如何組織有效會議如何組織有效會議1開了幾個會？為會議花掉多少時間？因為開會達(dá)成幾項共識？因為開會完成幾個結(jié)論？因為開會加了多久的班？因為開會失去多少關(guān)鍵時刻？因為開會耽誤多少工作？算算看，你一周內(nèi)總共：開了幾個會？算算看，你一周內(nèi)總共：2以講話傳達(dá)講話，以會議貫徹會議，以文件落實文件你如何看待“文山會海”現(xiàn)象？以講話傳達(dá)講話，3會議的重要性大多數(shù)企業(yè)在會議中決定其基本走向90%以上的重大決策是通過會議制定的企業(yè)花在開會上的時間越來越多開會的頻率越來越高——調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在浪費時間的事情列表上，會議總是居于首位。因為會議通常都沒有很好的組織和召開。會議的重要性大多數(shù)企業(yè)在會議中決定其基本走向——調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在4如何組織和開展會議課件5

雖然在許多組織中，會議是必須的，而且運用廣泛，但不等于會議都能達(dá)到預(yù)期的目的，會議受挫乃是常有的事。我們常常聽到這樣或那樣的對會議的抱怨，這是因為或者主待人沒有很好地控制會議的進(jìn)程，或者與會者沒有明確會議的目的。影響會議成效的因素自然是多方面的，但歸納起來主要有以下幾點：雖然在許多組織中，會議是必須的，而且運用廣泛，6會議低效的原因項次原因具體表現(xiàn)（1）時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。（2）地點會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。（3）開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達(dá)到會議意圖。（5）參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。（6）會議的準(zhǔn)備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。（7）開會的原因、目的和結(jié)果開會的原因、目的和結(jié)果在會議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。會議低效的原因項次原因具體表現(xiàn)（1）時間會議安排在即將午餐7為什么要開會？為什么要開會？81．會議是一個集思廣益的渠道圖1-1 集思廣益圖會議是一個集合的載體。通過會議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點子”。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開會期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。

會議的意義1．會議是一個集思廣益的渠道會議的意義92．會議顯示一個組織或一個部門的存在會議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個人的會議，這兩個人也是一種小型組織。沒有不開會的組織或部門，一個組織或部門不召開會議，它的存在價值就會受到質(zhì)疑。因此，會議能夠充分顯示一個組織或部門的存在價值。2．會議顯示一個組織或一個部門的存在103．會議是一種群體溝通的方式開會很少是一對一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過Ｅ-mail、多媒體等種種形式進(jìn)行溝通，但是，群體溝通，即會議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的。因為這種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習(xí)慣。3．會議是一種群體溝通的方式11開會的目的開會的目的12開會讓您…小組面對面溝通眾多訊息一次交流融合意見凝聚共識分派工作，公平合理但開會也讓您…工作時間被分割人多口雜，討論耗時晚上加班特殊問題還是個別溝通沒有產(chǎn)能別人發(fā)言比自己開口多Delay重要工作或客戶開會讓您…但開會也讓您…13無需開會的“五個如果”

無需開會的“五個如果”14必須開會的“五個如果”

必須開會的“五個如果”15

一家合資工廠著火了，經(jīng)過調(diào)查，原因在于一名員工違反了操作條例，在車間內(nèi)吸煙，所以導(dǎo)致火災(zāi)發(fā)生。(1)如果你是這家合資企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)理，你要采取下列哪種方式處理此事：A.一對一批評□ B.開會當(dāng)眾批評□ C.寫檢查處罰□(2)你為什么這么做？

如何組織和開展會議課件16怎樣才能讓會議更有效率？怎樣才能讓會議更有效率？17高效會議的八大特征高效會議的八大特征18會議的籌劃與管理

會前的準(zhǔn)備工作會中的組織服務(wù)會后的善后處理會而議議而決決而行行而徹會議的籌劃與管理會前的準(zhǔn)備工作191、會議的頻率1.固定的部門會議1、會議的頻率1.固定的部門會議202.全體會議2.全體會議213.處理突發(fā)事件的會議3.處理突發(fā)事件的會議224.一對一會議4.一對一會議232、明確舉行會議的目的會前是否經(jīng)過多次討論和意見征詢是否希望在會議上通過某項決議會議目標(biāo)必須用書面形式列明會議目標(biāo)必須具體且可以衡量會議目標(biāo)數(shù)量要適當(dāng)2、明確舉行會議的目的會前是否經(jīng)過多次討論和意見征詢243、做好會前籌劃1、時間安排：絕大多數(shù)與會人員方便的時間必須確定會議起始時間大家易集中精力的時間3、做好會前籌劃1、時間安排：絕大多數(shù)與會人員方便的時間252、參會人員的選擇

