商務秘書實務精品課程項目一秘書崗位認知學習目標子項目1定位現代秘書項目任務：為自己準備一次商務秘書招聘面試事件回放：天駿秘書咨詢服務公司是一家向機關企事業單位提供各類秘書服務、咨詢工作及提供鐘點秘書服務的公司。天駿公司總經理辦公室，李總正在和行政部經理高明談話。李總：高明，現在公司事務較多，辦公室工作都挺忙的，為了讓各部門工作更有條理，公司打算招聘三位秘書，主要讓他們做一些基本的辦公事務。上個周末在人才市場初步挑選了6位秘書，你準備一下，這個星期進行業務面試，確定的人選要及時進行崗前培訓．高明：好的，我一定認真面試他們。高明回到辦公室，立刻電話通知相關人員，三天后進行面試。任務分析：我們的工作任務看似比較簡單，但是要做的工作不少。應聘者要根據秘書的崗位職責和公司人才需求，制定面試計劃。在面試過程中，既會考察應聘者的學識、技能及應變能力，還會考察應聘者的職業意識。因此其次，應聘者必須明確現代秘書的定位，制定較完善的面試計劃，做到有備無患。秘書一詞的由來及含義國際通用秘書的涵義全美秘書協會對秘書的定義是：高級官員的助手，掌握機關職責并具有在不同上司直接監督下，承擔任務的才干，發揮積極主動性，運用判斷力在其職權范圍內對機關工作做出決定。國際秘書聯合會對秘書的定義是：秘書應是上司的一位特殊助手，他們掌握辦公室工作的技巧，能在沒有上司過問的情況下表現出自己的責任感，以實際行動顯示出主動性和判斷能力，并且在所給予的權利范圍內做出決定。相關知識綜合國外關于秘書種種定義的共性：（1）秘書是一種社會職業，而不僅是一種官職名稱；（2）秘書主要是為領導服務的人員。國內關于秘書的解釋辭海》的解釋：“職務名稱之一，是領導的助手。秘書工作是一項機要性工作，它的任務是收發文件，辦理文書、檔案和領導交辦事項?！蔽覈鴦趧优c社會保障部2006年新版秘書國家職業標準，狹義秘書定義是：“從事辦公室程序性工作、協助上司處理政務及日常事務并為決策及實施提供服務的人員”。教育部全國自考辦２０００年出版的《秘書學概論》教材，廣義秘書定義是：“位居領導人身邊或領導機構中樞，從事辦公室事務，辦理文書，聯系各方，保證領導工作正常運轉，直接為領導工作服務并為各方面的事務與信息助手”。（三）綜合研究秘書的定義及現代社會對秘書人員的要求，可以將現代秘書這樣定位：1、秘書是一種職業。2、從事秘書職業的人員，是“直接為領導工作服務”的，秘書服務的根本對象是領導者。3、秘書工作，是“協助領導處理政務及日常事務”，秘書活動的根本性質是輔助管理。4、秘書活動的基本方式，是處理信息和事務。古今秘書的演變過程（一）從“神權”走向世俗1、最早的“秘書”名稱在我國，“秘書”一詞最早出現于漢代。最初的含義是指物而非指人。其工作性質相當于皇家圖書館長。2、最早的秘書工作。秘書工作是個古老的職業。秘書的出現，必須具備兩個條件，一是管理組織的出現。秘書與領導有著天然的聯系，先有領導，后有秘書。二是文字的出現，有文字才能有公文，而公文的制作、傳遞、管理，是秘書工作的重要內容。我國現存最早的公文——甲骨文書距今大約4000年我國最早的秘書——使用和撰寫甲骨文書的“巫”。巫的身份，相當于神的代言人?；蕶嘀辽系拿貢骷壒賳T歷代為皇帝起草文書，掌管印璽，提供參謀意見等從事現代意義上“秘書”一職的，有各種不同的官職名稱。那時從事秘書工作的，其實是協助朝廷處理各類事務的官員，就是有諸如藺相如、諸葛亮、張良等人，有門客、軍師之名，最終還是走向官場。