人員溝通人員溝通1一、人員溝通二、有效聆聽三、會議四、講演五、報告六、項目文件及變更控制一、人員溝通2人員溝通有效和經常的人員溝通對于推動項目進展、識別潛在問題、征求改進項目極小的建議、滿足客戶需求和防止發生意外都是非常重要的。人員溝通可通過語言或非語言的行為來進行。可以是面對面的也可以通過一些媒介。可以是口頭的也可以是書面的。人員溝通有效和經常的人員溝通對于推動項目進展、識別潛在問題、3（一）口頭溝通人員的口頭溝通可以是面對面的，也可以通過電話進行，還可以通過有聲郵件或電視會議等方式實現。通過口頭溝通可以更準確、更便捷的獲得信息。口頭溝通為討論、澄清問題、理解和即可反饋信息提供了俄場所。身體語言既能為講話人使用，也能被聽者作為向講話人提供反饋的一種方式而應用。肯定的身體語言包括直接的眼神接觸、微笑、首飾、前傾和表示肯定或同意的點頭。否定的身體語言可能是皺眉、兩臂較差、沒精打彩、坐立不安、走神或東張西望、胡寫亂畫或打哈欠。（一）口頭溝通人員的口頭溝通可以是面對面的，也可以通過電話進4在口頭溝通時，人們必須謹慎，不要使用可能被理解成帶有性別歧視、種族歧視、偏見或攻擊性的評書、言辭或短語。在項目早期，高度的面對面溝通對于促進團隊建設、發展良好的工作關系和建立共同期望是特別重要的。項目團隊成員要主動與其他團隊成員和項目經理進行及時的聯系，以獲得和提供信息，而不是坐等幾周以后才召開項目團隊會議。口頭溝通應該坦白、明確。口頭溝通的時機是很重要的。在口頭溝通時，人們必須謹慎，不要使用可能被理解成帶有性別歧視5（二）書面溝通人員的書面溝通在項目團隊中通常使用內部備忘錄，對客戶和其他外部成員，則使用外部信件進行溝通。當無法召開會議或信息需要及時傳送時，備忘錄和信件是與彝族人員進行有效交流溝通的方式。在確認決策和行動時，以一份備忘錄或一封信件作為面對面會談或電話交流的后續行動。書面溝通大多用來進行同志、確認和要求等活動。備忘錄和信件必須清楚、簡潔，不能包括長篇大論或冗長的、與主題無關的附帶內容。（二）書面溝通人員的書面溝通在項目團隊中通常使用內部備忘錄，6有效聆聽交流溝通的核心不是語言，而是理解，不僅需要被理解，還需要理解。有效溝通的一半是聆聽，不會聆聽則會使溝通失敗。有效聆聽常見的障礙：假裝聆聽注意力分散偏見和固執不耐煩急于得出結論有效聆聽交流溝通的核心不是語言，而是理解，不僅需要被理解，還7下面列出了一些提高聆聽技巧的建議：集中精力聽積極主動地聆聽，向講話人提供語言或非語言的反饋信息。提問不要打斷下面列出了一些提高聆聽技巧的建議：8會議會議是促進團隊建設和強化團隊成員的期望、重要性以及對項目目標投入的工具。（一）項目會議的類型三種最常見的項目會議：情況評審會議解決問題會議技術設計評審會議會議會議是促進團隊建設和強化團隊成員的期望、重要性以及對項目91、情況評審會議項目情況評審會議通常由項目經理主持或召開，會議成員一半包括全部或部分項目團隊成員，以及客戶和/或項目團隊的高級管理人員。會議的基本母的是同志情況、找出問題和制定行動內容。需要定期召開，以便早日發現問題和潛在的問題，防止危及項目目標實現的意外情況發生。1、情況評審會議項目情況評審會議通常由項目經理主持或召開，會10項目情況評審會議日程項目情況評審團隊會議議程8：00AM自上次會議以來的成績硬件Steve軟件Alex文件Wendy8：30成本、進度計劃和工作范圍進展情況趨勢預測差異8：45必要的糾正措施相關人員9：15改進的機會所有人員9：30討論所有人員9：50行動細目分配所有人員10：00休會Jack項目情況評審會議日程項目情況評審團隊會議議程8：00A112、問題解決會議問題解決會議應采取一個好的解決問題的方法，如下所述：描述問題找出問題的潛在原因收集數據并找出最可能的原因找出可能的解決方案評價備選方案確定最佳解決方案修訂項目計劃實施解決方案確定問題是否得到了解決2、問題解決會議問題解決會議應采取一個好的解決問題的方法，如123、技術設計評審會議包括設計階段的項目，需要數次技術設計評審會議，以確保客戶同意或批準項目承約商提出的設計方案。