參與決策的人能否到場？會議決策的執(zhí)行者（參與者）能否到場？開會時能提供特定咨詢的人能否到場？2、參會人員的選擇

參與決策的人能否到場？26

3、預(yù)約參會人員

所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會時間。

確定了會議時間后要提前一周告知參加會議的人員，這樣可以讓他們提前安排好自己的工作日程，以免出現(xiàn)打擾別人計劃或參會人員無法到場的情況。

在預(yù)約人員的同時需要把會議的主要目的告訴他們，如果有相關(guān)的資料可以提前發(fā)放，讓他們有充分考慮的時間。3、預(yù)約參會人員

所27

4、會議資料準(zhǔn)備

有用的信息應(yīng)該在會議召開前就貼在公司內(nèi)部網(wǎng)站上，這樣每個人都可以看到它，而實際的會議時間就可以用來討論怎樣解決新問題，并形成建議。

會議使用的文字資料也需要提前一天發(fā)放給與會人員，讓他們有思想準(zhǔn)備。

4、會議資料準(zhǔn)備

有用的信息應(yīng)該在會議28

內(nèi)部會議通知的樣式

內(nèi)部會議通知的樣式29按照議案的輕重緩急編排處理如遇幾個議題，應(yīng)按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。盡量保證在最佳時間開會。一般來說，全體會議安排在上午，分組討論安排在下午，晚上可安排一些文娛活動。每一個議案應(yīng)預(yù)估所需的處理時間并清楚的標(biāo)示5、會議議題的設(shè)計按照議案的輕重緩急編排處理5、會議議題的設(shè)計304、會議召開遵守時間1、不要遲到

浪費時間等于浪費生命，浪費別人的時間等于謀財害命！2、不要隨意推遲和變更開會時間

打亂原定計劃會影響與會人員的其他工作安排，有些人可能因此不能出席會議；

管理召集部門（人）的威信下降。3、嚴(yán)格按照議程進(jìn)行，不要超時4、會議召開遵守時間31工作量化表推行會議議程會議議題：如何使用和推行《工作量化表》會議時間：3月21日（下周一）15：00-16：00會議地點：五樓新世紀(jì)會議室與會人員：BD部、技術(shù)部、音樂事業(yè)部（含互聯(lián)網(wǎng)）部門第一負(fù)責(zé)人和負(fù)有管理責(zé)任的人員，人力資源部全體同事。主持人：CFOMak記錄員：人力部Charlin會議議程：1、15：00-15：45

《時間管理工具——工作量化表》介紹，主講人Mak2、15：45-16：00

操作過程中可能遇見的問題解答，Mak和Liza例子：工作量化表推行會議議程會議議題：如何使用和推行《工作量化表》32

委員會會議議程

7月6日上午11點格林·德雷戈飯店

1、（11：00）任命一位會議主席

2、（11：10）為缺席致歉

3、（11：15）批準(zhǔn)上次會議備忘錄

4、（11：30）上次會議提出的事項

5、（11：45）討論聯(lián)絡(luò)事宜（12：00）會間休息

6、（12：15）財務(wù)事項

7、（12：45）特別事宜

8、（13：00）其他動議

9、（13：15）其他事宜

10、（13：35）下次會議細(xì)節(jié)

