工作分析與再設計西安郵電學院人力資源教研室王養成2008年5月6日JobAnalysisanddesignagain第一節、工作分析一、相關概念：（一）工作分析的別稱：工作研究、崗位分析、崗位研究。 （二）組織與組織結構：1、組織：指為實現某種特定目的經由分工與合作及不同層次的責任制度和權利而構成的人的集合。（1）組織必須有目的，沒有目的就沒有組織。目的是組織設立、存在的前提，組織是目的實現的保證。工作分析----相關概念

（2）要有效實現組織的目的，組織必須有合理的結構、合理的人員配備、優良的內部激勵和適時的組織變革。（3）組織結構：指組織為實現其目的，而形成的垂直權利系統和水平分工協作系統的有機統一體。（4）當組織目的和組織結構確定以后，組織就需要合理的配備人員，而配備人員的基礎就是工作分析。（三）工作分析中的術語工作要素：工作中不能再繼續分解的最小動作單位。任務：為達到某一明確目的所從事的一系列活動。職責：組織要求的在特定崗位上需要完成的任務。職權：依法賦予的完成特定任務所需要的權力。職位：即崗位。是組織要求個體完成的一項或多項責任以及為此賦予個體的權力的總和。職務：即工作。是按規定擔任的工作或為實現某一目的而從事的明確的工作行為，由一組主要職責相似的職位所組成。（三）工作分析中的術語工作族（職系）：由兩個或兩個以上有相似特點的工作組成。職業：由不同時間內不同組織中的相似工作組成。職組：工作性質相近的若干職系綜合而成為職組。職級：工作內容、難易程度、責任大小、所需資格皆很相似的職位。職等：工作性質不同或主要職務不同，但其困難程度、職責大小、工作所需資格等條件充分相同的職級為同一職等。職業職業運動員職業足球職業籃球職業棒球職業曲棍球工作族棒球手工作內野手外野手接投球手職位職位職位第一壘第二壘第三壘游擊手左野手中野手右野手接球手投球手職責一些防守任務工作分析中的術語（四）職位的要素與特點1、職位的五要素：（1）明確的工作任務或行為；（2）明確的責任；（3）履行責任、完成任務依規定享有的權利；（3）利益；（4）條件與環境。2、職位的六個特點（1）職位是任務與責任的集合、是人與事結合的基本單元；（四）職位的要素與特點（2）其數量在一個組織內部是有限的，這也稱為編制；（3）職位可以按某種標準進行分類；（4）職位不隨人而定（實際中不一定）；（5）一個職位只能有一個人，人員可以固定、也可以兼職；（6）職位與任務不一一對應，有的一個職位有數項任務，有的能只有一項任務。（五）職務分類分級1、職務：由一系列近似的或性質相同的職務所構成的類別（歸類）---名稱。2、、職位分類分級（1）含義：按職位的任務性質把其分成若干系列（橫向），然后，按其責任大小、工作難易、所需教育條件和技術高低分為若干等級（縱向）。（2）結構：見下張圖。（3）職位分類分級的意義：A、支付報酬的依據，達到同工同酬；職務分類與分級圖151413121110987654321職等職系職組2職組1ABCDEA13A12A11A10A9A8A7A6A5A4A3A2A1D8D7D6D5D4D3D2D1E6E5E4E3E2E1C10C9C8C7C6C5C4C3C2C1B11B10B9B8B7B6B5B4B3B2B1（五）職務分類分級B、考核錄用的依據；C、業績考核的依據；D、使培訓更具有針對性和目的性；E、有利于人員晉升、晉級和調整的管理；F、有利于定編、定員和人員調整，4、職位分類分級的作用：A、人力資源管理科學化的重要基礎；（五）職務分類分級B、人力資源管理法制化的前提；C、為組織優化、變革提供依據；D、為社會就業、招生提供依據；E、是國家人事制度的重要途徑（有人在83年就提出了職位分類是我國人事制度改革的突破口，由于條件不具備，至今未進行立法）。（五）職務分類分級5、職位分類的原則（1）系統性原則：職位的設置和劃分，不能孤立地、局部的去看，而要從各職位的相互聯系上、從總體上去看；（2）最低職位數量原則：但要在確保組織機構的高效率和高效益的條件下；（3）整分合原則：各職位之間既分工明確，又協調一致而構成一個有機整體；（五）職務分類分級（4）能級原則；即每個職位的重要性程度、范圍應對其進行正確評估，就一個組織來講：決策層---管理層---執行層---操作層。（5）因事設立職位的原則。（六）工作分析的含義與內容1、含義：對特定的職務的名稱、責任、任務和內容等作出明確的規定，并確定完成這一工作需要的條件和行為過程。2、內容：（1）工作描述：指出了該工作的特點。