高效的問題解決方法：問題分析與表達

2013年08月結構化思考圖表化表達第一部分結構化思考如何分析問題分析問題的態度在分析問題的開始，要樹立解決問題的態度，積極尋找改善和提高的方法，避免消極回避問題指出型問題解決型-這么做不可以.-迄今為止的方法是不可行的.-即使做了也沒用.-…是不好的方法./會很困難.-換種方法也許可行.-一起想想有沒有更好的方法.-先試著做.-…可能很好./會有效的.“尋找可行的方案，代替不行的理由”解決問題的過程以積極的態度，在經驗的基礎上，加上邏輯推理和直覺型思考，能更有效地解決問題更有效地解決問題合理的思考經驗,記憶,信息直覺性思考理性直覺分析問題的三原則在分析問題的整個過程中，都要遵守三條最重要的原則：結果導向、假設導向和事實導向明確計劃的目標,事先思考能更加有效達成的方法,并付諸行動實際解決方案/期待結果設定材料收集和報告書的預想樣式和結果工作的全過程都能有全體觀念能夠提高工作效率更容易接近預期結果在開始收集,分析情報之前,對其過程,結果/結論進行推理和思考設定調查材料的方向制作調查工具

(假設Base)能夠排除浪費(經營資源/時間)成功率(2次以后)提高加強判斷力/創造力避免日常工作中經常出現的用常識或偏見判斷,一切從客觀事實出發現場調查,材料分析OutputImage完成

(材料收集/報告書)能夠避免常識和偏見影響解決方案概念主要內容預期效果事實導向假設導向結果導向解決問題“狼來了的故事”結果導向兩層含義：一是在動手之前仔細考慮要完成的目標和達成目標的方案，二是在分析和實施的過程中始終牢記最終目標

交付前

Check預測時間掌握工作量(預先制定

工作步驟)普通情況希望的Approach

確認

工作步驟

確認Mission確認目標判斷開始工作工作交付延期YN先考慮交付和

Output,針對

output預想情況決定

工作步驟投入時間和品質關系到

能不能按時交付,所以時刻考慮目標決定Output水平.開始工作的時候，也要把80:20法則放在心上.關注大畫面80/20原則在有限的時間內，花更多的時間考慮和分析如何做，比盲目努力能取得更大的成果Output趨向Approach一般Approach時間/努力10080201008020Output?單純努力是不夠充分的.

只有有目的(Output)才能檢驗

“好的開始就是成功的一半”的俗語

做好比無條件地埋頭苦干更重要假設導向課題結論假設修正假設修正假設修正假設修正2,3回

反復思考的

Point?快速地做出假想結論?重視直覺，大膽求證解決方法分析假設的實質是“在你開始解決問題之前找出問題的解決辦法”，快速的定義、創造和檢驗假設，既能減少探索問題的時間，又能提高判斷問題的能力先摘好摘的果子假設導向惡性循環有點關系的都進行分析

疲倦地分析反復不必要或可有可無的分析導致未能完成必要分析追加分析and-比發現問題更重要的是“怎樣改善”分析之前設定答案,為了得到答案進行必要但最少量的分析分析問題點假設最終材料為中心的Approach我們怎樣做？我們是否應該這樣做？建立初始假設后快速進行證明或證偽，可以使分析更加有效，從而提高決策的效果甭想把整個海洋煮沸事實導向在足夠事實和信息的基礎上，不僅能提高解決問題的效率，而且能加大解決問題的效果效率效果信息量信息收集量信息活用量信息積累時間Idea/智慧的量(問題解決方案)100%30~50%知識量事實導向—信息來源由于分析需要以大量的真實信息為基礎，所以平時就要有意識地積累信息和相關解決方案充分的資料源(Data)業內專家Internet日常交流CaseStudy各類培訓海關/協會資料政府統計查找專業展會/研討會專業書籍/雜志個人信息銀行不要重新發明輪子結構化分析問題為什么要結構化沒有結構觀點站不住腳利用結構強化思維結構化分析問題—MECEMECE(MutuallyExclusive,CollectivelyExhaustive)面臨紛繁的表面現象，要結構化分析造成問題的原因，其中一個重要的原則是MECE結構化分析問題—MECEMECE非MECEBACABCABAB重復的部分AB是ME,但不是CE.(例)全體:生物