明清師爺，我國的秘書工作真正走向世俗化。（二）從官職走向職業化1、國外秘書工作的社會化、職業化發展。2、我國秘書的社會化職業化發展今天改革開放后，隨著經濟發展和社會需求，秘書的工作性質、涵義發生較大變化。私人秘書、商務秘書逐漸出現，行政秘書角色開始向社會化，職業化、市場化轉變，職業秘書逐漸形成。定位現代秘書（一）明確秘書的職業角色1、從屬性地位。有人說，秘書從屬于領導。這個說法并不正確。應該說，秘書職業是從屬于管理活動的，任何有管理存在的行業，就需要秘書來協助。只要有一個行業，就要有這個行業的秘書，所以人們稱秘書為“三百六十一”行。反之，管理活動消失，秘書職業就不存在了。2、輔助性作用。秘書的職業是協助管理，在管理活動中起輔助領導、服務領導的作用。秘書是領導的“外腦”、“智囊”，是領導的左右手，在管理活動中為領導提供信息、出謀獻策、處理日常事務。（二）明確秘書的活動范圍秘書活動是圍繞領導活動展開，為領導服務是秘書第一位的基本職能，秘書活動是領導的附屬和補充，領導活動規定了秘書活動的基本范圍和工作方向，所以。秘書活動的范圍就是領導活動。（三）明確秘書的工作核心—領導意圖領導意圖是指領導人、領導班子或領導機關在指導其社會組織實現目標的過程中所提出的意見和企圖的實質，是領導提出的工作意見，是領導工作思想的具體體現。領導意圖的形成過程，實質上是領導決策的過程。領導意圖的具體表現形式往往都是通過命令、指示、決定、通知等正式文件或部署安排、簽批意見、口頭要求等非正式文件的形式進行傳達貫徹的。秘書的工作要圍繞領導意圖進行。正確領會、貫徹、執行領導意圖，是秘書工作的一個基本出發點。秘書的種類秘書是一個統稱，從不同的角度，可分為不同的類別。（見表1）（一）從服務對象來分（二）從工作領域分知識鏈接：美國“全美秘書協會”章程提出的秘書必備的9個條件1．像心理學家一樣善于觀察和理解人

2．像政治家一樣有靈敏的頭腦

3．像外交官一樣有瀟灑的風度

4．有調查各種棘手問題的豐富經驗

5．有良好的速記能力及文字功夫

6．諳熟各種商業往來中的法律關系

7．能熟練地使用各種辦公自動化

8．具備相當的金融和稅務方面的知識

9．能熟練地對各種文件資料進行整理子項目2認知秘書工作項目任務：前往聯系單位走訪（觀察）一位資深秘書，整理出一份秘書日常工作內容表事件回放上班第一天畢業于名牌大學的林英躊躇滿志地踏上了秘書的工作崗位，經過一系列的面試競爭，她終于獲得天駿公司的秘書一職。今天她上班的第一天，一路上林英想象著她的工作：在電腦桌前熟練地進行腦操作；用流利的英文為總經理書寫函件；聚光燈下，從容地主持對外活動……她興沖沖地趕到辦公室報到，經理淡淡地看了她一眼，然后吩咐說：“請林小姐先把辦公室收拾一下?！绷钟⒁汇叮⒓窗凑战浝淼姆愿雷隽似饋?，將辦公桌上東一堆西一堆的文件整理歸位，將茶幾上喝過的杯子、裝滿煙蒂的煙灰缸洗干凈，然后對辦公室的地面進行除塵，這一切做完以后，林英對經理說：“辦公室收拾好了，請問經理，還有什么吩咐？”林英心想，這下該讓我起草文件了吧。可是沒想到，經理頭也不抬地說：“請幫我倒杯水?！庇谑橇钟⑴萘艘槐瓱岬牟杷肆诉^去，“對不起，要的是白開水?！苯浝頁]了揮手說，林英趕忙又去換了一杯熱的白開水?！皩Σ黄穑中〗?，我要冷的水”，經理有點不耐煩地說，她只好去換第三杯水，這才讓經理滿意。這以后，經理又吩咐她去做了很多的瑣事：寄信、購買打印紙、煮咖啡，等等，一整天就這樣匆匆過去了。