第五章筆頭溝通技能主講盧光莉第五章筆頭溝通技能主講盧光莉12、作用（1）信息易記錄和永久保存。（2）保證在信息擴(kuò)散過(guò)程中，不在現(xiàn)場(chǎng)的受眾能夠得到真是的信息。（3）傳遞速度快。（4）可以更多地關(guān)注細(xì)節(jié)，讀者也可以得到更多的細(xì)節(jié)（5）用詞更為精確。一、筆頭溝通的作用和類型1、定義：是借助于書面文字材料實(shí)現(xiàn)的信息交流。比如商務(wù)函件、協(xié)議、單據(jù)、申請(qǐng)報(bào)告、書信、公告、演講稿、政策手冊(cè)以及其他溝通形式，其中文字是主要溝通符號(hào)。2、作用一、筆頭溝通的作用和類型1、定義：是借助于書面文字材22、類型：紙張溝通、傳真溝通、電子郵件溝通、電子會(huì)議系統(tǒng)溝通。紙張、傳真電子郵件、電子會(huì)議系統(tǒng)）·讀者參與程度低，反應(yīng)慢·對(duì)于信息的接收情況缺乏控制·難以隱姓埋名·更可能受到約束·較為保守，搞得好可能更為清晰，搞得不好，則過(guò)于死板·要求更符合邏輯和語(yǔ)法規(guī)范,需要更多的時(shí)間準(zhǔn)備·不太可能與組織中的各層次接觸·缺乏非語(yǔ)言性溝通，沒(méi)有口頭溝通那么豐富·機(jī)密性強(qiáng)·傳遞速度慢·讀者參與程度高，反應(yīng)快·信息能立即接收到，且能自己控制·可以隱姓埋名·不太可能受到約束或顯得保守·搞得好，富有創(chuàng)造力；反之，也可能產(chǎn)生極大的破壞力·語(yǔ)言不整潔，錯(cuò)誤較多,比傳統(tǒng)書面溝通花的準(zhǔn)備時(shí)間少·可能同組織中的各層次接觸·可以使用情感符號(hào)來(lái)顯示非語(yǔ)言性的信息傳達(dá)·可能比傳統(tǒng)的書面溝通的機(jī)密性差·比書面溝通傳遞得快2、類型：紙張溝通、傳真溝通、電子郵件溝通、電子會(huì)議系統(tǒng)溝通3二、受眾導(dǎo)向的文字組織原則1a今天下午我們會(huì)把你們9月21日的訂貨裝船發(fā)運(yùn)1b你們訂購(gòu)的兩集裝箱服裝將于今天下午裝船，預(yù)計(jì)在9月30日抵達(dá)貴處2a我們很高興授予你5000元信用額度2b你的牡丹卡有5000元的信用額度3a你會(huì)很高興聽到你被公司錄用的消息3b你通過(guò)了公司的全部考核，被錄用4a你在發(fā)表任何以在該機(jī)構(gòu)工作經(jīng)歷為背景的文章時(shí)，必須要得到主任的同意；4b本機(jī)構(gòu)的工作人員在發(fā)表以在此工作經(jīng)歷為背景的文章時(shí)，必須要得到主任的同意。請(qǐng)大家比較體會(huì)以下幾組語(yǔ)句二、受眾導(dǎo)向的文字組織原則1a今天下午我們會(huì)把你們9月214筆頭溝通的重要前提——對(duì)受眾的分析

受眾導(dǎo)向的文字組織原則（1）受眾對(duì)信息的第一反應(yīng)是什么（2）受眾到底需要多少信息（3）以何種方式編輯信息以激發(fā)受眾興趣筆頭溝通的重要前提——對(duì)受眾的分析

受眾導(dǎo)向的文字組織原則51、受眾對(duì)信息的第一反應(yīng)（1）用主題句或第一段向受眾昭示該信息的重要性以及與受眾的相關(guān)性。（2）把應(yīng)付諸實(shí)施的內(nèi)容盡量簡(jiǎn)化。（3）為使信息內(nèi)容得以實(shí)施，設(shè)定一個(gè)可行的截止日期。（4）信息越短越好。表達(dá)方式上，（1）盡量避免用詞傲慢、粗魯、含敵意、冷漠或像家長(zhǎng)一樣的教訓(xùn)；要通過(guò)強(qiáng)調(diào)積極面來(lái)減少對(duì)方原有的敵意；（2）要充分表現(xiàn)邏輯和對(duì)方能感受到的好處。1、受眾對(duì)信息的第一反應(yīng)（1）用主題句或第一段向受眾昭示該信62、受眾到底需要多少信息

（1）受眾對(duì)于討論主題知道多少如果你提供的信息完全是新的內(nèi)容，必須做到：■通過(guò)下定義、概念解釋、舉例子等方法將主題表達(dá)清楚■將新的信息與受眾已有的常識(shí)相聯(lián)系■通過(guò)分段和加小標(biāo)題的方式使信息易于理解■可以先進(jìn)性試讀，看對(duì)方的理解程度⑵受眾對(duì)于信息的了解來(lái)自閱讀還是經(jīng)驗(yàn)要想改變受眾對(duì)某一信息的認(rèn)知，需從以下幾方面入手：■先對(duì)受眾以前的認(rèn)知給予認(rèn)可■可以證明受眾的經(jīng)驗(yàn)在此不適用■提示受眾情況已經(jīng)發(fā)生變化，態(tài)度和方法也要做相應(yīng)的變化2、受眾到底需要多少信息

（1）受眾對(duì)于討論主題知道多少7為了弄清楚受眾所需要借助的信息背景，要做好：■用“如你所知”或“正如你記得的那樣”的字眼開始提醒對(duì)方的有關(guān)信息，避免讓對(duì)方覺(jué)得你認(rèn)為他們根本就不懂你在說(shuō)什么■把已為大家接受的或顯而已見(jiàn)的內(nèi)容放在你的句子中■需要提示的內(nèi)容過(guò)長(zhǎng)時(shí)，可以用加小標(biāo)題、單獨(dú)成段，或列入文件和備忘錄的附錄等形式表達(dá)。（3）要受眾支持你的觀點(diǎn)，他們需要你提供哪些信息為了弄清楚受眾所需要借助的信息背景，要做好：（3）要受眾支8（1）站在受眾的立場(chǎng)給他們提供積極信息

