《檔案館室工作基礎》

輔導講座

薛梅

二O一三年六月

第一章文件一、文件的基本涵義：文件是指人們在社會管理、交往和科學技術、文化藝術以及其他實踐活動中自然形成的文字信息及其物質載體構成的結合體。

1、文件的主體

2、文件的范圍：

3、文件的形式：

第一章文件二、文件的劃分類型和作用

1、文件的分類：公務文件私人文件公務文件指人們在公共事務活動中形成和作用的文件。私人文件是指個人在私人活動中或家庭內形成和使用的文件。

第一章文件

2、文件的主要作用：

依據作用法規作用聯系作用傳遞與保存作用

第一章文件三、我國現行主要的通用公務文件我國現行各級各類黨政機關單位通用公務文件的主要文種歸納起來共十八種：即命令（令）；公報、公告、通告；決定、決議；指示；意見、條例、規定、報告、請示；批復；通知、通報；會議紀要；函等。

第一章文件我國現行主要的通用公務文件常用的文種為：決定、意見、報告、請示、批復、通知、通報、會議紀要、函等。

第一章文件上行文：報告、請示下行文：通知、批復、決定平行文：函、通知通報（文種的特殊性）

第一章文件

四、文件處理

1、行文制度:是行文關系、行文方式和行文規則的合稱。行文關系包括上行關系、下行關系、平行關系。行文方式就是根據文件的行文關系和行文方向確定的行文種類，包括上行文、下行文和平行文三種。行文規則是機關之間行文時所遵循原則的總稱（共10個方面）。

第一章文件2、現行機關單位的文件處理程序主要有：

——收文處理程序

——發文處理程序發文處理程序包括擬稿、核稿（審稿）、簽發（會簽）、打印、校對、用印、登記、裝封、發出、歸檔等。收文處理程序包括簽收、登記、擬辦、分送、批辦、承辦、催辦、清退、歸檔等。第二章文件的整理和歸檔一、文件的分類和歸檔范圍

1、機關文件分類的基本原則：

依據文件的形成規律和特點（直、接），

保持文件之間的自然聯系，

兼顧文件的保存價值，

便于保管和利用。

第二章文件的整理和歸檔2、國家檔案局第8號令

2006年9月19日，國家檔案局局務會議審議并原則通過《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》。第二章文件的整理和歸檔《規定》的特點：一是將兩個文件合二為一二是改革了檔案保管期限的劃分方法三是突出了立檔單位的主體地位四是條款進一步細化五是調整了一些材料的保管期限六是改“備案制”為“審批制”

第二章文件的整理和歸檔編制的范圍和要求：突出職能特色，不能照搬照抄。編制的范圍應涵蓋本機關所有應歸檔的（除財務、聲像、實物、業務、基建外）的全部材料。僅限于機關文書檔案，其他檔案不在此次編制范圍內。

第二章文件的整理和歸檔永久保管的檔案內容：永久保管的檔案有8個方面的內容；其中6個方面是涉及本機關的。定期保管的檔案內容：機關職能活動中形成的一般性業務文件材料

第二章文件的整理和歸檔機關文書檔案的保管期限問題：機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種定期分為30年、10年。歸檔文件材料的三個組成部分：有文號文件、無文號文件、會議文件

第二章文件的整理和歸檔（一）應歸檔的無文號文件材料：1、信訪2、人大議案、政協提案3、領導干部述職述廉（領導班子）4、會議記錄（黨委、行政辦公會議記錄、紀要）

第二章文件的整理和歸檔5、紀檢監察工作綜合性報告、調查材料6、民主評議黨員7、發展黨員、團員、工會會員審批（核）材料8、簡報、信息（包括上級）9、年鑒、大事記

第二章文件的整理和歸檔10、表彰、處分11、行政、工資黨團組織介紹信及存根12、年度以上（下）工作總結、工作計劃13、黨團工會形成的計劃、總結、換屆、名冊14、合同、協議

第二章文件的整理和歸檔15、財務預算16、年度考核材料（優秀等次）17、各類報表（調資）18、各種花名冊19、保衛部門的安全記錄、調查記錄

第二章文件的整理和歸檔20、各種房產、土地所有權和使用權證21、職稱評審材料22、重要專題調研材料

第二章文件的整理和歸檔（二）應歸檔的會議材料：通知、議程、講話、會議記錄、紀要、決議、決定、發言交流材料、簡報（參會人員名單、會議提交的議案提案、新聞報道；賀信、賀電、小組討論會議記錄；討論未通過的文件）