第一天的工作經歷，讓林英很失落，苦讀了四年大學，為了提高英語水平，熟練操作電腦，甚至本末倒置，白天上課懶洋洋，晚上拼命讀夜校，為的就是能獲得體面的外企秘書職業，沒想竟然要像傭人那樣為別人打掃衛生、端茶倒水、跑腿，這些不讀書也能干的事為什么要讓秘書來干，林英的心里充滿了困惑。任務分析：這件事說明了秘書工作的性質，具有專業性、服務性、繁雜性的特點。一個秘書，在領導工作需要時必須盡職盡責，不能對職責范圍內的工作視而不見，一味認為自己是專業人才，服務性工作不是自己做的。如果你是林英，你該怎樣做好這件事？通過整理秘書工作內容表，你認識到了秘書工作的特性嗎？相關知識一．秘書工作概述。秘書工作，又稱為秘書實務工作，是指協助領導處理政務及日常事務時所進行的各項輔助性工作。這一涵義，反映出秘書工作的服務性、從屬性、事務性、綜合性和專業性等基本特性。秘書工作的內容幾乎與領導工作內涵相等，但秘書工作特征卻是輔助的作用并須是提供服務，現代秘書工作與領導活動的關系，準確地指明了現代秘書工作的服務性和從屬性這一本質特征。秘書工作總是圍繞著領導活動的全過程進行的。有領導活動，就有為領導活動服務的秘書工作。領導的職責，是制定并實施決策以掌管全局。而領導者不可能事必躬親，這就需要秘書人員做領導的助手，為領導處理各項日常事務性工作，也就決定了秘書工作具有事務性與綜合性特征。秘書工作從屬于領導工作，領導的管理活動既綜合又專業，為其服務的秘書工作必須有與之相適應的專業能力和技巧，因此，秘書工作具有專業性特點。二．秘書工作的基本內容。秘書工作的基本內容與秘書崗位職責分不開，秘書和秘書部門承擔著領導層與被領導層、職能部門之間、本機關和外部有關公眾及本機關與上、下級機關中介溝通的任務，是上情下達，下情上報，聯系左右，溝通內外的樞紐部門。從下表我們可以看出，秘書工作的大致內容，歸納起來，秘書實務工作可以分為以下幾大類：具體有以下工作：（一）日常事務辦理事務辦理是秘書工作的重要內容，包括辦公室環境管理、用品管理、常用設備管理，辦公室日常事務、對外接待與溝通，以及領導臨時交辦事務及突發事。（二）文書工作文書工作包括根據領導意圖的文件撰擬、修改、印制、校對、裝訂、寄發等發文工作；登記、分揀、擬辦、傳閱、辦理等收文工作；整理、立卷、歸檔、保管、利用等文書檔案的處理工作。文書工作在秘書工作中占的比重很大，有的甚至占秘書工作總量的三分之一。（三）會務操辦

秘書工作中的會務操辦指的是會前的大量籌備工作，會議期間的大量事務服務，會后的落實工作、整理工作和信息反饋工作等。（四）信息工作秘書信息工作，是圍繞領導活動和組織管理需要開展的對各種相關信息的收集、處理、傳遞、貯存提供利用、反饋等一系列目的明確、真實可靠、及時全面的信息服務。（五）參謀輔佐秘書參謀輔助主要指秘書在為領導者提供綜合輔助和公務服務中為領導決策出謀獻策、提供參考方案及有關依據；在與領導主輔配合的工作實踐中，發現決策實施中的不足與偏差，及時反饋。三．秘書常規工作秘書常規工作就是根據上司的日常工作安排和指示，去處理一些非決策性的事務，包括瑣碎的雜事，從而使上司能夠進行管理和決策。這一類工作基本形成規律，存在于秘書每天的工作常規中。從下面兩個例子我們可以具體了解一下秘書工作的常規。