本文格式為Word版，下載可任意編輯——酒店物料采購工作程序酒店物料購買工作程序之相關制度和職責，酒店經營本金的操縱方法諸多,其中最主要的莫過于操縱進貨的本金價,怎樣才能把好物料的購買關,在購買程序上有大量方面值得研究,本文就此闡述酒店物料購買程序的一些見解。一、物料申購單...

酒店經營本金的操縱方法諸多,其中最主要的莫過于操縱進貨的本金價,怎樣才能把好物料的購買關,在購買程序上有大量方面值得研究,本文就此闡述酒店物料購買程序的一些見解。一、物料申購單形式與種類:酒店通常使用的物料申購單中應有細致的物料相關資料,如:序(代)號、物料名稱、物料規格、記數單位、目前庫存申購數量、要求到貨時間、上次進貨時間和數量單價及本次申購供給商的報價、供給商資料等并有財務結算方式和倉務或使用部門、購買部門、財務總監和概括分管領導及總經理的簽批。酒店的經營物料可分成四類:一)補倉室的申購:當一個酒店通過試運行調整后,各部門的經營狀況根本趨于穩定,在各使用部門或酒店財務總倉,任何一類酒店經營物料都需要有一個存量,存量額怎樣制定呢務必從五個方面考慮:滾動資金狀況、固定資產的配備處境、本期預計的客流量、物料的購買周期、物料的保存期部門小倉庫和財務總倉應根據上述五個方面來制定物料的最低存量數和最高限量數。一旦有了這些規定,財務在會計運作中可合理利用滾動資金、裁減庫存量,并能保證使用部門的正常經營的使用和物料的質量;同樣倉管人員在見到庫存量以達成物量存量的最低數值線時,這便是提出該物料申購的最正確時期,由購買部門專職購買。二)集中式的申購一家酒店的辦公用品及文化用品涉及到一個酒店對形狀象,由于要考慮到下述幾個因素,所以可由酒店的行政辦公室來舉行統一管理,統一提出申購。1、酒店管理之需的前臺見客文具與后臺操作作用文具的區分2、酒店管理人員的級別區分3、酒店視覺形象設計效果的統一。行政辦公室可以統計各方面的數據每月統一提出文具用品申購單,并由行政辦公室、購買部門、財務總監和總經理簽批,由購買部門專職舉行日常采訪三)緊急需求的購買:緊急購買一般只限于緊急需求的處境下,價格并不是很大并在事先酒店政策允許的規定范圍中舉行如:1、工程急修門開關零配件等2、經營中不常備的經營物料或常備物料,但某一時使用量超出常規的庫存范圍。遇到上述處境可以隨時出單而不受常規的限定,單此類處境的購買首先可由購買部舉行優先購買或在政策規定的范圍中經部門經理同意后由使用部門舉行緊急購買。四)部門所需物料的日常申購:酒店各部門在日常的經營管理中,需要大量物料,為了不占倉位,通常進貨是直接存放在使用部門中的,所以這批物料的短缺,均由使用部門直接提出物料的申購單,這些物料申購單的數量較大,涉及面較廣,幾乎全體酒店部門都有,因此在申購與審批過程中均需嚴格操縱,考慮因素有下面兩個方面:1、部門在提出物料申購單的時候,應細致了解該物料的現存數、每日用量、購買和審批期、目前物料的價格和涉及的本金因素、物料的質量處境有無需請購買部門探索新的替代品種的建議等等。2、購買部門在接到使用部門的《物料申購單》后,應充分審閱并明確其內容,根據內容來探索物料的供給商,并且在多家供給商之間舉行尋價和詢價工作。要了解物料的性能、用途、價格等等,使購買人員完全將使用部門物料購買意圖落實在供給商的物料之中,使供給商了解酒店使用部門的物料的真正用途,同時購買部門也將與供給商的談判中,得到價格、質量等方面的信息,以便與其他供給商對比。二、物料購買程序1、使用部門經理簽發的《物料申購單》2、購買部門根據《物料申購單》內容探索供給商和報3、財務總監根據酒店的實際處境審核申購數量和供給商處境4、飯店分管領導審定圈價并經總經理簽署5、供給商根據酒店購買部門的書面通知或合同向酒店供貨6、酒店驗收部門根據審定處境驗收并處書面憑據給供給商7、供給商根據酒店物料驗收處境向酒店財務部門索取物料貨三、物料的購買物料的購買并非單是物料的購置,所以物料的購買過程中須考慮更多方面的處境,除名稱外產地、規格、報價、批號、生產日期、有效期限、運輸、包裝和裝運規格、存放、冰凍品含冰率、物料的凈重、物料的生產季節、合同的簽訂方式、付款內容等等、這些因素在物料的購買中應隨時考慮到,要由2-3家同類供給商的選擇并尋價,在供給商背靠背的尋價中得到啟發并照實向上級報考。有些重要的物料貨長期供給的物料,還需簽訂供貨合同,合同的條款須請專家和上級主管確實認方可。在購買過程中,為使自己處于主動地位,應盡可能在事先取得經使用部門認可的物料樣品和支付供給商最少量訂金,待符合樣品物料的全部到貨后,再支付確定比例的貨款,并有確定數額的尾款,以防物料中有不符合樣品的物料夾帶。購買部門在落實使用部門的申購任務時,應嚴格遵守申購單上的規定,在購買中由于時間、價格、質量、等因素的變化而定購不到某一物料時,應急時通知申購部門。假設需要舉行物料調整或探索代用品時,需由申購使用部門主管、財務總監和高級管理人員簽署的《物料樣品確認書》同意后面可。購買部門若察覺申購單上的物料,屬于新近增加而以往是未曾購買過的物料,購買部門應將新購買《物料樣品確認書》一起保送財務總監,物料申購部門主管及有關專業人員驗證簽署后面可履行下一步的購買程。四、通過物料的驗收給申購部門把關物料驗收部門是代表酒店監視購買程序時是正確與否的一個重要部門,常用物料是由驗收部直接驗收,而有些專業性較強的物料,通常須請使用部門的專業人員共同參與驗收。在驗收工作中可能會察覺大量購買中存在的問題并可以在驗收現場予以實時制止,從而裁減酒店的損失。若察覺有不符合酒店政策與程序,甚至有違法交易的行為,即可指出,同時實時上報有關領導苦求給與扶助。驗收人員需有較高的物料識別才能和質量確定才能,同時應具備公正、公允、公開、的工作態度,在驗收過程中,購買人員應積極合作驗收部門對物料的驗收,在驗收中須細致核對物料申購單,對照申購單中每一項內容是否與物料相符合,其中包括物料名稱、規格、審定價格、審定數量、物料質量等等。在填寫驗收單時要細致說明實際驗收的處境,說明驗收時間、申購單的編號、發票及供給商名稱,并在驗收單上由驗收人員和使用部門參與驗收人員的簽署,將驗收單交與酒店本金部稽核本金;交與使用部門