第三章賬務處理子系統教學要求1、掌握賬務處理子系統的工作原理和數據流程。2、掌握賬務處理子系統初始設置、日常操作、出納管理及期末業務處理。要求能夠處理日常的會計核算業務。3、掌握輔助核算方法。4、熟悉會計信息系統內部控制的具體體現。一、計算機賬務系統中會計業務處理的基本流程1、編輯輸入記賬憑證或機制憑證。2、對輸入的記賬憑證進行審核。3、人工控制由計算機自動完成記賬工作。4、人工控制由計算機自動完成結賬工作。5、人工控制由計算機自動進行銀行對賬。第一次投入使用計算機會計賬務系統時，應通過系統初始設置完成建帳工作。

原始憑證編制記帳憑證臨時憑證文件審核記帳憑證文件期未業務處理發生額余額文件編制輸出會計報表總帳

明細帳輔助帳二、通用賬務系統的基本功能結構1、系統初始化2、憑證處理3、出納管理4、賬簿輸出5、往來管理、部門管理、項目管理等輔助核算項目的管理6、期末業務處理（包括月末的“月結”及年末的“年結”工作。三、帳戶處理系統的初始化（一）、賬務系統初始化設置概述

賬務系統初始化的概念：使用通用軟件的單位根據本單位的賬務處理和財務管理的具體情況，利用系統提供的初始設置功能對系統進行初始化設置。財務主管或財務主管指定的專人進行。一般在賬套使用后不再重新設置或修改，以后各年度也不必重復此步，如需修改應在年末結賬后進行分為基本設置，如賬套的設置（是系統工作必不可少的）；深入設置——基礎信息、核算要求等（是為了方便用戶使用，提高工作效率而進行的）。初始設置前的準備工作閱讀使用手冊確定會計科目、憑證類型會計科目的確定設置會計科目應該滿足五個條件：核算、管理及報表要求，會計相對穩定、滿足會計制度憑證類型的確定：有五種可選擇，一旦選擇好并使用，不允許再修改或刪除，因此必須根據單位核算和管理的要求來確定記賬憑證的類別。會計數據資料的準備往來賬數據（實驗二）銀行賬科目余額（實驗三）憑證摘要（簡明扼要并能夠確切反映經濟業務的實質內容。確定會計組織和人員分工（實驗一）

（二）帳務處理系統初始化的具體內容1、帳務處理子系統控制功能的設置（系統控制參數設置）1）憑證控制設置（1）制單控制：在填制憑證時，系統能夠進行的控制。

（2）外幣核算：如果企業有外幣業務，則應選擇相應的匯率方式─固定匯率、浮動匯率。（3）憑證控制：處理憑證時，系統能夠進行的操作控制（4）憑證編號方式控制：其中“系統編號”為填制憑證時，按照憑證類別按月自動編制憑證編號。“手工編號”為在制單時手工錄入憑證編號。（5）往來控制方式：客戶往來款項和供應商往來款項是由應收、應付系統核算，還是由賬務處理子系統核算。2）賬簿設置：用來調整各種賬簿的輸出方式及打印要求等。3）明細權限設置對操作員的操作權限作進一步控制

2、會計科目設置1）會計科目設置的內容科目名稱:分為中文名稱和英文名稱科目,科目中文名稱和英文名稱不能同時為空。科目編碼應該是全編碼，科目編碼必須唯一，必須先建上級科目再建下級科目，一級科目編碼必須符合規定。2）會計科目模塊設置的功能（1）科目增加：該功能允許增加一個新的會計科目，增加時要進行合法性和正確性檢查，即不能有相同的科目代碼出現，保持科目代碼的唯一性。

