具備處理日常事務的實力。信封格式

寄信人地址收信人地址STAMPSAMPLEHubeiEducationInstituteNo.1LiufangStreet,Wuchang,Wuhan,430071,ChinaTo:JohnSmith5thAvenue,ManhattonNewYork,23575U.S.AStamp商務書信的結構商務書信的構成可分為兩個部分：必需部分和增加部分。必需部分指一般狀況下不行缺少的部分。如信頭、日期、封內收信人地址、稱呼、正文、客套結束語、簽名。增加部分指依據對象、內容的實際須要而增加的部分，如附筆、附件、副本注明、信件編號等。信頭letterhead一般由公司干脆打印在信紙上方,包括公司名稱、地址、聯系方式，便于收信人一看即知道信件來自哪里，也便于回信。假如沒有打印的信頭，則要寫發信人地址，一般在右上角。

地址的名稱按由小到大的依次排列。具體次序是：第一行寫門牌號和街名；其次行寫區名、市（縣）名、省（州、邦）名，往國外寄的信，還要寫上國家的名稱；國家名稱的前面加上郵政編碼，其后可寫上電話號碼。假如寫信人的地址是機關單位的名稱，則將其作為第一行。

No.1LiufangStreetWuchangWuhan430071

People’sRepublicofChina

999ParkAvenueRockfordIL61125USA寫信日期dateline①年份應完全寫出，不能簡寫。

②月份要用英文名稱，不要用數字代替。

③月份名稱多用公認的縮寫式。但May,June,July,因為較短，不行縮寫。

④寫日期時，可用基數詞1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序數詞lst,2nd,3rd,4th,5th,……28th,29th,30th,31lst等。但最好用基數詞，簡潔明白。

日期可有下列幾種寫法：

①Oct.20,2004

②Sept.16th,2004③10May2004

④3rdJune2004收信人及地址insideaddress信內地址收信人的姓名和地址，寫在信紙的左上角，從信紙的左邊頂格起先寫，低于寫信人地址和發信日期一二行。前面加收信人及公司名稱MrJamesGreenMarketingDirectorGreenIndustriesInc.999ParkAvenueRockfordIL61125USA稱呼Salutation對收信人的稱呼應自成一行，寫在低于信內地址一二行的地方，從信紙的左邊頂格起先寫，每個詞的開頭字母要大寫，至于末尾處的符號，英國人用逗號，但美國和加拿大英語則多用冒號。稱呼用語可視寫信人與收信人的關系而定。

知道對方姓名的，一般用Mr.,Mrs.或Miss

DearMr.JimWhite知道對方頭銜或職位的，可用對方頭銜稱呼對方ProfessorJimWhitePresidentBush不知道對方姓名身份的，一般用DearSir,DearMadam,DearSirs,DearMesdames,DearSir/Madam,主題subject商務信件有時正文前還會有主題行，便于收信人快捷了解信件的主題，下劃線或大寫。

Deliveryofyourorder#2235正文body正文一般開宗明義，內容簡潔明白，條理清晰。每段只說一件事。熟記常用開頭結尾句。ThankyouforyourletterdatedDec.22,2011.

Iamwritingtotellyouthat…Welookforwardtoyourreply.Plsletusknowifyouwantmoreinformation.結束語complimentaryclose結束語是寫信人表示自己對收信人的一種謙稱，只占一行，低于正文一二行，依據信件格式可從從信紙的中間或偏右的地方起先寫，也可以靠左寫。第一個詞的開頭字母要大寫，末尾用逗號。結束語視寫信人與收信人的關系而定。

一般商業往來Yourssincerely,Yoursfaithfully,Sincerelyyours,Trulyyours,Yoursrespectfully,寫給熟人或摯友的信可用Yours,Yoursever,Yoursaffectionately,Withlove,簽名signature有的還有署名后寫上自己的職稱、職務或頭銜。

其他附件（Enclosure）

信件若有附件，應在左下角注明Encl.或Enc.。若附件不止一個，則應寫出2（或3，4，5等）Encls.，例如：

Enc:Resume

Encls:GradeCertificate再啟/附筆（Postscript,縮寫為P.S.）

再啟部分用于補敘正文中遺漏的話，一般應盡量少用，正式的函件中更應避開運用。P.S.:IwillbeinRomenextweek.