■把好消息放在第一段；

■把受眾可能得到的好處甚至放在好消息之前：

■開頭先講你們之間的共同點(diǎn)和一致之處；3、以何種方式編輯信息以激發(fā)受眾興趣具體在溝通相互之間一致點(diǎn)時(shí)，·采用生動(dòng)、短篇、有趣的故事談?wù)撃銈兊墓餐帲适碌那楣?jié)應(yīng)有趣新穎，不要給人感覺(jué)在作報(bào)告；·寫作風(fēng)格應(yīng)盡量友善、非正式；·文章結(jié)束語(yǔ)和敬稱等要讓讀者感覺(jué)到在這個(gè)正式或非正式群體中的歸屬感。（2）在講雙方之間的一致之處時(shí)，向受眾提供你們共同的經(jīng)歷、興趣、目標(biāo)和價(jià)值觀，用一致的感覺(jué)加強(qiáng)說(shuō)服力。（1）站在受眾的立場(chǎng)給他們提供積極信息3、以何種方式編輯信息9■受眾喜歡何種寫作風(fēng)格。■避免使用激進(jìn)或禁忌的詞匯令受眾產(chǎn)生反感；■了解受眾所需信息的具體程度；■根據(jù)受眾個(gè)性和文化背景的不同選擇直接的或間接的信息結(jié)構(gòu)；■根據(jù)受眾對(duì)于表達(dá)方式（包括長(zhǎng)度、版式、腳注等）的偏好編輯文字。■觀點(diǎn)要清楚明確；■不要使用煽動(dòng)性的言論；■減少說(shuō)明或提出要求等內(nèi)容的篇幅，若可能，在下次溝通時(shí)再提出此類內(nèi)容；■說(shuō)明你的建議是現(xiàn)有最好的解決辦法，當(dāng)然這也不是十全十美的。（2）在編輯信息時(shí)，要注意受眾對(duì)于文章的語(yǔ)言、結(jié)構(gòu)、和格式的偏好■受眾喜歡何種寫作風(fēng)格。■觀點(diǎn)要清楚明確；（2）在編10三種文字溝通類型的特點(diǎn)和寫作方式類型寫作方式肯定同意某種請(qǐng)示，提供一個(gè)機(jī)會(huì)，或者是一些好消息。否定對(duì)要求的一種否定，或者是一個(gè)壞消息。指示指示他人進(jìn)行某項(xiàng)工作，開展某些活動(dòng)，同意你的見(jiàn)解或提供你的信息等直截了當(dāng)?shù)慕o出好消息，使接受者高興。然后解釋好消息，消除接受者可能產(chǎn)生的疑問(wèn)。用好祝愿來(lái)結(jié)束文書，使接受者知道你在分享他的快樂(lè)。開始以自然漸進(jìn)的方式敘述，為接受者接受壞消息先行鋪墊給出壞消息之前給出一些背景方面的信息，進(jìn)行暗示，使之有思想準(zhǔn)備。給出壞消息，要清楚、準(zhǔn)確。不能使之產(chǎn)生誤解。用好的祝愿結(jié)束，不要為壞消息做任何解釋。開頭對(duì)接受者應(yīng)具有吸引力，要生動(dòng)，使之產(chǎn)生興趣。表述事實(shí)，要求或建議。當(dāng)這些與某種利益相關(guān)時(shí)，使接受者屈從清楚地指示接受者如何去做，鼓勵(lì)克服困難，盡快完成任務(wù)。三種文字溝通類型的特點(diǎn)和寫作方式類型寫作方式肯定直截了當(dāng)?shù)慕o11受眾導(dǎo)向的文字組織現(xiàn)公司要你對(duì)總經(jīng)理辦公室管理人員的作用進(jìn)行評(píng)價(jià)。你于是訪問(wèn)了總經(jīng)理、公司職能部門、辦公室人員自己。在起草你的報(bào)告時(shí)，你列出這樣一個(gè)大綱：第一部分：總體提出這份報(bào)告的目的；第二部分：總經(jīng)理對(duì)辦公室管理人員的作用評(píng)述；第三部分：各職能部門負(fù)責(zé)人對(duì)辦公室人員作用的評(píng)價(jià)；第四部分：辦公室人員自己對(duì)作用的評(píng)述；第五部分：結(jié)論和建議。現(xiàn)在轉(zhuǎn)換角度，假設(shè)你是總經(jīng)理，看到這份報(bào)告后，作何評(píng)價(jià)？如不滿意，又如何修改。受眾導(dǎo)向的文字組織現(xiàn)公司要你對(duì)總經(jīng)理辦公室管理人員的作12三、筆頭溝通的語(yǔ)言組織技能1、語(yǔ)言邏輯性（1）最高層次要求整個(gè)文章或報(bào)告的前后邏輯性要強(qiáng)，要融為一體，一氣呵成。（2）中間層次即要求在整個(gè)論證展開過(guò)程中，每一個(gè)論點(diǎn)要有其系統(tǒng)邏輯結(jié)構(gòu)。（3）基礎(chǔ)層次即要求每個(gè)完整的句子，也要有邏輯性。

三、筆頭溝通的語(yǔ)言組織技能1、語(yǔ)言邏輯性132、信息結(jié)構(gòu)安排為增強(qiáng)文章的說(shuō)服力，一種最有效的辦法是運(yùn)用演繹、歸納等推理方式。一篇文章模式，直觀地反映出了溝通者的思維方式和技巧。2、信息結(jié)構(gòu)安排為增強(qiáng)文章的說(shuō)服力，一種最有效的辦法是運(yùn)用演14瑪麗·蒙特認(rèn)為筆頭溝通主要包括收集資料、組織觀點(diǎn)、提煉材料、起草文章、修改成文五個(gè)階段。1、資料收集（1）文獻(xiàn)資料（2）調(diào)查材料四、筆頭溝通的寫作過(guò)程在信息收集時(shí)，要注意：（1）勤做筆記（2）以帶問(wèn)題的方式與人溝通。瑪麗·蒙特認(rèn)為筆頭溝通主要包括收集資料、組織觀點(diǎn)、提煉材料、152、組織觀點(diǎn)（1）分組以問(wèn)題和原因、時(shí)間和步驟、主要觀點(diǎn)和次要觀點(diǎn)的思路將相似的觀點(diǎn)和事實(shí)組合成一體。（2）選擇觀點(diǎn)和素材根據(jù)分組的結(jié)果，提出初步的結(jié)論和建議。（3）歸納標(biāo)題（4）論據(jù)和結(jié)論的合理編排針對(duì)不同的對(duì)象，要策劃相應(yīng)的編排次序2、組織觀點(diǎn)（1）分組163、提煉材料（1）概括文章的主要觀點(diǎn)；（2）根據(jù)不同對(duì)象選擇論證材料；（3）以盡可能快的速度來(lái)表達(dá)觀點(diǎn)說(shuō)服對(duì)方；（4）用最精煉的詞句說(shuō)明觀點(diǎn)，做到惜字如金。4、起草文章（1）不斷訓(xùn)練用電腦直接寫的習(xí)慣（2）不要一邊寫一邊改（3）不要拘泥于寫作順序（4）最好一氣呵成5、修改文稿3、提煉材料17文稿的修改，要注意時(shí)間間隔，當(dāng)文章寫完后，最好放一兩天，使得你有時(shí)間思考新的觀點(diǎn)，或更好地理清你的觀點(diǎn)。另外，注意修改的層次性，先從整體上修改文章的觀點(diǎn)、邏輯性；再修改文章中的詞句，要避免冗長(zhǎng)的、噦嗦的語(yǔ)句，要注意文體。最后修改文章的具辭、語(yǔ)法和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。在措辭的使用上，要盡量避免“我認(rèn)為”、“筆者提出”……這樣的氣，而盡可能用中性的表達(dá)方式。文稿的修改，要注意時(shí)間間隔，當(dāng)文章寫完后，最好放一兩天，使得18美國(guó)政治家莫里斯曾經(jīng)說(shuō)過(guò)，美國(guó)著名作家戴維斯為了找出最適用的詞是如何辛勤地工作的：他寫的小說(shuō)里的每一個(gè)詞，都是他從他所能想到的無(wú)數(shù)單詞中精挑細(xì)選出來(lái)的。他所選用的詞，都是依據(jù)他一絲不茍的判斷，且都必須是最獨(dú)經(jīng)得起考驗(yàn)的詞。每個(gè)詞，每個(gè)句子，每一段落，每一頁(yè)，甚至整篇小說(shuō)，都是寫了一遍又一遍。他采用的是一種“淘汰”的原則。如果他希望描述一輛汽車轉(zhuǎn)彎駛?cè)肽吃捍箝T，他首先作冗長(zhǎng)而詳細(xì)的敘述，任何細(xì)節(jié)都不放過(guò)。然后，他開始一一刪除他痛苦思索出來(lái)的這些細(xì)節(jié)。每作一次刪除，他都要問(wèn)問(wèn)自己：“我所要描述的情境是否仍然存在?”如果答案是否定的，他就把剛剛刪除的那個(gè)細(xì)節(jié)又放回原處，然后，試著去刪除其他細(xì)節(jié)，如此一一刪節(jié)下去。在經(jīng)過(guò)如此千辛萬(wàn)苦的努力之后，最后呈現(xiàn)在讀者面前的就是那些簡(jiǎn)潔而明澈的片斷。托爾斯泰的《戰(zhàn)爭(zhēng)與和平》成稿后還改過(guò)七遍；他的小說(shuō)《為克萊塞爾樂(lè)章而作》，手稿約800頁(yè)，發(fā)表時(shí)只剩下5頁(yè)美國(guó)政治家莫里斯曾經(jīng)說(shuō)過(guò)，美國(guó)著名作家戴維斯為了找出最適用的191、錘煉校正文章主題——看主題是否正確、鮮明、集中、深刻。主題是文章的靈魂，修改文章時(shí)不能不認(rèn)真做好主題校正工作，包括：（1）把觀點(diǎn)錯(cuò)誤的改正確（2）把觀點(diǎn)模糊的改鮮明（3）把觀點(diǎn)散亂的改集中（4）把觀點(diǎn)膚淺的改深刻（5）把觀點(diǎn)片面的改全面（6）把觀點(diǎn)消極的改積極1、錘煉校正文章主題——看主題是否正確、鮮明、集中、深刻。主202、增刪更換材料——看材料能否為表現(xiàn)主題、突出主題服務(wù)。材料是主題的載體，材料的質(zhì)量如何，影響著主題的表現(xiàn)，因此，修改時(shí)，須認(rèn)真分析材料的精彩程度，可靠程度，包括：

