PAGEPAGE13第一章發(fā)展由來及地位作用1.辦公室遠在古代氏族社會就已存在，最早在19世紀末20世紀初朝中國發(fā)展，模式源于西方行政辦公室模式！2.現(xiàn)代辦公室的特點：信息化，效率化，多功能化。3.未來辦公會出現(xiàn)無紙(辦公軟件），無人（生產(chǎn)類工人），和辦公自動化設(shè)施更加電子化。辦公室的開山之作是由威廉*萊芬韋爾所著的《科學的辦公室管理》，淵源理論是泰羅的《科學管理原理》。4辦公室管理在管理中的地位和作用？1）.中心地位和作用：辦公室在決策系統(tǒng)中處于中心地位；辦公室在橫向關(guān)系的協(xié)調(diào)中，往往帶有領(lǐng)導性質(zhì)，體現(xiàn)一定社會組織系統(tǒng)的領(lǐng)導意圖；辦公室又是一個單位的信息網(wǎng)絡(luò)中心，是各種信息的交匯點和集散地；辦公室的中心地位還體現(xiàn)在辦公室工作的多向性上。2）.樞紐地位和作用：推動各職能機構(gòu)運轉(zhuǎn)；處于整個單位管理系統(tǒng)中的總控制和總調(diào)度的地位。3）.窗口地位和作用：辦公室是一個單位領(lǐng)導機關(guān)的總進出口；對于上下級和其他兄弟單位來說，是信息網(wǎng)絡(luò)中心，處于聯(lián)絡(luò)站的地位，是聯(lián)絡(luò)上下左右，溝通四面八方的“窗口”；辦公室是溝通上下的咽喉，是聯(lián)系左右的紐帶，是傳遞信息的中樞，又是協(xié)助領(lǐng)導決策的“外腦”和處理日常事務(wù)的手足。第二章辦公室管理理論及方法1.管理：是指一定組織中的管理者，通過實施計劃,組織，人員配備，指導與領(lǐng)導，控制等職能來協(xié)調(diào)他人的活動，使別人同自己一起實現(xiàn)既定目標的活動過程。2.辦公室管理：即依據(jù)辦公室內(nèi)在活動機理，利用先進的科學技術(shù)，綜合運用辦公室的人力資源，從而有效的實現(xiàn)組織目標的過程。四個要素：明確的組織目標；服從自己的運轉(zhuǎn)方式；管理人員；先進的科技管理手段。辦公室工作管理具有綜合性，輔助性和服務(wù)性三重屬性。辦公室工作的性質(zhì)決定了辦公室工作的職能。所謂職能即權(quán)限的具體規(guī)定性，它強調(diào)的是職責和功用。辦公室工作管理職能包括哪幾個方面？1）.指導職能主要體現(xiàn)在：傳達，制定有關(guān)方針政策；形式有橫向和縱向指導。對方針政策做出解釋；辦公室既是決策中心的輔助機構(gòu)，又是職能部門和下級組織的綜合平衡機構(gòu)。2）.參謀咨詢職能主要內(nèi)容：首先，收集信息（實際面和理論研究面的信息，信息加工）類型有順向，逆向，側(cè)向。其次，協(xié)助決策（參謀，助手作用，協(xié)助確定合理目標，幫（輔助，勸阻，提示）住制定目標實施方案）3）.管理服務(wù)職能主要內(nèi)容：公文管理；信息處理；事務(wù)管理。4）.協(xié)調(diào)職能主要內(nèi)容：統(tǒng)一步調(diào)；化解矛盾；合理安排。類型：方位-縱向（上下級步調(diào)一致），橫向（左右融洽和諧），內(nèi)部協(xié)調(diào)（人員工作和諧）。方式-指令性（命令，指示，規(guī)章制度，法律），協(xié)商式（商討分析解決途徑方法），-說服式（啟發(fā)引導，動之以情，推進），緩沖式（失調(diào)，難以確定不易控制）-突發(fā)式（急劇意料變化，迫使采取行動轉(zhuǎn)為綜合平衡協(xié)調(diào)的方式）5）.監(jiān)督職能主要內(nèi)容：監(jiān)督工作進度檢查工作質(zhì)量；督辦；排憂解難。形式劃分：層次--高層，中層，基層監(jiān)督；方向--內(nèi)部，外部監(jiān)督時間--事前，事中，事后監(jiān)督；性質(zhì)--一般，專門監(jiān)督5.辦公室工作管理指導思想和基本原則？指導思想：基本原則：1）.為領(lǐng)導服務(wù)1）.準確原則4）.密切聯(lián)系群眾原則2）.為相關(guān)的各級部門和領(lǐng)導服務(wù)2）迅速原則5）.一切從實際出發(fā)原則3）.為人民服務(wù)3）.協(xié)調(diào)配合原則6）.保密原則。辦公室機構(gòu)設(shè)置應(yīng)遵循的準則/原則？科學合理原則；效率效能原則；層次管理原則；簡單有力原則。7.關(guān)于目標管理，杜拉克于1954年發(fā)表了《管理實踐》，提出：以目標為中心的管理即確立目標，以目標網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的系統(tǒng)管理，以人為中心的主動式管理。1978年引進我國8.目標管理：所謂目標管理，是讓組織主管人員和員工親自參加目標的制定，在工作中實行“自我控制”并努力完成工作目標的一種管理制度或方法。9.目標管理的特征？目標管理的基本過程？首先，目標管理是參與管理的一種形式目標制定--目標是基礎(chǔ)其次，強調(diào)“自我控制”目標貫徹--縱向到底，橫向到邊再次，建立可觀的考核標準目標考核--指目標完成情況的考核10.