大多數技術型項目一半采取兩種設計評審會議：當承約商已經完成了最初的概念說明、圖形或流程圖時進行的最初設計評審會議。該會議的目的是在承約商訂購交貨期較長的原材料之前，獲得客戶對設計方案符合技術要求的批準當成遇上已經完成詳細說明、圖形、屏幕和報告格式等事項時進行的最終設計評審會議。該會議的目的是在承約商開始建設、裝配和生產項目交付物之前獲得客戶的批準。3、技術設計評審會議包括設計階段的項目，需要數次技術設計評審13（二）有效地召開會議在會前、會中和會后，召集或主持會議的人可以采取多種措施以確保會議是有效的。1、會前確定會議是否真正必要，或者，另一種方式如電話會議是否更適合一些。確定會議的目的。確定誰需要參加會議，說明目的事先將會議議程表分發給與會者議程表應包括：會議畝的；主體；每個主體的時間分配及誰將負責該主題、發言或主持討論。議程表應附有與會者在會前需要評審的文件和資料。必須在通告分發和會議日期之間留出足夠的時間，以便讓與會者為會議做充分準備。一些與會者則需要收集和分析數據、準備講演或分發材料。準備直觀教具或要分發的材料安排會議室（二）有效地召開會議在會前、會中和會后，召集或主持會議的人可14客戶項目評審會議日程表成本進度Jeff項目進展情況10：15休息10：00Jim安裝計劃Cathy培訓Joe系統設計技術評審8：15Jeff開會評論8：00AM議程項目評審會議與客戶的休會1：00討論（午餐盒飯）12：00Jeff決策及行動細目11：45Joe變更建議11：00客戶項目評審會議日程表成本進度Jeff項目進展情況10：15152、會議期間按時開會指定記錄員評審會議的目的和議程表主持而不支配會議一個好的主持應該：確保會議順利進行并在計劃時間內結束；鼓勵與會者，特別要鼓勵那些由于不決的人；限制那些想講太多、自我重復或偏離正在討論主題的與會者的談論；防止打斷和私下交談；明確形成的要點；總結討論并進入議程表的下一個主題。2、會議期間16團隊會議行為準則團隊會議小組質量管理行為準則圍繞所討論的主題按時到會和休會每次只讓一個人講每個人都有義務參加做好準備坦率、誠實、誠懇限制使用挖苦和嘲諷的言辭。會議的總體氣氛是積極向上的。消除消極性提出建設性批評集中注意力。先理解，然后是被理解不要閑聊注意屬于大家，而不是個人做出決定后，團隊步調要一致，要團結加強積極行為。保持冷靜，如果失去冷靜，你就錯了——其他人也一樣。團隊會議行為準則17會議效果檢查表會議效果如何？很差有一些很好1.議程表是否發送及時以保證出席？123452.議程順序安排合理嗎？123453.給每一細目安排的時間充足嗎？123454.會議室布置合適嗎？123455.適當的人員參加會議嗎？123456.會議按時開始嗎？123457.與會者制定他們為什么被邀請嗎？123458.理解會議目標嗎？123459.沒想議程細目的目標清楚嗎？1234510.會議按計劃進行且不允許離題嗎？1234511.所有與會者均得以參加嗎？1234512.與會者相互聆聽嗎？1234513.領導強調控制嗎？1234514.會議是一種積極向上的氣氛嗎？1234515.會議按時結束嗎？1234516.決議和行動細目形成文件并分發了嗎？1234517.會議是對時間有價值的利用嗎？12345會議效果檢查表會議效果如何？很差有一些很好1.議程表是否發送183、會后在會后24小時之內公布會議成果。