（1）材料雜蕪，則刪；（2）材料不足，則增；（3）材料不當(dāng)，則換：把失真的換成確鑿的；把抽象的換成具體的；把空洞的換成實(shí)在的；把平淡的換成典型的。2、增刪更換材料——看材料能否為表現(xiàn)主題、突出主題服務(wù)。材料213、調(diào)整結(jié)構(gòu)安排——看材料的組合是否達(dá)到了最佳程度。文章要做到言之有序，必須有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕Y(jié)構(gòu)安排。因此，在修改文章時(shí)要注意對(duì)文章的組織構(gòu)造做細(xì)致的鑒定分析，以便重新調(diào)整組合，以使結(jié)構(gòu)達(dá)到最佳，這方面的工作包括：（1）思路不清，則重新梳理總體線索；（2）段落不當(dāng)，則重新安排起承轉(zhuǎn)合；（3）主次不明，則重新考慮詳略疏密；（4）照應(yīng)不周，則重新籌劃銜接呼應(yīng)；（5）首尾不妥，則重新設(shè)計(jì)開頭結(jié)尾3、調(diào)整結(jié)構(gòu)安排——看材料的組合是否達(dá)到了最佳程度。文章要做224、斟酌變更寫作手法——看手法能否為突出主旨服務(wù)。修改文章時(shí)，應(yīng)對(duì)手法選擇斟酌，內(nèi)容包括：手法單一，則力求改得富有變化5、語(yǔ)言文字及細(xì)節(jié)上的修改——注意文本的明晰和可讀性：熟悉而非牽強(qiáng)、具體而非抽象、簡(jiǎn)短而非冗長(zhǎng)；數(shù)字、符號(hào)是否正確？●是否已經(jīng)提供讀者所需的全部信息以便他們理解和執(zhí)行●邏輯是否清晰？是否令人信服？結(jié)論及受眾利益是否有足夠的論據(jù)支持●公文的設(shè)計(jì)是否便于讀者知道所需的信息？公文設(shè)計(jì)是否賞心悅目？●首段和尾端是否起到效果？表簡(jiǎn)單修改清單4、斟酌變更寫作手法——看手法能否為突出主旨服務(wù)。修改文章時(shí)23練習(xí)

目標(biāo)：判別兩封信的高下，并說(shuō)明原因（10鐘）

形式：團(tuán)隊(duì)討論、形成理由、代表陳述（3分鐘）親愛(ài)的先生/女士：我已經(jīng)間接獲悉您在尋找一家公司為貴公司所有部門安裝新電腦。我確信作為一個(gè)完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我們?cè)谫F公司業(yè)務(wù)方面經(jīng)驗(yàn)有限，曾經(jīng)為您服務(wù)過(guò)的人說(shuō)我們能勝任此項(xiàng)工作。我是個(gè)非常熱請(qǐng)的人，對(duì)于與您相會(huì)的可能性，除非另行通知，我會(huì)在周一、周二和周五下午不能拜訪你處，這是因?yàn)椤?劉云端先生，您好：這是來(lái)自微軟的信，繼我們上周的電話談話后，我很高興再郵寄給您一本我公司的最新宣傳冊(cè)。你曾表示過(guò)貴公司對(duì)安裝新型計(jì)算機(jī)軟件感興趣，我相信我們的服務(wù)符合你的要求，會(huì)讓您滿意的。期望您的回音，并期望很快能與您會(huì)面。此致敬禮比爾蓋茨2002年10月1日練習(xí)