溝通的特點？溝是手段，通是目的溝通媒介-電訊傳輸設(shè)備首先，溝通的范圍逐漸擴大，-各種文字符號材料其次，橫向聯(lián)系加強，橫向溝通增多再次，信息反饋在溝通的作用下越來越多最后，溝通的手段趨于現(xiàn)代化11.溝通劃分：性質(zhì)-正式溝通（上行溝通，下行溝通，平行溝通）；非正式溝通聲音-語言溝通（口語溝通，書面溝通）；非語言溝通（動作溝通，表情溝通）。正式溝通和書面溝通主要依靠正式機構(gòu)和權(quán)限關(guān)系進行，它們包括正式發(fā)布的命令，指示，議案，決定，公告，通告，通知，通報，報告，請示，批復，函，會議紀要等。12.協(xié)調(diào)功能有幾個方面？統(tǒng)一功能，導向功能，放大功能，控制功能協(xié)調(diào)方法：橫向--經(jīng)濟社會思想領(lǐng)域經(jīng)濟政策法，計劃控制法，調(diào)整糾偏法，教育新聞法縱向-組織系統(tǒng)關(guān)系方面目標導向法，溝通融匯法，協(xié)商啟發(fā)法，利益制約法人際關(guān)系人際關(guān)系平等說服法，誠信聯(lián)結(jié)法，斗爭批評法，調(diào)節(jié)糾紛法強化激勵的要求：激勵方法：首先，堅持物質(zhì)利益原則（給勞動者以物質(zhì)利益）目標激勵，參與激勵，其次，不斷調(diào)整和發(fā)展決策目標（鼓舞人心）期望激勵，榜樣激勵再次，隨機制定，創(chuàng)造激勵條件（有利于調(diào)動積極氛圍）第三章辦公室管理系統(tǒng)1.用系統(tǒng)理論描述辦公室管理工作，是為了把辦公室管理這一研究對象作為一個整體一個系統(tǒng)來考慮，從系統(tǒng)的整體出發(fā)，用最合理最經(jīng)濟最有效的組織管理方法和技術(shù)，最優(yōu)達成目的。辦公室管理系統(tǒng)(辦公系統(tǒng)/辦公體系）必然具備系統(tǒng)的特性有哪些？系統(tǒng)的整體性，系統(tǒng)的層次性，系統(tǒng)的相關(guān)性，系統(tǒng)的目的性，系統(tǒng)的適應(yīng)性辦公室管理系統(tǒng)的基本要素有哪些？辦公人員（決策者或高層管理人員，中層管理人員，專業(yè)技術(shù)人員，輔助人員）辦公信息（辦公信息處理業(yè)務(wù)大致分信息傳輸，信息加工，信息管理三個方面）辦公手段（辦公手段分為傳統(tǒng)的辦公室設(shè)備，現(xiàn)代化辦公設(shè)備，辦公家具三部分）辦公機構(gòu)（辦公機構(gòu)是指政府機關(guān)或企事業(yè)組織中的基本職能單位辦公制度（為了協(xié)調(diào)各辦公機構(gòu)職能，明確辦公人員的工作職責與分工，使辦公室工作規(guī)范化，必須首先實現(xiàn)辦公室工作制度化，即建立各種規(guī)章制度）。辦公環(huán)境（包括物質(zhì)環(huán)境，抽象環(huán)境，內(nèi)部環(huán)境，外部環(huán)境）辦公室工作規(guī)程的主要內(nèi)容？1）.工作項目名稱的規(guī)范化5）.標準化要求2）.明確規(guī)定工作內(nèi)容和范圍6）.規(guī)章條例的政策依據(jù)3）.不同崗位人員專業(yè)化要求7）.明確協(xié)作關(guān)系4）.工作基本程序8）.接受監(jiān)督辦公室管理系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)即辦公機構(gòu)，組織是一種結(jié)構(gòu)，組織的功能是由機構(gòu)決定的。組織結(jié)構(gòu)是指對于工作任務(wù)如何進行分工，分組，和協(xié)調(diào)合作。組織結(jié)構(gòu)類型是按職能劃分辦公室管理系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)有哪幾種類型？集權(quán)組織結(jié)構(gòu)：是指由一個中心（或某一個人)來形式指揮權(quán)的組織機構(gòu)形式線性組織機構(gòu)：是指按照縱向關(guān)系逐級安排權(quán)和責的組織機構(gòu)橫向組織機構(gòu)（又稱：職能組織機構(gòu)）：是指任命一些專家去承辦辦公室內(nèi)部某一類專門工作，從而減輕行政領(lǐng)導負擔的組織機構(gòu)線性-橫向綜合型組織機構(gòu)（也稱：線性-職能式或直線-參謀式）：高層領(lǐng)導的統(tǒng)一指揮與職能專業(yè)部門相結(jié)合，職能部門不能直接法號施令。委員會組織機構(gòu)：是一種集體領(lǐng)導式的組織結(jié)構(gòu)矩陣式組織機構(gòu)：是把垂直的權(quán)利關(guān)系與交叉的職務(wù)關(guān)系結(jié)合起來，處理有關(guān)復雜的工作。設(shè)計良好辦公室管理系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)的原則？在本著“簡單實用”原則的前提下應(yīng)遵循明確性，動態(tài)性，適當性。