議程的開頭為會議的日期、時間和地點每項均有一個起始時間下次會議細(xì)節(jié)寫在議程的末尾

委員會會議議程議程的開頭為會議的日期、時間和地點每項均有一33按部就班按部就班34主持會議要掌握會議節(jié)奏主持會議要掌握會議節(jié)奏35會后，我又該執(zhí)行哪些后續(xù)工作呢？開會過程中，我應(yīng)守住哪些原則？為了珍惜自己及團(tuán)隊的時間，也為了提高決策品質(zhì)，減少資源內(nèi)耗，管理者應(yīng)以身作則，率先以專業(yè)的會議運作技巧來提高會議的價值。在發(fā)起及安排會議時，我該考慮哪些因素？會后，我又該執(zhí)行哪些后續(xù)工作呢？開會過程中，我應(yīng)守住哪些原則36我應(yīng)如何控制才能創(chuàng)造均衡發(fā)言？身為主持人如何應(yīng)付干擾，引導(dǎo)會議按議程進(jìn)行？面對爭辯時，我應(yīng)主動做出哪些回應(yīng)以化解僵局？當(dāng)會議產(chǎn)生無序討論時，如何處理？我應(yīng)如何控制才能創(chuàng)造均衡發(fā)言？身為主持人如何應(yīng)付面對爭辯時，37壓制對方發(fā)言轉(zhuǎn)移至其他參與者主動探詢，使他人完整表達(dá)控制均衡發(fā)言以強勢制止大家發(fā)言重定議事規(guī)則整合意見，逐條再議處理無序討論先主動停止發(fā)言，請對方總結(jié)以條列式提出論點針對差異點逐條討論先尊重，再轉(zhuǎn)延至?xí)蠡驎怖刂黝}，指定其他人發(fā)言引導(dǎo)回歸議程面對爭辯的回應(yīng)1234壓制對方發(fā)言控制均衡發(fā)言以強勢制止大家發(fā)言處理無序討論先主動38與不同的與會者打交道始終保持沉默的與會者喋喋不休的與會者專拍上司馬屁的與會者吹毛求疵的與會者竊竊私語的與會者脫離主題的與會者與不同的與會者打交道始終保持沉默的與會者39問題類型問題特點棱鏡型問題把別人向你提出的問題反問給所有與會者。例如，與會者：“我們應(yīng)該怎么做呢？”你可以說：“好吧，大家都來談?wù)勎覀儜?yīng)該怎么做。”環(huán)形問題向全體與會者提出問題，然后每人輪流回答。例如：“讓我們聽每個人的工作計劃，小王，由你開始。”廣播型問題向全體與會者提出一個問題，然后等待一個人回答。如：“這份財務(wù)報表中有三個錯誤，誰能夠糾正一下？”這是一種具有鼓勵性而沒有壓力的提問方式，因為你沒有指定人回答，所以大家不會有壓力。定向型問題向全體提出問題，然后指定一人回答。如：“這份財務(wù)報表存在三個錯誤，誰來糾正一下？小王，你說說看。”這種提問方式可以讓被問及的對象有一定的準(zhǔn)備時間。問題類型問題特點棱鏡型問題把別人向你提出的問題反問給所有與會40如何圓滿結(jié)束會議如何圓滿結(jié)束會議41決定事項的落實

行動計劃——誰？什么任務(wù)？何時完成？怎么完成？催辦催辦的范圍—一般綜合性、交叉性的工作內(nèi)容由秘書部門或綜合部門負(fù)責(zé)催辦；領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)本身會議形成的決定，由秘書部門或指定單位負(fù)責(zé)催辦。業(yè)務(wù)范圍明確、專一的工作，責(zé)成相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)催辦；幾個部門、單位聯(lián)合召開的會議的決定，由牽頭部門或單位負(fù)責(zé)催辦。決定事項的落實42催辦的方式—發(fā)文催辦、電話催辦、派員催辦或約請催辦部門來人匯報等。反饋反饋的原則—迅速及時、真實準(zhǔn)確、渠道暢通反饋的重點—主要是妨礙會議決策落實活動的各種信息。催辦的方式—發(fā)文催辦、電話催辦、派員催辦或約請催辦部門來人匯43會議記錄會議記錄44ThankYou!ThankYou!45演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！46如何組織有效會議如何組織有效會議47開了幾個會？為會議花掉多少時間？因為開會達(dá)成幾項共識？因為開會完成幾個結(jié)論？因為開會加了多久的班？因為開會失去多少關(guān)鍵時刻？因為開會耽誤多少工作？算算看，你一周內(nèi)總共：開了幾個會？算算看，你一周內(nèi)總共：48以講話傳達(dá)講話，以會議貫徹會議，以文件落實文件你如何看待“文山會海”現(xiàn)象？以講話傳達(dá)講話，49會議的重要性大多數(shù)企業(yè)在會議中決定其基本走向90%以上的重大決策是通過會議制定的企業(yè)花在開會上的時間越來越多開會的頻率越來越高——調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在浪費時間的事情列表上，會議總是居于首位。因為會議通常都沒有很好的組織和召開。會議的重要性大多數(shù)企業(yè)在會議中決定其基本走向——調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在50如何組織和開展會議課件51

