會計檔案管理

授課人：何強第二章會計核算專業材料的收集第三章會計檔案的整理第一章會計檔案概述第四章會計檔案的移交歸檔第五章會計檔案的保管與統計第六章會計檔案的利用第七章會計檔案的鑒定與銷毀一、什么是會計檔案二、會計檔案的種類三、會計檔案的特點四、會計檔案與文書檔案區別五、會計檔案工作六、會計檔案管理相關法規標準第一章會計檔案概述

一、什么是會計檔案會計檔案是各機關，團體，企事業單位或其他經濟組織在經濟管理和會計核算活動中形成的整理歸檔的會計核算材料。在《會計檔案管理辦法》中，對會計檔案的這樣表述的：會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。

會計檔案是國家機關、社會團體、企業、事業單位、個體工商戶和其他組織在會計核算活動中形成的具有保存價值的原始記錄，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。（符合檔案構成的三個要件）形成主體原始屬性專業領域價值屬性

1、會計檔案是會計核算的產物。

2、會計檔案是重要的憑證和史料。

1、會計檔案屬于專門檔案，具有專業性特點；它的范圍包含：會計憑證、會計賬簿、財務報告等專業核算材料（歸檔范圍）。2、在財務會計各項管理活動中形成的其他文件材料，如：政策法規、計劃總結、請示批復等均屬文書檔案歸檔范疇。通過定義明確：

二、會計檔案的種類（一）

會計憑證類

（二）

會計賬簿類（三）

財務報告類（四）

其他類

三、會計檔案的特點

（一）會計檔案形成范圍的普遍性（二）會計核算材料之間的嚴密性（三）會計檔案類別的穩定性（四）會計檔案外在形式的多樣性四、會計檔案與文書檔案區別（一）產生領域不同——會計檔案產生于各獨立核算單位的生產經營資金活動或預算資金活動領域；文書檔案產生于各單位黨務政務管理及專業管理或經營管理領域。（二）形式不同——會計檔案主要以憑證、賬簿、報表等三種形式出現，三者具有密不可分的內在聯系；文書檔案較多地公文形式出現，具有相對獨立性。（三）立卷方式不同——會計檔案主要以時間、形式特征進行整理立卷；文書檔案則按年度結合問題(或機構)立卷或以件為單位進行分類整理。（四）歸檔時間不同——會計檔案應在會計年度終了，由會計機構整理歸檔并可自行保管一年，期滿后，應由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管；文書檔案則應在第二年上半年完成上一年度文件材料的立卷歸檔。不是會計檔案歸檔范圍工資年報，職工工資、獎金及各種福利審批名冊，養老保險繳納名冊，調整、新增審批表，職工聘用、轉正等審批表、協議書，事業統計報表，清產核資材料，財務制度，上級指標文件等均屬文書檔案。五、會計檔案工作會計檔案工作主要包括會計檔案的收集、整理(分類、組卷、排序、編目、裝盒)、移交歸檔、保管、統計、鑒定、利用等方面工作。1、收集2、整理前鑒定3、分類10、統計5、組卷6、編目4、劃定保管期限7、裝盒9、保管8、移交歸檔11、鑒定12、利用會計檔案工作流程圖會計檔案管理制度會計檔案管理部門應制定以下十個方面的管理制度1、會計檔案保密制度2、會計檔案歸檔制度3、會計檔案整理制度4、會計檔案保管制度6、會計檔案統計制度7、會計檔案借閱制度8、會計檔案移交制度9、會計檔案鑒定銷毀制度

檔案保密制度1、嚴格遵守《保密法》和《會計檔案管理辦法》有關保密條例，做好會計檔案的保密工作。2、嚴格執行借閱制度，不任意擴大借閱范圍，對需要復制摘抄有關檔案內容的，須持單位證明及個人身份證。3、案卷編目、檔案著錄要劃定密級，查閱秘密級以上檔案應履行嚴格的審批手續，并按指定范圍閱檔。4、查閱檔案要在閱檔室閱讀，非本館工作人員不得進入檔案庫房。5、檔案工作人員不得在檔案閱覽室、整理室接待親友。6、檔案工作人員不準將檔案材料放在桌面上過夜，不準轉借他人，不準隨身攜帶到公共場所或探親訪友，不準與家人或其他人議論秘密以上的檔案內容。7、發現檔案丟失或損壞時要及時報告，并采取相應措施。8、節假日期間要對檔案庫房的門窗、檔案柜架等進行一次認真檢查，并對庫房查封。