辦公室管理系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)設(shè)計的關(guān)鍵因素：工作專門化：用于描述組織中完成某項工作任務(wù)需采取的若干步驟的細化程度，獨立非全部部門化：一旦通過工作專門化完成任務(wù)細分之后，就需要按照類別對它們進行分組以便使共同的工作可以協(xié)調(diào)進行。工作分類的基礎(chǔ)是部門化命令鏈：是一種不間斷的權(quán)利路線，從組織最高層擴展到最基層，明確誰像誰匯報工作。（權(quán)威性，命令統(tǒng)一性--有助于保持權(quán)威鏈條的連續(xù)性，一個人只對一個上級直接負責）。控制跨度：決定著組織要設(shè)置多少個層次，配備多少名管理人員，跨度越寬成本組效率越高。集權(quán)與分權(quán)：高層管理者制定所有的決策，低層管理者只管執(zhí)行決策；另把決策下放到最基層管理人員手中。集權(quán)化是指組織的決策權(quán)集中于一點的程度。正規(guī)化：是指組織中的工作實行標準化的程度。辦公室管理系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)設(shè)計方案包含簡單結(jié)構(gòu)-官僚結(jié)構(gòu)-矩陣結(jié)構(gòu)，團隊結(jié)構(gòu)，虛擬結(jié)構(gòu)。決定組織結(jié)構(gòu)的主要因素：組織戰(zhàn)略，技術(shù)，組織規(guī)模和環(huán)境。第四章辦公室職位劃分和職位分析職位劃分首先解決的是辦公室職位數(shù)量問題，職位劃分與職位分析是辦公室管理的重要問題。所謂職位劃分是在辦公室工作管理過程中根據(jù)其性質(zhì)和任務(wù)劃分為不同的工作崗位以及崗位上的職務(wù)與責任。包括內(nèi)容有A職務(wù)與責任，B必須有一定的工作任務(wù)C相應(yīng)的職權(quán)。職位分類包括職系，職組，職級，職等。職位：是指一定的人員所經(jīng)常擔任的工作職務(wù)及責任。包含職務(wù)，職權(quán)，責任三要素。職務(wù)：是應(yīng)當完成任務(wù)或為實現(xiàn)某一明確目的而從事的工作行為。職權(quán)：是指某一職位為了完成工作的行為而具有的權(quán)利。職位與職稱的區(qū)別？職位是人與事的有機結(jié)合，職稱是以人為中心而設(shè)置，他所強調(diào)的是人的科技，學術(shù)水平，而與他在組織中所擔的職務(wù)無直接關(guān)系職務(wù)是管理水平高低的標準。職位有數(shù)量限制，職稱不受數(shù)量限制。職稱的高斯并不反映職務(wù)高低和工作任務(wù)的大小。職位一般不隨人走，而職稱可以隨人走。辦公室職位劃分的依據(jù)？因事設(shè)職是辦公室職位劃分的總標準首先，職位劃分應(yīng)以辦公室地位為前提其次，職位劃分應(yīng)以事為中心，而不應(yīng)是以人為中心再次，辦公室職位劃分應(yīng)隨可觀情況的變化而加以調(diào)整最后，辦公室職位劃分的主要任務(wù)，是對個人職位加以分析評價辦公室職位劃分的功能？首先，辦公室職位劃分提供了因事求才的用人標準其次，辦公室職位劃分是支付工資及的重要基礎(chǔ)再次，辦公室職位劃分是實行崗位責任制的前提復次，職位劃分是實現(xiàn)辦公室關(guān)了科學化和現(xiàn)代化的重要手段最后，又是高等學院和中等專業(yè)學校設(shè)置專業(yè)和招生計劃的重要依據(jù)辦公室職位劃分應(yīng)遵循系統(tǒng)原則最低職位數(shù)量(指一個組織機構(gòu)為了實現(xiàn)其獨立承擔的任務(wù)而投入最少的成本所必須設(shè)置的職位數(shù)整分合原則（指一個組織在整體規(guī)劃下的明確分工以及在分工基礎(chǔ)上的有效綜合能級原則(指一個組織系統(tǒng)中各個職位的功能等級遵循能級原則必須做到：首先，按層次，分層級其次，不同層級的能量也不同再次，人的才能不是先天定量的，而是后天培養(yǎng)的辦公室主任圍繞服務(wù)擔負著承辦，參謀，管理，協(xié)調(diào)四項職責黨政機關(guān)辦公室秘書職責？行政秘書：起草文稿，接待來訪，辦理領(lǐng)導交代事宜，安排其他具體事宜機要秘書：指專門從事文書管理，檔案管理，對領(lǐng)導活動進行輔助的秘書生活秘書：只有高級領(lǐng)導才可配備的秘書專業(yè)秘書：翻譯，新聞，法律秘書等職位分析的作用？為組織錄用，選拔恰當?shù)霓k公人員提供依據(jù)使辦公室職位更加簡化和標準化職位分析是職務(wù)評價的重要前提辦公室職位劃分的階段或步驟？方法：問卷法，面談法，職務(wù)觀察法，職務(wù)測驗分析法首先，準備階段其次，實施職務(wù)分析階段再次，編寫職務(wù)說明和職務(wù)規(guī)范最后，職務(wù)評價

14.職務(wù)測驗分析法：即研究者運用心理測驗以確定對職務(wù)績效有意義的個別差異的方法。15.辦公室職位分析的內(nèi)容和特點?