目標(biāo)：判別兩封信的高下，并說(shuō)明原因（10鐘）

形式：團(tuán)24判別兩封信的高下，并說(shuō)明原因表達(dá)不清，內(nèi)容缺乏全面思考，錯(cuò)別字和標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤，廢話連篇內(nèi)容清晰、態(tài)度樂(lè)觀、簡(jiǎn)明扼要切中要害親愛(ài)的先生/女士：我已經(jīng)間接獲悉您在尋找一家公司為貴公司所有部門安裝新電腦。我確信作為一個(gè)完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我們?cè)谫F公司業(yè)務(wù)方面經(jīng)驗(yàn)有限，曾經(jīng)為您服務(wù)過(guò)的人說(shuō)我們能勝任此項(xiàng)工作。我是個(gè)非常熱請(qǐng)的人，對(duì)于與您相會(huì)的可能性，除非另行通知，我會(huì)在周一、周二和周五下午不能拜訪你處，這是因?yàn)椤?劉云端先生，您好：這是來(lái)自微軟的信，繼我們上周的電話談話后，我很高興再郵寄給您一本我公司的最新宣傳冊(cè)。你曾表示過(guò)貴公司對(duì)安裝新型計(jì)算機(jī)軟件感興趣，我相信我們的服務(wù)符合你的要求，會(huì)讓您滿意的。期望您的回音，并期望很快能與您會(huì)面。此致敬禮比爾蓋茨2002年10月1日寫信者不愿費(fèi)神查明聯(lián)系人語(yǔ)意含糊語(yǔ)法錯(cuò)誤錯(cuò)別字無(wú)關(guān)信息文書過(guò)長(zhǎng)知道此信發(fā)給誰(shuí)說(shuō)明寫信原因表明積極態(tài)度暗示下一步應(yīng)采取行動(dòng)只寫一頁(yè)判別兩封信的高下，并說(shuō)明原因表達(dá)不清，內(nèi)容缺乏全面思考，內(nèi)容25五、報(bào)告的書寫1、概念是一種搜集研究事實(shí)的人與由于某種目的而要求看報(bào)告的人之間的信息或建議的交流形式。2、類別（一）報(bào)告的概念和類別五、報(bào)告的書寫1、概念（一）報(bào)告的概念和類別26（二）報(bào)告的目的和成功報(bào)告的必要條件1、報(bào)告目的第一，簡(jiǎn)介地在報(bào)告開始時(shí)加以引用第二，如果不清楚，必須進(jìn)行詢問(wèn)（1）為什么需要這份報(bào)告?（2）到底報(bào)告是為誰(shuí)寫的?（3）他們想用這份報(bào)告干什么?（二）報(bào)告的目的和成功報(bào)告的必要條件1、報(bào)告目的272、成功報(bào)告的要求（1）報(bào)告內(nèi)容應(yīng)該統(tǒng)一（2）報(bào)告內(nèi)容應(yīng)該完整（3）所有信息應(yīng)該準(zhǔn)確，根據(jù)事實(shí)作出的推理應(yīng)該正確（4）應(yīng)按照基于邏輯分析和材料分類的計(jì)劃描述主題內(nèi)容（5）內(nèi)容表達(dá)方式應(yīng)使計(jì)劃清楚，以使讀者很清楚有關(guān)內(nèi)容所在及原因（6）報(bào)告應(yīng)以簡(jiǎn)單、精練的風(fēng)格寫作（7）報(bào)告對(duì)于所有讀者應(yīng)該是便于理解的2、成功報(bào)告的要求（1）報(bào)告內(nèi)容應(yīng)該統(tǒng)一28（三）報(bào)告的基本結(jié)構(gòu)部分要素1.內(nèi)容簡(jiǎn)介授權(quán)調(diào)查范圍或目的程序或方法2.報(bào)告正文主要的事實(shí)3.最后部分結(jié)論建議（如果要求的話）附錄（如果必要的話）（三）報(bào)告的基本結(jié)構(gòu)部分291、內(nèi)容簡(jiǎn)介（1）越簡(jiǎn)單越好，但要清晰（2）正確地把讀者的注意力吸引到你真正的主題和目的上（3）與后面的內(nèi)容相協(xié)調(diào)2、正文部分3、最后部分（1）不要再引入任何新的觀點(diǎn)（2）與內(nèi)容簡(jiǎn)介和正文部分相協(xié)調(diào)（3）給讀者留下你想留下的印象1、內(nèi)容簡(jiǎn)介30尊敬的黃董事長(zhǎng)：按照董事會(huì)的指示，我前往杭州經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)調(diào)查我公司是否可以在該地區(qū)擇址建一個(gè)工廠。現(xiàn)在我非常高興地提交我的初步報(bào)一告。該工業(yè)園區(qū)是專門用來(lái)設(shè)立高新技術(shù)企業(yè)的，地方位于距離杭州市東部5公里處，交通條件相當(dāng)便利，區(qū)內(nèi)水、照明、能源供應(yīng)非常不錯(cuò)，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)比國(guó)內(nèi)其他類似工業(yè)園區(qū)要低。開發(fā)區(qū)管委會(huì)為我公司特別提供的廠址，排水設(shè)施良好，緊挨橫穿園區(qū)的主馬路，交通便利。我約見(jiàn)了該地區(qū)的一些建筑承包商，由當(dāng)?shù)亟ㄖ具M(jìn)行建設(shè)看起來(lái)沒(méi)什么困難。既然政府把這一地區(qū)作為“開發(fā)區(qū)”，取得所需的規(guī)劃許可應(yīng)該不成問(wèn)題。熟練工人和半熟練工人供應(yīng)充足，杭州市政府對(duì)于開發(fā)區(qū)內(nèi)的就業(yè)招工政策優(yōu)惠。但是，仍然需要我公司帶去一些熟練的技術(shù)工人和技師。這些主要工人的住宿會(huì)成為一個(gè)很麻煩的問(wèn)題，因?yàn)楫?dāng)?shù)氐淖》烤o缺問(wèn)題仍很突出。解決這一問(wèn)題的臨時(shí)方案是在鄰近工廠的空地上建造臨時(shí)性的宿舍，或者住開發(fā)區(qū)內(nèi)的集體宿舍。盡管存在這些問(wèn)題，杭州經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)的廠址在其他各方面都非常符合公司的要求，我覺(jué)得公司應(yīng)該盡快討論園區(qū)內(nèi)的設(shè)廠問(wèn)題，并盡早采取行動(dòng)。此致!發(fā)展部經(jīng)理（簽字）2009年10月l5日主題授權(quán)調(diào)查范圍及過(guò)程主要事實(shí)結(jié)論建議尊敬的黃董事長(zhǎng)：主題主要事實(shí)結(jié)論建議31（四）報(bào)告的格式、布局、標(biāo)題和編號(hào)1、信函、便箋式（118頁(yè)圖5-3）（不一定要設(shè)立小標(biāo)題，但仍具有上面講到的報(bào)告基本構(gòu)成部分）

2、綱要式（119頁(yè)圖5-4）（將報(bào)告分為不同的部分，使用標(biāo)題，但是基本結(jié)構(gòu)不變）3、混合式4、標(biāo)題設(shè)計(jì)（1）標(biāo)題的排版和空格應(yīng)該反映報(bào)告的內(nèi)在邏輯性（2）避免激怒性的標(biāo)題（3）標(biāo)題應(yīng)具有啟發(fā)性（4）標(biāo)題一般由單詞和短語(yǔ)組成（四）報(bào)告的格式、布局、標(biāo)題和編號(hào)1、信函、便箋式（118頁(yè)32（五）長(zhǎng)篇正式報(bào)告格式簡(jiǎn)介1、長(zhǎng)篇報(bào)告的典型格式（1）前頁(yè)（扉頁(yè)、授權(quán)、目錄、附表和附圖、前言、引言、致謝、摘要）（2）主報(bào)告（內(nèi)容簡(jiǎn)介、事實(shí)和討論、結(jié)論和建議）（3）附頁(yè)（參考書目與文獻(xiàn)、附錄、索引）2、扉頁(yè)（1）關(guān)于什么內(nèi)容的？（2）誰(shuí)寫的？（3）為誰(shuí)寫的？（4）從哪來(lái)的？（5）什么時(shí)間？3、參考書目和文獻(xiàn)（五）長(zhǎng)篇正式報(bào)告格式簡(jiǎn)介1、長(zhǎng)篇報(bào)告的典型格式33（一）充分準(zhǔn)備、領(lǐng)會(huì)目的

思想準(zhǔn)備：一般提前1-1.5個(gè)月做準(zhǔn)備材料準(zhǔn)備：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖，平時(shí)有心收集材料，豐富數(shù)據(jù)庫(kù)，讓辦公室起樞紐作用明確性質(zhì)：階段性、半年、年度報(bào)告明確受眾：誰(shuí)來(lái)聽報(bào)告明確目的：老總要講什么？達(dá)到什么目的和期望？六、如何起草公司年度工作報(bào)告（一）充分準(zhǔn)備、領(lǐng)會(huì)目的思想準(zhǔn)備：一般提前1-1.5個(gè)月做34（二）全面醞釀、構(gòu)筑框架設(shè)計(jì)報(bào)告框架思路——確定標(biāo)題和主體——可以由一個(gè)班子來(lái)討論題目設(shè)計(jì) 報(bào)告題目、一級(jí)子標(biāo)題、二級(jí)子標(biāo)題； 其中一級(jí)子標(biāo)題可以的單層式，也可以是復(fù)合式的。素材初步考慮——不要求有很詳細(xì)的設(shè)計(jì)，但有計(jì)劃（二）全面醞釀、構(gòu)筑框架設(shè)計(jì)報(bào)告框架思路35A過(guò)去一年的工作回顧：充分肯定成績(jī)、鼓舞士氣、以必要的數(shù)據(jù)說(shuō)明，篇幅約整個(gè)報(bào)告的1/3）B內(nèi)、外部環(huán)境分析，提出下年度工作總體思路C確定工作目標(biāo)和工作任務(wù)（B+C約占1/2強(qiáng)）D完成上述目標(biāo)和任務(wù)的措施：人、財(cái)、物、黨、政、工、團(tuán)、婦，盡量面面俱到，盡管篇幅不多，但對(duì)各個(gè)部門都應(yīng)提到。常規(guī)年度工作報(bào)告的一般性框架A過(guò)去一年的工作回顧：充分肯定成績(jī)、鼓舞士氣、以必要的數(shù)據(jù)36（三）提煉寫作、修改完善1、在內(nèi)容結(jié)構(gòu)上，可以采用多種方式，如正敘、倒敘、插敘、演繹、歸納、例證（枚舉）、反證（排除）等。2、表達(dá)方式上，注意內(nèi)容與表達(dá)的結(jié)合。3、在文字多少上，要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖合理布局。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)希望重點(diǎn)突出的觀點(diǎn)，可以“鋪張式”寫法；對(duì)于一般性內(nèi)容，則要“扼要式”寫法。要“惜墨如金”和“揮毫潑墨”相結(jié)合。（三）提煉寫作、修改完善1、在內(nèi)容結(jié)構(gòu)上，可以采用多種方式，375.8英文信件的寫作（略）技巧：報(bào)告寫作技能要領(lǐng)：理解和思考是靈魂，條理和提綱是骨架，形式和表達(dá)是血肉，實(shí)踐和體驗(yàn)是根本。5.8英文信件的寫作（略）技巧：報(bào)告寫作技能要領(lǐng)：理解和思考38練習(xí)背景：你是一名行政主管，受到了一位骨干員工的來(lái)信，他提出脫產(chǎn)進(jìn)修的要求，而你必須寫一封復(fù)信，信中你要拒絕他的要求。