檔案鑒定銷毀制度1、堅持全面地、歷史地、發展地觀點實事求是地研究分析、判定檔案的保存價值。2、檔案鑒定的原則按國家檔案局關于檔案保管期限的規定進行，編制本單位檔案保管期限表，并制訂保管期限。3、加強檔案鑒定工作的組織領導，局成立由局主管檔案工作的領導及其有關人員組成鑒委會，檔案館成立檔案鑒定小組，根據檔案對生產、科研及其它工作的歷史和現實的價值，按照鑒定工作的有關規定，確定檔案的存毀。4、檔案鑒定應采用直接鑒定法，即直接對檔案的內容進行具體分析詳細審查，逐卷地評定利用價值。5、接收進館的檔案，要對檔案的保管期限及完整性進行鑒定并加蓋密級戳。6、定期進行檔案鑒定工作，對鑒定的檔案，要寫出鑒定報告，提出存毀意見，并在案卷備考表中注明，報局鑒定委員會審批。7、對需降密、解秘的檔案材料，對秘密核心內容要認真評價、鑒定，對已失去秘密意義的案卷，造出清冊，報局有關業務領導審批，同意后方可向社會提供服務。8、對銷毀檔案應持慎重態度，經鑒定對失去保存價值的案卷，應移出庫房，專柜存放兩年，在實踐中，觀察其價值，對確實沒有保存價值的檔案，應予以銷毀。9、對經鑒定批準銷毀的檔案應編制銷毀清冊（一式三份），并與保密部門取得聯系，由保密人員和檔案人員共同監銷，并在銷毀清冊上簽字。。會計檔案人員職責1、負責制訂管理制度，按照《會計法》及《會計檔案管理辦法》規定和要求，制訂會計檔案立卷、歸檔、保管調閱和銷毀等管理制度，報經批準后，負責監督執行。2、調閱會計檔案，要嚴格辦理借理手續，凡屬本單位人員調閱會計檔案，要經會計主管人員同意，外單位人員調閱會計檔案，要有介紹信，經會計主要人員或總經理批準，批準后要詳細登記調閱的檔案名稱、調閱日期、調閱人員的姓名的工作單位、調閱理由、歸還日期等。3、負責對管理期滿會計檔案的銷毀工作。對保管期滿的會計檔案，要按照財政部和國家檔案局的檔案管理辦法規定，由財務部門和檔案部門共同鑒定，報經上級主要部門批準后，進行處理。對需要銷毀的會計檔案，要填寫"會計檔案銷毀清冊"。銷毀時，由單位領導指定檔案部門的財務部門共同派員監銷，并在銷毀清冊上簽名或蓋章。"會計檔案銷毀清冊"要長期保存，以便備查。4、完成領導交辦的其他工作。

六、會計檔案管理相關法規標準

1、《中華人民共和國檔案法》2、《中華人民共和國會計法》3、《會計檔案管理辦法》(財會字[1998]32號)（財政部、國家檔案局1998年8月21日印發）。4、會計檔案案卷格式（DA/T39--2008）第二章會計核算專業材料的收集會計檔案的收集工作就是把分散在機關辦公室、財務處（科）、行政處（科）、以及有關財會人員手中的會計核算專業材料集中起來，實現統一管理，它是會計檔案工作的起點，也是保證會計檔案齊全完整的關鍵環節。一、會計檔案的收集范圍會計核算中形成的會計憑證、會計賬簿、財務報告和其他會計核算專業材料。收集范圍以本單位會計科目內容為準。二、收集時應注意的事項1、實行“集中統一管理”。2、遵循會計核算材料的形成規律。3、確保會計檔案收集的齊全、完整、準確。4、要特別注意收集會計報表中的年報；會計帳簿中的活頁賬和其它方面（清產核資材料、工資匯總表、審計、保險、稅務）等材料。第三章會計檔案的整理會計檔案的整理就是將零散和需要進一步條理化的會計核算材料，通過科學的分類、組卷、排列、編號、裝盒、編目，組成一個有序體系的過程。

一、整理工作的職責

各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

為什么《會計檔案管理辦法》中規定，會計檔案的整理工作要由會計部門來完成呢？

1、會計檔案來源于會計工作的全過程，財會部門熟悉會計核算材料的形成過程和規律，易于判定會計核算專業材料的保存價值。

2、由于會計核算材料專業性強，由財會部門整理立卷，然后向檔案部門移交，既能保持會計核算材料之間的有機聯系，又有利于會計核算材料的齊全和完整。3、把會計核算材料的整理立卷歸檔作為會計人員的職責之一，也便于分清責任。

檔案部門的責任是監督、指導財會部門搞好會計核算專業材料的收集、整理、移交歸檔工作。檔案部門對接收的會計檔案，只在原封面的空白處加蓋歸檔章，進行分類排列，妥善保管、提供利用。

二、整理工作的要求

會計核算材料的整理必須遵循會計檔案形成的自然規律及其本身固有的特點，保持每一類核算材料相互之間的有機聯系，區分其類別和不同的保管期限，進行科學系統的整理，使其規范化、標準化，便于管理和利用。

分類清楚，組卷合理，排序科學，編目清晰整理1、分類2、組卷3、編目4、編制案卷目錄三、會計檔案的分類歸檔范圍

I會計檔案類01會計憑證各種會計憑證02會計賬本各種會計財務賬簿03財務報告各種財務報告04其它銀行存款余額調節表，銀行對賬單，移交手續等。具體分類歸檔范圍，可參見局財務處及二單位“會計科目”和“生產、基建報表名稱”