1.腦力勞動者占大多數(shù)

2.基本任務(wù)是信息的處理

3.工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力的差異性

4.工作的多樣性。

5.容易受到系統(tǒng)內(nèi)外部環(huán)境的影響

6.職務(wù)的模糊性。第五章辦公室管理工作程序，控制及簡化所謂辦公室管理工作程序是指辦公室內(nèi)按照一定模式制定的，完成各項管理工作所需要的步驟的綜合。辦公室管理工作程序設(shè)計主要通過分析式和創(chuàng)議式兩種方法，程序設(shè)計由一定的組織機構(gòu)來完成，組織形式分為委員會制，專門機構(gòu)制，委員會與專門機構(gòu)結(jié)合制辦公室工作程序手冊的主要內(nèi)容?辦公室內(nèi)每一崗位的職責；處理工作的制度及方法；允許使用的文件及其使用方法；手冊簽發(fā)人姓名，簽發(fā)日期及有效期等開拓性程序：是指決定某些具有風險性和不確定性的工作事項時所畢竟的決策過程基本步驟：1.確定問題所在，提出目標；2.發(fā)現(xiàn)，探索和擬定各種可能的方案；3.選出最佳方案；4.執(zhí)行和檢查。邏輯性程序（霍爾）：是指運用系統(tǒng)方法，按照邏輯關(guān)系形成的一整套工作方法和步驟。七個步驟：1.問題闡述2.目標選擇3.系統(tǒng)綜合4.系統(tǒng)分析5.最優(yōu)化6.決策7.實施計劃一個完整的網(wǎng)絡(luò)圖是由工作，事項和線路三部分組成的程序流程圖：表示完成某項工作的各項具體步驟，其所要求的文件及數(shù)據(jù)是如何從這一部門流動到另一部門去的時間圖：表示完成某項工作所需要的時間，又稱時間表內(nèi)容分析圖：是把各項工作按步驟分解并將各步驟的內(nèi)容用符號表示出來，又稱內(nèi)容分析表按系統(tǒng)結(jié)構(gòu)來分，控制可分為開環(huán)控制和閉環(huán)控制。開環(huán)控制：是由管理者把預(yù)先規(guī)定好的控制規(guī)律單方向地通過執(zhí)行者對系統(tǒng)施加控制，而不管系統(tǒng)的反應(yīng)如何。閉環(huán)控制（反饋控制）：它把系統(tǒng)輸出量的一部分或全部，通過一定方法，發(fā)送回系統(tǒng)的輸入端。實現(xiàn)閉環(huán)控制應(yīng)具備三個條件：1.要有預(yù)定的標準2.說明實際情況偏離標準的程度3.及時采取措施糾正偏差。12.辦公室工作控制涉及的內(nèi)容包括工作執(zhí)行的數(shù)量控制，質(zhì)量控制，時間控制等13.對瓶頸現(xiàn)象采取的控制有哪些？1.盡可能合理的設(shè)計辦公室工作程序，使其工作流暢運行2.對能夠進行定量控制的工作，做要到有效的定量控制，以防積壓3.對于大量重復性的工作，要盡量使用現(xiàn)代化的機器設(shè)備4.要避免辦公人員的工作過于專門單一化，培養(yǎng)多面手和通才，使其出現(xiàn)特殊問題不致空崗5.要錯開可能集中在一起做的工作時間控制：是指事先估計在一定時間內(nèi)的工作完成量，然后將實際完成的工作量與事先估計的工作量相比較，從而達到控制的目的。14：辦公室管理工作的簡化程序？1.首先確定調(diào)查對象并擬定有關(guān)文件2.規(guī)劃調(diào)查測定范圍及具體的測定方法3.收集事實材料4.對各種資料進行深入細致的分析，提出需要改進的地方，并擬定具體的改進方案5.將改進方案上報，批準實施后注意信息的反饋及方案的修正，為未來發(fā)展做預(yù)測并提建議辦公室管理工作簡化的意義？1.提高效率；2.節(jié)省開支；3.為上級提供咨詢，幫助他們做好管理和決策4.灌輸“效率就是生命”的觀念，使辦公人員的心中時刻有效率觀念第六章現(xiàn)代辦公室量化管理辦公室量化管理：就是對辦公室業(yè)務(wù)制定明確，具體的定量標準，規(guī)定各個工作崗位應(yīng)給完成的工作量，包括時間和效果工作定額制定方法；經(jīng)驗估算法，概率估算法，統(tǒng)計分析方法，類推比較法，工作抽樣法模特及計時法(黑德），工作定額打分法，時間管理法經(jīng)驗估算法：是由有經(jīng)驗的業(yè)務(wù)骨干和專家，憑其實踐經(jīng)驗，針對現(xiàn)行的作業(yè)內(nèi)容，技術(shù)要求和工作達標條件等，與既有的有關(guān)數(shù)據(jù)進行分析對比，估算出合理的定額。工作定額打分法：是針對辦公室管理業(yè)務(wù)中不確定性因素較多的工作，采用的一種量化管理的方法。（分兩種打分法：按工作標準打分法和按工作構(gòu)成要素打分法）辦公室業(yè)務(wù)工作消耗時間大體可分為五類：作業(yè)時間：指能夠量化的重要工作項目的社會必要勞動消耗量例行時間：指工作人員每天都要處理的例行公事型業(yè)務(wù)活動所需要的時間授權(quán)時間：指本單位主管人員經(jīng)授權(quán)規(guī)定的事項或臨時發(fā)生的事項的時間消耗辦公產(chǎn)品生產(chǎn)時間：主要指刑偵辦公室日常工作中經(jīng)常履行的公文起草工作非定額時間：指不能作為定量或量化管理時間，它不能計算在工作定額之內(nèi)。工作定額的考核原則：質(zhì)量結(jié)合原則；工作定額考核與目標管理相結(jié)合原則；工作定額考核；考核要結(jié)合激勵原則。