A:哺乳類

B:魚類

AB隨是CE,但不是ME.(例)全體:女性

A:已婚

B:未婚

C:OLAB既不是ME也不是CE.(例)全體:Class學生全體

A:數學好的學生

B:語文好的學生

結構化分析問題—MECEMECE非MECE人類20歲以下20-30歲30歲以上老人人類男性女性結構化分析問題--邏輯樹LogicTreeABCA1A2B1B2C1C2C3MECEMECEMECEMECE根據問題劃分邏輯樹之后，要對其進行MECE的判斷，然后根據調查事實和經驗進行篩選，找出關鍵驅動因素，這個過程通常可以通過頭腦風暴來實現簡單邏輯樹范例頭痛身體精神外部內部壓力，緊張多疑撞傷過敏惡劣天氣流感腦瘤腦積水頭痛原因分析簡單邏輯樹范例邏輯樹也可以采取別的形式表現，比如用魚骨圖進行分析FileDelayPersonalConditionRelatedDept.PC設備老化制度不完善辦公室條件太差時間管理缺乏前期資料積累不足業務技能欠缺提交資料質量差相關人員不負責任不合作態度辭職出差培訓休假文件提交延遲原因分析邏輯樹練習我們可以在哪里做廣告？邏輯關系分析在對思想和觀點結構化整理后，再對其之間的關系進行邏輯分析，通常使用兩種辦法：演繹推理、歸納推理鳥會飛演繹推理歸納推理我是一只鳥因此我會飛我會飛，因為我是鳥波蘭將遭到坦克入侵法軍坦克已抵達波蘭邊境德軍坦克已抵達波蘭邊境俄軍坦克已抵達波蘭邊境整理分組的最好方法，就是仔細考慮一組思想之間的關系，整理出清晰的、有較強關系的觀點結構客戶對市場調查數據不滿意：1）提交報告的周期不恰當2）銷量數據不可靠3）獲得銷量數據的時間太遲4）調查數據與實際數據不吻合5）客戶希望報告的格式有所改進6）客戶希望去除無意義型號數據7）客戶希望突出說明特殊情況8）客戶希望減少手工計算問題種類：1）時間不好2）數據不符合要求3）格式不對為什么產生該問題：1）收集的數據不可靠2）報告的格式混亂3）生成報告的時間太晚確定一組思想的類型將同一類型的思想歸類找出各類思想間的關系邏輯分析理清因果關系對于復雜的分組，先簡化內容，再考慮其邏輯關系，仍然能得到清晰的結構，方便聽眾了解一家公司希望了解它的電信業務存在的問題和改進方向，方案如下：1）分析現有的設備和使用情況2）確定需要更多電信支持的主要業務3）制定電信服務的目標4）組織研究人員進行評估5）檢查與電信服務商的關系6）確定主要的技術選項7）控制內部電信成本8）擬訂設備使用政策9）檢查現在的通信聯系10）決定組織的方式該電信公司可以采取的方案：1.制定電信服務的目標（3）----分析現有的設備和使用情況（1）----確定需要電信支持的主要業務（2）----檢查現有的通信聯系（9）2.成立項目組，選擇適當的設備（4）----確定主要的技術選項（6）----擬訂設備使用政策（8）----檢查與電信服務商的關系（5）3.建立公司管理框架（10）----任命電信中心經理（？）----建立成本控制系統（7）混亂的思想經過邏輯分析的思想邏輯分析協助歸類分組邏輯分析尋找解決辦法深入思考思想之間的邏輯關系，不僅能明確揭示問題，而且還有助于找到解決問題的辦法

某印刷廠問題1）排版工作效率低2）對每項排版采用相同的工序3）對簡單任務的報價不具競爭力4）無法按時完成5）工資偏低6）人員短缺7）加班過多8）排字和手工排版上的效率低于平均標準?低工資缺少員工無法按時完成加班過多成本過高價格無競爭力工序無區分效率低于平均水平生產效率低下??????67？351482成本高生產效率低加班過多思想間邏輯關系分析問題解決方法欲降低成本簡化步驟增加工資針對某些任務針對所有任務解決方法：省略制版過程中不必要的步驟，并且將工人工資提高到具有競爭力的水平邏輯分析練習裝水問題：你站在一個池塘邊，身邊有兩個形狀不規則的塑料桶：一個可以裝3升，另一個可以裝5升，請問如何可以帶回1-8升內任意整數體積的水？黑白帽子：一個屠夫抓了100個人，讓他們面朝一個方向排成一豎列，然后給他們分別戴上帽子，帽子只有黑和白兩種顏色，每個人看不見自己帽子的顏色，只能看到自己前面人帽子的顏色，但可以聽見后面所有人說的話。

