照片檔案管理規(guī)范

一、照片檔案的定義：照片檔案：國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。二、數(shù)碼照片和數(shù)碼照片檔案的定義：數(shù)碼照片是指通過掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備獲得的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。數(shù)碼照片檔案：指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的數(shù)碼照片。三、芯頁：用以固定照片、底片,并標(biāo)注說明的中性偏堿性紙質(zhì)載體，是照片冊(cè)、底片冊(cè)的組成單元。（有照片芯頁、和底片芯頁）收集范圍一、記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的照片。二、領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片。三、本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)的照片。四、記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片。五、記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的照片。六、其他具有保存價(jià)值的照片。收集時(shí)間一、對(duì)具有歸檔價(jià)值的照片，其攝影者或承辦單位應(yīng)及時(shí)整理，向檔案室歸檔，一般不應(yīng)跨年。二、依照《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》的規(guī)定，照片檔案隨立檔單位其他載體形態(tài)的檔案一起向有關(guān)檔案館移交(如重大活動(dòng)檔案)。在特殊情況下，經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門同意可以提前或延遲移交。照片檔案的整理一、整理原則：照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管，有利于提供利用的原則。照片檔案的底片、照片應(yīng)分開存放。二、保管期限的確定：保管期限按照片、底片的價(jià)值劃定的存留年限，分永久、長期、短期三種。對(duì)照片、底片保管期限的劃分按照《國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》執(zhí)行。（對(duì)照片進(jìn)行鑒定。剔除沒有歸檔價(jià)值的或重復(fù)的照片，并根據(jù)照片內(nèi)容劃分保管期限）三、照片的整理：（一）照片的分類：應(yīng)在全宗內(nèi)按保管期限—年度—問題進(jìn)行分類?？缒甓惹也豢煞值恼掌?，可按保管期限—問題—年度進(jìn)行分類。（二）照片的編號(hào)：照片號(hào)是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號(hào)、保管期限代碼、冊(cè)號(hào)、張?zhí)柣蛉谔?hào)、保管期限代碼、張?zhí)柦M成。照片號(hào)有兩種格式：格式：全宗號(hào)—保管期限代碼—張?zhí)柸纾篔015—Y—1

如采用數(shù)碼相機(jī)拍攝的照片，順序號(hào)后加“S”。

J015—Y—1S

用格式二進(jìn)行編號(hào)的，底片號(hào)和照片號(hào)可以采用合一編號(hào)法。前提是照片、底片齊全如果整理的照片里，既有數(shù)碼紙質(zhì)照片又有傳統(tǒng)照片，照片編號(hào)連在一起。底片編號(hào)和數(shù)碼照片分別編號(hào)。底片分保管期限跨年度編流水號(hào),電子版的數(shù)碼照片在存儲(chǔ)的時(shí)候編號(hào)與數(shù)碼紙質(zhì)照片的編號(hào)一致。數(shù)碼紙質(zhì)照片在整理時(shí)，順序號(hào)后加“S”。

（三）單張照片說明的填寫：

1、說明的格式：說明應(yīng)采取橫寫格式，分段書寫。其格式如下：題名：照片號(hào)：底片號(hào)：參見號(hào)：時(shí)間：攝影者：文字說明：

購買成品檔案冊(cè)的，格式已固定，只要將內(nèi)容填寫進(jìn)去即可。2、說明的內(nèi)容：題名：應(yīng)簡明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容，人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由等要素盡可能齊全。照片號(hào)：底片號(hào)：參見號(hào)：是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號(hào)。如：文書檔案J015-2005-Y-20，科技檔案J015-K1.1-11??

拍攝時(shí)間:應(yīng)用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示.1-4位表示年,第5-6位表示月,第7-8位表示日.

如：20070225表示拍攝時(shí)間為2007年2月25日。攝影者：一般填寫個(gè)人，必要時(shí)可加單位。文字說明應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或僅對(duì)題名未提到的內(nèi)容作出補(bǔ)充。

其他需要說明的事項(xiàng)亦可在此欄表述如照片歸屬權(quán)不屬于本單位的，應(yīng)注明照片版權(quán)、來源等。說明的位置：單張照片的說明，可根據(jù)照片固定的位置，在照片的右側(cè)、左側(cè)或正下方書寫。用照片檔案冊(cè)的在照片檔案冊(cè)芯頁標(biāo)注的位置書寫。題名：舟山市著名書法家王亞于2005年在舟山市檔案館向市館捐贈(zèng)100多幅其本人作品。照片號(hào)：J015-Y-5S底片號(hào)：參見號(hào)：光盤J015-Y-9拍攝日期：20051214攝影者：朱紅英文字說明：左一為書法家王亞，左二為舟山市檔案局副局長郭建明