會計檔案分類方案類別－年度會計憑證類會計賬簿類

財務報告類其它類四、會計檔案的保管期限的劃分

會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。

會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執行。

各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。會計檔案保管期限表序

號檔

案

名

稱保

管期

限備

注一會計憑證類

1原始憑證15年

2記帳憑證15年

3匯總憑證15年

二會計帳簿類

4總帳15年包括日記總帳5明細帳15年

6日記帳15年現金和銀行存款日記賬保管25年7固定資產卡片

固定資產投資清理后保管5年8輔助帳簿15年

三財務報告類

包括各級主管部門匯總財務報告9月、季度財務報告3年包括文字分析10年度財務報告（決算）永久包括文字分析四其他類

11會計移交清冊15年

12會計檔案保管清冊永久

13會計檔案銷毀清冊永久

14銀行余額調節表5年

15銀行對帳單5年

1、各單位會計科目內容可能不同，其保管期限采取就近比照的辦法劃定保管期限。2、永久保管的會計檔案主要有：年度會計報表、工資名冊、涉外和對私改造的憑證等；

保管25年的會計檔案主要有：現金出納賬、銀行存款賬、建設銀行撥款總賬和各種明細賬以及會計憑證、銀行對賬單、稅收日記賬（總賬）和稅收票證分類出納賬、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等；

保管15年的會計檔案主要有：一般會計憑證、總賬、各種明細賬、會計移交清冊等；

保管10年以下的主要有：各種季度、月份報表等。從一個具體單位來看，保管期限的劃分要注意以下幾點：

1、會計憑證保管期限的判定2、總賬、分類賬價值的判斷3、合定報表的價值判斷

1、會計憑證保管期限的判定

現實憑證價值歷史利用價值比如，對未了結的債權債務原始憑證，涉及外事的原始憑證，工資名冊，房產憑證，精減退職、公私傷亡、落實政策和救濟補助的支付憑證，薪俸改革和處理歷史遺留問題有重要參考價值的原始憑證等等，這些原始憑證就要劃為永久保管。

2、總賬、分類賬價值的判斷沒有單獨設現金出納賬、銀行存款賬的，都記入總賬中，或與其他明細賬合用一本賬，在劃定保管期限時，總賬、分類賬可以提為25年期保管。

3、合定報表的價值判斷單位的年度報表過于簡略，或者沒有年度報表，需要季度、月度報表輔助時，其季報、月報可提高為永久保管。五、會計核算材料的組卷會計核算材料的組卷，應視不同情況，采取平時立卷和年終立卷兩種形式進行整理組卷。1、一個會計年度的會計核算材料作為一個整體；2、應按會計檔案的分類方法，把會計核算材料按不同類別分開；3、在每一類別材料中區分不同的保管期限；4、按形成的時間順利，結合材料形成數量多少，組成若班干保管單位。1、檢查2、拆除金屬物,修補破損3、裝訂5、編頁號張數6、目錄、案卷號4、填寫封面7、裝盒會計核算材料組卷流程圖會計憑證

會計憑證是用來記錄經濟業務，明確經濟責任、作為記帳依據的書面證明。（一）會計憑證的組卷

會計憑證嚴格按照時間順序逐日產生、按月結算。對各類憑證認真檢查并分類按時間和順序號進行排列。視憑證的多少，每月組卷一冊或數冊。不同月份產生的憑證不能組在同一案卷內。一個月內會計憑證裝訂一冊或數冊時，每冊都要加編冊號，注明本月共×冊號，本冊是第×冊，以便查找。一本憑證作為一個保管單位。會計憑證的組卷要求按月組卷按會計憑證的形成的時間順序排列剔除憑證內的金屬物裝訂（一般不超過3cm)(以上操作原則上符合財政局和審計局的要求就可以了)加蓋騎縫章(以上應為會計操做)“標案卷號”裝盒——填寫封面抄寫會計檔案案卷目錄1、形成憑證多的單位，可以把收款憑證、付款憑證、轉賬憑證分別組卷；對于一些不便隨同記賬憑證一起組卷的原始憑證（如工資名冊等），可以抽出單獨組卷，但應在原記賬憑單上注明抽出憑證的名稱、數量及其去向，并由立卷人簽章。其他諸如送款單、付款委托書、繳款書、公費報銷單等，按時間順序編寫頁號，裝訂組卷。2、折疊要規范，附件要齊全、整齊。原始憑證和附件要折疊成略小于記賬憑證的長寬度。特別是左上角的兩條邊，線要直，無毛邊，呈直角。3、拆除金屬物，虛線票據要裁開，破損要修補。憑證上的大頭針、釘書釘、回形針要拆除掉，防止時間長了生銹隆起，腐蝕紙張，影響憑證的美觀、查閱和保管。破損的票據附件要修補貼好，有重要內容的殘缺處，要嚴格查清內容，及時補齊，或在空白處說明情況，指明責任者，以防時間長了難以查對。4、憑證號碼要復查，裝訂要結實。裝訂前要將憑證編號號碼檢查一遍，防止在記賬、匯總、審核等傳遞環節中顛倒號碼或借閱憑證缺號等。并要檢查記賬憑證中該附的原始憑證或文件是否齊全。5、裝訂。裝訂時加上封面和封底，在左側用線繩裝訂。裝訂一冊憑證厚薄要均勻，太厚了不便裝訂、翻閱和保管，過薄了裝訂的冊數太多，不便管理和統計。裝訂的厚度，一般為2.5公分，最厚不得超過3.5公分。6、填寫封面內容。憑證裝訂完成后，要在封面上標明的內容：單位名稱、憑證名稱、全宗號、目錄號、憑證編號和張數（憑證封面上的張數，填寫憑證中記賬憑單的張數；記賬憑單中的附據張數，應以第件反映金額的原始單據為單位進行計算）、起止時間、分冊號、立卷人、會計主管等項目。要填寫齊全，由裝訂人和主管會計人員蓋印章。憑證案卷封面立檔單位憑證類別起用時期年月日起至年月日卷內頁號本月共冊本冊是第冊憑證編號自號至第號保管期限財會主管經辦會計全宗號目錄號案卷號憑證案卷脊背樣式全宗號目錄號年月憑證類別憑證號保管期限案