請(qǐng)每個(gè)人用10分鐘寫完這封信。尊敬的主管：您好，我是質(zhì)量監(jiān)控員王海濱，已經(jīng)在崗位上工作3年了。我先后多次參加過(guò)公司內(nèi)部組織的一些技能培訓(xùn)，這些培訓(xùn)對(duì)我的工作很有幫助，使我深刻認(rèn)識(shí)到知識(shí)對(duì)工作的重要性。因此，我希望能參加一次“6個(gè)西格瑪”管理的進(jìn)修班，為其2個(gè)月，脫產(chǎn)進(jìn)行。原因如下：“6個(gè)西格瑪”是最近在制造業(yè)很受重視的質(zhì)量管理方法，作為主管質(zhì)量方面的員工，我的質(zhì)量管理知識(shí)已經(jīng)陳舊，需要更新。現(xiàn)在學(xué)習(xí)儲(chǔ)備一些專業(yè)知識(shí)，有利于將來(lái)的工作。我多次提議公司舉辦類似培訓(xùn)，可是限于我們的能力，都沒(méi)有舉辦。這個(gè)為其2個(gè)月的進(jìn)修班是審計(jì)委舉辦的，質(zhì)量高，費(fèi)用低，機(jī)會(huì)難得。綜上所述，希望您能批準(zhǔn)我的請(qǐng)求。此致敬禮王海濱2007年10月9日練習(xí)背景：你是一名行政主管，受到了一位骨干員工的來(lái)信，他提出39研討兩人一組，互讀信件。每個(gè)人獨(dú)自閱讀所發(fā)資料，按要求填寫”分析表“。（10分鐘）團(tuán)隊(duì)內(nèi)一次傳閱每個(gè)人所寫的信件，討論并分別挑出一封寫的最為合適的和一封最不合適的信。（5分鐘）團(tuán)隊(duì)將這兩封信的分析表復(fù)制到陳述紙上，代表宣講并給出綜合評(píng)價(jià)（5分鐘）研討兩人一組，互讀信件。每個(gè)人獨(dú)自閱讀所發(fā)資料，按要求填寫”40文字分析表合適的信相對(duì)不合適的信是否清楚地表達(dá)了自己的目的是否清楚地表達(dá)了自己的目的信的結(jié)構(gòu)是否符合前面所講的要求信的結(jié)構(gòu)是否符合前面所講的要求換種方式表達(dá)是否會(huì)更好換種方式表達(dá)是否會(huì)更好不常用的詞句：替代詞句：不常用的詞句：替代詞句：容易引人誤解的詞句：修正：容易引人誤解的詞句：修正：信中寫了多少句話，數(shù)一下記下來(lái)信中寫了多少句話，數(shù)一下記下來(lái)文字分析表合適的信相對(duì)不合適的信是否清楚地表達(dá)了自己41討論問(wèn)題團(tuán)隊(duì)是怎樣一次傳閱信件的？?jī)煞庑攀侨绾瓮婆e出來(lái)的？每封信和對(duì)應(yīng)的“分析表”在一起嗎？還是已經(jīng)混亂的分開了？你看到他人對(duì)自己信的“分析表”了嗎？你發(fā)現(xiàn)了什么？你覺(jué)得自己寫的這封信可以怎樣改進(jìn)。討論問(wèn)題團(tuán)隊(duì)是怎樣一次傳閱信件的？42求職信的寫作（一）求職信的禮儀要求1、稱呼要準(zhǔn)確、得體2、問(wèn)候要真誠(chéng)3、內(nèi)容要清楚4、包裝要適度求職信的寫作（一）求職信的禮儀要求43（二）求職的基本結(jié)構(gòu)1、開頭開門見(jiàn)山，直截了當(dāng)說(shuō)明求職意圖，以引起對(duì)方的注意2、主體（1）求職的理由（2）個(gè)人的目標(biāo)（3）介紹自己應(yīng)聘崗位的體檢3、結(jié)尾再次強(qiáng)調(diào)求職的愿望（二）求職的基本結(jié)構(gòu)1、開頭44（三）求職信撰寫的注意事項(xiàng)1、格式規(guī)范，言簡(jiǎn)意賅2、富于個(gè)性，針對(duì)性強(qiáng)3、樸實(shí)誠(chéng)懇，以情動(dòng)人4、傳遞有效信息，爭(zhēng)取面試機(jī)會(huì)（三）求職信撰寫的注意事項(xiàng)1、格式規(guī)范，言簡(jiǎn)意賅45（四）求職信撰寫常見(jiàn)問(wèn)題1、沒(méi)有注明求職職位2、撰寫過(guò)于浮夸3、表述過(guò)于謙虛4、在文字、排版、格式上有錯(cuò)誤5、對(duì)薪水隨意開價(jià)（四）求職信撰寫常見(jiàn)問(wèn)題1、沒(méi)有注明求職職位46（五）求職信樣例提綱第一段，為什么、職位、信息來(lái)源第二段，優(yōu)勢(shì)，對(duì)崗位的理解第三段，爭(zhēng)取投遞簡(jiǎn)歷的機(jī)會(huì)第四段，網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系方式或電話（五）求職信樣例提綱第一段，為什么、職位、信息來(lái)源47·讀者參與程度高，反應(yīng)快（4）論據(jù)和結(jié)論的合理編排不要過(guò)多的描述世界觀和價(jià)值觀判別兩封信的高下，并說(shuō)明原因2009年10月l5日（2）報(bào)告內(nèi)容應(yīng)該完整（3）與后面的內(nèi)容相協(xié)調(diào)發(fā)展部經(jīng)理（簽字）敬禮開展某些活動(dòng)，同意你的（1）標(biāo)題的排版和空格應(yīng)該反映報(bào)告的內(nèi)在邏輯性因此，我希望能參加一次“6個(gè)西格瑪”管理的進(jìn)修班，為其2個(gè)月，脫產(chǎn)進(jìn)行。3、調(diào)整結(jié)構(gòu)安排——看材料的組合是否達(dá)到了最佳程度。（1）信息易記錄和永久保存。最后部分結(jié)論求職信示例XX經(jīng)理：您好！我寫此信應(yīng)聘貴公司招聘的經(jīng)理助理職位。我很高興地在招聘網(wǎng)站得知您們的招聘廣告，并一直期望能有機(jī)會(huì)加盟貴公司。兩年前我畢業(yè)于XX大學(xué)國(guó)際貿(mào)易專業(yè)，在校期間學(xué)到了許多專業(yè)知識(shí)，如國(guó)際貿(mào)易，國(guó)際貿(mào)易實(shí)務(wù)，國(guó)際商務(wù)談判，外經(jīng)貿(mào)英語(yǔ)等課程。畢業(yè)后就職于一家外貿(mào)公司，從事市場(chǎng)助理工作，主要是協(xié)助經(jīng)理制定工作計(jì)劃、一些外聯(lián)工作、以及文件、膽敢的管理工作。本人具備一定的管理和歘能力，熟悉各種邦軟件的錯(cuò)做，英語(yǔ)數(shù)顯，略懂日語(yǔ)。我深信可以使人貴公司經(jīng)理助理之職。個(gè)人簡(jiǎn)歷和相關(guān)材料一并附上，希望您能感到我是該職位的有力競(jìng)爭(zhēng)者，希望能盡快送到面試通知，我的聯(lián)系電話是：139XXXXX感謝您閱讀此信并考慮我的應(yīng)聘要求此致敬禮您真誠(chéng)的朋友：XXX年X月X日·讀者參與程度高，反應(yīng)快求職信示例XX經(jīng)理：48個(gè)人簡(jiǎn)歷的制作完美的簡(jiǎn)歷就是能達(dá)到面試這一目標(biāo)的簡(jiǎn)歷，僅此而已。當(dāng)簡(jiǎn)歷能使你的大名被收入面試候選人的名單時(shí)，就已大功告成。個(gè)人簡(jiǎn)歷的制作完美的簡(jiǎn)歷就是能達(dá)到面試這一目標(biāo)的簡(jiǎn)歷，僅此而49（一）書寫簡(jiǎn)歷的原則1、圍繞一個(gè)目標(biāo)（求職、獎(jiǎng)學(xué)金、升學(xué)）2、自我宣傳的廣告3、揚(yáng)長(zhǎng)避短，爭(zhēng)取成功的機(jī)會(huì)（一）書寫簡(jiǎn)歷的原則1、圍繞一個(gè)目標(biāo)（求職、獎(jiǎng)學(xué)金、升學(xué)）50（二）簡(jiǎn)歷寫作基本結(jié)構(gòu)基本信息（個(gè)人概況）求職意向（求職目標(biāo)）教育背景（學(xué)習(xí)經(jīng)歷）社會(huì)實(shí)踐（實(shí)習(xí)經(jīng)歷）個(gè)人能力（個(gè)人特長(zhǎng)）所獲獎(jiǎng)勵(lì)（獲獎(jiǎng)情況）（二）簡(jiǎn)歷寫作基本結(jié)構(gòu)基本信息（個(gè)人概況）51（三）簡(jiǎn)歷中具體內(nèi)容的書寫班級(jí)排名體育比賽發(fā)表論文公益活動(dòng)1、教育背景的描述榮譽(yù)和獎(jiǎng)勵(lì)社會(huì)實(shí)踐實(shí)習(xí)實(shí)踐情況其他相關(guān)活動(dòng)（三）簡(jiǎn)歷中具體內(nèi)容的書寫班級(jí)排名1、教育背景的描述榮譽(yù)和獎(jiǎng)522、基本技能描述技能才干/計(jì)算機(jī)技能各類培訓(xùn)證書、技能證書及有關(guān)的資格證書語(yǔ)言2、基本技能描述53其他的基本技能善于學(xué)習(xí)；在學(xué)校掌握的基本讀、寫、算能力；良好的專業(yè)交流能力；創(chuàng)造性思維和解決問(wèn)題的能力；思想積極，有明確的奮斗目標(biāo)；個(gè)人和事業(yè)的開拓能力；交際、談判能力及團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力；有良好的組織和領(lǐng)導(dǎo)能力。