（四）組合照片說明的填寫：

1、一組（若干張）聯(lián)系密切的照片按順序排列后，可擬寫組合照片說明。采用組合照片說明的照片，其單張照片說明可以從簡。

2、組合照片說明應(yīng)概括揭示該照片所反映的全部信息內(nèi)容及其他需要說明的事項(xiàng)

3、應(yīng)在組合照片說明中指出所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量。

4、同組中的每一張照片均應(yīng)在單張照片說明的左上角或右上角標(biāo)出組聯(lián)符號(hào)。組聯(lián)符號(hào)依次采用“①”、“②”、“③”…同組中

的照片其組聯(lián)符號(hào)相同。組聯(lián)符號(hào)不宜越冊(cè)，即一組照片一般不應(yīng)分散在不同照片冊(cè)內(nèi)。5、整理照片時(shí)因保管期限或密級(jí)的不同，有些同組照片可能會(huì)被分散到不同的照片冊(cè)內(nèi)，應(yīng)在組合照片說明中指出這些密切相關(guān)照片的保管期限、冊(cè)號(hào)和組號(hào)。6、組合照片說明可放在本組第一張照片的上方，也可放在本冊(cè)所有照片之前。（最好是放在第一張照片的上方，看起來比較直觀）總說明第一組照片為1-2張，共2張。2009年6月30日下午，我局在一樓會(huì)議室召開了浙江萬晟律師事務(wù)所、定海區(qū)“三聯(lián)”法律服務(wù)所黨支部成立大會(huì)。區(qū)委組織部副部長、區(qū)委“兩新”工作委員會(huì)書記邵情與副書記王旭東分別為浙江萬晟律師事務(wù)所黨支部、定海區(qū)“三聯(lián)”法律服務(wù)所黨支部授牌。拍攝時(shí)間：20090630拍攝者：包益坎①①總說明第三組照片為5-9張，共5張。2009年2月18日，定海區(qū)召開司法行政工作會(huì)議，總結(jié)去年工作，部署今年司法行政工作。區(qū)委常委、常務(wù)副區(qū)長張立軍出席會(huì)議并講話。拍攝時(shí)間：20090218拍攝者：包益坎③③③③③注意：單張照片與組合照片穿插的情況下：1、照片號(hào)的編寫連在一起2、組合照片的組號(hào)根據(jù)照片的組進(jìn)行續(xù)編紙質(zhì)數(shù)碼照片與傳統(tǒng)照片穿插的情況下注意：1、紙質(zhì)數(shù)碼照片的編號(hào)照片號(hào)后加S，照片號(hào)連在一起續(xù)編。2、底片號(hào)分保管期限跨年度編制流水號(hào)。電子版本的數(shù)碼照片的底片號(hào)欄可以空缺，存儲(chǔ)時(shí)用照片號(hào)代替，并注意照片號(hào)不足6位數(shù)的前面補(bǔ)零。冊(cè)內(nèi)目錄：照片檔案基本目錄的必備項(xiàng)目是：照片號(hào)、題名、時(shí)間、攝影者、底片號(hào)、備注。基本目錄的條目應(yīng)按照片號(hào)排序。照片號(hào)為：全宗號(hào)—保管期限代碼—張?zhí)?，編寫照片檔案基本目錄即可。冊(cè)內(nèi)目錄：冊(cè)內(nèi)照片目錄相當(dāng)于文書檔案老方法和科技檔案的卷內(nèi)目錄。以張或以組為單位著錄。

冊(cè)內(nèi)照片目錄

照片號(hào)題名時(shí)間頁號(hào)底片號(hào)備注照片冊(cè)的冊(cè)內(nèi)備考表、冊(cè)脊及排列冊(cè)內(nèi)備考表：本冊(cè)情況說明、立冊(cè)人、檢查人、立冊(cè)時(shí)間。本冊(cè)情況說明內(nèi)容：填寫冊(cè)內(nèi)照片缺損、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。對(duì)照片冊(cè)立冊(cè)后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題，就由有關(guān)的檔案管理人員填寫說明，并簽名、標(biāo)注時(shí)間。冊(cè)脊：照片冊(cè)冊(cè)脊的項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、保管期限、冊(cè)號(hào)、起止張?zhí)枴?/p>

2、單張照片的著錄：根據(jù)單張照片的說明編制照片目錄。

3、一組照片為單位著錄時(shí)，以一組照片為單位著錄時(shí)，題名應(yīng)根據(jù)題名擬寫要素，簡明概括、準(zhǔn)確反映一張照片在基本內(nèi)容；照片號(hào)、底片號(hào)、頁號(hào)均應(yīng)著錄起止號(hào)；時(shí)間應(yīng)著錄起止時(shí)間；參見號(hào)、攝影者可著錄多個(gè)。四、數(shù)碼照片的整理：