卷

號憑證檔案盒脊背填蓋樣式全宗號目錄號年月憑證類別憑證號保管期限案卷號會計檔案案卷題名

密云縣檔案局2005年7月記賬憑證

單位名稱會計年度或時間會計核算材料名稱會計賬簿

會計賬簿是以會計憑證為依據，連續、系統、全面地記錄經濟業務的簿籍，是編制財務報告的依據。會計賬簿種類及劃分活頁賬、死頁賬總賬、明細賬、銀行存款賬、現金日記賬

（三）會計賬簿的組卷

會計賬簿是經濟活動的一種科學記載。它是以會計憑證為依據，全面地、系統地、連續地記錄和監督經濟業務的各種賬簿的總稱。會計賬簿的整理組卷比較簡單，因為會計賬簿在形成時，一般都有固定的格式和明確的分類，在年終結賬決算以后，稍加整理，一本賬簿就可成為一個案卷。

1、 為了保證會計賬簿記錄的合法性和賬簿資料的完整性，在整理會計賬簿時，應檢查賬簿的扉頁，有無填寫“賬簿啟用表”，“經管人員一覽表”及“賬戶目錄”。對漏填的應逐項補填，詳細載明，以便明確記賬責任，便于查閱?！百~簿啟用表”、“經管人員一覽表”及“賬戶目錄”格式如下圖。賬簿啟用表單位名稱負責人職務姓名賬簿名稱賬簿第冊單位領導賬簿號碼第號啟用日期會計主管賬簿頁數本賬簿共計頁主辦會計經管本賬簿人員一覽表記賬人員接管日期移交日期監交人員備注職務姓名蓋章年月日年月日職務姓名賬戶目錄賬戶名稱頁號賬戶名稱頁號賬戶名稱頁號賬戶名稱頁號

帳簿啟用及接交表正面格式帳簿啟用及接交表背面格式

2、對死頁賬簿：如總賬、現金日記賬、銀行日記賬等，為了保持會計賬簿的原來面貌和完整性，不拆去空白頁，但需要在記錄賬頁的最末一行的上下分別劃一條紅線，以示結束使用，并在會計檔案案卷備考表中，詳細記明使用賬頁的頁數和空白賬頁的頁數。活頁賬A、抽出空白頁——編頁號B、加裝封皮，擬寫案卷題名，填寫案卷封面C、裝訂、裝盒（不能混期限），填寫盒面內容D、編寫案卷目錄

3、對活頁賬簿：如材料明細賬、內部往來賬、固定資產分戶賬等，應將賬簿內的空白頁去掉后重新整理，在會計科目賬頁的右上方編上頁數。整理裝訂賬簿一般是一個會計科目裝訂一卷。如果一個會計科目的總頁數比較少，也可以把幾個會計科目合并裝訂成一卷，總頁數在150頁左右，最多不要超過200頁。

4、跨年使用的固定資產賬，歸最后一年立卷，并在封面注明××年至××年，每本厚度不超過2公分。

5、重新整理的賬簿，裝訂時要加封面、封底（有封面圖沒？）封面上標明立卷部門、案卷標題、年度、頁數、全宗號、目錄號、案卷號、保管期限等。6、填寫卷內目錄。卷內目錄項目有：順序號、作者、內容、日期、頁號、備注等。

7、填寫案卷備考表。財務報告財務報告是根據日常會計核算定期編制的，綜合地反映一定時期的資產、負債和所有者權益狀況，以及某一特定時期的經營成果和現金流動情況的書面文件。財務報告按時間劃分：會計年報（包括內容：資產負債、利潤分配、經費情況、資金活動、財務分析及說明、附注等）、月報、季報。

（四）財務報告的組卷財務報告是以會計賬簿資料為主要依據，按規定的表格形式和指標體系，總括反映機關、團體、企事業單位在一定時期內經濟活動過程和結果的一種報告文件。由于財務報告的格式、要求、用途比較專一、嚴格，所以，這類案卷的封面、標題也比較規范。財務報告整理步驟步驟：同活頁帳組卷——編頁號——填寫卷內目錄——填寫封面——裝訂(左側)——裝盒編寫案卷目錄保管期限：資產負債表、利潤分配表、經費情況表、資金活動表、含財務說明、分析、輔助等永久，其它——5年、3年