某外資企業秘書的一天(大學英語系畢業，己做了一年的秘書工作，直接上司是公司副經理，外國人)上司秘書8：30到公司馬上將空調、電腦、打印機等設備的開關打開，查收E-mail，將傳真，信件等分類登記，澆花等上班與秘書見面8：45沖咖啡，與上司簡短會面，報告E-mail內容(一邊喝咖啡)開始工作與公司的人一起開會處理國內外的電話與接待國內外的來賓空閑時間錄音回答傳真和E-mail9：00開始工作(利用耳機)聽前一天上司的錄音信件并錄制，發送信件，復印，接聽，轉達電話等10：00對收到的郵件進行分類，將需要上司處理的送給上司在外面吃飯12：00與上司和其他的外國人去外面吃飯(但通常是和日本女職員在一起)繼續辦公室的工作13：00繼續錄制磁帶接待客人14：00對收到的郵件進行分類，將需要上司處理的送給上司和秘書商議工作15：00沖咖啡，和上司一起商量上司出差時的要訂的飯店傳真，信件的錄音等等15：30完成要發出的文件，錄音，整理文件，接聽電話等18：30下班下班19：30其他主要工作：復印在外出差的上司發送回來的信件，并向國內外發信，與上司保持電話聯系等。上司雖不在，但工作仍然很多。另外，要將文件翻譯成英文。如果上司準備宴請客人，那么秘書要為宴會作準備(如時間、地點和費用等等)。此外，還要幫上司辦理買的轎車手續、上司的住宅物業管理費自動支付的手續等這樣一些工作范圍之外的工作。在日本某企業秘書科工作的女秘書的一天(大專文學系畢業在人事科工作1年后調到秘書科己3年，直接上司是公司常務董事)8：00打掃上司的辦公室、接待室等房間，查點備用物品8：30通過閉路電視進行早上碰頭會8：35為上司泡茶，確認當天的日程安排通知秘書科科長在接待室接待預約好的客人8：50有傳真的話，根據上司的指示回復9：00接聽電話，將前一天來訪客人的數據輸入電腦中的顧客名錄，整理報紙雜志和剪報等等9：45郵件到達后進行分揀，將緊急的信件和包裹分發給收件人10：30接待客人，給沏茶等11：40上司外出，將上司交待的文件打完12：00午休(秘書科有辦公室“午休輪流值班”的制度，但當天輪休，所以與同事外出)13：00回到辦公桌前，整理剪報，接聽電話等等13：10上司回到公司，給上司沏茶，報告電話留言，領回上司上次出差是的單據，核算出差費用14：00根據秘書科科長的指示，復印并打印文件14：30招待客人，給沏茶15：10休息(秘書科有辦公室“午休輪流值班”的制度)15：25回到辦公桌前繼續起草報告(計劃明天寫完)15：30為公司常務會準備咖啡16：0016：30幫專務的信寫好之后，制作文件信封，并送到郵政局去寄走常務會結束后清理會場，打印出第二天上司的工作日程表，交給上司17：10上司出門辦事，秘書整理未完成的文件17：30下班其他主要工作：預訂飯店、為上司準備午飯、從銀行提取現金，準備婚喪禮品、按指示打掃秘書辦公室、給會議準備茶水等從這兩個表中，可以發現這兩種秘書的工作有許多共同點，同時，也可以看出秘書工作也會由其上司的國籍、企業的規模、業務種類和與上司的協調程度等而又有許多不同?？偨Y上面2例，秘書日常工作程序可以用下表表示：項目訓練某日上午約十一點左右，天駿公司總經理秘書高明正在辦公室起草文件，接到李總電話。李總說下午兩點有重要客人來訪，客人喜愛龍井茶，叫行政部準備一下。于是高明叫新來的秘書小娜去通知行政部的人準備。小娜一開始打電話給行政部，沒人聽，于是就親自去行政部通知，不久回來了。下午下班前，李總把高明叫到辦公室臭罵一頓，問為什么不給客人泡龍井，只上普通的袋裝茶。高明回來問小娜怎么回事，小娜說，她去行政部時，那里沒人，她就在負責接待的人桌面留下便條。