公文寫作及應用基本知識西鋼集團公司辦公室2014年9月一、公文種類二、行文規(guī)則三、常見文種特征及寫作格式四、公文處理目錄

公文：是法定機關(guān)與組織在公務活動中，按照特定的體式、經(jīng)過一定的處理程序形成和使用的書面材料，又稱公務文件。

依據(jù)：2012年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳關(guān)于印發(fā)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》的通知（中辦發(fā)〔2012〕14號）公文種類主要有（15種）：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。

與1996年頒發(fā)的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》相比，去掉了“指示”、“條例”、“規(guī)定”，增加了“決議”和“公報”，同時將“會議紀要”改為“紀要”。一、公文種類

企業(yè)公文：企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營和行政管理等過程中所形成并具有強制執(zhí)行效力和規(guī)范體式的公務文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，貫徹落實企業(yè)戰(zhàn)略部署、經(jīng)營方針，發(fā)布規(guī)章制度，施行行政措施，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況和進行經(jīng)營活動等的重要工具和歷史資料。

企業(yè)一般適用文種：

決定、通知、通報、報告、請示、批復、函、紀要等。決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。

通知：適用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。報告：適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復上級機關(guān)的詢問。

請示：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。

批復：適用于答復下級機關(guān)請示事項。函：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。

紀要：適用于記載和傳達會議主要情況和議定事項。

適用范圍近似文種異同辨析請示與報告的區(qū)別

1、請示的目的是請求上級機關(guān)對某事宜給予批準或明確答復某個問題；報告的目的是向領(lǐng)導部門匯報工作，反映情況，提出建議，不需要批準答復。

2、請示必須在事前行文；報告則不受行文時限，事前、事中、事后皆可行文。

3、請示內(nèi)容單一，要求一文一事，以便上級及時處理；報告則一文一事，一文數(shù)事皆可。

4、請示中可以反映有關(guān)情況，要有請示事項；報告中決不能夾帶請示事項。

5、本單位難以解決或難以回答的問題用請示；本機關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)可解決或已解決的問題用報告。近似文種異同辨析

通報與通知的區(qū)別

1、內(nèi)容范圍不同

兩者雖然都有告知的作用，但通知主要告知工作情況，以及共同執(zhí)行遵守的事項；通報則是告知正反面典型，或有關(guān)重要的精神或情況。2、目的要求不同

通知的目的是告知事項，布置工作，部署行動，有嚴格約束力，要求遵照執(zhí)行；通報的目的主要是交流、了解情況，或通過正反面的典型去教育人。3、行文時間不同

通知是事前；通報是事后。

例如：集團公司社會治安綜合治理委員會下發(fā)的《關(guān)于對“9.19”一案責任追究的通報》。一、缺少文種二、使用非法定文種三、文種重疊四、生造文種五、文種作為公文標題六、文種混用七、同類公文使用不同文種八、錯用文種文種選用常見問題

主要表現(xiàn)在報告和請示的錯用

報告和請示同屬上行文，但是性質(zhì)截然不同的兩類文種。

1.行文目的不同。報告以陳述情況為主，不要求上級批復；請示以請求指示或批準事項為主，要求上級批復。

2.公文內(nèi)容不同。請示可圍繞請求事項反映情況，說明理由，不排除含有一定的情況匯報，但報告中不能夾雜請示事項。目前，這兩種文種的濫用主要表現(xiàn)在兩個方面：

a.請示、報告混用

如《關(guān)于請市領(lǐng)導出席XXXX活動的報告》《關(guān)于申請XXXXXXXXXXXXXXXX的請示》《關(guān)于上報XXXXXXXXXXXXXXXX的報告》b.請示、報告并用

如《關(guān)于召開第XX屆黨代會的請示報告》

二、行文規(guī)則

行文關(guān)系是各級黨政機關(guān)、各個機關(guān)和單位之間的組織關(guān)系和業(yè)務關(guān)系在公文運行中的體現(xiàn)。一般可分為相互隸屬關(guān)系，平行關(guān)系，不相隸屬關(guān)系。

上行文是指下級機關(guān)向上級機關(guān)報送的公文，如請示、報告等。下行文是指上級機關(guān)向所屬下級機關(guān)的行文，如決定、通告、通知、通報等。平行文指同級機關(guān)或不同隸屬機關(guān)之間的行文，如函等。

組織關(guān)系上下級關(guān)系：省國資委與集團公司，集團公司與股份公司平級關(guān)系：股份公司與置業(yè)公司隸屬關(guān)系：同一垂直組織關(guān)系中存在直接職能往來的上下級之間的關(guān)系，股份公司與各分廠非隸屬關(guān)系：不是同一垂直組織關(guān)系中不發(fā)生直接職能往來的機關(guān)