其他的基本技能543、如何處理簡(jiǎn)歷中的個(gè)人弱項(xiàng)經(jīng)歷中的間隙，可省去月份應(yīng)屆畢業(yè)生，強(qiáng)調(diào)教育背景缺少相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)，用有關(guān)的經(jīng)歷或培訓(xùn)來(lái)彌補(bǔ)3、如何處理簡(jiǎn)歷中的個(gè)人弱項(xiàng)554、如何突出目標(biāo)崗位的重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)最近的教育與培訓(xùn)，尤其是與正在申請(qǐng)的工作最直接相關(guān)的課程或?qū)嵺`活動(dòng)將你所了解和熟悉的這一工作領(lǐng)域的最新知識(shí)與工作技能寫入簡(jiǎn)歷，這些經(jīng)驗(yàn)也可以成為你的簡(jiǎn)歷的有力支持4、如何突出目標(biāo)崗位的重點(diǎn)56（四）這些簡(jiǎn)歷的常用語(yǔ)1、各種常用語(yǔ)形象好，氣質(zhì)佳，愛(ài)好廣泛，文字基礎(chǔ)功底好，口頭表達(dá)能力強(qiáng)；工作認(rèn)真務(wù)實(shí)，責(zé)任心強(qiáng)，有很強(qiáng)的拼搏進(jìn)取精神；富有濃厚的團(tuán)隊(duì)意識(shí)，與人相處和諧、融洽；擅長(zhǎng)與人合作，能和諧處理好上下級(jí)關(guān)系；具有良好的適應(yīng)能力，組織能力、溝通能力，協(xié)調(diào)管理和心理承受能力。（四）這些簡(jiǎn)歷的常用語(yǔ)1、各種常用語(yǔ)572、計(jì)算機(jī)能力描述何時(shí)通過(guò)計(jì)算機(jī)等級(jí)考試，成績(jī)?nèi)绾巍Ｕ莆樟擞?jì)算機(jī)的一些基礎(chǔ)知識(shí)和基本工作原理。能熟料使用、組裝及維修大腦，能快速的進(jìn)行中文、英文輸入。在此基礎(chǔ)上好進(jìn)一步學(xué)習(xí)了何種編程語(yǔ)言，并參加了哪些專業(yè)實(shí)踐個(gè)勤工助學(xué)崗位。除此之外，能熟練操作Word編輯軟件、windows和Dos操作系統(tǒng)，能在工作中迅速掌握各種應(yīng)用軟件，熟練使用Internet，能在Internet中分布及查閱信息。2、計(jì)算機(jī)能力描述583、外語(yǔ)能力的描述通過(guò)大學(xué)英語(yǔ)四級(jí)、六級(jí)考試；英語(yǔ)口語(yǔ)課學(xué)期成績(jī)?nèi)珒?yōu)；專業(yè)英語(yǔ)課成績(jī)?yōu)閮?yōu)；具有雄厚的基礎(chǔ)和實(shí)力，有良好的英文聽、說(shuō)、讀、寫能力；注重專業(yè)與英語(yǔ)相結(jié)合，多次關(guān)注教授翻譯專業(yè)文章。3、外語(yǔ)能力的描述594、專項(xiàng)能力描述例：本人有（會(huì)計(jì)、律師）工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，養(yǎng)成了認(rèn)真負(fù)責(zé)、踏實(shí)穩(wěn)重的工作作風(fēng)。能夠熟練應(yīng)用財(cái)務(wù)軟件和各類辦公軟件。在XXX單位工作實(shí)踐期間，對(duì)（會(huì)計(jì)、律師）事務(wù)有一定的理解，對(duì)（會(huì)計(jì)、律師）有較深刻的認(rèn)知等等4、專項(xiàng)能力描述例：605、綜合能力描述有較強(qiáng)的組織能力、活動(dòng)策劃能力和公關(guān)能力，如：在大學(xué)期間領(lǐng)導(dǎo)組織過(guò)文藝晚會(huì)及體育比賽，并取得良好效果。有較強(qiáng)的語(yǔ)言必答能力，如：曾多次作為班、系、校等單位代表，在大型活動(dòng)中發(fā)言。有較強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)合作精神，如：在同學(xué)中，有良好的人際關(guān)系，在同學(xué)中享有較高的威信，善于協(xié)同作戰(zhàn)。5、綜合能力描述61（四）簡(jiǎn)歷寫作的注意事項(xiàng)簡(jiǎn)歷不應(yīng)太冗長(zhǎng)硬性指標(biāo)文字表達(dá)能力相關(guān)課程比整體排名更重要外企比較重視外語(yǔ)和學(xué)校不要再簡(jiǎn)歷中提出薪水要求不要過(guò)多的描述世界觀和價(jià)值觀不要限制工作地點(diǎn)和工作環(huán)境（四）簡(jiǎn)歷寫作的注意事項(xiàng)簡(jiǎn)歷不應(yīng)太冗長(zhǎng)62第五章筆頭溝通技能主講盧光莉第五章筆頭溝通技能主講盧光莉632、作用（1）信息易記錄和永久保存。（2）保證在信息擴(kuò)散過(guò)程中，不在現(xiàn)場(chǎng)的受眾能夠得到真是的信息。（3）傳遞速度快。（4）可以更多地關(guān)注細(xì)節(jié)，讀者也可以得到更多的細(xì)節(jié)（5）用詞更為精確。一、筆頭溝通的作用和類型1、定義：是借助于書面文字材料實(shí)現(xiàn)的信息交流。比如商務(wù)函件、協(xié)議、單據(jù)、申請(qǐng)報(bào)告、書信、公告、演講稿、政策手冊(cè)以及其他溝通形式，其中文字是主要溝通符號(hào)。2、作用一、筆頭溝通的作用和類型1、定義：是借助于書面文字材642、類型：紙張溝通、傳真溝通、電子郵件溝通、電子會(huì)議系統(tǒng)溝通。紙張、傳真電子郵件、電子會(huì)議系統(tǒng)）·讀者參與程度低，反應(yīng)慢·對(duì)于信息的接收情況缺乏控制·難以隱姓埋名·更可能受到約束·較為保守，搞得好可能更為清晰，搞得不好，則過(guò)于死板·要求更符合邏輯和語(yǔ)法規(guī)范,需要更多的時(shí)間準(zhǔn)備·不太可能與組織中的各層次接觸·缺乏非語(yǔ)言性溝通，沒(méi)有口頭溝通那么豐富·機(jī)密性強(qiáng)·傳遞速度慢·讀者參與程度高，反應(yīng)快·信息能立即接收到，且能自己控制·可以隱姓埋名·不太可能受到約束或顯得保守·搞得好，富有創(chuàng)造力；反之，也可能產(chǎn)生極大的破壞力·語(yǔ)言不整潔，錯(cuò)誤較多,比傳統(tǒng)書面溝通花的準(zhǔn)備時(shí)間少·可能同組織中的各層次接觸·可以使用情感符號(hào)來(lái)顯示非語(yǔ)言性的信息傳達(dá)·可能比傳統(tǒng)的書面溝通的機(jī)密性差·比書面溝通傳遞得快2、類型：紙張溝通、傳真溝通、電子郵件溝通、電子會(huì)議系統(tǒng)溝通65二、受眾導(dǎo)向的文字組織原則1a今天下午我們會(huì)把你們9月21日的訂貨裝船發(fā)運(yùn)1b你們訂購(gòu)的兩集裝箱服裝將于今天下午裝船，預(yù)計(jì)在9月30日抵達(dá)貴處2a我們很高興授予你5000元信用額度2b你的牡丹卡有5000元的信用額度3a你會(huì)很高興聽到你被公司錄用的消息3b你通過(guò)了公司的全部考核，被錄用4a你在發(fā)表任何以在該機(jī)構(gòu)工作經(jīng)歷為背景的文章時(shí)，必須要得到主任的同意；4b本機(jī)構(gòu)的工作人員在發(fā)表以在此工作經(jīng)歷為背景的文章時(shí)，必須要得到主任的同意。請(qǐng)大家比較體會(huì)以下幾組語(yǔ)句二、受眾導(dǎo)向的文字組織原則1a今天下午我們會(huì)把你們9月2166筆頭溝通的重要前提——對(duì)受眾的分析