第二章文件的整理和歸檔二、立卷改革和《歸檔文件整理規則》1、立卷改革：（1）當前立卷工作存在的問題：立卷業務復雜；自動化程度不高；辦公效率受限。（2）立卷改革的目的：簡化立卷程序；普及立卷技術；實現立卷工作現代化。

第二章文件的整理和歸檔2、《歸檔文件整理規則》（1）歸檔文件整理原則：遵循文件的形成規律；保持文件之間的有機聯系；區分不同保存價值；便于保管和利用。局限：只限于機關文書檔案

第二章文件的整理和歸檔二、操作規范——按照《歸檔文件整理規則》進行單件歸檔1、收集文件資料（以年度為界限）2、去除金屬物、用不銹鋼釘重新裝訂：（正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；批復在前，請示在后；轉發件在前，被轉發件在后）

第二章文件的整理和歸檔3、分類：對照保管期限表劃分為永久、30年、10年三檔4、文件排序：本級、上級、下級

本級、上級及下級又分為：有文號文件、無文號文件、會議文件

第二章文件的整理和歸檔5、編頁碼： 6、編號——蓋歸檔章：全宗號、年度、件數、保管期限、頁數等共計8欄（每個保管期限一年一個流水號）7、編目：歸檔文件目錄（永樂文檔一體化軟件*

第二章文件的整理和歸檔8、裝合：封面（單位名稱）脊背（全宗號、年度、保管期限、件號）備考表：（1）盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修補、補充、移出、銷毀等情況。（2）整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。

第二章文件的整理和歸檔（3）檢查人：負責檢查人歸檔文件整理質量的人員姓名。（4）日期：歸檔文件整理完畢的日期。（5）備考表排列在每盒歸檔文件材料的最后。

第二章文件的整理和歸檔9排架a、永久、30年、10年b、永久

30年

10年第三章機關檔案管理工作一、機關檔案工作1、機關檔案與機關檔案工作機關檔案是指國家機構、社會團體、事業單位等社會組織在其職能活動中形成、積累、并歸檔保存的檔案的總稱。機關檔案工作是指圍繞機關檔案形成、管理和利用等進行的各項檔案工作的總稱。

第三章機關檔案管理工作2、機關檔案工作的任務（1）執行國家法律法規，建立工作制度；（2）監督、指導本單位檔案工作；（3）收集、保管、利用檔案，向檔案館移交；（4）按照“統一領導，分級管理”的原則，對所屬機構進行指導。第三章機關檔案管理工作3、機關檔案工作基本制度（1）崗位責任制度（職責任務、考核和獎懲）（2）立卷歸檔制度（歸檔范圍、時間、要求和手續）（3）檔案保管制度（庫房安全、保護措施、設施設備以及移交）（4）檔案保密制度（保密要求、保密措施）（5）檔案鑒定工作制度（鑒定標準、組織和銷毀規定）（6）檔案利用制度（利用方式、范圍和手續）

第三章機關檔案管理工作二、機關檔案室1、機關檔案室的含義機關檔案室是機關設置的承擔本機關檔案工作職能的內部工作機構。2、機關檔案室的設置3、機關檔案室的類型：按職能形式分：完全職能型、非完全職能型、非職能型按管理形式分：綜合、文書和專門檔案室按輔助類型分：聯合檔案室、文件中心

第三章機關檔案管理工作三、機關檔案綜合管理1、機關檔案綜合管理的概念堅持“統一領導、分級管理”的原則，集中統一管理本單位的檔案和檔案工作。2、機關檔案綜合管理的內容（1）做到“四個統一”（領導、機構、制度、指導）；（2）管理網絡化；（3）實行綜合管理

第三章機關檔案管理工作3、機關檔案室檔案綜合管理的模式

——集中存放式（優選）

——分開存放式一、機關檔案收集和整理工作1、機關檔案收集工作的要求（1）確保檔案的齊全完整（2）符合規范和標準（3）保證及時安全2、機關檔案分類和分類方案機關檔案分類方案是一種簡要敘述機關檔案分類原則、層次和綱目條款的文字材料，又稱為機關檔案分類大綱。

