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文檔簡介

集團公司人事檔案管理規定1目的確保人事檔案管理的科學化、正規化，做到入檔資料真實全面，存檔資料及時更新，妥善保管，管理有序，嚴格保密，更好地維護廣大員工和集團公司的利益。2范圍適用于集團公司員工人事檔案3職責人力資源部負責收集、建立集團公司員工人事檔案,保證檔案資料齊全完整，并做好檔案的安全、保密、保護、管理工作。集團公司各單位人事管理員負責做好員工的人事檔案管理工作。4程序活動檔案管理包括基本人事檔案、檔案保密、檔案保存、檔案借閱和檔案銷毀五大部分。基本人事檔案具體包括《員工報名登記表》、《勞動合同書》、《XX集團有限公司商業、技術秘密保密機競業限制協議書》、《參保員工信息登記表》、《企業員工信息變更表》、《職務調整審批表》、《單位調動審批表》。基本人事檔案由人力資源部統一歸檔保管，并將各種信息以及證件的電子掃描件等資料錄入人事庫，建立完備的員工電子人事檔案，各單位的人事管理員需按要求做好本單位員工的人事檔案管理工作。檔案保密認真遵守保密制度，保守檔案機密，維護檔案秘密的安全。任何人不得擅自翻印、復制、摘抄和向外傳播檔案內容。經批準翻印、復制的保密材料要按正式文件進行登記和清退。4.2.3檔案移交、接收和查（借）閱必須辦理登記手續，歸還時要清點注銷。4.2.4需銷毀的檔案材料，應造具清冊，寫出銷毀報告，經鑒定小組審批后，在指定地點銷毀。4.3檔案保存本單位所有的員工人事檔案材料，由人力資源部集中統一管理，任何個人不得私自保存和任意銷毀。人力資源部檔案管理員要定期檢查檔案，作好檢查記錄，發現問題及時采取有效措施，確保檔案完整和安全。4.3.3檔案如有破損或字跡模糊，應及時修補或復制。人力資源部檔案管理員工作調動時，應在離職前辦理移交，移交檔案時，雙方應根據移交目錄清點核實。4.4檔案借閱4.4.1各單位因工作需要查、借閱屬本單位人員的檔案,須通過0A系統流程審批后辦理。借閱申請一一單位領導一一分管副總裁一一人力資源部一一人事副總裁4.4.2人事檔案管理人員應做好借閱登記，所有經批準后借閱出的人事檔案需于借閱的三天之內歸還（特殊情況可延長期限）。4.4.3借閱檔案注意事項4.4.3.1嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換和損壞檔案材料；4.4.3.2不得擅自復制（拍攝）檔案內容，如因工作需要從檔案中取證必須事先經人力資源部主管同意。借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節輕重，予以懲處。4.5檔案銷毀對到銷毀期限的人事檔案于每年定期由集團領導審批后，進行集中統一銷毀。檔案銷毀時要有二人以上，并由人力資源部門派人監銷，共同在銷毀清冊上簽字確認。人事檔案銷毀暫留：到銷毀期限的員工檔案，由于特殊原因需作保留的，檔案管理員編制員工檔案銷毀暫留清單，確認需繼續保留的期限，按審批權限審批后，繼續列入保

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