受眾導(dǎo)向的文字組織原則（1）受眾對(duì)信息的第一反應(yīng)是什么（2）受眾到底需要多少信息（3）以何種方式編輯信息以激發(fā)受眾興趣筆頭溝通的重要前提——對(duì)受眾的分析

受眾導(dǎo)向的文字組織原則671、受眾對(duì)信息的第一反應(yīng)（1）用主題句或第一段向受眾昭示該信息的重要性以及與受眾的相關(guān)性。（2）把應(yīng)付諸實(shí)施的內(nèi)容盡量簡(jiǎn)化。（3）為使信息內(nèi)容得以實(shí)施，設(shè)定一個(gè)可行的截止日期。（4）信息越短越好。表達(dá)方式上，（1）盡量避免用詞傲慢、粗魯、含敵意、冷漠或像家長(zhǎng)一樣的教訓(xùn)；要通過(guò)強(qiáng)調(diào)積極面來(lái)減少對(duì)方原有的敵意；（2）要充分表現(xiàn)邏輯和對(duì)方能感受到的好處。1、受眾對(duì)信息的第一反應(yīng)（1）用主題句或第一段向受眾昭示該信682、受眾到底需要多少信息

（1）受眾對(duì)于討論主題知道多少如果你提供的信息完全是新的內(nèi)容，必須做到：■通過(guò)下定義、概念解釋、舉例子等方法將主題表達(dá)清楚■將新的信息與受眾已有的常識(shí)相聯(lián)系■通過(guò)分段和加小標(biāo)題的方式使信息易于理解■可以先進(jìn)性試讀，看對(duì)方的理解程度⑵受眾對(duì)于信息的了解來(lái)自閱讀還是經(jīng)驗(yàn)要想改變受眾對(duì)某一信息的認(rèn)知，需從以下幾方面入手：■先對(duì)受眾以前的認(rèn)知給予認(rèn)可■可以證明受眾的經(jīng)驗(yàn)在此不適用■提示受眾情況已經(jīng)發(fā)生變化，態(tài)度和方法也要做相應(yīng)的變化2、受眾到底需要多少信息

（1）受眾對(duì)于討論主題知道多少69為了弄清楚受眾所需要借助的信息背景，要做好：■用“如你所知”或“正如你記得的那樣”的字眼開始提醒對(duì)方的有關(guān)信息，避免讓對(duì)方覺(jué)得你認(rèn)為他們根本就不懂你在說(shuō)什么■把已為大家接受的或顯而已見(jiàn)的內(nèi)容放在你的句子中■需要提示的內(nèi)容過(guò)長(zhǎng)時(shí)，可以用加小標(biāo)題、單獨(dú)成段，或列入文件和備忘錄的附錄等形式表達(dá)。（3）要受眾支持你的觀點(diǎn)，他們需要你提供哪些信息為了弄清楚受眾所需要借助的信息背景，要做好：（3）要受眾支70（1）站在受眾的立場(chǎng)給他們提供積極信息