雖然在許多組織中，會議是必須的，而且運用廣泛，但不等于會議都能達(dá)到預(yù)期的目的，會議受挫乃是常有的事。我們常常聽到這樣或那樣的對會議的抱怨，這是因為或者主待人沒有很好地控制會議的進(jìn)程，或者與會者沒有明確會議的目的。影響會議成效的因素自然是多方面的，但歸納起來主要有以下幾點：雖然在許多組織中，會議是必須的，而且運用廣泛，52會議低效的原因項次原因具體表現(xiàn)（1）時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。（2）地點會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。（3）開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達(dá)到會議意圖。（5）參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。（6）會議的準(zhǔn)備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。（7）開會的原因、目的和結(jié)果開會的原因、目的和結(jié)果在會議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。會議低效的原因項次原因具體表現(xiàn)（1）時間會議安排在即將午餐53為什么要開會？為什么要開會？541．會議是一個集思廣益的渠道圖1-1 集思廣益圖會議是一個集合的載體。通過會議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點子”。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開會期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。

會議的意義1．會議是一個集思廣益的渠道會議的意義552．會議顯示一個組織或一個部門的存在會議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個人的會議，這兩個人也是一種小型組織。沒有不開會的組織或部門，一個組織或部門不召開會議，它的存在價值就會受到質(zhì)疑。因此，會議能夠充分顯示一個組織或部門的存在價值。2．會議顯示一個組織或一個部門的存在563．會議是一種群體溝通的方式開會很少是一對一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過Ｅ-mail、多媒體等種種形式進(jìn)行溝通，但是，群體溝通，即會議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的。因為這種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習(xí)慣。3．會議是一種群體溝通的方式57開會的目的開會的目的58開會讓您…小組面對面溝通眾多訊息一次交流融合意見凝聚共識分派工作，公平合理但開會也讓您…工作時間被分割人多口雜，討論耗時晚上加班特殊問題還是個別溝通沒有產(chǎn)能別人發(fā)言比自己開口多Delay重要工作或客戶開會讓您…但開會也讓您…59無需開會的“五個如果”

無需開會的“五個如果”60必須開會的“五個如果”

必須開會的“五個如果”61

一家合資工廠著火了，經(jīng)過調(diào)查，原因在于一名員工違反了操作條例，在車間內(nèi)吸煙，所以導(dǎo)致火災(zāi)發(fā)生。(1)如果你是這家合資企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)理，你要采取下列哪種方式處理此事：A.一對一批評□ B.開會當(dāng)眾批評□ C.寫檢查處罰□(2)你為什么這么做？

如何組織和開展會議課件62怎樣才能讓會議更有效率？怎樣才能讓會議更有效率？63高效會議的八大特征高效會議的八大特征64會議的籌劃與管理

會前的準(zhǔn)備工作會中的組織服務(wù)會后的善后處理會而議議而決決而行行而徹會議的籌劃與管理會前的準(zhǔn)備工作651、會議的頻率1.固定的部門會議1、會議的頻率1.固定的部門會議662.全體會議2.全體會議673.處理突發(fā)事件的會議3.處理突發(fā)事件的會議684.一對一會議4.一對一會議692、明確舉行會議的目的會前是否經(jīng)過多次討論和意見征詢是否希望在會議上通過某項決議會議目標(biāo)必須用書面形式列明會議目標(biāo)必須具體且可以衡量會議目標(biāo)數(shù)量要適當(dāng)2、明確舉行會議的目的會前是否經(jīng)過多次討論和意見征詢703、做好會前籌劃1、時間安排：絕大多數(shù)與會人員方便的時間必須確定會議起始時間大家易集中精力的時間3、做好會前籌劃1、時間安排：絕大多數(shù)與會人員方便的時間712、參會人員的選擇