之間的關(guān)系

（一）行文總規(guī)則

1、行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。

2、行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被超過的機關(guān)。3、一般不得越級行文。越級行文的特殊情況：一是遇有重大突發(fā)事件，包括重大自然災害、重大事故災難、重大公共衛(wèi)生事件和社會治安事件等，主要是為了搶時間，不誤事。二是直接的上級機關(guān)亂作為，或者違法違紀的，對處分決定不服的，可以越級行文。（二）向上級機關(guān)行文的規(guī)則1、原則上主送一個上級機關(guān)，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級機關(guān)和同級機關(guān)，不抄送下級機關(guān)。2、下級機關(guān)的請示事項，如需以本機關(guān)名義向上級機關(guān)請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級機關(guān)。

3、請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

4、除上級機關(guān)負責人直接交辦事項外，不得以本機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送公文，不得以本機關(guān)負責人名義向上級機關(guān)報送公文。

5、受雙重領(lǐng)導的機關(guān)向一個上級機關(guān)行文，必要時抄送另一個上級機關(guān)。（三）向下級機關(guān)行文的規(guī)則1.主送受理機關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機關(guān)。重要行文應當同時抄送發(fā)文機關(guān)的直接上級機關(guān)。

2.黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級黨委、政府授權(quán)，可以向下級黨委、政府行文，其他機關(guān)和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。

3.黨委、政府的機關(guān)在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委、政府的相關(guān)機關(guān)行文。

4.涉及多個機關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)的事務，機關(guān)之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機關(guān)應當責令其糾正或者撤銷。

5.上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導的下級機關(guān)行文，必要時抄送該下級機關(guān)的另一個上級機關(guān)。三、常見公文特征及寫作格式（一）通知

（1）指示性通知。上級機關(guān)對下級機關(guān)或所屬業(yè)務機關(guān)實施工作指導，不宜用命令、決定、意見等文種的，用指示性通知行文。具體講，主要用于傳達上級機關(guān)的指示；對下級機關(guān)開展某項工作或活動作出具體部署；上級業(yè)務主管機關(guān)向下級業(yè)務機關(guān)指導；一般基層單位布置某項工作。

（2）批示性通知。包括批轉(zhuǎn)性、轉(zhuǎn)發(fā)性和印發(fā)性通知，三種通知都有一段或兩段批語。批轉(zhuǎn)性通知用于上級機關(guān)將下級來文直接批示給有關(guān)地方和機關(guān)貫徹執(zhí)行。下級機關(guān)來文通常是指呈轉(zhuǎn)性意見或報告，上級機關(guān)經(jīng)審閱后如同意，予以批轉(zhuǎn)。比如中共中央國務院《批轉(zhuǎn)農(nóng)業(yè)部〈關(guān)于我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)情況和今后改革和發(fā)展意見的報告〉的通知》。轉(zhuǎn)發(fā)性通知的使用有兩種情況，一是用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)的公文給所屬地方和單位貫徹執(zhí)行；二是通常由辦公廳室根據(jù)領(lǐng)導授權(quán)，將同級或不相隸屬機關(guān)的來文轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)地方和單位貫徹執(zhí)行。印發(fā)性通知用于黨政機關(guān)和其他社會組織印發(fā)法規(guī)、規(guī)章類公文，同時，也用于領(lǐng)導機關(guān)印發(fā)工作要點、計劃、領(lǐng)導講話以及其他需要用通知印發(fā)的非法定公文。

（3）知照性通知。用于告知有關(guān)單位需要周知而不需要直接執(zhí)行或辦理的事項。如機構(gòu)設(shè)立、調(diào)整，機關(guān)單位變更作息時間等。

（4）任免人員通知。按照人事管理權(quán)限，上級下達有關(guān)人員的任免或聘用的決定，用任免人員通知。

（5）會議通知。會議通知用于黨政機關(guān)和其他社會組織在召開會議之前，將有關(guān)事項通知有關(guān)單位，使與會者有準備地參加會議。這種通知在各級各類機關(guān)的使用頻率很高，學習通知的寫作，首先要學會寫會議通知。