評價職工績效的方法：計分法，加權(quán)法，評語記述法（積分評語和期望評語），目標管理評價法，，績效要素比較法8工作定額的分析與修改？原始信息收集，定額完成率的分析方法，定額的工時分析，工作定額的修改(試行每年修一次）辦公室量化管理的準備工作？設(shè)立指揮課題研究事前培訓制定計劃擬定規(guī)章制度第七章辦公環(huán)境與物質(zhì)設(shè)備辦公環(huán)境管理的意義?實現(xiàn)辦公環(huán)境的科學化管理，可使辦公室工作取得更高效率和更好服務(wù)質(zhì)量的效果。既能提高工效，又能保證工作人員和公眾的舒適和便利廣義的辦公環(huán)境管理包括人文環(huán)境，空間環(huán)境，心理-生理環(huán)境，物理環(huán)境，空氣環(huán)境以及辦公室建筑等物質(zhì)設(shè)備環(huán)境等狹義的辦公環(huán)境主要指直接影響工效的辦公或作業(yè)環(huán)境，如：心理*生理環(huán)境，辦公物質(zhì)設(shè)備。3.新建辦公場所通用參考亨利L-甘特計劃表。(新辦公室的設(shè)計項目包括設(shè)計需要的分析，設(shè)計計劃的提出和批準，公布結(jié)構(gòu)實體改造的工作。計劃實施的時間分配，多項計劃實施的進度）4.辦公建筑設(shè)計的依據(jù)？辦公空間環(huán)境的設(shè)計，要以辦公場所的實際需要為依據(jù)要考慮辦公活動或作業(yè)程序應(yīng)根據(jù)辦公場所的主要職能辦公空間的設(shè)計有兩種模式，分隔式和開放式開放式辦公室的優(yōu)缺點？優(yōu)點：能降低建筑和能源的成本；辦公空間重新布局的靈活性；辦公流水線，無空間障礙，便于辦公業(yè)務(wù)的交流與相互接觸；開放式辦公室信用的間隔物在會計科目上屬動產(chǎn)性質(zhì)，可以折舊以減少稅務(wù)。缺點：不便于單獨性的辦公活動；開放式辦公空間干擾因素多；整個開放式設(shè)計系統(tǒng)尚不健全；尚有些脫離實際需要的地方。冷色（藍色，綠色，草綠色）能使人的情緒平靜紅色，橙紅色對人產(chǎn)生刺激性效果，引起緊張和不安的情緒灰色能使人產(chǎn)生消極困倦的心理反應(yīng)暖色（黃色，桃紅色，檸檬色）給人一種和諧的感覺。黑白相間的圖案叫做對比色圖案，會使人產(chǎn)生煩躁感和困擾感，容易產(chǎn)生緊張氣氛辦公室的墻壁應(yīng)選擇40%-60%的中等反射值。視覺環(huán)境：是指為辦公室各項工作提供合適的光線的系統(tǒng)。辦公室光源分自然光和人造光噪音（噪聲）：是不同頻率和不同強度的聲音，它們無規(guī)律地組合在一起就成為噪音。辦公室的空氣環(huán)境，是指由生理空氣因素，即溫度（21°），濕度（40-60%），流通（設(shè)備），凈化（空氣過濾器)現(xiàn)代化辦公室管理對空間環(huán)境的要求？單位主管人員要以新的觀念對待辦公室空間環(huán)境的管理要求辦公室空間能夠提供足夠的，有發(fā)展余地的辦公活動場所。要考慮到與人一起從事辦公操作的機器家族的空間需要”對各種工作間結(jié)構(gòu)設(shè)計的要求設(shè)計模數(shù)式辦公室空間既要為內(nèi)部工作人員提供工作方便和舒適的辦公環(huán)境，也要考慮一般大眾，便利于處理公務(wù)的空間環(huán)境?，F(xiàn)代化的辦公場所，其空間環(huán)境應(yīng)能協(xié)調(diào)辦公室與各種環(huán)境因素。現(xiàn)代辦公室美化環(huán)境的新方法是：綠植當今購置辦公家具應(yīng)考慮的原則？掌握信息，標準化原則，經(jīng)濟實用性原則第八章辦公室文書管理與服務(wù)文書：以文字的方式，在一定的書寫材料上表達思想意圖，交流社會信息，處理問題的一種書面記錄。文書的創(chuàng)制和處理，是辦公室不可缺少的組成部分。辦公室文書管理與服務(wù)的地位？辦公室文書管理與服務(wù)是實現(xiàn)管理職能的必要前提文書處理是國家檔案事業(yè)的基礎(chǔ)文書處理包括：收文處理，指對來自本機關(guān)外部的文書所實施的處置與管理活動程序是：簽收（簽字和蓋章），外收文登記，啟封，內(nèi)收文登記，分辦，摘編，擬辦，批辦，承辦，注辦，組織傳閱，催辦（內(nèi)催辦，外催辦），查辦。催辦文書應(yīng)注意：催辦范圍，保證重點；有高度的時效觀念；因地制宜采用多種催辦方式。查辦：由文書管理機構(gòu)對重要文書實際執(zhí)行情況所進行的核查協(xié)辦工作。應(yīng)注意是否按時，按質(zhì)地辦畢有關(guān)事務(wù)。發(fā)文處理，程序是：擬稿，會商，核稿，簽發(fā)，編號登記，善印，校對，蓋印，分裝，發(fā)出。（具有很強的確定性和不可逆轉(zhuǎn)性）辦畢文處理：辦畢文書的處置的主要活動：清退，銷毀，暫存，立卷歸檔。文書清退的范圍和手續(xù)？清退是經(jīng)過清理將有關(guān)辦畢的收文按期退歸原發(fā)文機關(guān)或由其指定的有關(guān)單位。應(yīng)退的文書包括：絕密文件，有重大錯誤的文件，被明令撤銷的文件，送領(lǐng)導和有關(guān)人員傳閱的文件，征求意見的文件，審閱文件和未經(jīng)審閱的領(lǐng)導同志講話等。應(yīng)退至發(fā)文機關(guān)的文件，文書人員在收集好之后，要按清退通知單中的文件的次序放好并捆扎。任何人不得私自摘錄其內(nèi)容，更不得復制留存。