ICS37080

A14.

中華人民共和國國家標準化指導性技術文件

GB/Z26822—2011/ISO/TR158012009

:

文檔管理電子信息存儲

真實性可靠性建議

Documentmanagement—Informationstoredelectronically—

Recommendationsfortrustworthinessandreliability

(ISO/TR15801:2009,IDT)

2011-07-29發布2011-12-01實施

中華人民共和國國家質量監督檢驗檢疫總局發布

中國國家標準化管理委員會

GB/Z26822—2011/ISO/TR158012009

:

目次

前言…………………………

Ⅲ

引言…………………………

Ⅳ

范圍………………………

11

術語和定義………………

21

文檔管理政策……………

31

通則…………………

3.11

文檔管理政策文檔…………………

3.22

保管職責…………………

43

通則…………………

4.13

信息安全管理………………………

4.24

制定業務連續性計劃………………

4.35

咨詢…………………

4.45

程序和過程………………

56

通則…………………

5.16

程序手冊……………

5.26

信息捕獲……………

5.37

文檔影像捕獲………………………

5.49

數據捕獲……………

5.512

標引…………………

5.613

真實輸出程序………………………

5.714

文件傳輸……………

5.815

文檔保管……………

5.916

信息保存…………………………

5.1016

信息銷毀…………………………

5.1116

備份和系統恢復…………………

5.1217

系統維護…………………………

5.1317

安全與保護………………………

5.1418

承包服務的使用…………………

5.1518

工作流……………

5.1620

日期和時間戳……………………

5.1720

版本控制…………………………

5.1820

證明文檔的維護…………………

5.1921

可實現技術………………

621

通則…………………

6.121

系統描述手冊………………………

6.221

存儲介質和子系統考慮因素………………………

6.322

Ⅰ

GB/Z26822—2011/ISO/TR158012009

:

訪問級別……………

6.422

系統完整性檢查……………………

6.522

圖像處理……………

6.623

壓縮技術……………

6.724

表格覆蓋和移除……………………

6.824

環境考慮因素………………………

6.925

遷移………………

6.1025

信息的刪除和或清除…………

6.11()25

審核跟蹤…………………

725

通則…………………

7.125

系統…………………

7.227

存儲信息……………

7.328

參考文獻……………………

31

Ⅱ

GB/Z26822—2011/ISO/TR158012009

:

前言

本指導性技術文件按照給出的規則起草

GB/T1.1—2009。

本指導性技術文件等同采用文檔管理電子信息存儲真實性可靠性建

ISO/TR15801:2009《

議英文版

》()。

本指導性技術文件與國際標準在技術內容上相同但做了以下編輯性修改

ISO/TR15801:2009,:

用小數點符號代替符號

———“.”“,”;

編寫本標準化指導性技術文件的前言

———;

刪除的目次編寫本標準化指導性技術文件目次

———ISO/TR15801:2009,。

本文件的某些內容可能涉及專利本文件的發布機構不承擔識別這些專利的責任

。。

本指導性技術文件由全國文獻影像技術標準化技術委員會提出并歸口

(SAC/TC86)。

本指導性技術文件負責起草單位全國文獻影像技術標準化技術委員會七分會

:。

本指導性技術文件主要起草人張美芳樊慧麗董立康

:、、。

Ⅲ

GB/Z26822—2011/ISO/TR158012009

:

引言

本指導性技術文件推薦了以電子形式存儲業務信息或其他信息的方法針對這一點即使已存儲

。,

信息的真實性未受到質疑遵照本指導性技術文件推薦的方法對組織機構而言也是非常有價值的

,,。

以數字形式存儲的信息有很多來源本指導性技術文件囊括信息的各種數字形式包括從傳統的

。,

掃描圖像文檔和電子表格到更為現代化一些的電子郵件網頁即時信息制圖文件博客

、Word、、、CAD、、

維基等

。

使用本指導性技術文件的用戶要意識到僅僅實施此推薦性建議并不能保證信息的憑證作用得到

,

認可在法庭上利用電子信息時建議本指導性技術文件的實施者尋求法律建議以確保其嚴格符合相

。,

關法律要求

。

本指導性技術文件介紹的一些方法在任何時候都可以證明產生或存在于計算機系統中的特定電

,

子文件的內容從它在系統中產生或被導入系統后就沒有發生改變

。

無論電子信息的格式如何只要是存儲于可信系統的信息就可以確保以持續穩定的方式復制原始

,

信息而沒有發生任何改變

,。

可以合法地產生其他信息版本比如合同的修訂版在這種情況下新的版本就按新的電子文件對

,。,

待在工作流環境中對一份文檔進行較大修改時該原則同樣適用

。,。

文檔管理系統可以以電子形式存儲文檔和記錄與中定義相同本指導性技術文件

(ISO15489-1)。

描述了以電子形式存儲各種信息的可靠方式當存儲記錄時本指導性技術文件中的一些要求可以與

。,

中的要求結合使用以確保本指導性技術文件所描述的政策和程序與中的具

ISO15489-1,ISO15489-1

體規定共同發揮作用

。

建議各單位在使用本指導性技術文件時要結合其他規范特別要結合各自司法范圍內與政府和法

,

律要求相關的文件

。

Ⅳ

GB/Z26822—2011/ISO/TR158012009

:

文檔管理電子信息存儲

真實性可靠性建議

1范圍

本指導性技術文件規定了用于確保所存儲電子信息真實可靠性文檔管理系統的實施和操作

。

本指導性技術文件適用于任何使用文檔管理系統來存儲不斷產生的真實的可靠的可用的可讀

、、(

的電子信息的機構此類系統將集成政策程序技術和審核跟蹤等需求以確保電子信息存儲過程中

)。、、,

的完整性

。

本指導性技術文件雖然沒有涉及信息被存儲或者輸入系統之前對其真實性進行評估的過程但是

,

它能夠用來證明一旦信息被存儲到系統中那么從系統輸出的信息將是對原件真實而準確的復制

,。

如無其他說明本指導性技術文件中提到的系統一詞宜理解為正在復審中的可信文檔管理系統

,“”。

2術語和定義

界定的以及下列術語和定義適用于本指導性技術文件

GB/T20225—2006。

21

.

信息類型informationtype

相關文檔的組合

。

注在具體應用中組合等同于集合文件館藏或者相似的術語

:,“”“”、“”、“”。

示例票據商業文檔數據單信函等

:、、、。

22

.

可信系統trustedsystem

文檔管理以一種準確可靠和可用的可讀的方式存儲電子信息且確保其長期完整的系統

<>