公文基本知識公務文書，又叫公務文件，簡稱公文，是法定機關與組織在公務活動中，按照特定的體式，經過一定的處理程序形成和使用的書面文字材料〔包括電報〕，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，指示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經歷的重要工具。一、公文的概念、特點〔一〕公文的概念（二）公文的特點法定的制發(fā)者法定的權威和效用特定的體式和處理程序所謂法定的制發(fā)者，指的是依法成立并能以自己的名義行使法定的職權和承擔義務的組織或個人。具有很強的針對性和時效性（二）公文的特點法定的制發(fā)者法定的權威性特定的體式和處理程序公文的法定權威，來自公文制發(fā)機關的法定職能與權力。也就是說在公文制發(fā)機關的職權管轄范圍內，必須一體遵行，令行禁止。具有很強的針對性和時效性〔二〕公文的特點法定的制發(fā)者法定的權威和效用特定的體式和處理程序公文的體式，指公文的文體和格式。公文文體是以實用為目的的一種應用文體。公文的格式，包括公文的基本構成與樣式，在《公文處理辦法》中有明確的規(guī)定。一般由發(fā)文機關、秘密等級、發(fā)文字號、簽發(fā)人等部分組成。公文體式的規(guī)范主要包括：文種的規(guī)范、格式的規(guī)范、行文規(guī)則的規(guī)范、公文辦理的規(guī)范四個方面內容。

具有很強的針對性和時效性簽收、登記、擬辦、批辦、分送、承辦、催辦等。收文程序包括：擬稿、審核、簽發(fā)、印制、校對、用印、分發(fā)等。發(fā)文程序包括：（三）公文辦理的主要內容二、公文的種類〔一〕常用公文種類的劃分：?國家行政機關公文處理方法?，詳細規(guī)定我國通用公文的文種為十三種：1、命令（令）2、議案3、決定4、指示5、公告6、通知7、通報8、報告9、請示10、批復11、函12、會議紀要13、通告?國家電網公司公文處理方法?規(guī)定本系統(tǒng)常用公文種類：十一種1、決定2、規(guī)定3、報告4、請示5、意見6、通知7、通報8、函9、批復10、會議紀要11、辦法〔二〕常用公文的適用范圍1、決定2、規(guī)定、方法適用于對重要事項或重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下屬單位不適當?shù)臎Q定事項。“規(guī)定〞適用于對某項工作或活動作出安排，提出詳細管理措施。“方法〞適用于對某項工作或活動制定詳細作法，提出要求。3、通知4、通報適用于批轉所屬單位的公文，轉發(fā)上級和不相隸屬單位的公文;傳達要求下屬單位辦理和需要有關單位周知或共同執(zhí)行的事項，任免和聘用干部。適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。5、報告6、請示

適用于向上級單位匯報工作，反映情況，答復上級單位的詢問。適用于向上級單位請求指示、批準。7、批復8、函適用于答復下屬單位請示事項。適用于不相隸屬單位之間、投資或合作伙伴之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向其他業(yè)務主管部門請求批準等。9、會議紀要10、意見適用于記載和傳達會議情況和議定事項。適用于對重要問題提出見解和處理辦法，對重要事項提出解決辦法〔一〕、公文格式各要素劃分及構成眉首主體版記三、公文的格式基本要素

發(fā)文機關

標題

正文

印章或簽署

成文日期

〔二〕公文必須具備的根本要素（三）可供選擇的要素

發(fā)文字號

簽發(fā)人標志

主送機關

附件說明

主題詞

抄送機關

版記

份號

密級

緊急程度

無正文說明

題注

由發(fā)文單位代字、年份、序號三局部組成。發(fā)文字號的編寫順序是：先寫發(fā)文單位代字，接著寫年號，最后寫明序號。如：晉電臨校[]52號。學校公文發(fā)文字號有以下四種：中共臨汾電力高級技工學校委員會晉電臨校發(fā)[]號臨汾電力高級技工學校晉電臨校[]號臨汾電力高級技工學校工會委員會晉電臨校工[]號共青團臨汾電力高級技工學校委員會晉電臨校團[]號主題詞：用于提醒公文主要內容并經標準化處理的詞與詞組，一份文件一般不超過5個主題詞。主題詞的標引順序是：先標反映文件內容的詞，再標反映文件形式的詞。一份文件有兩個以上主題內容，應按主題內容依次標引。（一）明確行文目的與要求四、公文寫作要點公文的主題是公文的中心思想，是法定作者在說明事物、匯報工作、闡明政策中所表述的基本觀點與主張。（二）確定主題（三）選擇文種文種，即公文名稱，是用以概括表明公文的性質、用途與作者的職權范圍以及行文目的。選擇文種的主要依據(jù)是：1、遵循國家有關公文處理法規(guī)中有關文種的規(guī)定，從中選擇適宜的文種。2、根據(jù)行文目的確定公文文種。3、根據(jù)行文關系確定公文文種。4、根據(jù)行文單位的職權確定公文文種。（四）調查研究，收集材料在明確行文目的和要求、選定文種之后，就應進行深入的調查研究，收集和占有翔實的材料。分析、篩選和取用材料方法很多，主要有五點：1、選取經核實無誤的材料。2、選取能反映事物基本狀況的材料。3、選取最能服務于主題的典型材料。4、從多方面選取對事物特征最有說服力的材料。5、選取最能說明事物性質、明確是非界限和制定決策依據(jù)的材料。五、公文寫作中常見問題及處理越級請示多頭請示向指導同志個人報文主旨不明越權行文一文多事報告夾帶請示事項標題不標準（一）通知六、常用公文寫作適用范圍：1、發(fā)布有關法規(guī)和規(guī)章。2、批轉下級機關的公文3、轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文。4、傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項。5、任免和聘用人員。