屠夫會從100號開始要他猜自己帽子的顏色，如果猜中則可以生還，猜不中則被處死。然后再問99號，以此類推。

請你給他們想一個方法，能讓盡量多的人生存。發現數字的規律某IT硬件代理商提貨波動圖分析Y=(SQRT［∑(Xn-AVG(X))*(Xn-AVG(X))/n］)/∑Xn(Y)(Time)2001.01.2002.01.2003.01.2003.10.旺季提貨最均勻“兩個規律”銷售壓力逐漸增大發現數字的異常LCDFlatronFCDTNormal????200220032004Q1Q2Q3Q1Q2Q3Q1Q2Q3Q4?Total顯示器平均價格下降趨勢下降率年平均下降率1,1207542,8621,2941,2561,9321,1101,0097616372,3079367996212,0808207101,0691,200*:2001~2004平均水平Unit:RMB“LCD比重大幅度上升”轉折期LCDShortage清華同方VendorShare趨勢圖尋找數字異常的原因兩個實際問題常用分析框架CPL有效數據核心問題MECE分類細化問題點解決辦法剔除無效數據重復數據同一來源重復1)頁面禁止重復提交

2)輸入時對手機和郵箱做唯一性驗證不同來源重復整理成標準EXCEL導入后臺進行唯一性判斷信息錯誤寶寶年齡超標6歲以上剔除，小年齡端暫時保留但不發體驗品姓名地址等信息不對1)客戶端提供標準化輸入框,并進行錯誤提示

2)在服務器端利用判斷規則進行排查

3)結合人工審核和過濾作弊數據同一IP提交記錄IP并對重復IP進行標注不同IP提交結合人工審核和過濾技術部交活延期核心問題MECE分類細化問題點解決辦法技術實現延期需求方因素需求不清晰或太難1)對于需求中的每個細節進行論證

2)強化需求人員的書面表達

3)了解技術部門的能力結構提出需求時間太晚預先了解需求實現可能需要的時間和技術部門目前的任務安排過程中需求變化1)在需求提出時盡量考慮到異常情況

2)需求變更時第一時間告知技術部分并評估對工期的影響驗收標準不明確1)根據需求確定驗收細節和驗收人

2)驗收有異議時,請第三方做評判實現方因素需求理解有偏差接受任務后,給出實現方案和進度的反饋工期預估有偏差1)確認任務的難點和重點,準確估算時間

2)考慮現有人員的富裕時間和工作能力過程中有其他任務通知需求方進行協調實現后未做結合測試確保功能可以正常跑通,避免驗收中的反復任務被遺忘1)每日工作LIST

2)需求方在關鍵點進行提醒和檢查客戶(Customer)自

社(Corporation)競爭者(Competitor)-社會.政治現況-經濟動向-文化風俗-法律制度-規模,增長率-Segment/Needs-結構變化-Share-BrandImage-技術/品質-銷量-利潤率-職員-Share-BrandImage-技術/品質-銷量-利潤率-職員BusinessSystem選擇合適的診斷框架分析，能節省結構化處理問題的時間，更迅速地找出問題的關鍵所在。比較廣泛使用的有3C4P分析框架ProductPricePlacePromotionProductPricePlacePromotion4P4P3C4P框架該品牌有沒有問題問題在哪里？為什么存在問題總貢獻毛益該品牌銷量市場容量該品牌M/S毛利率銷售價格可支配成本不可支配成本地區渠道產品性能消費者類型定位該品牌市場定位是否正確？分銷能否買到該品牌？知名度目標市場是否知道該品牌？購買對目標市場有沒有吸引力？再購買能否說服目標市場再購買？目標市場消費者利益產品規格銷售價格品牌名稱外包裝地區渠道客戶類型內包裝銷售人員覆蓋銷售人員管理貿易條件品質意識廣告增加記憶廣告費率媒體組合地區權重廣告溝通內包裝現場展示促銷形式促銷時機供貨保證產品退貨原因價格/價值退貨原因使用次數使用場合消費者場合反饋如果以上各條均沒有發現問題，應重新考慮對目標市場和消費者利益的界定是否準確？123營銷決策的總程序示意圖1.BackgroundinformationLocationRegistered