高明說：“既然負責接待的人員不在，你為什么不能自己給準備一下客人用的龍井茶？”小娜脫口說：“我是秘書，不是泡茶的！”這話不久就傳到老總那里，幾天后，小娜被解聘了。（案例改編自《我是職業秘書》譚一平著）問題：小娜的做錯了嗎？如果你是小娜，你會怎樣辦理這件事呢？子項目3做一個好秘書項目任務：畫一個淡妝，穿職業裝，進行一次班級內職業形象設計暨應聘面談大賽事件回放：三月的一天，窗外春光明媚，但天駿公司的會議室里卻充滿了凝重、嚴肅的氣氛。會前，總經理李豐給大家講了這樣一件事……肅靜的會議室里，公司與港方的談判即將進行，雙方將就今后的合作達成協議。談判開始后，大家發現坐在李總一旁的薛秘書穿著非常休閑：一件胸前印有圖案的T恤衫，藍色的牛仔褲，白色的旅游鞋。負責送茶水的助理秘書更是花枝招展，耳環閃閃發光，手鐲晃來晃去，高跟鞋叮叮作響。每當她進來送水，會談不得不停歇片刻。香港客人開了個玩笑：“李總，最好讓這位漂亮小姐參加選美去?！备凵痰脑挘速澝?，還有別的意思嗎？李總把問題留給了大家。任務分析：一個職業秘書，不僅要是專才，更要是通才。必須在道德修養、專業技能、氣質風度等方面都有較高素質。如果你參賽，你將會為完成項目任務做哪些準備工作？相關知識一．秘書必須具備的良好職業道德以德為首，德在能先，是我國幾千年來衡量一個人的重要要求。傳統文化觀念如此，現代企業管理也是如此。秘書，因其崗位和工作內容的特殊性，對職業道德要求尤為嚴格。所謂職業道德，是指擔負不同社會責任和服務的人員應當遵循的道德準則。它通過人們的信念、習慣和社會輿論而起作用，成為人們評判是非、辨別好壞的標準和尺度，從而促使人們不斷增強職業道德觀念，不斷提高服務水平。秘書人員的職業道德素養，主要有以下幾個方面：一、忠于職守秘書人員應忠于職守，大而言之是忠于國家和人民利益；小而言之，要忠于本職工作。忠于職守的另一個含義是對工作認真負責、一絲不茍忠于職守還意味著恪守本分，甘當助手、配角，甘當無名英雄，不越權或濫用職權。二、嚴守機密秘書俗人員接觸內部文件多，參加重要會議多，在領導身邊的機會多，總而言之，接觸機密多。秘書人員要嚴格執行國家有關保密規定，嚴守黨和國家的機密，不利在任何場合向任何人炫耀和泄露，以免給黨和國家造成損失；企業的秘書人員，也要遵守企業制度，嚴守商業機密，以免給企業造成損失三、講求效率秘書人員一定要注重工作效率，在日常工作中，當場可以辦理的事，就不要說“研究研究”；當日可以處理完的，就不要推到明天；急辦的事就要馬不停蹄地去辦。總之，要把公文處理的時間壓縮到最低限度?！袄讌栵L行”應該是秘書人員的工作原則和應有作風。四、善于合作秘書人員工作頭緒多、涉及面廣，又往往環環相扣，非單槍匹馬所能完成，如果一環疏忽，就會全功盡棄。秘書人員要善于同他人合作，密切配合，步調一致，才能順利完成任務。善于合作既要求對同事尊重和理解，也要求公允地與同事分享勝利的成果，分擔失敗的責任。五、恪守信用秘書工作嚴謹慎密、責任重大。必須在工作中忠職守、人際交往中恪守信用。包括約定會晤、安排會議、組織聯絡、收發函件、傳遞文件都要準時；接受任務如不能近期完成，必須及時匯報，不能拖延或擅自改變。恪守信用還包括決不輕而易舉允諾別人所托而自己又力所不能及的事情，一旦允諾就應該盡一切力量去辦到。六、文明禮貌秘書人員在工作中待人接物一定要文明禮貌，舉止大言、談吐文雅、常帶微笑。二．秘書的職業素養