總結文件應該簡潔，如果可能，盡量寫在一張紙上。總結文件應該明確所做的決定，并列出行動細目，包括誰負責、預計完工日期和預期的交付物。同時，可以列出參加和缺席的人員。應講會議成果分發給所有被邀請參加會議的人，不管他們是否到會。會議記錄不包括對會議討論的詳細記載。3、會后在會后24小時之內公布會議成果。總結文件應該簡潔，如19行動細目表行動細目表（自3月2日下項目情況評審會議）行動負責人時間1.評審系統要求文件Tyler3月10日2.安排與客戶的評審會議Jim3月11日3.將對計算機的訂單從15改為20Maggie3月19日4.評價數據輸入的條形碼和光學特征辨認系統Hannah3月19日行動細目表行動細目表（自3月2日下項目情況評審會議）行動負責20講演1、為講演做準備確定講演目的了解聽眾準備一個講演提綱使用聽眾聽得懂的簡單語言準備一些在講演時備用的或要參考的便條或最終提綱練習，練習，再聯系——比擬認為應該做的還要多準備直觀教具并進行測試復印散發材料事先準備好視聽設備。當會議室空著或無人使用時，進去感受一下環境講演1、為講演做準備212、講演過程感覺有點緊張是意料之中的，所有的陳述者都有這種感受。要熟知你的開場白是什么當你講話時使用3-T方法：首先，告訴亭子你要講些什么；其次，講給你們聽；最后，告訴他們你講了些什么面對聽眾講，不要對這講演稿講話要清楚、自信適當地運用氣勢有助于立論不要站在你的直觀教具面前2、講演過程感覺有點緊張是意料之中的，所有的陳述者都有這種感22按邏輯推理講述你的“故事”，一次建立起他人對你講演的興趣。講要點時，向聽眾解釋他們為什么重要在轉向提綱的下一個細目前，總結你對這項特別細目的觀點知道你的結束語在適當的情況下，流出時間與聽眾交流回答問題時，要真誠、率直、有信心。按邏輯推理講述你的“故事”，一次建立起他人對你講演的興趣。23報告在需要傳遞有關項目的信息時，樹木報告和口頭報告是一樣重要的。項目組織必須準備的報告類型、內容、格式、報告期和分發，一般由客戶在合同中指明。有些報告可能是為許多聽眾做的，因此了解誰將受到報告副本是很重要的。寫報告要以讀者為出發點，而不是些報告的人。以下討論的是項目報告的兩種常見類型及有效書寫報告的建議。報告在需要傳遞有關項目的信息時，樹木報告和口頭報告是一樣重要24項目報告的類型兩種常見的類型是報告進展和最后報告1、進展報告進展報告通常針對一個特定的時段，叫作報告期。這個時段可以是一周、一個月、一個季度或任何對項目來說合適的時間段。大多數進展報告進包括在報告期發生的事情，而不是自項目開始以來的累積進展。項目報告的類型兩種常見的類型是報告進展和最后報告25項目進展報告綱要從7月1日到9月30日的項目進展報告內容表1.自上一次報告以來的成績2.項目實施的當前情況（1）成本（2）進度（3）工作范圍3.對以前明確的問題解決的進展4.自上次以來的問題或潛在問題5.計劃糾正措施6.下一報告期內預期實現的里程碑項目進展報告綱要從7月1日到9月30日的項目進展報告262.最后報告項目的最后報告通常是項目總結。它包括以下幾個方面：客戶的最初需要最初的項目目標客戶的最初要求作為項目結果，客戶的實際收益和預期收益的對比初始項目目標實現的程度項目的簡要描述今后的考慮一張載明提供給客戶的所有交付物的清單（設備、原材料、軟件、圖樣和報告等文件）一個系統或設備最后通過測試的測試數據，在此基礎上客戶接受該項目結果。2.最后報告項目的最后報告通常是項目總結。它包括以下幾個方面27（二）準備有用的報告當你準備項目報告時，考慮下列準則將有助于向報告接收者傳遞有用和有價值的信息。報告要簡明所寫的和所講的要保持一致在報告中和每一段中先寫出最重要的論點。如果可能，就用圖，如圖形、圖解、表格或圖片像注意報告內容一樣注意格式。