（2）科目修改：當科目屬性有錯誤時，可以對錯誤屬性進行修改。已使用的科目不能增加下級。

（3）科目查詢：（4）科目刪除：對于不再使用的科目，可以將其從科目庫中刪除掉。但是已有余額的科目不能刪除，不能刪除非末級科目。

（5）科目打印：該功能可實現科目的簡單和明細打印。（6）科目保存：該功能是將科目設置的內容保存在科目文件中。

3、科目編碼方案（1）編碼原則：一級科目代碼應該使用財政部統一規定的代碼(一般四位數)。其他各級科目碼應按使用單位的實際情況，在滿足核算和管理要求的基礎上自行設置。科目編碼必須唯一；科目編碼必須按其級次的先后次序建立。（舉例）（2）編碼時應注意的問題：科目代碼應輸入全碼，即從一級科目至本級科目的各級代碼組合而成的代碼組。科目代碼必需具有唯一性，即每一個會計科目有而且只有一個代碼來代表。科目代碼要在滿足核算和管理的前提下適合計算機識別和分類處理。科目代碼應簡單明了，便于操作人員記憶和使用。科目代碼既要反映科目間的統屬和邏輯關系，也要盡量減少位數，以免增加輸入和運算的工作量，增加出錯的可能性。考慮到單位業務的擴展和管理要求的不斷提高，科目代碼還應具有一定的擴展性，以便需要時能夠靈活對科目進行增刪。

4、會計科目輔助核算小規模企業，可將往來單位、個人、部門、項目通過設置明細科目來進行核算管理。往來業務工作量大的企業，應采用將上級科目設為末級科目并將其設為輔助核算科目（見P42舉例）5、憑證類別設置系統提供五種常用憑證分類方式：1）記賬憑證2）收款、付款、轉賬憑證3）現金、銀行、轉賬憑證4）現金收款、現金付款、銀行收款、銀行付款、轉賬憑證5）自定義憑證類別特別提醒：在錄入憑證之前，應進行憑證類別的設置；已使用的憑證類別不能刪除，也不能修改類別字；若限制科目為非末級科目，則在制單時，其所有下級科目都將受到同樣的限制。對五種限制類型要充分理解（例如，借方必有表示……貸方必有表示

返回6、期初余額錄入1）無輔助核算科目期初余額錄入余額和累計發生額的錄入要從最末級科目開始，上級科目的余額和累計發生數據由系統自動計算紅字余額用負號輸入2）輔助科目期初余額錄入對在科目設置時就設定了輔助核算的科目，一般會要求錄入輔助核算的期初數。如P：243，其他應收款（1133），設置了個人往來，其期初余額為3800，在錄入時雙擊該科目，系統會自動彈出另一窗口錄入期初數據（P：230，第一個表，1133科目其他應收款余額：借3800元。此表中的日期應該是賬套啟用前的日期。同樣：1131應收賬款、2121應付賬款、4101生產成本都要錄入輔助核算期初。注意：若要在總賬系統中進行應收、應付賬款的核算，就要先在賬薄中設置。

7、其他設置定義結算方式：如財務結算方式。一般可最多分為2級。定義的內容包括結算方式編碼、結算方式名稱和票據管理標志。外幣及匯率設置用于設定該科目核算的是否有外幣核算，以及核算的外幣名稱。一個科目只能核算一種外幣，只有有外幣核算要求的科目才允許也必須設定外幣幣名常用憑證的設置：預先定義好會在日常經濟業務中出現的大量同類業務憑證格式。如模板效果。

常用憑證的定義：在企業日常的經濟業務中，會出現大量的同類業務，反映這些業務的會計憑證的分錄格式一致，不同的僅僅是發生額。為方便這類憑證的輸入，可以預先定義這類憑證的分錄格式，即常用憑證。常用摘要：常用摘要是系統為方便以后憑證輸入，幫助用戶規范摘要而設定的功能。用戶可以通過常用摘要定義功能，定義本企業常用摘要，在填制會計憑證時可隨時調用。四、賬務系統日常業務處理1、憑證管理1）憑證填制在電算化方式下，記帳憑證有三個來源：人工憑證：根據審核無誤的可以報銷的原始憑證或先由人工填制好憑證再錄入計算機的憑證。各業務子系統產生的機制憑證：如銷售管理子系統轉來的憑證由帳務處理子系統產生的機制憑證。如期未業務處理產生的憑證。2）憑證審核審核員和制單員不能是同一個人。憑證一經審核，就不能被修改、刪除，只有被取消審核簽字后才可以進行修改或刪除。取消審核簽字只能由審核人自己進行。作廢憑證不能被審核，也不能被標錯。已標錯的憑證不能被審核，若想審核，需先取消標錯后才能審核。3）憑證匯總2、記賬