通知撰寫的格式和方法（1）批示性通知一般由標題、主送機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)與成文日期、被批示件等組成。標題：應使用完整式公文標題，即由發(fā)文機關(guān)、事由、文種組成。被批示的文件如是法規(guī)、規(guī)章性公文或計劃、綱要類文件，加書名號，其他文件不加書名號。主送機關(guān)：與公文的一般格式相同。正文：采取批語式的寫法，包括通知根據(jù)、通知事項、執(zhí)行要求。發(fā)文機關(guān)與成文日期：同公文的一般格式相同，標明發(fā)文機關(guān)（或機關(guān)印章）和成文時間。被批示件：在批示性通知之后，另起頁，隨文轉(zhuǎn)載被批示的文件。（2）直達式通知（指示性通知、知照性通知、任免通知、會議通知）一般由標題、主送機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)與成文日期等組成。（二）報告（1）綜合性報告的寫法標題：事由加文種，如：《股份公司關(guān)于2014年上半年生產(chǎn)經(jīng)營情況的報告》；報告單位、事由加文種，如：《西鋼集團公司關(guān)于信息化建設(shè)工作情況的報告》。

正文：三個要點：開頭，概括說明全文主旨，開門見山，起名立意。將一定時期內(nèi)各方面工作的總情況，如依據(jù)、目的，對整個工作的估計、評價等作概述，以點明主旨。主體，內(nèi)容要豐富充實。作為正文的核心，將工作的主要情況、主要做法，取得的經(jīng)驗、效果等，分段加以表述，要以數(shù)據(jù)和材料說話，內(nèi)容力求既翔實又概括。結(jié)尾，要具體切實。寫工作上存在的問題，提出下步工作具體意見。最后可寫“請審閱”或“特此報告”等語作結(jié)。（2）專題報告的寫法標題：由事由、文種組成，如《西寧特鋼關(guān)于“雙百”項目建設(shè)工作有關(guān)情況的報告》。標題要明顯反映報告專題事由，突出其專一性。正文：可采用“三段式”結(jié)構(gòu)法。以反映情況為主的專題工作報告主要寫情況、存在的問題、今后的打算和意見；以總結(jié)經(jīng)驗為主的專題工作報告主要寫情況、經(jīng)驗，有的還可略寫不足之處和改進措施；因工作失誤向上級寫的檢查報告主要寫錯誤的事實、產(chǎn)生錯誤的主客觀原因、造成錯誤的責任、處理意見及改進措施等。結(jié)尾通常以“請審核”、“請審示”等語作結(jié)。（3）回復報告的寫法

標題：與前兩種報告大體相同

正文：根據(jù)上級機關(guān)或領(lǐng)導的查詢、提問，有針對性作出報告，要突出專一性、時效性。

報告撰寫注意事項陳述情況要真實，詳略要得當。凡報告所陳述的有關(guān)事實、事項要真實、確鑿，不能言過其實，以偏概全，不能弄虛作假，打“假報告”。要處理好材料與觀點的關(guān)系。報告陳述的事實、事項都離不開材料，但要注意把材料與觀點統(tǒng)一起來，用材料引申出觀點，用觀點統(tǒng)率材料。

寫綜合報告應注意抓住重點，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基礎(chǔ)上列出若干觀點，分層次闡述，說明觀點的材料要詳略得當，以觀點統(tǒng)領(lǐng)材料。

專題報告，要一事一報，體現(xiàn)其專一性，切忌在同一專題報告中反映幾件各不相干的事項和問題。

切忌將報告提出的建議或意見當作請示，要求上級指示或批準。

（三）請示請示是下級機關(guān)向上級機關(guān)請示指示和批準的公文文種。請示主要用于：

1.在實際工作中，遇到缺乏明確政策規(guī)定的情況需要處理

2.工作中遇到需要上級批準才能辦理的事情

3.超出本部門職權(quán)之外，涉及多個部門和地區(qū)的事情，請示上級予以指示。

請示一般分以下幾類：

請求指示類。這類請示就是對有關(guān)方針政策、法規(guī)規(guī)章的理解和執(zhí)行不夠明確，或者認識不統(tǒng)一，或者雖然認識明確一致，但涉及的事情重大不能擅自作主，需要上級給予明示。

請求批準類。凡屬于上級機關(guān)管理權(quán)限內(nèi)的事情，下級機關(guān)打算去辦，但事先需要請示上級批準后才能行動。如管轄區(qū)的變更、機構(gòu)設(shè)置、重要人事安排、重大項目立項等，必須經(jīng)上級批準。

請求幫助類。下級機關(guān)在自己權(quán)限內(nèi)可以辦的事情，但由于存在人、財、物等方面的實際困難，無力去辦或無法辦好，請示上級給予支持、幫助。請示撰寫的格式和方法

請示同報告一樣，屬于上行文。在公文的“版頭”部分應在“簽發(fā)人”的位置標注發(fā)文機關(guān)簽發(fā)人的姓名，同時在主體的“附注”處注明聯(lián)系人的姓名和電話，使上級機關(guān)在處理請示時便于查詢有關(guān)情況。