capitalManagement

teamEquity

structureStartingyearNumberof

employees4.Valuechainstrategy5.Ownership6.FinancialperformanceFocusonMarketing,

advertisingand

promotionDistribution(channel

andsalesforce)OrganizationstructureSalesProfit2.Strategy3.Product/marketMissionVisionCorporatestrategyMarketpositionKeyproductofferingsKeycustomersGeographicfocusMckinsey競爭對手分析框架第二部分圖表化表達PPT制作及演示為什么PPT成為商業報告的首選PowerPoint提供豐富的表達方式文字/表格圖形色彩動畫制作PPT根本目的是為了更有效的溝通！我們習慣如何評價PPT？精彩模板好看圖案炫目動畫漂亮母板商業PPT=專業+簡潔+清晰30秒電梯測試商業PPT常見弊端

把PPT當提詞稿商業PPT常見弊端

花瓶PPT內容和形式的關系質勝文則野文勝質則史文質彬彬然后君子--《論語》PPT的設計法則一目了然視覺化視覺化

把概念或數據翻譯成圖70%有70%的人是視覺思維型，他們對圖理解速度要遠遠快于文字杰克·韋爾奇1960年在GE公司開始自己的職業生涯，1981年成為該公司的第八任董事長兼CEO。在任期間，GE公司的市值增長到4000億美元，高居世界第一。你們知道了，但是我們做到了。也許你覺得這已經是視覺化你們知道了，但是我們做到了。----杰克·韋爾奇文字如何視覺化把文字翻譯成圖的過程文字如何視覺化有時候只需要簡化圖片視覺化

使用全屏圖片圖片視覺化

圖片配字，簡單明了廣播電視用戶口碑報刊雜志戶外樓宇圖片視覺化

文字背景加色塊圖片視覺化

特殊效果照片圖片視覺化

不要用劣質的剪貼畫業余專業PPT的排版技能良好習慣通過排版突出重點一頁PPT中不超過7個概念文字簡練，避免換行少用標點符號和連接詞慎用英文縮寫只用一層縮進小標題不用傾斜或過于藝術化的字體把握小處，才能大處適宜36號

黑體宋體楷體

隸書

32號

黑體宋體楷體

隸書

28號

黑體宋體楷體

隸書

24號

黑體宋體楷體

隸書

20號

黑體宋體楷體

隸書

16號

黑體宋體楷體

隸書

宋體嚴謹，適合正文，顯示最清晰黑體莊重，適合標題，或者強調區隸書楷體，藝術性強，不適合投影文字排版的六個一致一致的字體一致的大小一致的字型一致的符號一致的顏色一致關鍵詞PPT的制作技能動畫技巧適合動畫的場合復雜的工藝流程提高生產效率改進機器激勵員工改善工作環境對機器結構改善提高維護次數增加培訓提升薪水保持安靜保持清潔提高紡織工廠生產效率適合動畫的場合1、重點科學研究平臺2、文獻信息資源保障體系3、分析測試中心與大型儀器設備4、教學實驗設施項目5、產業研發基地與科技產業園6、面向湖北的化工產學研資源共享平臺“5+1”公共服務體系信息共享平臺技術研發共享平臺人才培養共享平臺全面服務湖北化工及相關產業重點服務武漢乙烯工程及化工新城等項目促進學科鏈對接產業鏈單頁要反映太多信息可逐個顯示出來適合動畫的場合

動態影像或過程PPT的制作技能色彩搭配色彩顏色可分為冷色(如藍和綠)和暖色(如橙或紅)兩類冷色最適合做背景色，因為它們不會引起我們的注意暖色最適于用在顯著位置的主題上(如文本)，因為它可造成撲面而來的效果不要超過三種色系好的配色讓你閱讀舒適光線與配色的關系暗室演示