A、職務名稱：便于對各種工作進行識別、登記、分類以及確定組織內外的各種關系等；工作分析含義與內容B、工作內容和程序：工作任務、責任、使用工具、工作程序、與其它人的工作關系（上下、左右）；C、工作條件和物理環境：溫度、光線、濕度、噪音、安全條件、地理位置、室內、室外等；D、社會環境：工作群體中的人數、完成工作所需要的人際交往的數量程度、各部門之間的關系、工作地點內外的文化設施、社會習俗等；E、聘用條件：包括工作時數、工作狀況、支付方法、福利、該工作在組織中的正式位置、晉升機會、季節性、進修進會等。工作分析含義與內容（2）工作說明書：又稱：職務要求。即說明從事該項工作的人員必須具備的條件和要求。道德水平、文化水平、工作經驗、身體素質、心理素質（個性、性格、穩定性、反應等）、個人特征等。（七）工作分析的目的促使工作的名稱與含義在整個組織中表示特定而一致的意義，實現工作用語的標準化。確定工作要求，以建立適當的指導與培訓內容。確定員工錄用與上崗的最低條件。為確定組織的人力資源需求、制定人力資源計劃提供依據。確定工作之間的相互關系，以利于合理的晉升、調動與指派。獲得有關工作與環境的實際情況，利于發現導致員工不滿、工作效率下降的原因。為制定考核程序及方法提供依據，以利于管理人員執行監督職能及員工進行自我控制。辨明影響安全的主要因素，以及時采取有效措施，將危險降至最低。為改進工作設計方法積累必要的資料，為組織的變革提供依據。（八）工作分析的程序工作分析的程序一般可分為：準備---調查---分析---完成四個階段。1、準備階段：（1）主要任務：了解基本情況、確定樣本、建立聯系、設計調查方案、明確調查方法、成立工作組等。工作分析的程序（2）具體步驟：A、明確工作分析的意義、目的；B、成立工作小組，以精簡、高效為原則；C、對將要分析的工作進行初步了解，查閱已有的文件，對其主要任務、主要職責、工作流程有個大致的了解；D、確定該階段工作的主要任務，明確需要收集的信息數據；E、向有關人員進行宣傳、解釋、消除誤解、建立友好合作關系；工作分析的程序F、確定調查分析的樣本，要考慮其代表性；G、明確調查方法，設計單純方案；H、對參與人員進行培訓，使其了解和掌握工作分析的方法、內容、具體步驟和注意事項；I、把各項工作具體分解為若干單元，確定其難易程度。工作分析的程序2、調查階段：（1）主要任務：工作責任調查、工作內容調查、工作過程調查、工作環境調查、工作人員調查。（2）具體步驟：A、編制各種調查問卷和提綱；B、進行具體調查；C、根據工作分析的目的有針對性的收集有關工作的特征以及所需要的數據；工作分析的程序D、重點收集工作人員必須的特征和信息；E、要求被調查的人員對工作特征和人員特征的發生概率和重要性作出等級評定。3、分析階段：（1）主要任務：對各職務工作特征、人員特征的到處結果進行深入、全面的分析和研究。（2）具體步驟工作分析的程序（1）仔細審查已收集到的各種信息；（2）以創新精神分析現狀，盡可能的發現有關各種人員在目標改造中存在的問題。該干什么？不該干什么？（3）歸納總結出工作分析的要點，包括關鍵職位的職責，任務、工作關系、職務范圍等；（4）回顧最初列出的主要任務，針對工作分析中提出的問題，提出改進建議，重新劃分工作范圍，內容、職責，確保所提出的問題都達到了解決。工作分析的程序4、完成階段：依據上面收集的信息和調查的結果，綜合提出工作描述和工作規范，并制定職務說明書（工作說明書、工作標準）。（九）工作分析信息--主要來源書面資料：組織有關現任職務的資料記錄以及崗位責任說明，這些資料對崗位分析非常有用。例如組織中現有崗位職責、供招聘用的廣告等。任職者的報告：可以通過訪談、工作日志等方法得到任職者的報告。由于是任職者自己描述所做的主要工作以及是如何完成的，因此很難保證所有的工作方面都能涉及到，而且任職者本人所提供的信息難免會有失客觀或者故意弄虛作假（九）工作分析信息--主要來源同事的報告：除了直接從任職者那里獲得有關的資料外，也可以從任職者的上級、下屬等處獲得資料。同事的報告有助于提供一個對比，也有助于補充從任職者那里獲得資料，上級的評價還可檢查信息是否有效。直接的觀察：到任職者的現場進行直接的觀察也是一種獲取有關工作信息的方法。盡管崗位分析人員出現在任職者的工作現場對于任職者會造成一定的影響，但這種方法仍能提供一些其他方法所不能提供的信息。其它：崗位分析的資料還可以來自于顧客和用戶等外。（九）工作分析信息---收集者

