如何召開高效會議承接人：趙磊課堂約定一、保持空杯心態(tài)。三、將手機調(diào)整為靜音。二、不要吝惜您的掌聲。定義：組織中的相關(guān)人員，就某個議題，在指定的時間，指定的地點，進行面對面討論，形成某種結(jié)論或決議。意義：會議的過程體現(xiàn)企業(yè)的管理水平和員工的素質(zhì)，是企業(yè)最基本的管理技能。要素：主持人的組織（會前）；參與者的狀態(tài)（會中）；決議的落實（會后）。了解會議小調(diào)查：1、開會有用么？2、你喜歡開會么？會議作用集思廣益頭腦風(fēng)暴問題討論產(chǎn)生決策聽取匯報分配任務(wù)融合意見達成共識資訊分享政策宣傳表彰先進激勵士氣開會有用么？注意：這是理想狀態(tài)目標(biāo)：讓我們的會議變“快”變“準(zhǔn)”在白領(lǐng)中，會議恐懼癥已經(jīng)不是個新詞兒了。對于現(xiàn)在很多商政人士而言，在會議室里度過一天已經(jīng)是一件司空見慣的事，似乎每天都有開不完的會。2011年，中國青年報社會調(diào)查中心通過民意中國網(wǎng)和網(wǎng)易新聞中心，對2223人進行的一項調(diào)查顯示，53.6％的人表示自己在日常工作中參加的會議過多。具體而言，57.4％的人每星期平均開會2次以上。受訪者中，40.8％的人是企業(yè)職員，30％的人是事業(yè)單位員工，12.9％的人是政府機關(guān)工作人員。另外，只有不到三成的白領(lǐng)認為自己參加的會議有意義，而剩余的大多數(shù)白領(lǐng)均表示厭煩開會，甚至有人為此變成職場“恐會族”。實際情況是——為什么會這樣？《哈佛商業(yè)評論》05年第7期中有這樣的一句話：“任何會議都是要么富有成效，要么純粹浪費時間，二者必居其一。”無效的會議不僅是一種管理成本的浪費，而且也會引起與會者對會議和公司管理現(xiàn)狀的不滿，使大家心生倦怠感，從而降低團隊的凝聚力。會議為什么低效？沒有核心主題，或主題不明確，或議題繁多。這是導(dǎo)致會議低效的根本原因。沒有明確的會議議程及時間分配規(guī)則，導(dǎo)致會議的進展和時間很難把控。參加人數(shù)眾多，無多大關(guān)系的“陪綁”的現(xiàn)象嚴(yán)重，或該到的人未到。未指定主持人或主持人未能嚴(yán)格按照議程來控制會議，被參會者牽著鼻子跑。思想火花及最終決策未做記錄，白開或記錄發(fā)放不及時，精神未能及時傳達。時間選擇不恰當(dāng)，比如安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。地點選擇不合適，比如設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。主題議程參會人主持人記錄時間地點1會議前缺乏準(zhǔn)備123沒有提前準(zhǔn)備好會議議題、議程、會議材料、參與人、主持人、記錄人等開會前沒有提前通知與會者相關(guān)事宜及會議材料學(xué)習(xí)；沒有提前準(zhǔn)備好會場、開會設(shè)施（比如電腦、投影儀、麥克風(fēng)、白板、白板筆、激光筆）、會議討論材料、會議簽到表等。2會議中缺乏控制氣氛緊張、壓抑，未能很好地鼓勵大家積極發(fā)言；或領(lǐng)導(dǎo)者一言堂，沒有發(fā)掘出全體與會人員的智慧。未能很好地圍繞主題進行討論或發(fā)言，出現(xiàn)閑談或跑題現(xiàn)象。未能很好地控制時間，如未能及時開始或拖沓、冗長，未能及時結(jié)束。與會者相互間爭吵的厲害，未能很好地尊重相互的意見，甚至出現(xiàn)人身攻擊的現(xiàn)象。議而不決，沒有形成有效的決策。23456沒有嚴(yán)格按照會議的議程進行