原則：數(shù)碼照片必須制成紙質(zhì)照片，按雙套制要求保存。（一）紙質(zhì)數(shù)碼照片按BG/T11821-2002《照片檔案管理規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)整理，并在“張?zhí)枴焙蠹印癝”，以區(qū)別傳統(tǒng)照片。如：J015-Y-16S，J015表示全宗號(hào)，Y表示保管期限，16為該全宗內(nèi)永久保管的數(shù)碼照片順序號(hào)，“S”代表該照片為由數(shù)碼照片制成的紙質(zhì)照片。（二）數(shù)碼照片的存儲(chǔ)數(shù)碼照片存儲(chǔ)為JPG或TIF為通用格式。第一種格式編照片號(hào)的（全宗號(hào)—保管期限—冊(cè)號(hào)—張?zhí)枺㎎015—Y—002—000001，第二種格式編照片號(hào)的（全宗號(hào)—保管期限—張?zhí)枺㎎017—Y—000001

（三）數(shù)碼照片在電腦上存儲(chǔ)完畢后，還應(yīng)將其和照片檔案基本目錄等一起刻成光盤，進(jìn)行脫機(jī)保存。光盤按《電子文件歸檔與管理規(guī)范》進(jìn)行整理歸檔。電子文件管理課程將具體講到這方面的內(nèi)容。一、實(shí)物檔案在一個(gè)單位檔案中所屬的位置：**單位檔案分類方案

文書DA業(yè)務(wù)DA會(huì)計(jì)DA科技DA特載DA

照片DA實(shí)物DA電子DA其他二、實(shí)物檔案的概念：是指國家機(jī)關(guān)、政黨、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、個(gè)人在從事黨政工作、生產(chǎn)經(jīng)營、科學(xué)研究等活動(dòng)中，形成或接受的以實(shí)物為載體并具有保存價(jià)值的歷史記錄。三、實(shí)物檔案保管期限的劃分應(yīng)視所反映的內(nèi)容，按照本單位制定的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和保管期限的規(guī)定》執(zhí)行。四、實(shí)物檔案的收集范圍從內(nèi)容來分：榮譽(yù)類、標(biāo)志物類、書畫類贈(zèng)品類、物證類、裝備類

1、榮譽(yù)類物品指單位受到表彰、獎(jiǎng)勵(lì)和個(gè)人受獎(jiǎng)的物品。包括：錦旗、牌匾、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、各種證書（聘書、任命書、榮譽(yù)證書…）等。

2、標(biāo)志類物品反映單位各個(gè)時(shí)期變化的標(biāo)志性物品。包括：反映單位機(jī)構(gòu)變化的牌匾、印章（撤銷單位和部門的作廢公章）、具有紀(jì)念意義的紀(jì)念章（象征城市和單位的鑰匙、牌匾等）、已經(jīng)卸任的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的名章。3、書畫文稿及贈(zèng)品類指各單位形成的和獲贈(zèng)的具有典型意義和保存價(jià)值的圖文樣品、紀(jì)念品等。包括：圖書、資料、書法、繪畫、雕刻等作品，題詞、文稿和其他手跡等。4、物證類物品指在辦理特大案件、處理重大事件、事故過程中收集的物證樣品。5、裝備類物品指單位在各個(gè)歷史時(shí)期使用過的能反映發(fā)展變化的物品。包括辦公用房等基本設(shè)施、通信設(shè)備等。一般政法機(jī)關(guān)、部隊(duì)、技術(shù)部門可能會(huì)產(chǎn)生。五、實(shí)物檔案整理：

（一）在一個(gè)全宗內(nèi)按保管期限進(jìn)行分類。（二）編號(hào)：每一件實(shí)物為單位整理，檔號(hào)為全宗號(hào)—保管期限代碼—序號(hào)，Y為永久保管，D為定期保管，序號(hào)4位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，不足4位的前面補(bǔ)“0”。如：J200—Y—0001，J200為全宗號(hào)，Y為永久保管，0001為序號(hào)固定標(biāo)識(shí)固定于實(shí)物檔案的右上角、左下角或背面等適合的位置。在實(shí)物上固定時(shí)數(shù)字可以不補(bǔ)“0”如：J200—Y—1（三）排序與保管：一個(gè)全宗內(nèi)的實(shí)物檔案分保管期限按時(shí)間先后排列。題詞、書畫、獎(jiǎng)狀、證書、錦旗等折疊后放在文書檔案盒內(nèi)，紀(jì)念品、標(biāo)志物、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物可另外存放于合適的箱柜內(nèi)保存。（四）編目：實(shí)物檔案整理