（二）準備有用的報告當你準備項目報告時，考慮下列準則將有助于28項目文件及變更控制項目文件的修改可能是由于客戶或項目團隊進行了變更。有些變更很小；另有一些變更則較大，會影響項目的工作范圍、成本和進度計劃。在項目的整個過程中，各種項目文件應針對變更作出修改。對項目團隊來說，應該了解哪一個項目文件是最新版本的。在每種文件的每頁上都記上以下三點是個好習慣：（1）最近修改的日期；（2）修改的順序號；（3）變更人姓名的開頭字母項目文件及變更控制項目文件的修改可能是由于客戶或項目團隊進行29與及時記錄文件修改版次和日期同樣重要的是，最新文件應及時發到有關項目成員手中。當文件已做了更改，最新文件必須立即發送給其工作將受到更改影響的項目團隊成員手中。在項目早期，應該在承約商和客戶之間、項目經理和項目團隊之間就有關變更方式形成文件并獲得認可的方式達成協議。且變更一定要是書面的。項目團隊成員必須審慎，在不知道變更是否需要額外的工時時，不能隨便同樣變更。如果客戶不同意支付額外的工時費，承約商必須承擔這部分成本，而某項任務或項目的承包就可能超支。與及時記錄文件修改版次和日期同樣重要的是，最新文件應及時發到30演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！31人員溝通人員溝通32一、人員溝通二、有效聆聽三、會議四、講演五、報告六、項目文件及變更控制一、人員溝通33人員溝通有效和經常的人員溝通對于推動項目進展、識別潛在問題、征求改進項目極小的建議、滿足客戶需求和防止發生意外都是非常重要的。人員溝通可通過語言或非語言的行為來進行。可以是面對面的也可以通過一些媒介。可以是口頭的也可以是書面的。人員溝通有效和經常的人員溝通對于推動項目進展、識別潛在問題、34（一）口頭溝通人員的口頭溝通可以是面對面的，也可以通過電話進行，還可以通過有聲郵件或電視會議等方式實現。通過口頭溝通可以更準確、更便捷的獲得信息。口頭溝通為討論、澄清問題、理解和即可反饋信息提供了俄場所。身體語言既能為講話人使用，也能被聽者作為向講話人提供反饋的一種方式而應用。肯定的身體語言包括直接的眼神接觸、微笑、首飾、前傾和表示肯定或同意的點頭。否定的身體語言可能是皺眉、兩臂較差、沒精打彩、坐立不安、走神或東張西望、胡寫亂畫或打哈欠。（一）口頭溝通人員的口頭溝通可以是面對面的，也可以通過電話進35在口頭溝通時，人們必須謹慎，不要使用可能被理解成帶有性別歧視、種族歧視、偏見或攻擊性的評書、言辭或短語。在項目早期，高度的面對面溝通對于促進團隊建設、發展良好的工作關系和建立共同期望是特別重要的。項目團隊成員要主動與其他團隊成員和項目經理進行及時的聯系，以獲得和提供信息，而不是坐等幾周以后才召開項目團隊會議。口頭溝通應該坦白、明確。口頭溝通的時機是很重要的。在口頭溝通時，人們必須謹慎，不要使用可能被理解成帶有性別歧視36（二）書面溝通人員的書面溝通在項目團隊中通常使用內部備忘錄，對客戶和其他外部成員，則使用外部信件進行溝通。當無法召開會議或信息需要及時傳送時，備忘錄和信件是與彝族人員進行有效交流溝通的方式。在確認決策和行動時，以一份備忘錄或一封信件作為面對面會談或電話交流的后續行動。書面溝通大多用來進行同志、確認和要求等活動。備忘錄和信件必須清楚、簡潔，不能包括長篇大論或冗長的、與主題無關的附帶內容。（二）書面溝通人員的書面溝通在項目團隊中通常使用內部備忘錄，37有效聆聽交流溝通的核心不是語言，而是理解，不僅需要被理解，還需要理解。有效溝通的一半是聆聽，不會聆聽則會使溝通失敗。有效聆聽常見的障礙：假裝聆聽注意力分散偏見和固執不耐煩急于得出結論有效聆聽交流溝通的核心不是語言，而是理解，不僅需要被理解，還38下面列出了一些提高聆聽技巧的建議：集中精力聽積極主動地聆聽，向講話人提供語言或非語言的反饋信息。