崗位分析與崗位說明書編寫

2012年12月2內容提要一、崗位分析與崗位說明書的意義與作用二、崗位分析流程和方法三、崗位說明書編寫流程和方法

四、本項目崗位分析與崗位說明書編寫工作介紹3崗位分析與崗位說明書的含義崗位分析：崗位信息的收集、分析

及綜合，以便確認崗位

整體概況，對其作出正

確、詳盡的描述。崗位說明書：整理崗位分析結果的工作描述的書面文件，包括：工作基本信息、崗位設置目的、主要職責、工作環境等，以及任職資格要求（如技能、學歷、訓練、經驗、體能等）4什么樣的戰略(如產品/服務的選擇、目標消費者、市場定位等)引導我們走向愿景？VISION愿景STRATEGY戰略我們公司存在的目的和長期目標是什么？怎樣的組織結構設計?怎樣的業務流程及管理流程能使我們實施戰略？CRITICALSUCCESSFACTORS

關鍵成功要素順利地實施戰略需要什么樣的核心能力、流程和體系？崗位分析及崗位說明書能夠把組織實現戰略的職責落實到具體組織成員，確保組織正常運轉，支持組織目標的實現。崗位分析與崗位說明書的意義：落實組織職責，支持實現組織目標5崗位分析與崗位說明書的意義：奠定人力資源管理體系的基礎在人力資源管理系統中，崗位分析和崗位評估是最基礎的工作，提供了建立其他各人力資源子系統的平臺。只有把這項工作做扎實，其他各項工作才有依據。崗位分析員工招聘員工培訓薪酬福利績效管理職業生涯規劃長期激勵能力模型崗位繼任計劃崗位評估人員規劃人力資源戰略6內容提要一、崗位分析與崗位說明書的意義與作用二、崗位分析流程和方法三、崗位說明書編寫流程和方法

四、本項目崗位分析與崗位說明書編寫工作介紹7崗位崗位分析三條基本原則針對“崗位”，而非針對”人“著重那些那些「應該」做的工作,而非「目前正在」做的分析崗位的職責，而非崗位的明細8崗位分析流程準備工作收集資料分析資料崗位分析流程比較簡單，但工作繁瑣，工作量也較大，工作時需要耐心和細心。1、建立崗位分析項目小組2、了解企業戰略、組織、流程3、選擇被分析部門及崗位:4、選擇信息來源:崗位分析-準備工作9準備工作收集資料分析資料崗位分析-收集資料崗位基本信息：如崗位名稱、職銜等是什么？上下級匯報情況？崗位存在的基本目的是什么？存在的意義是什么？為達到這一目的，該崗位的主要職責？（什么，怎樣，為什么？）什么是該崗位獨有的職責？（這個問題使分析者能夠從更宏觀的角度看待該崗位）什么是該崗位最關鍵（必不可少）的職責和負責的核心領域？（這個問題能幫分析者搞清楚公司對該崗位的核心定位是什么）該崗位任職者需要負責并被考核的具體工作成果是什么？該崗位的工作如何與組織的其它工作協調？組織的內部和外部需要有哪些接觸？（怎樣，為什么，何時）怎樣把工作分配給該崗位員工，如何檢查和審批工作？有怎樣的決策權？該崗位工作的其它特點：如出差，非社交時間，靈活性要求，特殊的工作環境？要獲得所期望的工作成果，該崗位任職人員需要有什么行為、技能、知識和經驗？（這個問題幫分析者找出能勝任該崗位的人員所必需的能力和個人素質）

收集資料是崗位分析工作中最重要的一環。需要收集的資料包括崗位名稱、工作內容及職責、工作環境、任職資格等。收集的資料應該能夠回答下列問題：

10準備工作收集資料分析資料崗位分析-分析資料分析資料:對獲得的資料進行匯總、整理、分類、總結，并進行必要的判斷，從而得出對崗位的全面、準確和有條理性的認識。分析資料崗位名稱分析工作職責分析工作環境分析任職資格分析崗位名稱標準化，以便于了解工作性質和內容工作內容、工作職責、工作關系物理環境、安全與健康環境、社會環境知識、技能、經驗、體能11內容提要一、崗位分析與崗位說明書的意義與作用二、崗位分析流程和方法三、崗位說明書編寫流程和方法