崗位分析專家

工作崗位的任職者

上級主管

組織內部

組織外部

工作任職者條件：自愿參加較好的口頭、書面表達能力工作6個月以上人員數量傾向于從任職者“應該”怎樣做，不是從任職者“實際上”是怎么做的角度去描述任職者的工作

外國的人事心理學家從人力資源管理的角度提出了一個非常容易記憶的6W1H崗位分析公式，從七個方面對崗位進行分析：

1、WHO：誰來干該崗位的工作；

2、WHAT：該崗位具體做什么事情；

3、WHEN：該崗位工作時間的安排；

4、WHERE：該崗位地點在哪里；

5、WHY：崗位的名稱是什么（崗位的意義是什么）；

6、ForWHO：它在為哪個崗位提供服務；

7、HOW：他是如何服務的。

（九）工作信息--收集的七個方面（九）工作信息---收集中的主要問題重“硬”工作，輕軟工作重“份內”工作，輕協調合作重“硬”技能，輕軟技能創造性溝通人際技能團隊精神與合作能力顧客至上情緒穩定ContrastingFactorsinJobAnalysisTraditionalFactorConsequenceEmergingFactorConsequenceDivisionoflaborandclear-cutlabor-managementdistinctionStaticjobsMinimalinteractionwithcoworkersAccountabilitytosupervisorsOne-wayrelationtotechnologyLong-termemploymentCulturalhomogeneityToleranceforbudgetaryslackPreoccupationwithjobboundarydefinitionandjobworth Fixedandlong-lastingjobrequirementsAnalysisofwithin-jobactivitiesImportanceofincumbent-supervisorinteractionPrescribedjobresponsibilitiesStaticworkactivitiesandconditionsofemploymentEmphasisontechnicaltasksTime-consuminganalyticalproceduresCross-functionalresponsibilitiesandblurringoflabor-managementdistinctionDynamicworkassignments Maximalinteractionwithcoworkers Accountabilitytointernalandexternalcustomers Two-wayrelationtotechnologyShort-termemploymentCulturaldiversityCostcontainment DiffusejobboundariesandresponsibilitiesWorkrequirementsincontinuousfluxAnalysisofinteractiveactivitiesImportanceofincumbent-customerinteractionSelf-determinedresponsibilitiesContinuouslyevolvingsetsofworkactivitiesandconditionsofemploymentEmphasisonemotionalandinterpersonaltasksStreamlinedanalyticalprocedures （九）工作分析的影響因素工作分析的工具——職務說明書基本資料（1）職務名稱；（2）直接上級職位； （3）所屬部門；（4）工資等級；（5）工資水平； （6）所轄人員；（7）定員人數；（8）工作性質。工作描述工作概要工作活動內容：活動內容；時間百分比；權限等工作職責工作結果工作關系：受誰監督；監督誰；可晉升、可轉換的職位及可升遷至此的職位；與哪些職位有聯系。工作人員運用設備和信息說明 任職資格說明

最低學歷；所需培訓的時間和科目；從事本職工作和其他相關工作的年限和經驗。一般能力興趣愛好個性特征性別、年齡特征。體能要求：工作姿勢 對視覺、聽覺、嗅覺有何特殊要求