【閱讀材料】小琳是北京萬通機械股份有限公司總裁辦的秘書。由于機械加工行業的利潤率越來越低，所以，公司決定開發系列納米產品，以形成新的利潤增長點。這天，公司召開臨時董事會，討論投資納米產品項目的問題。由于大多數董事過去都是從事機械加工的，對“納米”沒什么了解，所以，盡管技術總監用原子、電子負荷等理論解釋了好久，大家仍然感到有些云里霧里。眼看著會議陷入僵局，總裁有些坐不住了，這時，坐在他身后負責會議記錄的小琳悄聲問他是否可以讓自己解釋一下什么是納米?？偛民R上點頭，于是，小琳用非常通俗的語言解釋了什么兇瞿擅?、纳卯a品的功效……會議收到了預期的目的。會議結束時，總裁宣布讓小琳負責公司整個納米項目的協調工作。小琳的表現讓總裁和公司的其他董事對她刮目相看，但對小琳來說，這實際上是水到渠成的事。小琳是英語專業的碩士畢業生，半年前來到總裁辦工作，平時也只是打雜，如接電話、取文件、寫通知?。登刷不茹暭s菏譴蟛男∮茫械轎銜綣約毫“雜”都打不好，領導是不會把更重要的工作交給自己的。過去她對“納米”也沒多少了解，上個月的一天，總裁讓她到四樓的研發部取份材料，說自己剛給技術總監打過電話。技術總監給她的是一份公司開發納米產品的可行性報告。她習慣性地仔細閱讀了自己經手的材料，看完可行性報告之后，她預感到公司有可能要進行這方面的投資，于是，她開始注意收集有關“納米”的材料。她不僅注意收集信息，而且還充分利用自己工作上的便利條件，在與研發部打交道時，注意跟有關人員“套磁”，如經常開開玩笑說說笑話，向他們請教有關納米方面的一些問題。見總裁辦秘書向自己討教，工程師們自然誨人不倦。久而久之，小琳不僅積累了豐富的納米知識，而且還與從事納米產品前期研發的工程師們建立了良好的關系。這樣，當總裁讓她負責協調整個項目時，她早已胸有成竹了……（選自譚一平《我是職業秘書》）分析上面材料，可以看出，現代企業中，領導視秘書為左膀右臂，一個職業秘書素質的強弱高低，直接關系到工作的質量與效率?，F代秘書的職業化，要求從事這一行業的人員必須具備較高的素養。（一）知識結構既博學多才又系統精深秘書的知識結構通常被稱為“金字塔結構”。如圖：具體而言，有：1．廣博、扎實的基礎知識常言道，秘書，要上知天文，下知地理；前知五百年秘書，后知五百年。這就是說秘書知識的廣博性。秘書應該具備的基礎知識主要包括以下幾類：政治哲學和文化基礎類知識。這是從事秘書工作最起碼的知識。小學、初中乃至高中時就已學了這些基本方面的知識。當然，還需要不斷更新、擴展這些知識。法律政策類知識。包括憲法、法律、法規、政策。秘書工作政策性很強，秘書人員如果沒有較高法律政策方面的知識修養，就無法更好的為領導服務，嚴重的還會造成法律后果。因此，秘書人員學習和掌握必要的法律政策知識尤為重要。秘書人員應當根據工作需要，在掌握一般的法學和政策理論基礎上，有針對性地學習有關的法律政策知識。重點有兩個方面：一是同秘書工作有關的法律、法規、規章、政策；二是同服務單位的業務活動有關的法律、法規、規章、政策。2．精深系統的專業知識專業知識指秘書在工作范圍、工作職責和工作內容內應掌握的知識。這部分知識是秘書知識結構體系中的核心部分，也是區別于其他專業人才知識結構的標志。主要有秘書學、文書學、公文寫作學、信訪學、會議學、調研學、檔案管理學以及現代通信知識、辦公自動化知識等等。只有精通并能熟練運用秘書學科專業知識，才能成為合格的秘書人才。3．多樣的輔助知識輔助知識對秘書人員的作用是豐富頭腦、開闊視野、擴大思路、提高工作效率。