進行記賬工作需要注意的問題：1）未經審核的記賬憑證不能記賬。2）有不平衡憑證或錯誤憑證時，系統停止記賬。這種情況較為特殊，通常在系統投入日常使用后，違反規定修改初始設置時容易發生。3）記賬過程決不允許無故中斷系統運行或關機。填制憑證窗口憑證類型憑證編號憑證日期附件摘要必填輔助核算五、輔助核算與管理1、部門核算與管理的主要功能1）建立部門目錄2）部門初始數據與計劃錄入3）輸出部門核算帳系統可通過屏幕顯示或打印的部門核算賬4）核對聞門帳通過該功能，系統將檢查核對部門核算明細賬與部門核算總賬是否相符，部門核算總賬與總賬是否相符等，并輸出核對結果。5）部門收支分析表6）部門計劃執行報告

2、個人往來核算與管理的主要功能1）建立個人往來目錄2）個人往來初始數據的錄入3）個人往來核銷核銷方式:自動核銷和手工核銷4）個人往來賬輸出5）個人往來賬齡分析3、項目核算與管理的主要功能1）項目定義2）建立項目目錄3）項目期初與計劃錄入4）項目賬輸出5）核對項目賬6）項目統計表7）項目計劃執行報告一個科目可同時設置兩種專項核算個人往來核算不能與其他輔助核算同一設置，客戶往來與供應商核算不能一同設置。六、賬務系統期末業務處理聯系（一）期末的攤、提、結轉業務處理（有嚴格的處理順序）P52（二）自定義轉賬憑證的設置（主要涉及的業務見P52）（三）試算平衡和對賬（為了保證悵證相符、賬賬相符、應經常進行對賬，至少每月一次）（四）結賬1、通用賬務系統結賬工作的一般處理步驟1）停止本月的記賬工作。2）進行數據保護：數據保護的過程與記賬基本相同。3）進行試算平衡。4）將本月各賬戶的期末余額結轉下月，成為下月的期初余額。

2、期末結賬時應注意的問題1）各科目的攤、提、結轉工作必須在結賬以前完成。這些期末結轉業務可以采用手工編制記賬憑證，輸入計算機進行結轉，也可以利用系統提供的自動轉賬憑證設置功能設置自動轉賬憑證進行結轉。2）當月輸入的記賬憑證必須全部記賬，如有未記賬的當月憑證，系統將不能結賬。結賬后就不能再輸入該月憑證。3）上月未結賬，本月無法結賬。4）結賬后產生的賬簿和報表才是完整的，結賬前產生的賬簿和報表不一定能反映該月的全部業務。5）每月只能結賬一次，因此一般結賬前應作數據備份，如果結賬不正確可以恢復重作。6）有些通用賬務系統初始設置中需要設定每月的結賬日期，使用這些軟件必須在規定的日期進行結賬，否則系統將不予結賬。7）結賬過程同樣不允許無故中斷系統運行或關機七、出納管理的主要功能1、查詢和打印現金日記賬、銀行存款日記賬2、查詢和打印資金日報3、登記和管理支票登記簿4、錄入銀行對賬單，進行銀行對賬，輸出余額調節表銀行對賬方式：自動對賬和手動對賬自動對賬是計算機根據對賬依據自動進行核對、勾銷，對賬依據用戶根據需要選擇，方向、金額相同是必要條件，其他可選條件是票號相同、結算方式相同、日期在多少天之內。手工對賬是對自動對賬的補充，使用自動對賬后，可能還有一些特殊的已達賬沒有對出來，而被視為未達賬項，可以用手工對賬進行調整。

需分清哪些業務需手工對賬，哪些業務可自動對賬P555、對銀行長期未達賬提供審計報告6、出納簽字八、賬務系統的輸出