四、本項目崗位分析與崗位說明書編寫工作介紹12崗位描述的書面結果是崗位說明書確定崗位說明書的格式崗位描述是在崗位分析的基礎上，把整理好的崗位分析資料按規定的文件形式表達出來，形成崗位說明書的過程。從崗位資料收集到分析，從崗位分析到編寫崗位說明書的過程是由繁雜到簡潔、從簡潔再到精確的過程。崗位描述的流程如下：逐項進行職責描述小組討論反饋和確認13崗位描述-崗位說明書的格式確定崗位說明書的格式逐項進行職責描述小組討論反饋和確認例：根據公司人力資源發展戰略及需要，研究與制訂具有競爭力的人力資源策略，優化人力資源的配置，合理使用人才，組織實施人力資源管理的日常工作，為公司各項工作的正常運轉提供人力資源方面的保障崗位說明書格式因不同崗位分析目的而不同，可繁可簡用于記錄對該崗位主要崗位職責的逐項描述用于記錄該崗位對內和對外聯系的主要機構和部門，以及該崗位的直接上下級14崗位描述-崗位說明書的格式（續）確定崗位說明書的格式逐項進行職責描述小組討論反饋和確認用于該崗位所需的任職基本要求作出判斷，該任職基本需求未必與崗位現任職者的情況相同，而應該著重考慮以下因素：從事該工作所必備的最低要求勝任該工作的新員工的資歷從事該崗位所有員工的通用標準關鍵業績指標：任職要求：本崗位履行職責所依據的主要流程文件、操作規范、規章制度或指令等：起草以及每次修訂都需要簽署責任人姓名和時間，最終需要由人力資源部負責人審核確認15崗位描述–崗位設置目的確定崗位說明書的格式逐項進行職責描述小組討論反饋和確認崗位設置目的：用簡練而準確的語言來描述本崗位在單位及部門中存在的目的和作用該崗位實現了公司及部門的哪些目的和作用？如果該崗位不存在，則對公司或部門造成哪些影響？格式：工作依據+工作內容+工作成果工作依據：根據…工作內容：動詞+工作對象工作成果：描述崗位工作達到的目的注意：崗位設置目的陳述不包括如何完成結果的過程16崗位描述–職責描述的注意事項確定崗位說明書的格式逐項進行職責描述小組討論反饋和確認工作持有人所負有的職責以及工作所要求的最終結果崗位長期及經常性的工作,而不是短期或臨時性工作按照崗位職責的重要性順序填寫,重要的職責填寫在前面職責描述字數要求：每條職責描述不超過50字17崗位描述–職責描述的注意事項確定崗位說明書的格式逐項進行職責描述小組討論反饋和確認職責條目確定

除非是特別重要的職責，每項職責占用的時間一般大于所有職責的5%。未被逐條詳細描述的“其它”職責所占用的時間一般不超過該崗位完成所有職責工作時間的10%。

緊密相關的（如：用于完成一項任務的幾個步驟）或類似的職責可以歸為一條職責來描述，除此之外，盡量避免把幾個職責合并在一個小標題下做概要描述。18崗位描述-職責描述的注意事項確定崗位說明書的格式逐項進行職責描述小組討論反饋和確認職責描述句式規范

一份好的崗位說明書包含了準確描述“需要做什么”的以動詞開頭的語句，如：可用“起草”、“審核”、“執行”、“指導”等具體動詞的，盡量避免用“負責”等籠統的詞。例如：

每季度起草報告向……

傾聽客戶的買賣指令……

比較部門實際費用與預算費用的差別……

用動詞描述崗位的具體職責時，對每一項職責盡可能提供具體的例子來描述，避免只使用“管理”、“監控”等字眼，而是描述出管理監督的具體事項。19職責描述語句通常包含的內容1）動詞；2）賓語；3）目的描述。如下表所示：

崗位描述–職責描述的注意事項確定崗位說明書的格式逐項進行職責描述小組討論反饋和確認20崗位描述–反饋和確認崗位說明書的起草人在初步起草崗位說明書后，應經過崗位分析項目小組討論確定。在討論過程中如果有不明確的問題，還可以向相關人員進一步了解情況。小組討論的意義在于：小組各成員對同一崗位有不同視角，他們的意見可保證該崗位說明書內容更加確切、完整，文字表達更加準確。確定崗位說明書的格式逐項進行職責描述小組討論反饋和確認21崗位描述：編寫崗位說明書經崗位分析小組討論確定后的崗位說明書可返回崗位現任職人員或其直接上級，征求反饋意見并進行必要的修改。崗位說明書最終由人力資源部負責人審核批準，并進行編號，成為正式的崗位說明書檔案。確定崗位說明書的格式逐項進行職責描述小組討論反饋和確認22崗位描述–職責描述的注意事項確定崗位說明書的格式逐項進行職責描述小組討論反饋和確認總的來說代表了崗位的主要產出描述了工作的成果而非過程每一說明描述了單獨的、不同的最終結果不是廣義的，含糊的說明每一個說明都是沒有時限的，如果崗位沒有改變，職責不會改變23職責說明－動詞舉例決策或設定目標批準

指導

授權

建立

制訂規劃

決定

準備 預備

發展執行管理達成

增進

評估

建立

贏得評定

吸引

限制

確保

維護評估 衡量

監控

取得 認同

審核

找出設定

執行

指明

改善

標準化專業與支援分析

辨明

界定

建議 提議

促使建議

預測

協調

解釋

支援特定性或基層工作檢查 檢驗

執行 履行

對照

提出

分配處理

收集 匯集

生產 制造

分發

進行提供

獲得

提交

操作 執行

供應一般性管理

聯系

協助

控制

監督 協調24

如何描述工作

工作職責工作任務工作要素董事會秘書提供董事長所要求的速記準備和保存月董事會記錄適用于崗位說明書董事會速記整理速記記錄打印董事會會議記錄復印會議記錄，分發給董事會成員會議記錄保管歸檔

在打字印機中插入打印紙確定打字機的邊距

不適用于崗位說明書25根據需求進行崗位說明書的更新或重新起草起草/更新重新進行崗位分析和描述，起草或更新崗位說明書的時機：新崗位產生時工作發生變化時定期審核，一般至少一年審核一次26內容提要一、崗位分析與崗位說明書的意義與作用二、崗位分析流程和方法三、崗位說明書編寫流程和方法

四、本項目崗位分析與崗位說明書編寫工作介紹27項目工作步驟制定崗位說