信頭收信人地址稱呼寫信日期正文客套結束語簽名常見商務書信的幾種形式縮行式（indentedstyle)即將封內地址和其他需分行的地方的后行比前行往右縮進二至三個英文字母。正文各段落的起始縮入四到五個字母，即一個Tab的長度。日期寫在信紙的右上方，結尾客套語和簽名置于中間右下方。

DateInsideAddress

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Salutation,___________________________________________._____________________________________________________________.

Yourssincerely,TomSmithSalesmanager.平頭式（Blockstyle)即除信頭、日期、客套結束語和簽名部特殊，其他部分每行開頭都與左邊對齊。排列整齊，便于打字，但段落可能不夠清晰。DateInsideAddress

_________________________________

Salutation,_____________________________________________________.______________________________________________________________________.

Bestregards.Yourssincerely,TomSmithSalesmanager.半平頭式(Semi-blockStyle)是平頭式和縮行式的混合。封內地址、稱呼與左對齊，正文段落開頭縮入2-5個字母。

DateInsideAddress

______________________

Salutation,___________________________________________._____________________________________________________________.

Yourssincerely,TomSmithSalesmanager.完全平頭式（CompleteBlockStyle)信頁中的各個部分內容全部與左邊對齊，從上到下成始終線。段落間接受雙行排列。整齊，打字快。這種從繁到簡的格式在“時間就是金錢”的西方受到越來越多的人的歡迎。DateInsideAddress

________________________________

Salutation,__________________________________________________.___________________________________________________________________.

Yourssincerely,TomSmithSalesmanager.

各種格式沒有最好和最壞，每一種格式都有愛好者，寫信人可依據自己的愛好選擇運用。只要整體布局勻整、合理，都能達到美觀大方的效果。

YourAddressDateInsideAddress

______________________

Salutation,___________________________________________._____________________________________________________________.

Yourssincerely,TomSmithSalesmanager.DateInsideAddress

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Salutation,__________________________________________________.___________________________________________________________________.

Yourssincerely,TomSmithSalesmanager.商務書信原則簡潔語言簡練，言簡意賅(Concise)明晰主題突出，層次清晰(Clear)具體用詞精確，避開籠統(Concrete)禮貌懇切禮貌，相互敬重(Courtesy)正確語法拼法，語言修養誠意實事求是，坦誠相待體諒設身處地，考慮周到特性構想新穎 ，追求效果完整內容完整，條理分明美麗形式內容，富有美感September23,2004ThemanagerNationalBankLtd.112MainStreetJohnson,MA47325DearSir/madam,Iamwritingtoconfirmourtelegramofthismorningtoaskyoutostoppaymentofcheckno.67893forthesumof$543,drawnpayabletotheSt.AnnaElectricalCo.,Ltd.

Pleaseconfirmreceiptofthisauthoritytostopthepayment.Sincerelyyours,JackArmstrongPresidentofFTCCompany練習1YourbosscalledyouabouthispointsonofficemovewithFlashMoveInternational(address:CarterHouse,Ladeway,CambridgeCB191EE.Contact:Mrs.Morton)Yournotesasbelow:Cost--noproblemDate--checkifchangetoOctisokCostofpacking--includefragileequipment?Insurance--whatdoesthiscover?Visit--datetheysuggestednotconvenientre-arrange.Writealetterof100-120wordsdealingwiththepointsofyourboss.Useinformationofyournotes.練習2Yourclientwroteyoutotellyoutheydidnotreceivethevideomachinestheyboughtfromyou.Youcheckedandfoundoutitisbecauseoftransportationproblems.Alsonodefinitedeliverydateisavailable.Writealetter:1)apologize2)explain3)tellhimwhenyoucanofferdefinitedeliverydate.

Mar.13rd,2008DearMr.Smith,