當接收人員核對完畢后，雙方應(yīng)履行交換手續(xù)，在清退溫江憑證上簽字，憑證應(yīng)一式兩份。若有未退完的，應(yīng)做好記錄，以后再退。文書銷毀的主要方式是焚毀，重新制成紙漿，粉碎，清洗消磁。銷毀文書必須履行審批手續(xù)。6暫存：即暫時留存一部分具有較高查考價值的重份公文和受多種因素制約一時難以準確判定是否應(yīng)予銷毀的公文。立卷：指將辦理完畢且有查考利用價值的公文編立成為案卷歸檔：指將編立好的案卷目錄按規(guī)定的時間和質(zhì)量要求移交檔案部門作為保存和管理。文書管理的主要內(nèi)容//劃分的五個階段？1.文件立卷形成階段2.文件存貯階段3.文件檢索服務(wù)階段4.文件保管階段5.文件處置階段文書立卷的組織形式分為集中立卷制和分散立卷制，有的采用網(wǎng)絡(luò)立卷制制定文件保管方案的主要內(nèi)容？1.卷內(nèi)文件材料的保管2.縮微制品文件的保管3.做好現(xiàn)行文件向非現(xiàn)行文件存放地的移交工作4.擬定文件特別是重要文件的保護5.對銷毀文件的控制計算機化檢索系統(tǒng)：是指計算機不僅能把文件信息存貯在它的內(nèi)存和外存裝置里，同時，還能夠隨機地從文件存貯中查找出需要的文件數(shù)據(jù)，并可隨即輸出硬拷貝的打印件，也可顯示在終端屏幕上，也可輸出其他形式的文件信息。公文分為通用公文和專用公文，我們所指的公文是通用公文，即黨政機關(guān)及各企事業(yè)單位，人民團體處理政務(wù)的文書，不包括司法，外交，軍事，商務(wù)部門所使用的專用公文公文正文寫作要領(lǐng)包括三部分：1.寫作前的準備準備工作包括：調(diào)查掌握情況，整理積累材料，吃透方針政策，選擇剪裁例證，撰擬寫作提綱2.寫作中的撰寫原則和方法撰寫基本原則：1.主題的確定必須遵循正確，鮮明，集中原則2.標題的擬定必須遵循準確，簡要，清楚原則3.結(jié)構(gòu)安排應(yīng)遵循準確反映公務(wù)活動發(fā)展規(guī)律，更好地為表達公文主題服務(wù)，恰如其分地反映公文不同文種需要原則4.公文事例引用應(yīng)遵循貴真，貴精，貴及時原則5.公文語言表達應(yīng)遵循準確，平時，簡明，莊重原則3.寫作后的修改文頭格式包括;文件版頭，發(fā)文字號，秘密等級，緊急程度，簽發(fā)人等正文格式包括：公文標題，主送機關(guān)，正文，附件，發(fā)文機關(guān)和時間等正文從結(jié)構(gòu)上說一般有開頭，主體，結(jié)尾三部分組成事務(wù)文書：是黨政機關(guān)，企事業(yè)單位以及人民團體在日常公務(wù)活動中所形成和使用的一種具有極強的實用性，事務(wù)性和某種慣用體式的應(yīng)用文體。事務(wù)文書寫作的基本要求？要有正確的指導思想；要有充實內(nèi)容，切實可行；要深入實際，盡可能取得第一手材料。社交禮儀文書寫作基本要求？審時度勢，分清對象，區(qū)別場合，言簡意賅最早提出靜電復印機原理的是1938年美國人卡爾森數(shù)字式復印機是80年代發(fā)展起來的新一代復印機第九章辦公室通訊服務(wù)管理.現(xiàn)代辦公室工作的主要實質(zhì)性任務(wù)就是信息服務(wù)工作辦公信息分類：信息功用（公文傳遞信息，管理決策服務(wù)信息，情報性信息）信息載體（數(shù)據(jù)或數(shù)字型信息，文字信息，圖形圖像信息，聲音信息，軟件信息）信息來源，（內(nèi)源與外源信息是辦公室管理必須處理的雙向信息流上行信息：是指下級機關(guān)向上級有業(yè)務(wù)指導關(guān)系的機關(guān)單位請示，報告的信息平行信息：指平行機關(guān)或不同隸屬機關(guān)之間的函電信息聯(lián)系下行信息：指上級機關(guān)下達給下級機關(guān)的指示信息。行政辦公室信息服務(wù)性質(zhì)劃分：支持性信息，信息直接服務(wù)，辦公室通訊，信息工作服務(wù)。行政辦公室經(jīng)理是收集處理，存貯，檢索和傳播信息的主要負責人，制定決策中發(fā)重要作用。辦公室的信息服務(wù)工作范圍：信息搜集，信息處理，信息管理辦公室信息交流的口頭聯(lián)系，實際上應(yīng)是雙向的。書面聯(lián)系時辦公室聯(lián)系的核心。內(nèi)部書面聯(lián)系的媒體與形式：辦公用便簽，工作報告，指示與請示文件，業(yè)務(wù)指導通訊書面聯(lián)系。辦公室文字處理系統(tǒng)：既是辦公人員利用文字處理機進行制發(fā)文件的系統(tǒng)文字處理系統(tǒng)是由人員，機器設(shè)備，和程序三種要素構(gòu)成的，人員是首要條件所謂三條直線序列：包括收件序列，發(fā)件序列和內(nèi)部郵件序列收到郵件的工作流程：啟封-查閱處置-分檢-送交管理或承辦部門發(fā)出郵件的工作流程：打印-校對-填寫發(fā)文地址-裝封-區(qū)分-包裝-加固-發(fā)出。內(nèi)部郵件:分檢-送辦對收到的郵件要求收件后一小時內(nèi)送出郵遞業(yè)務(wù)的必要設(shè)備？收件用設(shè)備：信件啟封機，時間郵戳蓋章機，郵件分揀機發(fā)件用設(shè)備：姓名，地址印寫機，折疊，裝插機，計數(shù)機，磅秤，捆扎設(shè)備郵件室自動設(shè)備：建立綜合郵遞系統(tǒng)，將輸送，傳遞，啟封，加蓋日戳，捆扎與信件分類統(tǒng)計等結(jié)合成一個連續(xù)過程第十章現(xiàn)代辦公室電子通訊與設(shè)備1.