精神緊張程度 體力消耗大小。 工作環境工作場所 工作環境的危險性職業病 工作時間特征工作的均衡性 工作環境的舒服程度

工作分析的工具——職務說明書工作描述——示例（對貨員）職務說明書——示例（辦事員）職務說明書舉例（項目經理）Joptitle:projectmanager-MED(醫療系統集團）Company:slemensLtd.chinaBusinessgroup:medicalsolutionLocation:Xian,UrmqiCoals/Mission:successfulimplementationofmedicalprojectassignedareathroughthewholeprojectlife.職務說明書舉例（項目經理）Tasks:1.salessupportduringprojectphaseforclarificationoftechnicalissuesandconductsiteinvestigation;2.installationsitepreparationsupportandfollowup;3.monitoringsysteminstallationandcommissioning;4.overallcoordinationinternallyandexternallyforalprojectmanagementrelatedissues;5.visitingcustomerwithotherteamtofindoutthesolutionforsystemacceptance(SA)purpose.職務說明書舉例（項目經理）Education:1.BachelordegreeorhigherinEngineering;2.Electrical/Automationcontrolarepreferred.Knowledge/languages:1.Additionaltrainedwithprojectmanagementandprocesscontrol;2.Widetechnicalknowledgebackgroundisrequired,suchasIT,mechanicalcivilengineeringandelectricalpowersupply;職務說明書舉例（項目經理）3.BasicunderstandingbothChineseandEnglishforlogisticsandcommercialaspects.Experience:1.experienceinengineeringconstructionindustry’designinstitute’projectsupervision,ispreferred;2.experienceinMedicalsystemindustryispreferred.職務說明書舉例（項目經理）Capabilities:1.FluencyinbothoralandwrittenEnglish;2.Customerfocusskill;3.Teamworkskill;4.Goodcommunicationskillwithwin-winapproach.選擇一個同伴。確定你的工作。如果你是學生，就把學生作為你的工作。就你的同伴的工作對他（她）進行采訪。你可以問以下問題：請描述您的一個典型的工作日。您管理哪些人？您歸誰管？您的主要責任是什么？您在每周中都有哪些活動？您在每項活動中都投入多少比例的時間？您的工作對腦力和體力都有哪些要求？勝任您的工作需要些什么知識、技能、經歷？您的工作的主要成果（產出、產品）是什么？您的工作做到怎樣就可以說做得不錯了？交換角色。利用采訪得到的信息，寫出您的同伴的工作描述、業績評價標準。練習（一）練習（二）---在職務體系中的職位

公元635年，玄奘唐僧受唐帝之托，不遠萬里到西天取經，為了保證取經順利進行，需為玄奘配備三名弟子：1、首席弟子：降妖除魔、開山劈路；2、二弟子：兼顧降妖除魔與后勤保障；3、三弟子：兼顧降妖除魔與后勤保障。請對三個弟子的工作進行描述，并寫出職務說明書。【案例】總經理秘書的職位說明（一）