深色背景(深藍、灰等)配白或淺色文字明亮房間

淺色背景配深色文字視覺效果會更好電腦和投影顯示顏色差異Othercombinationsarejustasbad!避免過于接近的顏色避免刺眼的顏色09182736455477GA771A781772EF774FT795FT+T710S770PF+107P4107X4743DF757DFX763MB765MBE70f+P75f+786FT2E70fsbT710BHG71f+107F5A772753DFX796FDII796FDX5107B4K792783MB775FT+785MB107S4107S5FP76780010001200140016001800091827364554BenQLGMAGPHILIPSSamsungViewSonic09182736455477GA771A781772EF774FT795FT+T710S770PF+107P4107X4743DF757DFX763MB765MBE70f+P75f+786FT2(-10)E70fsbT710BHG71f+107F5A772753DFX796FDII796FDX5(-60)107B4K792783MB775FT+785MB107S4107S5FP76780010001200140016001800091827364554BenQLGMAGPHILIPSSamsungViewSonic17“CRT零售價格17“CRT零售價格PPT的頁面構思封面目錄轉場頁常見封面欣賞AnalystDay2006SIMPLERULESFORSUCCESS874有視覺效果的目錄形式SmartArt制作77ThisPresentationWHILEYOUWERESLEEPINGWHEREDOWEGOFROMHERE?BRANDSASSTORYTELLERS7879whatwhyhowWeb導航法常見轉場頁欣賞WEFOCUSONTHESYMPTOMS,RATHERTHANTHEDISEASEWEDON’TGIVEPEOPLESOMETHINGENOUGHTOTALK“ABOUT”WEPREFERAONENIGHTSTANDOVERACOMMITTEDRELATIONSHIPFUTURELABWEFOCUSONTHESYMPTOMS,RATHERTHANTHEDISEASEWEDON’TGIVEPEOPLESOMETHINGENOUGHTOTALK“ABOUT”WEPREFERAONENIGHTSTANDOVERACOMMITTEDRELATIONSHIPFUTURELABWEFOCUSONTHESYMPTOMS,RATHERTHANTHEDISEASEWEDON’TGIVEPEOPLESOMETHINGENOUGHTOTALK“ABOUT”WEPREFERAONENIGHTSTANDOVERACOMMITTEDRELATIONSHIPFUTURELABWEFOCUSONTHESYMPTOMS,RATHERTHANTHEDISEASEWEDON’TGIVEPEOPLESOMETHINGENOUGHTOTALK“ABOUT”WEPREFERAONENIGHTSTANDOVERACOMMITTEDRELATIONSHIPFUTURELABPPT的邏輯構思金字塔原理中心論點分論點分論點分論點分論點金字塔原理子論點（論據）

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金字塔原理優點減少制作時間減少文字密度增強內容條理Unit:KPcs,MillionRMB新的2004年，ITMKT’G所有職員應共同努力，達成2,779MRMB

的金額挑戰目標2004年ITMKT’G事業計劃03預想04挑戰增長率338M$230M$47%金字塔式的目標標題應該反映觀點！突出關鍵詞！缺乏思想的句子John說他最適合寫Samuelson的傳記，

他有三個理由：他們都來自貧困的Stanford郡他們都在牛津大學接受教育他們具有類似的文學愛好我們公司存在兩個組織問題1.xxxxxxxx2.xxxxx

我們必須培養一種世界意識，使每一個人都認識到自己是世界社會中的一員有意義的句子John說他最適合寫Samuelson的傳記，因為他和Samuelson屬于同一種人

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx我們公司的主要組織問題沒有授權1.xxxxxxxx2.xxxxx