電子通訊：有線傳送媒體，光導纖維傳送方式（遠距離通訊），微波通訊(距離短25英里），衛(wèi)星通訊，紅外線傳送（幾百米距離），激光傳送（保密程度極高），無線電通訊（設(shè)立電臺）。程控電話是從80年代末期開始的。.數(shù)據(jù)傳遞：則是通過一定的通訊設(shè)備，將需要發(fā)出的數(shù)據(jù)信息傳遞送到接收端，屬單純的通訊聯(lián)系過程。數(shù)據(jù)通訊系統(tǒng)的構(gòu)成要素：輸入數(shù)據(jù)系統(tǒng)，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換系統(tǒng)，數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)第十一章辦公自動化系統(tǒng)辦公自動化從行政事務(wù)，企事業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營等辦公事務(wù)處理開始，直接到各類信息控制和管理，進而發(fā)展到輔助決策。計算機對信息的吞吐量是信息社會的一個重要標記辦公信息系統(tǒng)必須具備明確的目的性，整體性，層次性。辦公自動化與辦公信息系統(tǒng)的關(guān)系？辦公自動化包含三部分，即自動化的設(shè)備，具備應(yīng)用自動化設(shè)備辦公的人，符合自動化設(shè)備和自動化辦公的人的自動化系統(tǒng)，。辦公自動化系統(tǒng)最初只是引入了傳統(tǒng)的自動化設(shè)備，之后又引入了信息處理設(shè)備，提高了辦公質(zhì)量和效率。辦公信息系統(tǒng)的目標是在自動化的人和自動化的設(shè)備基礎(chǔ)上實現(xiàn)辦公信息收集，加工，處理傳遞，存貯，應(yīng)用的自動化，從而實現(xiàn)辦公活動科學化，自動化使科學的管理和科學決策得實現(xiàn)。辦公自動化系統(tǒng)總目標是要求改進辦公質(zhì)量提高辦公效率，當然還要改造原有的人工辦公體制。辦公自動化的特點？辦公自動化是文，理結(jié)合的新學科，也是當前國際上發(fā)展非常迅速的新型學科這是最主要特點。辦公自動化是人-機統(tǒng)一的信息系統(tǒng)語言，圖形，圖像，文字，數(shù)字一體化處理是辦公自動化的第三個特點辦公自動化可產(chǎn)生更高價值的信息，可用這些信息輔助決策或直接決策我國的辦公自動化發(fā)展是在70年代開始起步，80年代得到教的發(fā)展。1985年國務(wù)院電子振興領(lǐng)導小組設(shè)立了辦公自動化專業(yè)領(lǐng)導小組1996年又成立了辦公自動化專家組辦公自動化的發(fā)展趨勢？1.辦公自動化設(shè)備價格越來越低，功能越來越強，設(shè)備更新越來越快2.系統(tǒng)集成技術(shù)發(fā)展迅速3.人-機界面越來越友好4.多媒體技術(shù)進入辦公自動化系統(tǒng)5.現(xiàn)代通信技術(shù)全面應(yīng)用與辦公自動化辦公自動化系統(tǒng)可以分為三個層次;一般的辦公事務(wù)處理層，信息管理，決策支持層。辦公自動化系統(tǒng)的核心是信息處理，辦公自動化軟件分為辦公自動化基礎(chǔ)軟件，辦公自動化公用軟件，辦公自動化應(yīng)用軟件辦公自動化系統(tǒng)分類：政府機關(guān)型（面向政務(wù)信息處理），生產(chǎn)經(jīng)營型（生產(chǎn)和銷售管理），營銷與金融型（市場營銷和金融體系系統(tǒng)），專業(yè)型/案例型（業(yè)務(wù)單調(diào)專業(yè)明顯，法院，設(shè)計）事務(wù)處理型辦公自動化系統(tǒng)，其核心是文字，表格處理自動化事務(wù)處理，信息管理時決策型辦公自動化的基礎(chǔ)，其主要任務(wù)是決策決策系統(tǒng)要建立決策分析模型，一種是經(jīng)驗?zāi)Ｐ?，一種是數(shù)學模型，常用的有計劃模型，預(yù)測模型，評估，投入產(chǎn)出，反饋，結(jié)構(gòu)化，經(jīng)濟控制，仿真，綜合平衡模型等決策層數(shù)據(jù)庫：是在事務(wù)型，管理型辦公自動化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上加入大型綜合數(shù)據(jù)庫和知識庫。綜合數(shù)據(jù)庫：是把各專業(yè)數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)在進行處理，把其中與全局或系統(tǒng)目標相關(guān)的數(shù)據(jù)放入綜合數(shù)據(jù)庫。知識庫包括模型庫，方法庫，和綜合數(shù)據(jù)庫。知識庫和方法庫是最高層次的數(shù)據(jù)庫。第十二章辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)辦公自動化系統(tǒng)的核心設(shè)施是電子計算機，是由硬件和軟件組成。2、軟件包括系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件。