背景信息說明：這是一家從事計算機產品生產與銷售的公司。公司規模不大，大約有70~--80人。由于總經理的秘書一個月以后就要到國外留學，因此留下了這個職位的空缺。總經理秘書主要協助總經理處理一些日常事務。總經理每天要與很多人會面，并且總經理的公務電話也非常多，還要參加大量的會議。秘書必須幫他管理各種事務的排程，具體的做法就是將總經理已經約定好的會議或約會記錄下來，并在會議或約會之前提醒總經理。【案例】總經理秘書的職位說明（二）如果有別人提出會議或約會的請求，秘書要先征詢總經理的意見，確定總經理的時間，然后再與提出會議或約會的人商量。總經理所有的公務電話都是由秘書首先接聽，然后再轉給總經理，這樣可以避免一些誤打的或者無須總經理親自解決的電話打擾總經理的工作。時間上的沖突是難免的，因此秘書有時需要靈活地處理這些問題。當有客人來訪時，秘書要幫助迎接客人，為客人倒水。如果總經理需要召集會議，秘書則要幫助預定會議室并準備會議所需要的設備和資料。有些會議，例如每周一的例會，秘書還要現場做會議記錄，并在會議之后一個工作日內整理出會議紀要發給與會者。【案例】總經理秘書的職位說明（三）總經理的各種郵件也特別多，包括電子郵件，此外還有一些傳真。秘書要幫助總經理收發這些郵件，對郵件進行分類、存檔、復印、打印等。公司的電子郵件系統和辦公自動化系統采用的是LotusNotes系統，因此秘書必須要能夠熟練使用這個系統。秘書也經常會幫助總經理起草一些信函和常規的文件，必須具有一定的文字功底，還要擅長電腦的錄入和排版。總經理有時會讓秘書幫助錄入一些文件，或者做一些幻燈和電子表格，因此秘書必須熟練運用Office中的各種軟件，并且打字的速度要在每分鐘70字以上。【案例】總經理秘書的職位說明（四）總經理收到的文件和發出的文件都要做系統的歸檔，秘書必須保證當需要用到一份過去的文件時能夠迅速的找到這份文件。這些文件中有些是英文的。作為總經理的秘書，經常需要與其他部門的人交往，也會與外部的客戶或政府部門、媒體等打交道，因此這個秘書必須非常善于處理各種人際關系。【案例】總經理秘書的職位說明（五）另外由于秘書所要管理的文件中大量都是與業務有關的文件，因此最好能懂得一些商務的和技術的知識。現在的秘書是商務英語本科畢業的。秘書所要做的工作是瑣碎的，也是很繁重的，而且由于情況經常發生豪華，工作節奏常常被打亂。由于總經理的工作時間沒有規律，秘書有時也要隨之在晚上或周末加班。總經理經常要去香港的總部或者到其他地方出差，在總經理出差期間，秘書應該能夠獨立完成自己的工作。【案例】總經理秘書的職位說明（六）根據案例內容，提取總經理秘書這個崗位的信息（工作描述）并編寫工作說明書。工作目的幫助總經理分擔日常事務主要工作職責文檔管理會議和約會安排收發信函與傳真，接聽電話起草信函和文件接待客人日常溝通總經理交辦的其他事務秘書崗位的信息（一）

工作所需的必備技能文書能力溝通能力時間管理與排程文檔管理能力人際交往能力計算機和辦公設備使用技能英語能力秘書崗位的信息（二）

個性特點細致、有耐心愿意與他人交往思維清晰靈活性獨立性敬業精神秘書崗位的信息（三）

三、工作分析的基本方法1、觀察法2、面談法3、問卷調查表法工作日志法、核對法）4、工作實踐法5、典型事例法6、工作日志法事務性工作者體力工作者適用對象直接觀察法間接觀察法工作表演法觀察法觀察法觀察法觀察法：是指工作分析人員通過對員工正常工作狀態進行觀察，把有關工作各部分的內容、原因、方法、程序、目的等信息記錄下來，并通過對信息進行比較、分析、匯總等方式，得出工作分析成果的方法。

優點：工作分析人員能夠比較全面和深入了解工作要求，適用于那些主要用體力活動來完成的工作。觀察法缺點：1不適用于腦力勞動成分比較高的工作，以及緊急情況的間歇性工作。2對有些員工而言難以接受，他們覺得自己受到監視或威脅，從而從心里對工作分析人員產生反感，同時也可能造成操作動作變形。3不能得到有關任職者資格要求的信息工作分析觀察提綱（部分）

被觀察者姓名：日期：觀察者姓名：觀察時間：工作性質：工作地址：觀察內容：1.什么時候開始正式工作

2.上午工作多少小時候3.上午休息幾次4.第一次休息時間從到5.第二次休息時間從到6.上午完成產品多少件7.平均多長時間完成一件產品8.與同事交談約多長時間9.每次交談約多長時間10室內溫度度11.上午抽了幾支香煙12.上午喝了幾次水13.什么時候開始午休14.同了多少次品15.搬了多少次原材料16.工作地噪音分貝是多少面談法