財務報告案卷的一般構成是：1、財務報告封面。印有編號、密級、年度、季度、或月份會計報表，編制單位、單位負責人（蓋章）、填表人（蓋章）、審核人（蓋章）和上報日期、全宗號、目錄號、案卷號、保管期限等。2、財務報告編制說明。3、各種財務報告按會計報表的編號順序排列。4、財務報告的必要文字說明材料。5、財務報告的封底。在財務報告組卷時，應注意以下幾點：1、財務報告組卷時按會計年度結合保管期限組卷。2、財務報告的整理立卷，一般應將本單位的報表與下級單位的報表分開立卷。本單位的年度財務報告應單獨整理組成案卷。3、會計報表組卷時要注意以下事項：月報、季報、年報分開；不同年度，不同保管期限的報表分開。也有的單位，由于月份報表頁數較少，在年終決算結束后，將1－12月份的財務報告，按月份順序排列整齊，加封面裝訂。但要注意在保管期限上要標明“永久”保管。在財務報告組卷時，應注意以下幾點：4、在整理組卷時，財務分析排列在前，會計報表排列在后。月、季財務報告可整理成一卷或分別立卷。5、重新整理的財務報告，裝訂時要加封面、封底。擬寫案卷標題。6、整理時去掉金屬物。7、編頁號。在報告的右上角編頁。8、裝訂。用線繩左側裝訂。9、填寫卷內目錄。10、填寫案卷備考表。

按會計年度組卷，結合保管期限。會計報表、報表備注、財務情況說明書不要分開，一并組卷；同時對于不同年度、不同保管期限的要單獨組卷順序號題名日期頁號文號責任者

（五）其他會計核算材料的組卷按其內容結合保管期限分別組卷。銀行存款余額調節表，銀行對賬單，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊等，以及其它方面（清產核資材料、工資匯總表、審計、保險、稅務等材料），應按其保管期限分別立卷。其它類會計核算材料其它類會計核算材料的組卷方法：(一般的文件材料不多，銀行存款余額調節表，銀行對帳單等屬歸檔之列)會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊也屬歸檔范圍)要求：與財務報告的組卷方法相同。銀行余額調節表、銀行對賬單——5年銷毀清冊、保管清冊—————永久移交清冊——————————15年（六）會計電算化紙質核算材料的組卷其輸出的紙質會計核算材料按上述紙質會計檔案要求整理立卷。（七）加蓋檔號章會計檔案整理立卷后，應在財務報告、會計賬簿、會計憑證的每一卷冊封面上加蓋檔號章，裝盒后與會計檔案盒上的全宗號、目錄號、案卷號保持一致。檔號章樣式如圖樣式一：全宗號目錄號案卷號50D1.11樣式二：全宗號分類號目錄號案卷號50D111樣式三：全宗號分類號案卷號50D11

（八）裝盒

將整理后的會計檔案，編制好卷內目錄和備考表后，裝入相應案卷盒，并填寫好案卷盒上相應內容的過程。會計檔案卷內目錄格式會計檔案卷內備考表格式六、會計檔案的排列和案卷號

（一）年度—形式—保管期限把一個單位形成的會計檔案，首先按會計年度分開，其次在一個會計年度內再按財務報告、賬簿、憑證和其他等形式分開。第三，在每一種形式內按規定的保管期限(永久,定期（25年,15年,10年,5年,3年）)的順序排列。一年編一個案卷流水號。優點：簡便易行，容易掌握，保管和分類統一，便于查找，并可充分利用裝具。缺點：排列不夠美觀。適用：一般單位預算會計、企業會計、建設銀行會計等（二）年度—組織機構—類別—保管期限

把一個單位形成的會計檔案，首先按會計年度分開，其次在一個會計年度內，再按單位內的會計核算機構分開(如預算處,財務處)，第三，在每一機構內財務報告、賬簿、憑證和其他等形式結合保管期限分別排列。優點：能體現單位內部機構會計檔案完整性，便于查找。缺點：排列不夠美觀。適用：各級財政主管機關，總預算會計單位，或所屬組織機構的專業主管單位。（三）年度—會計類型—形式—保管期限把一個單位形成的會計檔案,首先按會計年度分開，其次把一個會計年度的會計檔案按稅收計劃，稅收會計，經費會計等類型排列，第三，在每一類型內的會計檔案再按報表、賬簿、憑證、其他等形式結合保管期限分別排列。優點：能反映不同類型會計活動的性質，體現全宗內會計檔案的系統性。缺點：排列不夠整齊美觀。適用：稅務機關和有特定會計類型的專業單位。

（四）形式—會計年度—保管期限把全部會計檔案首先按憑證，賬簿，報表，其他等四種形式分開，其次在每一形式會計檔案內再按會計年度排列，第三，在每一年度內再根據其保管期限依次排列。優點：保持了會計檔案類別的連續性，便于按類別查找和鑒定銷毀，排列整齊美觀。缺點：同一年度會計檔案分散排列在各個類別中，不便按年度查找。適用：油田各單位、機關財務處、科、各部門獨立財務財務報告

××××年 永久 定期（10年、5年、3年）案卷號：1---×××

……….會計賬簿

××××年永久定期（10年、5年、3年）案卷號：1---×××

………..會計憑證

××××年永久 定期（10年、5年、3年）案卷號：1---×××

………...