參與決策的人能否到場？會議決策的執(zhí)行者（參與者）能否到場？開會時能提供特定咨詢的人能否到場？2、參會人員的選擇

參與決策的人能否到場？72

3、預(yù)約參會人員

所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會時間。

確定了會議時間后要提前一周告知參加會議的人員，這樣可以讓他們提前安排好自己的工作日程，以免出現(xiàn)打擾別人計劃或參會人員無法到場的情況。

在預(yù)約人員的同時需要把會議的主要目的告訴他們，如果有相關(guān)的資料可以提前發(fā)放，讓他們有充分考慮的時間。3、預(yù)約參會人員

所73

4、會議資料準(zhǔn)備

有用的信息應(yīng)該在會議召開前就貼在公司內(nèi)部網(wǎng)站上，這樣每個人都可以看到它，而實際的會議時間就可以用來討論怎樣解決新問題，并形成建議。

會議使用的文字資料也需要提前一天發(fā)放給與會人員，讓他們有思想準(zhǔn)備。

4、會議資料準(zhǔn)備

有用的信息應(yīng)該在會議74

內(nèi)部會議通知的樣式

內(nèi)部會議通知的樣式75按照議案的輕重緩急編排處理如遇幾個議題，應(yīng)按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。盡量保證在最佳時間開會。一般來說，全體會議安排在上午，分組討論安排在下午，晚上可安排一些文娛活動。每一個議案應(yīng)預(yù)估所需的處理時間并清楚的標(biāo)示5、會議議題的設(shè)計按照議案的輕重緩急編排處理5、會議議題的設(shè)計764、會議召開遵守時間1、不要遲到

浪費時間等于浪費生命，浪費別人的時間等于謀財害命！2、不要隨意推遲和變更開會時間

打亂原定計劃會影響與會人員的其他工作安排，有些人可能因此不能出席會議；

管理召集部門（人）的威信下降。3、嚴(yán)格按照議程進(jìn)行，不要超時4、會議召開遵守時間77工作量化表推行會議議程會議議題：如何使用和推行《工作量化表》會議時間：3月21日（下周一）15：00-16：00會議地點：五樓新世紀(jì)會議室與會人員：BD部、技術(shù)部、音樂事業(yè)部（含互聯(lián)網(wǎng)）部門第一負(fù)責(zé)人和負(fù)有管理責(zé)任的人員，人力資源部全體同事。主持人：CFOMak記錄員：人力部Charlin會議議程：1、15：00-15：45

《時間管理工具——工作量化表》介紹，主講人Mak2、15：45-16：00

操作過程中可能遇見的問題解答，Mak和Liza例子：工作量化表推行會議議程會議議題：如何使用和推行《工作量化表》78

委員會會議議程

7月6日上午11點格林·德雷戈飯店

1、（11：00）任命一位會議主席

2、（11：10）為缺席致歉

3、（11：15）批準(zhǔn)上次會議備忘錄

4、（11：30）上次會議提出的事項

5、（11：45）討論聯(lián)絡(luò)事宜（12：00）會間休息

6、（12：15）財務(wù)事項

7、（12：45）特別事宜

8、（13：00）其他動議

9、（13：15）其他事宜

10、（13：35）下次會議細(xì)節(jié)

議程的開頭為會議的日期、時間和地點每項均有一個起始時間下次會議細(xì)節(jié)寫在議程的末尾

委員會會議議程議程的開頭為會議的日期、時間和地點每項均有一79按部就班按部就班80主持會議要掌握會議節(jié)奏主持會議要掌握會議節(jié)奏81會后，我又該執(zhí)行哪些后續(xù)工作呢？開會過程中，我應(yīng)守住哪些原則？為了珍惜自己及團(tuán)隊的時間，也為了提高決策品質(zhì)，減少資源內(nèi)耗，管理者應(yīng)以身作則，率先以專業(yè)的會議運作技巧來提高會議的價值。在發(fā)起及安排會議時，我該考慮哪些因素？會后，我又該執(zhí)行哪些后續(xù)工作呢？開會過程中，我應(yīng)守住哪些原則82我應(yīng)如何控制才能創(chuàng)造均衡發(fā)言？身為主持人如何應(yīng)付干擾，引導(dǎo)會議按議程進(jìn)行？面對爭辯時，我應(yīng)主動做出哪些回應(yīng)以化解僵局？當(dāng)會議產(chǎn)生無序討論時，如何處理？我應(yīng)如何控制才能創(chuàng)造均衡發(fā)言？身為主持人如何應(yīng)付面對爭辯時，83壓制對方發(fā)言轉(zhuǎn)移至其他參與者主動探