3會議后缺乏跟蹤會議結(jié)束后，未對形成的決策或待完成的工作指定責(zé)任人、時限并進行追蹤，這樣的會議也幾乎是無任何意義的！低效會議有哪些成本？一家公司會不會開會，決定了該公司的競爭優(yōu)勢。一家公司開會的效率與執(zhí)行，決定了該公司全面管理的效率與執(zhí)行。會議是公司管理的必備工具。而會議的成本則常常被忽略。請看，“文山會海”的成本是：時間成本金錢成本效益成本機會成本會議成本時間成本時間成本＝參加會議的人數(shù)×（與會者的準(zhǔn)備時間＋與會者的旅行時間＋正式會議時間＋會議休息及耽擱時間）。而實際上我們用到會議上的時間遠遠大于實際計算的比例。大多數(shù)的會議并沒有按照承諾的時間準(zhǔn)時結(jié)束。而且，會議將我們整塊的工作時間搞得支離破碎，從而降低了我們非開會時間的工作效率。金錢成本金錢成本＝開會的時間成本×與會人員平均每小時的工資＋場地費、設(shè)施費、文件復(fù)印費、交通費、茶水費、餐飲住宿費等的成本。效益成本效益成本＝參會人員若不用參加會議，那么在這段時間可以為公司帶來的效益。機會成本＝開會過程中，因未及時接聽重要客戶的電話而損失一大筆生意＋不能及時處理客戶的投訴而得罪一批客戶＋不能及時解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件帶來的問題及持續(xù)影響等。機會成本該如何提高會議效能呢？正式進入本次培訓(xùn)的主題如何召開高效會議“3.3.7法”：3種思考（3WayOfThinking）3個原則（3Principles）7條規(guī)定（7Rules）一、會前思考思考會議的必要性最大限度地減少會議是否有能夠與其他會議合并或委托的方法。是一定要召開的會議嗎？不能由自己決定嗎？沒有更好的方式嗎？不能減少參加者嗎？不能減少會議頻率、時間和資料嗎？不能進行更為妥帖的運作嗎？不能與其他會議一起召開嗎？不能通過權(quán)限委托來解決嗎？加入其他會議中就不是好的內(nèi)容嗎？三種思考3個原則第一個原則第二個原則第三個原則確定不召開會議的工作日。將會議時間盡量縮減。將會議記錄整理成一張紙。七個規(guī)定第一條規(guī)定，要求嚴(yán)格遵守時間，最大限度地減少時間浪費。第二條規(guī)定，在會議材料中寫明投入會議的經(jīng)費，避免不必要的浪費。第三條規(guī)定，將會議參加者限制為必要的合適人選和負責(zé)人。第四條規(guī)定，明確會議目的，不要轉(zhuǎn)移到其他主題上或者成為閑談或談?wù)摗５谖鍡l規(guī)定，事先分發(fā)會議資料，在參加會議之前進行討論，以順利召開會議第六條規(guī)定，為了防止以某個特定的人為主進行發(fā)言，要讓所有參加者發(fā)言，并且相互尊重所發(fā)表的意見。第七條規(guī)定，為了盡可能地減少會議錄，僅記錄形成決議的事項并進行保存。1.籌劃會議2.明確會議5.事先分發(fā)會議資料4.告知參加者3.選定參加者6.分配時間二、會前準(zhǔn)備籌劃會議為了開成高效率的會議，首先應(yīng)當(dāng)進行徹底的會議準(zhǔn)備（明確目的、制定計劃、整理資料、通知開會、布置會場等）。會議主持者在會議開始之前，應(yīng)當(dāng)立足于5W1H這6條原則進行事先討論。WhyWhatWhereWhenWho尋求為什么必須召開這個會議，是否有除會議之外的能夠進行解決的方法的答案。對是否有能夠容納所有人的場所進行確認對議題是否符合會議目的進行檢查對會議時間如何、是否很好地遵循時間進行確認讓適合議題的人出席會議How對如何得出符合議題的結(jié)論進行討論5W1H不僅如此，會議主持者在舉行會議的過程中應(yīng)當(dāng)檢查的事項很多，有如下方面：確定好會議的目的和類型了嗎？確定好會議的議題、日期、時間了嗎？確定好會議參加者了嗎？具備會場和各種備置用品了嗎？準(zhǔn)備好要分發(fā)的資料了嗎？充分修飾會議前半部分了嗎？會議順利地進行了嗎？充分概括出結(jié)論了嗎？得出令人滿意的結(jié)論了嗎？并不是僅僅會議主持者必須進行會議準(zhǔn)備，會議參加者也有要準(zhǔn)備的事項：充分確認會議目的和議題。以自身的經(jīng)驗、知識或信息等為基礎(chǔ)，就議題進行協(xié)商。對議題進行分析，討論其中的問題是什么。試著尋求問題的解決對策。試著在自己的立場上思考與主持者和其他發(fā)言者的互動。自己完成資料的準(zhǔn)備和草稿，如有必要，也復(fù)印一下其他人的資料。