ICS0114020

A14..

中華人民共和國國家標準

GB/T348401—2017

.

信息與文獻電子辦公環境中文件管理

原則與功能要求第1部分概述和原則

:

Informationanddocumentation—Principlesandfunctionalrequirements

forrecordsinelectronicofficeenvironments—

Part1Overviewandstatementofrinciles

:pp

(ISO16175-1:2010,MOD)

2017-11-01發布2018-02-01實施

中華人民共和國國家質量監督檢驗檢疫總局發布

中國國家標準化管理委員會

GB/T348401—2017

.

目次

前言

…………………………Ⅲ

引言

…………………………Ⅳ

范圍

1………………………1

規范性引用文件

2…………………………1

術語和定義

3………………1

最佳實踐電子文件及軟件的作用

4……………………3

指導原則

5…………………3

概述

5.1…………………3

與文件相關的原則

5.2…………………4

與系統相關的原則

5.3…………………4

實施事宜

6…………………5

有效管理電子業務信息的要素

6.1……………………5

風險及風險減緩

6.2……………………6

電子系統在財政和組織方面的可持續性

6.3…………7

附錄資料性附錄標準架構與使用說明

A()GB/T34840……………8

附錄資料性附錄參考和評估的其他功能要求

B()GB/T34840………9

參考文獻

……………………12

Ⅰ

GB/T348401—2017

.

前言

信息與文獻電子辦公環境中文件管理原則與功能要求分為以下個部分

GB/T34840《》3:

第部分概述和原則

———1:;

第部分數字文件管理系統指南與功能要求

———2:;

第部分業務系統中文件管理指南與功能要求

———3:。

本部分為的第部分

GB/T348401。

本部分按照給出的規則起草

GB/T1.1—2009。

本部分使用重新起草法修改采用信息與文獻電子辦公環境中文件管理原則

ISO16175-1:2010《

與功能要求第部分概述和原則

1:》。

本部分做了一些編輯性修改

:

將中范圍與目的適用對象中針對所有部分的內

———ISO16175-1:20101.1“”、1.2“”GB/T34840

容移到本部分的引言另外增加了針對本部分的第章范圍將中

“”,1“”;ISO16175-1:20101.3

移到本部分的規范性引用文件

“2”;

將中調整為本部分的附錄資料性附錄標準架構

———ISO16175-1:20101.4“A()GB/T34840

與使用說明

”;

將中的第章調整為本部分的術語和定義

———ISO16175-1:20106“3”;

將中第章調整為本部分的附錄資料性附錄參考和

———ISO16175-1:20105“B()GB/T34840

評估的其他功能要求

”;

增加了參考文獻將注中和附錄引用的文獻列入參考文獻中

———,3.1、3.15B。

本部分由全國信息與文獻標準化技術委員會提出并歸口

(SAC/TC4)。

本部分起草單位中國人民大學信息資源管理學院中國人民解放軍南京政治學院國家檔案局

:、、。

本部分主要起草人王健張正強徐擁軍郭嗣平張楠

:、、、、。

Ⅲ

GB/T348401—2017

.

引言

國際檔案理事會業已制定多種文件管理軟件的功能規范年國際檔案理事會一致同意在現

。2006,

有不同國家和地區的專有技術規范基礎上提出一套相互匹配通用的文件管理功能要求并使之符合

,、,

的規定希望本套指南與功能要求對正在制定或者期待采用自身規范的國家地區或機構

ISO15489。,、

有所助益同時有助于了解前期相關標準的更新與修訂本套功能要求共包括三個部分既可為開發電

,。,

子文件管理軟件提供參考又可為文件管理功能融入通用業務信息系統和特定行業的業務系統提供幫

,

助亦可供私營機構如跨國公司作為獨立的工具使用

,()。

在上述背景下國際檔案理事會制定的電子辦公環境中文件管理原則與功能要求經國際標準化

,《》

組織第技術委員會信息與文獻技術委員會分會檔案與文件管理分會采

46(ISO/TC46,)11(SC11,)

納成為

,ISO16175。

為規范我國電子辦公環境中的文件檔案管理使我國文件工作檔案工作與國際接軌特將

、,、,

轉化為

ISO16175GB/T34840。

旨在為電子辦公環境中用于生成和管理電子文件的軟件確定原則規范和功能要求

GB/T34840,

將檔案管理的相關功能前置到文件管理系統之中標準的目的是

。:

促使各級機構更好地管理文件

———;

通過提升運營效率和效益為機構的業務需求提供支持

———,;

通過實現文件管理功能的自動化應用增強支持審計活動的能力

———,;

提升遵守各項信息法規如數據保護與隱私規定的法定義務的能力

———();

透過優質的文件管理保障善治廉政例如保障決策的問責透明并增強提供服務的能力

———,(,、,);

通過對主要原則規范的宣傳全面提高對文件管理自動化能力的普遍認識

———,;

實現相關文件管理功能要求在不同國家和地區間的銜接實現最大程度的協調一致使得全球

———,,

檔案文件信息管理界與軟件供應商群體以同一種話語溝通

、、。

主要聚焦于電子文件的生成與管理同時也對數字檔案的長期保存提供指導但如何

GB/T34840,,

實現長期保存不在的范疇之內不包括詳細的實施指南也不包括特定的軟

GB/T34840。GB/T34840,

件測試案例或模板

。

主要適用于以下四類對象

GB/T34840:

軟件開發人員和銷售商包括非文件管理軟件的開發人員和銷售商標準可以作為評估文

——————,

件管理合規性的通用基準

;

國家行業及地方標準的制定者三個部分既可作為新生標準制定工作的基準也可作為評

———、———,

估已有電子文件管理標準的基礎

;

政府機構依靠和憑借融入自動化的文件管理能力使所有業務職能得以評估和促進

——————,;

私營機構三個部分便于私營機構將電子文件自動化管理納入業務經營之中

——————。

Ⅳ

GB/T348401—2017

.

信息與文獻電子辦公環境中文件管理

原則與功能要求第1部分概述和原則

:

1范圍

的本部分規定了電子辦公環境中文件管理的總體原則與實施事宜

GB/T34840。

本部分適用于國家機關社會團體企事業單位國家行業及地方標準的制定者軟件開發商和銷

,,,、,

售商

。

2規范性引用文件

下列文件對于本文件的應用是必不可少的凡是注日期的引用文件僅注日期的版本適用于本文

。,

件凡是不注日期的引用文件其最新版本包括所有的修改單適用于本文件

。,()。

信息與文獻文件管理第部分通則

GB/T26162.1—20101:(ISO15489-1:2001,IDT)

信息與文獻文件管理流程文件元數據第部分原則

GB/T26163.1—20101:(ISO23081-1:

2006,IDT)

3術語和定義

下列術語和定義適用于本文件

。

31

.

檔案archives

個人家庭或機構在處理公共或私人事務的過程中形成或接收的信息因其具有持久的價值或作為

、,

生成者履行職責的證據而予以保存特別是遵從來源原則原始順序并實施集中管理的信息長久保存

,