主要包括：管理學知識，公共關系學知識，心理學知識，經濟學知識等方面的知識。秘書所在部門的業務知識。秘書人員所服務的單位都有其特定的業務活動范圍，了解這些知識能使秘書人員寫材料不說外行話、提建議不當門外漢，使自己工作更具有針對性和科學性，當好領導者的參謀與助手。此外，秘書人員還應掌握一些諸如決策學、咨詢學、預測學、人才學、創造學、情報學、編輯學、新聞學、傳播學、社會學等發面的知識，擴大自己的知識面，以便使自己在工作中更加得心應手、揮灑自如。（二）優良的心理素質1、培養堅定地意志秘書人員要鍛煉和培養自己堅定意志的毅力，在確定目的和接受任務時，要加強自覺性，克服盲目性；在遇到困難和挫折時，要堅忍不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而廢；在復雜的情況下辦文辦事，協助領導處理問題時，在多出主意，有自信心，當發現問題時要及時上報，做錯事及時改正。對于一個既要參與政務，又要管理事務的秘書，如果不具有這種始終如一的中心意志，他的工作就會虎頭蛇尾，有始無終，難以令人滿意。有了這種貫穿始終的中心意志，他就能兢兢業業，滿懷信心，勝利到達理想的彼岸。2、養成隨和的性格性格是表現在人的態度和行為方面的比較穩定的心理特征的總和。秘書作為“內管家”，工作的特殊性，對秘書人員的性格要求也不同，必須具備以下方面：⑴豁達開朗：秘書的位置特殊，常常與各種各類人打交道，在處理事務中，常會引起誤解和不滿。因此，秘書人員的性格中很重要的一方面就是對人對事需要豁達、開朗，即在堅持原則的前提下采取寬容、忍耐的態度。對于所服務的領導者要多加體諒．主動熱情，細致周到。對同志熱情、關心、樂于助人?；磉_、開朗還能給人以歡樂，給人以勇氣，團結同事共同工作。⑵意志堅強：秘書工作是一項十分繁重而復雜的勞動，秘書必須具有堅韌不拔、百折不回的毅力，克服各種困難，實現自己的職能。秘書要有較強的心理承受能力，對來自領導、基層和外界的種種壓力能夠從容應付，任勞任怨。秘書在輔助領導的過程中，要能夠堅持原則，實事求是．自覺抵制不正之風，做領導忠實的參謀和助手。秘書還要嚴于自律，自制力強，努力克服自身的缺點和不足，成為一個意志堅強的人。⑶敏捷應變：秘書不僅要有意志堅強不屈的性格，還要有機敏靈活的性格。秘書工作涉及面廣、變化性強，秘書要有敏銳的觀察力和迅速的判斷力，善于溝通，長于協調，既不喪失原則，又不激化矛盾。特別是在遇到突發事件和復雜情景時，能夠機警靈活，隨機應變，使問題得到及時而恰當的解決?？梢哉f，現代秘書工作對秘書的適應能力和應變能力提出了很高的要求，那種墨守成規、反應遲鈍、不講求效率的秘書已不能適應現時代的需要了。⑷幽默風趣：秘書工作內容繁雜，壓力很大，有時不免產生煩躁、厭倦之情。具有幽默感的秘書，則能以出眾的機智和精美的語言化解困境，超越挫折，獲得良好的心境，保證工作的順利進行。秘書在交往活動中運用幽默，可以使人感到輕松，易于溝通情感，取得理解，消除陌生和緊張，營造和睦的交際氛圍。因此，秘書應該具有幽默的性格。⑸友愛合作：秘書應有友愛合作的性格，寬容待人，助人為樂，不與別人斤斤計較，不因小怨小隙而存嫌。對于所服務的領導者要多加體諒，主動熱情，細致周到。對于現代秘書部門的其他工作人員，要開誠布公．謙遜虛心，嚴格要求自己，維護集體的團結。3、保持興趣優秀的秘書應自覺培養對本職工作的興趣，以百倍的精力、滿腔的熱情投入其中。