對會議事先進行公告如果必須召開會議，就應(yīng)當(dāng)在1-3天內(nèi)預(yù)先通知，以便做好會議事項的準(zhǔn)備工作。應(yīng)當(dāng)記入事前通知的項目：會議名稱和目的會議主題、討論項目和會議類型召開日期、開始時間和結(jié)束時間召開地點主持者姓名參加者名單對會議參加者進行選擇的條件(相關(guān)性)：讓具有決定權(quán)的人參加即使是其他部門的人，如果與會議有關(guān)系，也讓其參加讓對會議主題存在強烈疑問的人參加選定參加者會議主持者必須具備的條件主持會議是最具挑戰(zhàn)性的工作之一。成功地引導(dǎo)會議議程是會議主持者的重要職責(zé)。遵守會議議程，所有參加者一起相互合作，這才是真正地召開會議。大部分會議無法實現(xiàn)所定的目標(biāo)，馬馬虎虎地結(jié)束，這是因為主持者在玩忽職守。會后，我又該執(zhí)行哪些后續(xù)工作呢？開會過程中，我應(yīng)守住哪些原則？為了珍惜自己及團隊的時間，也為了提高決策品質(zhì)，減少資源內(nèi)耗，管理者應(yīng)以身作則，率先以專業(yè)的會議運作技巧來提高會議的價值。在發(fā)起及安排會議時，我該考慮哪些因素？我應(yīng)如何控制才能創(chuàng)造均衡發(fā)言？身為主持人如何應(yīng)付干擾，引導(dǎo)會議按議程進行？面對爭辯時，我應(yīng)主動做出哪些回應(yīng)以化解僵局？當(dāng)會議產(chǎn)生無序討論時，如何處理？壓制對方發(fā)言轉(zhuǎn)移至其他參與者主動探詢，使他人完整表達控制均衡發(fā)言以強勢制止大家發(fā)言重定議事規(guī)則整合意見，逐條再議處理無序討論先主動停止發(fā)言，請對方總結(jié)以條列式提出論點針對差異點逐條討論先尊重，再轉(zhuǎn)延至?xí)蠡驎怖刂黝}，指定其他人發(fā)言引導(dǎo)回歸議程面對爭辯的回應(yīng)1234會議參加者必須具備的條件了解會議主題（長時間地發(fā)表偏離主題或遠離主題的談話）了解會議參加者（人員不同，討論的層面也不同）準(zhǔn)備適當(dāng)?shù)馁Y料準(zhǔn)備可證明自己意見的資料（口說無憑，給別人一個理由）絕對不要遲到（會議參與者有十個人，你遲到10分鐘的損失就是100分鐘）1、不要失去會議方向會議主持者應(yīng)當(dāng)事先預(yù)見會議進行方向，以免討論偏離方向，而且要進行一連串的設(shè)問。2、必須得出結(jié)論，形成決議三、會議現(xiàn)場控制3、使會議氣氛活躍4、灌輸式傳達會議—NO，討論式會議—YES5、引導(dǎo)進行建設(shè)性爭論在會議中爭論絕對不合適鼓勵思想沖突制止感情沖突6、不要有含糊不清的表達基本上例）基本上結(jié)束了。基本上行。大致例）大致結(jié)束了。大致有希望。幾乎例）幾乎沒有問題。幾乎是按計劃完成的或許例）或許能行。或許會成功。覺得例）覺得能行。絕對不合理。其他例）在一定程度上完成了。相當(dāng)耗費時間。將盡快完成。似乎合適。將努力工作。將盡快予以實施。在某種程度上……舉例：IBM日本公司會議禁用語7、以對等立場召開會議

絕對要避免進行傲慢的、炫耀權(quán)力的發(fā)言。如果帶入了上下級關(guān)系，職位低或年齡小的職員的獨特想法就可能被埋沒。8、在會議中沉默就是怠工9、認同并尊重對方在會議中必須認同并尊重這樣的事實：對方有發(fā)表自己意見的權(quán)力、即使對方發(fā)表的意見違背了常識，也要尊重其意見，這時會議氣氛才能夠活躍起來。10、在會議中不時做出反應(yīng)為了成功地召開會議，與陳述意見同樣重要的是“傾聽”。傾聽的表示有很多種，比如發(fā)出聲音、用眼神表達、用體態(tài)語言表達等。在體態(tài)語言中，“點頭”是表達熱忱必不可少的方式。11、用肯定性的語言贊美試著以“……的話，是有可行性的”這一方式進行表達，這種親近方式，會形成建設(shè)性的、互相協(xié)助的會議氣氛。受到稱贊的人為了對別人的關(guān)心予以回應(yīng)，會變得更加意氣風(fēng)發(fā)；而欲望強烈的人為了聽