檔案館會計檔案排列方法

類別－年度－組織機構－保管期限排列法如下圖財務報告

××××年

預算科 永久 定期（10年、5年、3年）

財務科 永久 定期（10年、5年、3年）

……….會計賬簿

××××年

預算科 永久 定期（25年、15年）

財務科 永久定期（10年、5年、3年）

………..會計憑證

××××年

預算科 永久 定期（25年、15年）

財務科 永久 定期（10年、5年、3年）

………...七、會計檔案的編號

根據《河南石油勘探局企業檔案分類實施細則(試行)》規定，會計檔案二級類目按文件名稱分類(報表、帳本、憑證)，會計檔案按年度內二級類目分別大流水編卷號。會計檔案的編號有：大類代號、分類號、案卷順序號。1、大類代號為“I”。2、分類號為“1憑證、2帳簿、3財務報告、4其他”。（一）案卷順序號(1)年度編號法。會計檔案數量較少的單位，一年形成的會計檔案按屬類（憑證、賬簿、報表、其他）+保管期限進行排列，編一個案卷流水號。

(2)類別編號法。會計檔案數量較多的單位，按年度+類別+保管期限,分別進行排列，每一類別編一個案卷流水號。局檔案館采用的是此種編號法。如下圖年度案卷順序號編制法

××××年財務科會計憑證

1,2,3,4,5.......會計賬簿1,2,3,4...........財務報告

1,2,3,4........會計其它1,2,3,4..........

八、會計檔案案卷目錄的編制

編制會計檔案的案卷目錄，既是固定會計檔案案卷本身位置的需要，也是會計檔案案卷檢索的重要工具之一。

編制會計檔案案卷目錄檢索工具要求：按照會計檔案的分類方法和案卷的排列順序編制會計檔案案卷目錄(四本或三本目錄)。案卷目錄的抄寫與案卷一致，基本上就是卷皮（盒）上的內容。一般為兩套(可復印)，檔案室和會計部門各存一套）

會計檔案案卷目錄

序號案卷號案卷標題起止時間保管期限卷內張數存放位置備注自年月至年月自年月至年月自年月至年月自年月至年月自年月至年月自年月至年月案卷號類別題名頁數起止年月日期限簽字簽字第二種樣式：案卷目錄的填寫方法如下：1、案卷號：指會計檔案案卷在分類排列中的順序號。用阿拉伯數碼填寫，從1、2、3、4……。2、案卷標題：指案卷封面上的標題。如：銀行轉賬憑證，現金日記賬等。目錄中的標題必須與案卷封面上的標題一致，不能隨意改動或縮減。3、起止時間：指案卷內最開始啟用的時間到最后終止使用的時間。如：199601－199612。4、保管期限：指案卷封面上注明的保管期限。會計檔案的保管期限一般有：永久、定期（25年、15年、10年、5年、3年）等。5、卷內張數：主要指案卷憑證、賬簿、財務報告的頁數。6、存放位置：指會計檔案存放庫房號、架、格、盒的處所。7、備注：指用來說明個別案卷的某些特殊情況的記錄。如：卷內某頁文件不清楚、殘破，某號憑證是涉外憑證需要永久保存等，以示查閱或鑒定時要特別注意。案卷號類別題名起止年月頁數保管期限存放地點備注二○○六年憑證號1憑證類2006年1月份記帳憑證2006.11-2015年2憑證類2006年2月份記帳憑證2006.21-3415年3-5憑證類2006年3月份記帳憑證2006.31-341-351-2015年案卷號：會計憑證可按盒抄寫，但案卷號是實際案卷號，而不是盒號,例:一盒內有3本憑證，案卷號是3-5，在案卷號這欄填寫3-5。會計檔案案卷目錄會計檔案案卷目錄案卷號類別題名起止年月頁數保管期限存放地點備注二○○五年15賬簿類

亨通斯博有限公司2005年銀行存款、現金日記帳2005.1-1210525年16賬簿類

亨通斯博有限公司2005年1-12月份總帳、明細帳2005.1-128015年會計檔案案卷目錄案卷號類別題名起止年月頁數保管期限存放地點備注二○○五年21報表類

亨通斯博有限公司2005年決算報表2005.1-1238永久22報表類亨通斯博有限公司2005年經濟分析年報表2005.1-1290永久第四章會計檔案的移交歸檔一、人員變動會計檔案的移交二、單位內部會計檔案的移交歸檔三、機構變動單位會計檔案的移交四、項目形成的會計檔案的移交五、會計檔案移交歸檔時應注意的事項一、人員變動會計檔案的移交