培養了良好的興趣，能使之在工作中產生愉快、興奮的積極情緒體驗，自覺提高職業素質，高效完成工作任務。另外，還應培養業余興趣，以豐富生活、陶冶情操、增進身心健康。4、調節和控制情感優秀的秘書應自覺培養自己良好的情感品質，清醒把握自己的情緒狀態，保持穩定的心境，能鎮靜、從容、敏捷、果斷地處理問題。要加強情操的修養，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感（三）優雅大方的職業形象秘書部門是企業的窗口部門，秘書形象往往代表著單位的形象，形象對秘書人員至關重要。秘書的職業形象包括個人的儀容儀表，談吐舉止等方面。1、儀容。儀容指發式，面容，手腳等身體未被服飾遮蓋的部位。秘書儀容基本要求是整潔有生氣，精神面貌充滿活力。（見下表）2、儀表。指服飾裝扮。常言說，服裝是人的第二張皮膚，可見服飾的重要性。秘書服飾講究四個原則，分別是：符合場合、時節、身材和色彩的要求。國際社交場合，服裝大致分為禮服和便裝。正式的、隆重的、嚴肅的場合著深色禮服(燕尾服或西裝)，一般場合則可著便裝。目前，除個別國家在某些場合另有規定（如典禮活動，禁止婦女穿長褲或超短裙）外，穿著趨于簡化。

我國服裝無禮服、便服的嚴格劃分。一般而言，工作場合，男女均著職業裝；社交場合，中國男子通常著上下同質同色的中山裝，或著上下同質同色的深色西服并系領帶，配穿同服裝顏色相宜的皮鞋；女子穿旗袍或禮服連衣裙。非正式場合(如參觀、游覽等)，可穿各式休閑裝、民族服裝、裙裝，配顏色相宜的皮鞋或布質鞋。3、舉止談吐（1）規范的姿態站立有精神、挺拔坐相穩重、端正行走步伐輕松敏捷（2）規范的表情。保持微笑，目光注視對方（3）規范的手勢。手勢不宜單調重復，打招呼、致意、告別、歡呼、鼓掌都要注意力度大小、速度快慢、時間長短，不可過度。向人致意、鞠躬、介紹、遞物、接物都要誠心誠意，表情和藹可親，神情專注。握手也有先后順序，應由主人、年長者、身份高者、婦女先伸手，客人、年輕者、身份低者見面先問候，待對方仲出手后再握。但年輕者對年長者、身份低者對身份高者時應稍稍欠身，雙手握住對方的手，以示尊敬。男子與婦女握手時，應只輕輕握一下婦女的手指部分。多人同時握手，切忌交叉進行，應等別人握手完畢后再伸手。男子在握手前應先脫下手套，摘下帽子。握手時應雙目注視對方，微笑致意。三．秘書的職業能力1991年初，以美國的代表西方國家為聯合國秘書長選定了協定的條件：具有領導，籌劃和組織眾多國家職員的管理能力，能流利使用聯合國兩種的工作語言，具有作為領導人物感人的魅力和有溝通人際交流思想的能力。以下所說的是一般秘書應具備的能力。1、辦事能力。秘書活動具有強烈的事務性特征，辦事成為秘書一項基礎和經常性的工作，因此，精敏的辦事本領是秘書素質之一。要具有一定的辦事能力，必須做到“知識面廣，頭腦清楚，思維敏捷，手腳勤快，經驗豐富”。這是基礎。辦事能力是多種能力綜合成的，如理解和領會能力，分析能力，應變能力。2、交際能力。秘書部門是溝通上下左右的樞紐部門，秘書每天都要接觸各種人，與他們相處。秘書只有善于交際，才使人容易接近，也容易被人依賴，辦事的成功率才高。人的社會性決定了人際交往的必要性，人際關系是在雙向的、互惠的，積極主動的交往中形成為發展。交往方法的正確與否往往影響工作的成敗，美國成人教育家戴爾卡耐基在調查了無數明顯巨商、軍政要員之后認為，一個人事業的成功，只有15%是由于他的專業技術，另外85%要靠人際關系和處世技巧。3、表達能力。包括口頭