提問不要打斷下面列出了一些提高聆聽技巧的建議：39會議會議是促進團隊建設和強化團隊成員的期望、重要性以及對項目目標投入的工具。（一）項目會議的類型三種最常見的項目會議：情況評審會議解決問題會議技術設計評審會議會議會議是促進團隊建設和強化團隊成員的期望、重要性以及對項目401、情況評審會議項目情況評審會議通常由項目經理主持或召開，會議成員一半包括全部或部分項目團隊成員，以及客戶和/或項目團隊的高級管理人員。會議的基本母的是同志情況、找出問題和制定行動內容。需要定期召開，以便早日發現問題和潛在的問題，防止危及項目目標實現的意外情況發生。1、情況評審會議項目情況評審會議通常由項目經理主持或召開，會41項目情況評審會議日程項目情況評審團隊會議議程8：00AM自上次會議以來的成績硬件Steve軟件Alex文件Wendy8：30成本、進度計劃和工作范圍進展情況趨勢預測差異8：45必要的糾正措施相關人員9：15改進的機會所有人員9：30討論所有人員9：50行動細目分配所有人員10：00休會Jack項目情況評審會議日程項目情況評審團隊會議議程8：00A422、問題解決會議問題解決會議應采取一個好的解決問題的方法，如下所述：描述問題找出問題的潛在原因收集數據并找出最可能的原因找出可能的解決方案評價備選方案確定最佳解決方案修訂項目計劃實施解決方案確定問題是否得到了解決2、問題解決會議問題解決會議應采取一個好的解決問題的方法，如433、技術設計評審會議包括設計階段的項目，需要數次技術設計評審會議，以確保客戶同意或批準項目承約商提出的設計方案。大多數技術型項目一半采取兩種設計評審會議：當承約商已經完成了最初的概念說明、圖形或流程圖時進行的最初設計評審會議。該會議的目的是在承約商訂購交貨期較長的原材料之前，獲得客戶對設計方案符合技術要求的批準當成遇上已經完成詳細說明、圖形、屏幕和報告格式等事項時進行的最終設計評審會議。該會議的目的是在承約商開始建設、裝配和生產項目交付物之前獲得客戶的批準。3、技術設計評審會議包括設計階段的項目，需要數次技術設計評審44（二）有效地召開會議在會前、會中和會后，召集或主持會議的人可以采取多種措施以確保會議是有效的。1、會前確定會議是否真正必要，或者，另一種方式如電話會議是否更適合一些。確定會議的目的。確定誰需要參加會議，說明目的事先將會議議程表分發給與會者議程表應包括：會議畝的；主體；每個主體的時間分配及誰將負責該主題、發言或主持討論。議程表應附有與會者在會前需要評審的文件和資料。必須在通告分發和會議日期之間留出足夠的時間，以便讓與會者為會議做充分準備。一些與會者則需要收集和分析數據、準備講演或分發材料。準備直觀教具或要分發的材料安排會議室（二）有效地召開會議在會前、會中和會后，召集或主持會議的人可45客戶項目評審會議日程表成本進度Jeff項目進展情況10：15休息10：00Jim安裝計劃Cathy培訓Joe系統設計技術評審8：15Jeff開會評論8：00AM議程項目評審會議與客戶的休會1：00討論（午餐盒飯）12：00Jeff決策及行動細目11：45Joe變更建議11：00客戶項目評審會議日程表成本進度Jeff項目進展情況10：15462、會議期間按時開會指定記錄員評審會議的目的和議程表主持而不支配會議一個好的主持應該：確保會議順利進行并在計劃時間內結束；鼓勵與會者，特別要鼓勵那些由于不決的人；限制那些想講太多、自我重復或偏離正在討論主題的與會者的談論；防止打斷和私下交談；明確形成的要點；總結討論并進入議程表的下一個主題。2、會議期間47團隊會議行為準則團隊會議小組質量管理行為準則圍繞所討論的主題按時到會和休會每次只讓一個人講每個人都有義務參加做好準備坦率、誠實、誠懇限制使用挖苦和嘲諷的言辭。