會計工作人員因調動或者其它原因需要長期離職的，要辦理會計檔案移交手續。辦理交接手續時，要由會計主管人員或單位領導負責監交，移交人應整理應該移交的各項資料，編造會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計憑證、會計賬簿、財務報告、現金、有價證券、印章等，對未了事項寫出書面說明。不能把會計檔案“包扎成捆，自負其責”；接替人也不能“另起爐灶，重新立賬”。應根據移交人所造清冊逐一清點核對，交接雙方認為確無問題時，方可在交接清單上簽名或蓋章。交接清單一般一式三份，分別由移交人、接辦人和財會部門保管。

二、單位內部會計檔案的移交歸檔（一）會計檔案的移交歸檔范圍（以各單位會計科目和基建報表、生產報表為準）（二）會計檔案的移交歸檔時間（三）會計檔案的移交歸檔要求（四）會計電算化核算材料的移交歸檔電算化會計檔案指存儲在計算機中的會計數據（以磁性介質或光盤存儲的會計數據）和計算機打印出來的書面形式的會計數據。

1、歸檔范圍(1)存儲在磁介質或光盤上的會計核算數據。(2)打印輸出的紙質載體的會計核算材料。(3)會計核算軟件的全套文資料以及會計核算軟件程序。

2、歸檔要求(1)歸檔的會計軟件應符合財政部的要求。(2)歸檔的會計核算數據應按電子文件歸檔的要求將會計核算數據存儲到耐久性載體上，一式三套。(3)應對會計電算化核算材料的形成、收集、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管，利用實行全過程管理與監控，確保其不失真，不損毀，不丟失。(4)打印輸出的紙質會計核算材料，按《會計檔案管理辦法》的規定執行。(5)使用電子計算機進行會計核算產生的會計核算材料必須符合國家統一的會計制度規定。三、機構變動單位會計檔案的移交

1、單位因撤銷、重組、破產或其他原因終止的，在終止和辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案，應向由終止單位的業務主管部門或財產所有移交會部檔案。2、單位分立后原單位存續的，其會計檔案應由分立后的存續方統一保管，單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經各方協調后，由其中一方代管或移交綜合檔案館代管。四、項目形成的會計檔案的移交

基建會計檔案，建設單位應當在竣工決算后，移交給建設項目接受單位，并按規定辦理交接手續。五、會計檔案移交歸檔時應注意的事項1、首先要按照會計檔案移目錄逐卷逐冊地清點核對。看收集是否齊全、完整、準確，整理應符合規范——分類清楚，組卷合理，排序科學，編目清晰。

2、檢查卷冊有關項目。簽章要完整——會計憑證封面，賬簿封面及啟用頁，報表封面等需由經手人員，會計主管人員，單位負責人簽字蓋章的。按照會計制度的規定逐項進行檢查，對項目未填清、填全的，原則上退回財務會計部門進行補填，如原經管人員已調出，需由現職會計人員查清原經管人員、主管會計、單位財務負責人姓名，寫出說明，分別附在每年會計檔案移交目錄之首。3、保持原封裝——移交歸檔的會計檔案，原則上應保持原卷冊的封裝，特殊情況需拆封，重新整理的，應由檔案機構和會計機構經辦人員共同拆封整理，拆封整理后的案卷，就由整理人簽字蓋章，以分清責任。對于不合乎要求的會計檔案，檔案部門有權不予接收。4、交接雙方都必須辦理會計檔案交接手續。交接時，移交單位應當編制會計檔案移交清冊，列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、保管期限、已保管期限等內容。檔案部門應按照會計案卷目錄或移交清冊一一核對后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名蓋章。會計檔案移交清冊一式三份，交接雙方及單位各存一份。

會計檔案移交清冊順序號類別案卷題名起止日期憑證編號卷內張數冊數保管期限已保管期限備注樣式一會計檔案移交清冊填寫說明：1、順序號：指會計檔案案卷在本冊案卷目錄中順次排列的序號。2、類別：主要指會計檔案的種類。如：會計憑證、會計賬簿、財務報告及其他。3、案卷題名：指會計檔案案卷的具體名稱。如：會計賬簿類的總賬、現金日記賬等。4、起止日期：指案卷卷內最開始啟用的時間到最后終止使用的時間。如：1996.1.1－1996.12.31。5、憑證編號：填寫記賬憑證的編號。6、卷內張數：主要指綜合后憑證、賬簿、財務報告的頁數。7、保管期限：指案卷封面上注明的保管期限。會計檔案的保管期限一般有：永久、長期、25年、15年、10年、5年等。8、已保管期限：指會計檔案形成至移交時，已保管的期限。9、備注：指用來說明個別案卷的某些特殊情況的記錄。如：卷內某頁文件不清楚、殘破、缺頁漏張等，以示查閱或鑒定時特別注意。會計檔案移交清單樣式二