個別面談

集體面談

管理人員面談

面談法面談法1、含義：面對面交談，由工作者來講述工作的內容、特點等，用簡短的語言來說明長期工作的體會和感想。2、內容：（1）工作目標、目的、內容和特點？（2）工作的性質和范圍（重點），在于了解該工作在組織中的關系，其上下屬關系，所需的一般技術專業知識，人際關系協調，需要解決的問題的性質和自主權。面談法（3）所負責任，涉及組織、戰略與決策，控制、執行等。3、適用：對工作不能直接觀察，不甚了解或工作耗時太長的情況，與調查問卷方法配合比較好。4、注意：（1）面談前要先擬好提綱；（2）談的是工作，而不是工作表現，防止被面談者誤解；（3）尊重被調查人，氣氛融洽。5、缺點：時間長、成本高、需要專門技巧。調查問卷法1、含義：也稱為調查表法。2、優缺點：優點：費用低、速度快、調查范圍廣、信息量大；缺點：（1）不易了解被調查者的動機，態度等比較深層次的信息；（2）若問卷設計有問題，可能造成被調查者回答理解不一致，而無法統計分析。3、類型（1）問卷調查表既有通用的，適用于各種職務調查的問卷，又有針對某一專業崗位的問卷；（2）既有信度、效度很高的標準問卷（如PAQ），也有非標準化的問卷；：（3）既有針對腦力勞動者、知識工作者等管理、技術崗位的問卷，又有針對藍領操作工人的調查問卷；（4）既有結構化程度較高的問卷,也有開放式問卷。

調查問卷法

調查問卷法

4、注意：關鍵是問卷設計。要使被調查者在選擇時用最簡單的明白的方式回答，否則獲得的信息就不準確。調查方法舉例

逐步核對，在符合本職任務的項目上劃“√”，并說明它對工作的重要性代號N12345重要性無關很低低一般高很高1.保護交通事故現場證據______2.在經常發生事故的地段注意防止新事故______3.使用閃光信號燈指揮交通______4.使用交通燈指揮交通______5.捕捉違章駕駛員并填寫情況表______6.估計駕駛員的駕駛能力______7.對違反交通規則的人解釋交通規則和法律知識______8.跟蹤可疑車輛，觀察違章情況______民警任務調查

調查方法舉例9.簽發交通傳票______10.對違反交通規則的人發出警告______11.監視交通情況，搜尋違章車輛和人員______12.檢查駕駛執照或通行證______13.護送老人、兒童、殘疾人過馬路______14.參加在職培訓______15.參加射擊訓練______16.操作電話交換機______17.擦洗和檢查裝備______18.維修本部門的交通工具______民警任務調查工作實踐法工作實踐法：

是指工作分析者從事所研究的工作，通過實際參與工作掌握有關工作要求的第一手資料。這種方法適用于短期內可以掌握的工作。

典型事件法關鍵事件法(CIT)是一種常用的行為定向法。是在第二次世界大戰中由約翰弗拉納根（JohnFlanagan)開發出來的，是識別各種軍事環境下提高人力績效的關鍵性因素的手段．是對執行工作者實際工作中具有代表性的工作行為進行描述，如記錄特別有效或無效的員工行為，當記錄數量夠多時，即可提供相當信息。這種方法可直接描述人們在工作中的具體活動，因此可以提示工作的動態性。關鍵事件記錄的內容：導致該事件發生的背景原因員工的行為哪些是特別有效的，哪些是特別無效的．關鍵行為的后果能否被譽為認知員工控制上述行為后果的能力．

優點：ＣＩＴ被廣泛用于許多人力資源管理方面．尤其應用于績效評估的行為錨定與行為觀察中。由于在行為進行時觀察與測量，所以描述職務行為、建立行為標準更加準確。能更好地確定第一行為的利益和作用。缺點：需要化大量時間去收集那些“關鍵性事件”并加以概括和分類CIT并不對工作提供一種完整的描述。對中等績效的員工難以涉及，遺漏了平均績效水平。

典型事件法工作日志法工作日志法：

就是按時間順序詳細記錄工作內容與工作過程，然后經過歸納提煉，取得所需工作信息的一種信息提取方法。

工作日志法實例

工作日志姓名：年齡：崗位名稱：所屬部門：直接上級：從事本業務工齡：填寫日期自月日至月日工作日志填寫說明（1）請在每天工作開始前將工作日志放在手邊，按工作活動發生的順序及時填寫，切忌在一天工作結束后一并填寫。（2）要嚴格按照表格要求進行填寫，不要遺漏那些細小的工作活動，以保證信息的完整性。（封面）（封二）（3）請提供真實的信息，以免損害您的利益。（4）請注意保留，防止遺失。感謝您的真誠合作！工作日志填寫實例（正文）5月