會議的總體氣氛是積極向上的。消除消極性提出建設性批評集中注意力。先理解，然后是被理解不要閑聊注意屬于大家，而不是個人做出決定后，團隊步調要一致，要團結加強積極行為。保持冷靜，如果失去冷靜，你就錯了——其他人也一樣。團隊會議行為準則48會議效果檢查表會議效果如何？很差有一些很好1.議程表是否發送及時以保證出席？123452.議程順序安排合理嗎？123453.給每一細目安排的時間充足嗎？123454.會議室布置合適嗎？123455.適當的人員參加會議嗎？123456.會議按時開始嗎？123457.與會者制定他們為什么被邀請嗎？123458.理解會議目標嗎？123459.沒想議程細目的目標清楚嗎？1234510.會議按計劃進行且不允許離題嗎？1234511.所有與會者均得以參加嗎？1234512.與會者相互聆聽嗎？1234513.領導強調控制嗎？1234514.會議是一種積極向上的氣氛嗎？1234515.會議按時結束嗎？1234516.決議和行動細目形成文件并分發了嗎？1234517.會議是對時間有價值的利用嗎？12345會議效果檢查表會議效果如何？很差有一些很好1.議程表是否發送493、會后在會后24小時之內公布會議成果。總結文件應該簡潔，如果可能，盡量寫在一張紙上。總結文件應該明確所做的決定，并列出行動細目，包括誰負責、預計完工日期和預期的交付物。同時，可以列出參加和缺席的人員。應講會議成果分發給所有被邀請參加會議的人，不管他們是否到會。會議記錄不包括對會議討論的詳細記載。3、會后在會后24小時之內公布會議成果。總結文件應該簡潔，如50行動細目表行動細目表（自3月2日下項目情況評審會議）行動負責人時間1.評審系統要求文件Tyler3月10日2.安排與客戶的評審會議Jim3月11日3.將對計算機的訂單從15改為20Maggie3月19日4.評價數據輸入的條形碼和光學特征辨認系統Hannah3月19日行動細目表行動細目表（自3月2日下項目情況評審會議）行動負責51講演1、為講演做準備確定講演目的了解聽眾準備一個講演提綱使用聽眾聽得懂的簡單語言準備一些在講演時備用的或要參考的便條或最終提綱練習，練習，再聯系——比擬認為應該做的還要多準備直觀教具并進行測試復印散發材料事先準備好視聽設備。當會議室空著或無人使用時，進去感受一下環境講演1、為講演做準備522、講演過程感覺有點緊張是意料之中的，所有的陳述者都有這種感受。要熟知你的開場白是什么當你講話時使用3-T方法：首先，告訴亭子你要講些什么；其次，講給你們聽；最后，告訴他們你講了些什么面對聽眾講，不要對這講演稿講話要清楚、自信適當地運用氣勢有助于立論不要站在你的直觀教具面前2、講演過程感覺有點緊張是意料之中的，所有的陳述者都有這種感53按邏輯推理講述你的“故事”，一次建立起他人對你講演的興趣。講要點時，向聽眾解釋他們為什么重要在轉向提綱的下一個細目前，總結你對這項特別細目的觀點知道你的結束語在適當的情況下，流出時間與聽眾交流回答問題時，要真誠、率直、有信心。按邏輯推理講述你的“故事”，一次建立起他人對你講演的興趣。54報告在需要傳遞有關項目的信息時，樹木報告和口頭報告是一樣重要的。項目組織必須準備的報告類型、內容、格式、報告期和分發，一般由客戶在合同中指明。有些報告可能是為許多聽眾做的，因此了解誰將受到報告副本是很重要的。寫報告要以讀者為出發點，而不是些報告的人。以下討論的是項目報告的兩種常見類型及有效書寫報告的建議。報告在需要傳遞有關項目的信息時，樹木報告和口頭報告是一樣重要55項目報告的類型兩種常見的類型是報告進展和最后報告1、進展報告進展報告通常針對一個特定的時段，叫作報告期。這個時段可以