第五章會計檔案的保管與統計一、會計檔案的保管二、會計檔案的統計一、會計檔案的保管會計檔案的保管，是指根據會計檔案的不同制成材料，分別采取科學的存放和安全保護措施，維護會計檔案的完整、系統與安全。檔案排架檔案庫房管理制度1、會計檔案庫房實行專人管理，非工作人員未經許可不得入庫。2、檔案柜架要從左到右自上而下排列編號，并編制庫藏檔案存放索引。3、對入庫檔案要認真檢查，分類排列，科學管理，做到帳、物相符。4、從庫房提取檔案，并逐卷登記，對歸還檔案要認真檢查，注銷入庫。5、每年不定期對各庫庫藏檔案進行一次抽樣檢查。6、庫房管理人員崗位變動，要辦理交接手續，不留隱患。7、做好檔案“十防”，堅持“以防為主，防治結合”的原則。8、做好檔案庫房的溫濕度控制與調節工作。9、檔案入庫前消毒除塵，并定期放置殺劑。10、建立健全庫房安全消防工作責任制。11、檔案庫區嚴禁火種和污染，禁止帶入危害檔案的物品。12、做好檔案技術保護工作，確保檔案的完整與安全。（二）會計檔案的保護措施1、檔案入庫前，應做好消毒除塵工作，庫房日常管理應建立定期蟲、霉檢查制度，發現蟲、霉及時處理。2、檔案庫區應配備適合檔案用的消防器材，并按設備要求定期檢查更換，對電器設備應定期檢查電器線路，庫內嚴禁明火裝置，嚴禁使用電爐及存放易燃易爆物品。3、檔案庫房應采用白熾燈作照明光源，嚴禁陽光射入庫內。4、、庫房溫度保持在14℃—24℃,相對濕度控制在45%—60%。5、半年對檔案進行一次“六防"檢查，發現問題，及時采取措施處理。6、破損或變質檔案及時進行修復和復制。（三）計算機會計檔案的管理存儲計算機中的會計數據（以磁性介質或光盤存儲的會計數據），是在會計電算化情況下新的會計檔案形式。在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并留有副本。采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質存儲會計帳簿、報表，具有磁性化和不可見的特點。因此，必須注意安全和保密措施。

會計電算化系統檔案管理

打印輸出的憑證、賬冊、報表等書面形式的會計檔案按紙質會計檔案管理。（必須有會計主管的簽章才能存檔保存）會計電算化系統檔案管理

隨計算機配置的系統、各類應用程序軟件以及購買的商品化會計核算軟件、數據備份光盤（磁盤），必須作為會計檔案保存。三套保存（一套封存、一套異地保存、一套利用）存放安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所鋼絲錄音機

1、對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉爛和防鼠咬等工作。重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個以上不同的地點，最好在兩個不同建筑物內。

2、采用磁性介質存貯會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失。

3、嚴格執行安全和保密制度，會計檔案不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。對任何偽造、非法涂改變更、故意毀壞數據文件、帳冊、軟盤等行為，都要進行相應的處理。

4、各種會計資料包括打印出來的會計資料以及存儲會計資料的軟盤、硬盤、計算機設備、光盤、微縮膠片等，未經單位領導同意，不得外借和拿出單位。

5、借閱會計資料，應該履行相應的借閱手續，經手人必須簽字記錄。存放在磁介質上的會計資料借閱歸還時，還應該認真檢查，防止感染病毒。二、會計檔案的統計

檔案統計制度1、在檔案接收、整理過程中，及時做好驗收、鑒定、統計工作隨時對檔案的接收、移出、借閱、保管、利用效果進行登記造冊，掌握檔案館藏數量及動態。2、建立檔案綜合臺帳和分類臺帳，統計各類檔案數量的變化情況，在檔案收進、移出或銷毀時，均應及時造冊，準確地修正相應臺賬。3、各類檔案的基本統計單位為保管單位（卷、冊、盒），并相應統計其長度。4、每年進行一次庫存藏檔案合格率、利用率統計分析，提高入庫案卷質量和利用水平。5、按照檔案部門要求，每年按時按要求上報會計檔案情況數據。

第六章會計檔案的利用一、會計檔案借閱制度

二、會計檔案的用途

《會計檔案管理辦法》第七條規定：各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。

會計檔案的利用工作應注意把握以下四點：（1）應建立健全會計檔案借閱審批制度，借閱會計檔案必須經本單位會計部門負責人或主管領導批準。(各單位應當建立會計檔案的查閱、復制登記制度。)（2）各單位保存的會計檔案原則上不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制。（3）借閱人應認真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數量、內容、歸還時間等情況登記清楚。（4）借閱會計檔案的人員，不得在會計檔案上作任何標記，勾畫和涂改，更不能拆散原卷冊、抽換單據。

會計檔案的利用工作《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》第十二條規定：會計檔案按財政部、國家檔案局《會計檔案管理辦法》執行；法律、行政法規有特殊規定的，依照法律、行政法規的規定處理?！稌嫏n案管理辦法》第十三、十四、十五、十六條，對機構變動等特殊情況下會計檔案的處置做出了具體要求。

第十三條單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業務主管部門或財產所有者代管或移交有關檔案館代管。法律、行政法規