2、通知的種類（6）任免通知（1）公布性通知（2）批轉性通知（3）指示性通知（4）告知性通知（5）會議通知3、通知的特點廣泛性主體的單一性內容的可操作性表述的靈活性4、結構模式

通知的寫法一般分標題、主送機關、正文、落款和日期等部分。標題由三部分組成：發(fā)文機關名稱、事由、公文種類（通知）。有的還根據(jù)具體情況寫明“聯(lián)合通知”、“緊急通知”、“重要通知”，“補充通知”等。正文部分第一行頂格要寫被通知的機關即受文單位；轉行后，第一部分寫發(fā)該通知的原因、根據(jù)和目的。第二部分是所通知的事項部分。第三部分是結尾，對全文加以總結，提出號召、希望、要求等。在正文后寫上發(fā)文機關和日期。關于召開〔舉辦〕×××會議〔培訓〕的通知××××〔主送單位〕：為了××××〔目的〕，××××〔主辦單位〕決定召開〔舉辦〕××××會議〔培訓〕，現(xiàn)將有關事項通知如下：〔過渡語〕一、會議〔培訓〕內容：×××二、參加人員：×××三、會議〔培訓〕時間：××年×月×日×時前報到，××年×月×日×時開會。四、會議〔培訓〕地點：×××五、其他事項：〔一〕參加人員食宿費用安排×××〔二〕請將會議回執(zhí)于×××年×××月×××日前至×××〔三〕聯(lián)絡人及聯(lián)絡。特此通知附件：參加會議人員回執(zhí)（二）請示1、請示的概念及特點“請示”是向上級機關請求指示、批準時使用的一種上行公文。它的使用頻率較高。它具有以下特點：（3）內容單一性（1）請求性（2）事前行文性2、請示的分類請求指示的請示請求審批的請示請求幫助的請示請求批轉的請示請示文種的內容結構一般由標題、正文、結尾三部分組成。3、請示的結構模式請示的標題通常由發(fā)文機關、事由、文種構成，也可以由事由和文種構成。如《臨汾電校關于派員赴**、**考察境外培訓基地和電力企業(yè)管理的請示》等。（1）標題請示的正文由開頭、主體、結語三部分組成。開頭主要表述請示的緣由，是上級機關批復的主要依據(jù)。主體是表明請示事項的部分，也是請示最核心、最重要的部分。（2）正文請示的結語比較簡單，在主體之后，另起一段，寫明“妥否，請批示”即可。在正文之后寫上發(fā)文機關和日期。（3）結尾(三)工作總結1、文種特征工作總結是對一定時期內的工作進展系統(tǒng)地回憶整理、分析研究，探尋工作規(guī)律，總結發(fā)現(xiàn)差距，從中總結出詳細經歷或教訓，以利于今后改進工作的一種文書材料。2、總結的分類根據(jù)其內容含量的不同，將總結分為綜合總結和專題總結。3、總結的特點客觀性客觀性典型性指導性證明性3、總結的結構模式

綜合總結的結構大體由標題、情況概述、工作成績、存在問題、經驗教訓、結尾等六部分組成。標題是總結的“眉目”，要寫得簡明、確切。一般應由機關或單位名稱、適用時間、內容、文種四要素組成，如《臨汾電校二009年上半年工作總結》。1、標題這部分是綜合總結寫作的重點內容之一。它要詳盡、具體地闡述整個工作的進展情況，包括所采取的各種措施、方法、步驟；在工作中遇到哪些情況和問題，是如何解決的；通過工作，取得了哪些成績等等。

2、情況概述這部分是總結正文的開頭，又稱導言。它是用簡明扼要的語言寫明工作的依據(jù)（黨和國家的方針政策以及上級機關的文件、指示精神等）、指導思想、工作內容概況和工作的收效與成果。在語言表達上，一定要高度概括和濃縮，然后，用過渡語“我們的做法和體會是”、“現(xiàn)將有關情況總結如下”等轉入主體部分。