第四章

機關檔案室業務工作3、案卷的歸類與排列（*企、事業）案卷目錄的編制和編號（*企、事業）

二、機關檔案的保管和移交工作1、機關檔案管理用房“三分開”、“八防措施”第四章機關檔案室業務工作第四章

機關檔案室業務工作2、機關檔案的移交檔案移交及其范圍和內容機關檔案移交的時間三、機關檔案的利用工作機關檔案室常用檢索工具及其編制

1、全宗指南（1）封面（全宗指南名稱、時間、全宗號）第四章

機關檔案室業務工作（2）正文全宗構成者沿革全宗內檔案情況簡介全宗內檔案內容與成分介紹（3）備注包括全宗指南的編制情況以及全宗內檔案的補充說明

2、案卷目錄、案卷文件目錄（*企、事業）第五章

檔案館工作一、檔案館1、檔案館的性質：社會屬性——科學文化機構專業屬性——檔案管理2、檔案館的地位和作用：（1）基地（2）承擔著（3）支柱（4）標尺3、我國檔案館的類型和館網建設國家檔案館、部門檔案館企事業等社會組織單位檔案館第五章

檔案館工作二、檔案館工作1、檔案館工作的主要內容收集、整理、保管、鑒定、統計、利用2、檔案館的基本工作制度（7個方面）檔案工作責任制度檔案收集制度檔案統計工作制度*檔案利用制度檔案安全保密制度檔案保管制度檔案鑒定制度第五章

檔案館工作三、全宗和立檔單位1、全宗的概念全宗是指一個立檔單位形成的內部有機構成的全部檔案2、全宗的種類：組織全宗、人物全宗、群體全宗3、立檔單位及其構成要素行政權、財務權、人事權第六章檔案館檔案的收集和整理一、全宗群的劃分1、全宗群的概念按照一定的原則劃分的、相互間有密切聯系的若干全宗組成的群體。2、全宗群的設立（1）按不同的歷史時期（2）按立檔單位的不同性質（3）按立檔單位的不同地位（4）按立檔單位的不同類型第七章檔案館檔案的保管工作和保護技術一、檔案保管工作和檔案保護技術1、檔案保管工作的內容庫房建設保護技術設施檔案裝具的管理檔案的庫房管理檔案的流動管理第七章檔案館檔案的保管工作和保護技術2、檔案保護技術的原則堅持“以防為主，防治結合”的原則堅持“量力而行，最大限度”的原則堅持“他山之石，可以攻玉”的原則第七章檔案館檔案的保管工作和保護技術二、檔案館檔案的保管檔案保管單位三、檔案館檔案的保護技術1、庫房溫、濕度的管理2、檔案館的“十防”措施（防震、防水）第八章檔案館檔案鑒定工作一、檔案館檔案鑒定工作鑒定的含義：歸檔鑒定、銷毀鑒定1、檔案價值鑒定工作的原則全面的、歷史的、發展的觀點2、檔案保管期限永久、定期3、檔案保管期限表（5種）標準、專門、同系統、同類型、機關第九章檔案館檔案的利用工作一、檔案利用工作1、檔案利用工作的意義*2、檔案利用工作的具體要求二、檔案館的檔案檢索工具1、檔案檢索工具的含義、基本功能和作用*2、檔案檢索工具的形式和種類3、檔案檢索工具及其編制第九章檔案館檔案的利用工作三、檔案館檔案的利用*1、檔案提供利用工作的環境與條件2、檔案館檔案提供利用的一般程序3、檔案館檔案提供利用登記4、檔案館檔案資料信息的開發與發布第九章檔案館檔案的利用工作四、檔案館檔案的劃控和開放工作1、檔案館檔案的劃控工作及2、劃控工作的范圍3、檔案館開放檔案的范圍及其時限、步驟和方式4、利用開放檔案的方法

謝謝！

揚州市檔案局法規宣教處

薛梅8788162713511760798

《檔案館室工作基礎》復習題

1、什么是文件？2、現行通用公務文件文種的用途？3、機關檔案分類大綱的基本含義？4、機關檔案管理用房包括哪些內容？5、什么是檔案保管單位