硬件包括：信息復制，信息處理，信息傳輸，信息存貯設(shè)備及其他輔助設(shè)備建設(shè)辦公自動化系統(tǒng)的意義：1、信息社會需要辦公自動化；2、社會經(jīng)濟發(fā)展需要辦公自動化；3、辦公自動化是提高工作效率和辦公質(zhì)量的有效途徑，可以解放大批事務(wù)人員，使他們更有效地發(fā)揮的創(chuàng)造能力，獲得更大經(jīng)濟效益。一次性投資成本：是指一次投資就可應(yīng)用的基本成本費用，包括基礎(chǔ)設(shè)施，開發(fā)應(yīng)用，投入運行及其相關(guān)費用。后續(xù)性成本：是指系統(tǒng)運行后與運行、維護相關(guān)的費用。辦公自動化系統(tǒng)的效益分析：辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用可節(jié)省辦公費用、節(jié)省人工、提高辦公效率、質(zhì)量等效益與投資成本的關(guān)系，是辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)之前的重要步驟。辦公自動化系統(tǒng)的效益可從兩方面分析：一是定量的，這些效益是明確的能夠量化的，如節(jié)省的工作時間、成本、辦公開支；提高的工作效率、工作量等。另外是一些難以用定量辦法測量的定性效益，如辦公質(zhì)量提高、責任心的增強、由于辦公自動化的實現(xiàn)而改善的辦公環(huán)境等。政府機關(guān)辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)原則：積極穩(wěn)妥，量力而行，應(yīng)用領(lǐng)先，統(tǒng)籌規(guī)劃，分期建設(shè)，配套發(fā)展，保證實效，由小到大逐步形成系統(tǒng)。辦公自動化系統(tǒng)規(guī)劃的步驟大體分為：1、任務(wù)調(diào)查；2、辦公環(huán)境分析；3、系統(tǒng)目標分析；4、系統(tǒng)功能分析；5、設(shè)備型號和功能選擇；6、可行性論證。辦公自動化系統(tǒng)三個層次：一般辦公事務(wù)，信息管理，輔助決策。我國辦公自動化系統(tǒng)三種模式：事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)（基本層，文書和文字管理），管理型辦公自動化系統(tǒng)（管理自動化），決策性辦公自動化系統(tǒng)（辦公自動化技術(shù)應(yīng)用的最高層）辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)的步驟大體分為：1、以急需解決的辦公管理問題為著眼點，首先進行辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)；2、在主要業(yè)務(wù)部門先配上數(shù)據(jù)庫管理信息系統(tǒng)，用軟件來解決文件管理、會議管理、財務(wù)、人事管理；3、建立中小型公用數(shù)據(jù)庫，將領(lǐng)導與職能部門的微機系統(tǒng)連成一體，構(gòu)成通信網(wǎng)，在內(nèi)部實現(xiàn)資源共享；4、利用小型機或超級微機，使每一職能部門的微機成為一個工作站，通過通信網(wǎng)與外界溝通，形成完善的三級網(wǎng)。辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)可行性分析：可行性分析是指系統(tǒng)開發(fā)研制的研究，明確是否具備必要的資源等條件。通常從三個方面分析：技術(shù)分析，經(jīng)濟分析，社會分析。編寫辦公自動化系統(tǒng)說明書：系統(tǒng)說明書應(yīng)包括四個內(nèi)容，1、組織結(jié)構(gòu)簡述；2、項目目標；3、現(xiàn)行信息系統(tǒng)的情況；4、系統(tǒng)的數(shù)據(jù)模型。在系統(tǒng)設(shè)計階段，系統(tǒng)研制人員的主要任務(wù)是在各種技術(shù)和實施方法中綜合平和、權(quán)衡利弊，作出設(shè)計方案。原則是保證實現(xiàn)邏輯模型的基礎(chǔ)上，盡可能提高系統(tǒng)的可靠性、可擴充性和工作效率、工作質(zhì)量。數(shù)據(jù)存取重點做好如下三項工作：1、確定存取內(nèi)容；2、根據(jù)數(shù)據(jù)存取途徑確定文件的組織方式，確定索引項；3、估算出數(shù)據(jù)存取的總數(shù)量。數(shù)據(jù)處理模塊設(shè)計分四類：輸入模塊：鍵盤、讀卡機、掃描儀；輸出模塊：打印機、繪圖儀；查詢模塊；內(nèi)部處理模塊：以上三類模塊都屬于內(nèi)部處理模塊。辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)實施階段的任務(wù)與組織：（一）實施階段的任務(wù)：1、購置或訂制必要的設(shè)備，保證最基本的硬件條件，主要是指計算機及各種配套設(shè)備及工作間裝配等；2、編制或購買必要的軟件，特別是有特性的軟件；3、準備數(shù)據(jù)、文件轉(zhuǎn)換；4、培訓操作人員。（二）實施工作的組織：包括資源保證；進度控制；綜合協(xié)調(diào)；工程驗收四個方面。第十三章辦公室工作安全與保密辦公室工作安全與保密是辦公室管理中的一個重要問題，機要保密工作是辦公室的重要工作。1950年10月，黨中央，《關(guān)于加強保守黨與國家秘密的決定》；1951年6月，周恩來公布，《保守國家機密暫行條列》；19