主體部分的格式由標題、主送機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)和成文日期等組成。

正文一般由請示的緣由、請示事項、具體要求組成。請示事項是請示的核心內(nèi)容，必須寫得具體、明確，如是請求對某個問題的指示或批準，應提出自己的意見或處理辦法；如是請求資金或物資的幫助，則應寫明金額或物資數(shù)量，以便上級決策。最后寫上“妥否，請予批復”。請示撰寫的注意事項

（1）要遵守請示的行文規(guī)則。概括起來主要以下五條：

一是請示應當一文一事，不得在“報告”和其他非請示公文中夾帶請示事項。

二是請示事項涉及其他部門業(yè)務范圍時，應當經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見后上報。

三是請示一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的可抄送，但不能抄送下級機關(guān)。

四是除上級機關(guān)負責人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送請示，也不得報送“報告”。

五是領(lǐng)導機關(guān)的各職能部門應當向本級領(lǐng)導機關(guān)請示問題，未經(jīng)本級領(lǐng)導機關(guān)同意或授權(quán)，不得越過本級機關(guān)向上級領(lǐng)導機關(guān)主管部門請示重大問題。

（2）請示與報告一定要嚴格分開。實踐中有兩個文種混用的現(xiàn)象，應區(qū)分。

一是請示一般要求上級機關(guān)直接“批復”發(fā)文機關(guān)；而報告主要是下情上達，不要求批復。

二是請示必須事前行文，待上級給予批復后才能處理相關(guān)問題；而報告多在事情進行中或事后行文，它所反映的情況是正做的或已完成的。

三是請示的內(nèi)容集中，“一事一請示”；而報告的內(nèi)容既可一事，也可以多事，它陳述的是需上級了解而不需直接答復的事項。

四是一些報告是根據(jù)上級機關(guān)建立的報告制度而定期上報的，而請示是不需要定期請示的。（四）會議紀要

會議紀要是根據(jù)會議記錄和會議文件以及其他有關(guān)材料加工整理而成的，它是反映會議基本情況和精神的紀實性公文，是會議議定事項和重要精神，并要求有關(guān)單位執(zhí)行的一種文體。有的需要下發(fā)執(zhí)行的會議紀要，可以“通知”形式發(fā)出。按照會議性質(zhì)來分，會議紀要大致有辦公會議紀要、專題會議紀要、聯(lián)席（協(xié)調(diào)）會議紀要、座談會議紀要等。

會議紀要的特點綜合性。會議紀要是在對會議中各種材料、與會人員的發(fā)言以及會議簡報等等進行綜合分析和概括提煉基礎(chǔ)上形成的，它具有整理和提要的基本特點。指導性。這一特性包含兩層含義：一是會議本身的權(quán)威性；二是會議紀要集中反映了會議的主要精神和決定事項。因而紀要一經(jīng)下發(fā)，將對有關(guān)單位和人員產(chǎn)生約束力，起著類似于指示、決定或決議等指揮性公文的作用。會議紀要還可以作為與會同志向單位領(lǐng)導匯報、向群眾傳達的文字依據(jù)。備考性。一些會議紀要主要不是為了貫徹執(zhí)行，而是向上匯報或向下通報情況，必要時可作查閱之用。會議紀要的寫法會議紀要一般分兩大部分。開頭第一部分一般應寫明會議概況，包括會議進行的時間、地點、屆次、組織者、出席和列席人員名單、主持人、會議議程和進行情況以及對會議的總體評價等。第二部分是紀要的中心部分，反映會議的主要精神、討論意見和議決事項等。根據(jù)會議性質(zhì)、規(guī)模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認識、議定的有關(guān)事項（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法，進行整體的闡述和說明。這種寫法多用于召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統(tǒng)一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。分項敘述法。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要采取分項敘述的辦法，即把會議的主要內(nèi)容分成幾個大的問題，然后另上標號或小標題，分項來寫。這種寫法側(cè)重于橫向分析闡述，內(nèi)容相對全面，問題也說得比較細，常常包括對目的、意義、現(xiàn)狀的分析，以及目標、任務、政策措施等的闡述。這種紀要一般用于需要基層全面領(lǐng)會、深入貫徹的會議。發(fā)言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發(fā)言加以整理，提煉出內(nèi)容要點和精神實質(zhì)，然后按照發(fā)言順序或不同內(nèi)容，分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。某些根據(jù)上級機關(guān)布置，需要了解與會人員不同意見的會議紀要，可采用這種寫法。（五）函

函適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關(guān)主管部門請求批準等。函的使用范圍廣泛，涉及各方面的公務聯(lián)系。

函可分為公函與便函兩種