混亂，空洞的思想，無法修改缺乏思想的關鍵句使聽眾不能獲得任何信息，并且掩蓋了思想間真正的邏輯關系避免缺乏思想的關鍵句PPT的邏輯構思化文為圖平淡無奇的內容，用圖形去出彩數據類圖表表格餅圖條形圖柱形圖線形圖散點圖概念類圖表組織結構圖流程圖甘特圖概念圖矩陣圖圖表設計一般原則文不如字，字不如表，表不如圖圖表要服務于內容每張圖表都表達一個明確的信息一頁PPT最好只放一個主要圖表樹狀圖列表圖設計范例：并列列表圖96維護工作中存在的問題和困難固網短信、HFC、cablemoden等傳統設備不斷老化，廠家停止技術支撐，需要維護費用在不斷增加同質化的新業務平臺如ADSL、IPTV導致老業務平臺維護費用的減少維護費用總量不斷壓縮，而新業務平臺不斷增加已有15種業務平臺，大多沒有功能完備的網管手段和有效的集中監控、告警手段制約了我們進一步推行專業融合、推行機房無人少人值守維護費用不足網管與監控能力不夠手工管理與分級維護的矛盾通信網絡與計算機網絡融合趨勢對技維護員綜合能力要求越來越高維護隊伍員工總量不斷下降、員工流動性又很小專業人員年齡分布及專業分布上存在嚴重的斷層結構性缺員IDC已有3個機房、近1000個機柜，業務受理及開通未納入公司受理及資源系統管理，純賴于手工管理的模式已經不適應業務發展及維護分級保障的要求階梯圖矩陣圖循環圖維恩圖網民在線視頻收看習慣最主要有三種方式流程圖甘特圖09年1月09年2月09年3月09年6月09年9月09年12月區域準備根據區局上報小區進行定點的網絡升級改造以支撐ITV規模發展網絡升級區營維中心上報符合要求的規模小區營銷準備營銷方案確定大規模推廣跟蹤評估活動區域的宣傳、渠道營銷全面開展關鍵里程碑活動區域宣傳完成****戶完成****戶完成****戶完成****戶時間軸圖08.08------08.1209.0109.0209.0309.0409.05確定整體營銷策略產品內容研發確定市場宣傳主題第1期產品入庫網站開發供應鏈規劃第2期產品入庫地面宣傳活動啟動市場宣傳銷售啟動網站、業務系統上線CRM系統一期上線第3期產品入庫后繼產品研發內容研發市場營銷運營支持目前已有7萬目標客戶數據CRM系統一期上線南拓北方ICT+天翼ICT綜合信息服務移動話音、移動互聯網固網寬帶、固定話音天翼+ICT移動話音+移動互聯網ICT綜合信息服務固定寬帶、固定語音地圖框架圖數據接入網：ADSL、VDSL、WiMax、WLAN、FTTx、ISDN、LAN、LMDS、IPVPN、ATM/FR、DDNPSTN:固定電話接入網PLMN：無線電話接入網PHS3G接入層網關：DigitalHome&Office互聯星空綜合信息服務管理平臺：客戶關系管理計費內容發布管理SP/ICP關系管理網絡支撐平臺影視業務平臺游戲業務平臺通信業務平臺設備用戶界面：終端：PC、PDA、固話座機、小靈通、3G手機、游戲機、智能家電等門戶：互聯星空門戶網站、面向移動和TV終端的門戶網站等增值網絡綜合管理平臺寬帶互聯網：

大城域網+ChinaNet+ChinaNet2(CN2)傳輸網：MSTP/SDH/ASON寬帶增值網絡：媒體存儲IDC、內容推送CDN、媒體交換MCU網絡接入增值業務綜合管理平臺類增值業務平臺類網絡傳輸無線3G綜合信息服務管理平臺ISMP…增值業務網絡資源配置規劃體系拓撲圖政府自建會議電視系統計算機局域網計算機局域網中國電信SDH傳輸網H.323MCU路由器

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視頻終端

視頻終端

視頻終端視頻會議主控臺WWW服務器WWW服務器WWW服務器155M光接口2M電接口2M電接口創意圖常見形式:天平\鐘擺\漏斗\齒輪素質學歷能力就業電信移動聯通更多概念類內容的圖形化展示108常見數據類內容的圖形化展示柱狀圖柱形圖用于顯示一段時間內的數據變化或顯示各項之間的比較情況。

折線圖折線圖可以顯示隨時間而變化的連續數據因此非常適用于顯示在相等時間間隔下數據的趨勢柱形圖與折線圖結合兩種不同的柱形圖北京上海廣州沈陽成都武漢-3%-19%-34%7%5%8%=（10月實際—10月預想）/10月實際10月Forecast10月Actual誤差率預