■把好消息放在第一段；

■把受眾可能得到的好處甚至放在好消息之前：

■開頭先講你們之間的共同點(diǎn)和一致之處；3、以何種方式編輯信息以激發(fā)受眾興趣具體在溝通相互之間一致點(diǎn)時(shí)，·采用生動(dòng)、短篇、有趣的故事談?wù)撃銈兊墓餐帲适碌那楣?jié)應(yīng)有趣新穎，不要給人感覺(jué)在作報(bào)告；·寫作風(fēng)格應(yīng)盡量友善、非正式；·文章結(jié)束語(yǔ)和敬稱等要讓讀者感覺(jué)到在這個(gè)正式或非正式群體中的歸屬感。（2）在講雙方之間的一致之處時(shí)，向受眾提供你們共同的經(jīng)歷、興趣、目標(biāo)和價(jià)值觀，用一致的感覺(jué)加強(qiáng)說(shuō)服力。（1）站在受眾的立場(chǎng)給他們提供積極信息3、以何種方式編輯信息71■受眾喜歡何種寫作風(fēng)格。■避免使用激進(jìn)或禁忌的詞匯令受眾產(chǎn)生反感；■了解受眾所需信息的具體程度；■根據(jù)受眾個(gè)性和文化背景的不同選擇直接的或間接的信息結(jié)構(gòu)；■根據(jù)受眾對(duì)于表達(dá)方式（包括長(zhǎng)度、版式、腳注等）的偏好編輯文字。■觀點(diǎn)要清楚明確；■不要使用煽動(dòng)性的言論；■減少說(shuō)明或提出要求等內(nèi)容的篇幅，若可能，在下次溝通時(shí)再提出此類內(nèi)容；■說(shuō)明你的建議是現(xiàn)有最好的解決辦法，當(dāng)然這也不是十全十美的。（2）在編輯信息時(shí)，要注意受眾對(duì)于文章的語(yǔ)言、結(jié)構(gòu)、和格式的偏好■受眾喜歡何種寫作風(fēng)格。■觀點(diǎn)要清楚明確；（2）在編72三種文字溝通類型的特點(diǎn)和寫作方式類型寫作方式肯定同意某種請(qǐng)示，提供一個(gè)機(jī)會(huì)，或者是一些好消息。否定對(duì)要求的一種否定，或者是一個(gè)壞消息。指示指示他人進(jìn)行某項(xiàng)工作，開展某些活動(dòng)，同意你的見(jiàn)解或提供你的信息等直截了當(dāng)?shù)慕o出好消息，使接受者高興。然后解釋好消息，消除接受者可能產(chǎn)生的疑問(wèn)。用好祝愿來(lái)結(jié)束文書，使接受者知道你在分享他的快樂(lè)。開始以自然漸進(jìn)的方式敘述，為接受者接受壞消息先行鋪墊給出壞消息之前給出一些背景方面的信息，進(jìn)行暗示，使之有思想準(zhǔn)備。給出壞消息，要清楚、準(zhǔn)確。不能使之產(chǎn)生誤解。用好的祝愿結(jié)束，不要為壞消息做任何解釋。開頭對(duì)接受者應(yīng)具有吸引力，要生動(dòng)，使之產(chǎn)生興趣。表述事實(shí)，要求或建議。當(dāng)這些與某種利益相關(guān)時(shí)，使接受者屈從清楚地指示接受者如何去做，鼓勵(lì)克服困難，盡快完成任務(wù)。三種文字溝通類型的特點(diǎn)和寫作方式類型寫作方式肯定直截了當(dāng)?shù)慕o73受眾導(dǎo)向的文字組織現(xiàn)公司要你對(duì)總經(jīng)理辦公室管理人員的作用進(jìn)行評(píng)價(jià)。你于是訪問(wèn)了總經(jīng)理、公司職能部門、辦公室人員自己。在起草你的報(bào)告時(shí)，你列出這樣一個(gè)大綱：第一部分：總體提出這份報(bào)告的目的；第二部分：總經(jīng)理對(duì)辦公室管理人員的作用評(píng)述；第三部分：各職能部門負(fù)責(zé)人對(duì)辦公室人員作用的評(píng)價(jià)；第四部分：辦公室人員自己對(duì)作用的評(píng)述；第五部分：結(jié)論和建議。現(xiàn)在轉(zhuǎn)換角度，假設(shè)你是總經(jīng)理，看到這份報(bào)告后，作何評(píng)價(jià)？如不滿意，又如何修改。受眾導(dǎo)向的文字組織現(xiàn)公司要你對(duì)總經(jīng)理辦公室管理人員的作74三、筆頭溝通的語(yǔ)言組織技能1、語(yǔ)言邏輯性（1）最高層次要求整個(gè)文章或報(bào)告的前后邏輯性要強(qiáng)，要融為一體，一氣呵成。（2）中間層次即要求在整個(gè)論證展開過(guò)程中，每一個(gè)論點(diǎn)要有其系統(tǒng)邏輯結(jié)構(gòu)。（3）基礎(chǔ)層次即要求每個(gè)完整的句子，也要有邏輯性。

三、筆頭溝通的語(yǔ)言組織技能1、語(yǔ)言邏輯性752、信息結(jié)構(gòu)安排為增強(qiáng)文章的說(shuō)服力，一種最有效的辦法是運(yùn)用演繹、歸納等推理方式。一篇文章模式，直觀地反映出了溝通者的思維方式和技巧。2、信息結(jié)構(gòu)安排為增強(qiáng)文章的說(shuō)服力，一種最有效的辦法是運(yùn)用演76瑪麗·蒙特認(rèn)為筆頭溝通主要包括收集資料、組織觀點(diǎn)、提煉材料、起草文章、修改成文五個(gè)階段。1、資料收集（1）文獻(xiàn)資料（2）調(diào)查材料四、筆頭溝通的寫作過(guò)程在信息收集時(shí)，要注意：（1）勤做筆記（2）以帶問(wèn)題的方式與人溝通。瑪麗·蒙特認(rèn)為筆頭溝通主要包括收集資料、組織觀點(diǎn)、提煉材料、772、組織觀點(diǎn)（1）分組以問(wèn)題和原因、時(shí)間和步驟、主要觀點(diǎn)和次要觀點(diǎn)的思路將相似的觀點(diǎn)和事實(shí)組合成一體。（2）選擇觀點(diǎn)和素材根據(jù)分組的結(jié)果，提出初步的結(jié)論和建議。（3）歸納標(biāo)題（4）論據(jù)和結(jié)論的合理編排針對(duì)不同的對(duì)象，要策劃相應(yīng)的編排次序2、組織觀點(diǎn)（1）分組783、提煉材料（1）概括文章的主要觀點(diǎn)；（2）根據(jù)不同對(duì)象選擇論證材料；（3）以盡可能快的速度來(lái)表達(dá)觀點(diǎn)說(shuō)服對(duì)方；（4）用最精煉的詞句說(shuō)明觀點(diǎn)，做到惜字如金。4、起草文章（1）不斷訓(xùn)練用電腦直接寫的習(xí)慣（2）不要一邊寫一邊改（3）不要拘泥于寫作順序（4）最好一氣呵成5、修改文稿3、提煉材料79文稿的修改，要注意時(shí)間間隔，當(dāng)文章寫完后，最好放一兩天，使得你有時(shí)間思考新的觀點(diǎn)，或更好地理清你的觀點(diǎn)。另外，注意修改的層次性，先從整體上修改文章的觀點(diǎn)、邏輯性；再修改文章中的詞句，要避免冗長(zhǎng)的、噦嗦的語(yǔ)句，要注意文體。最后修改文章的具辭、語(yǔ)法和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。在措辭的使用上，要盡量避免“我認(rèn)為”、“筆者提出”……這樣的氣，而盡可能用中性的表達(dá)方式。文稿的修改，要注意時(shí)間間隔，當(dāng)文章寫完后，最好放一兩天，使得80美國(guó)政治家莫里斯曾經(jīng)說(shuō)過(guò)，美國(guó)著名作家戴維斯為了找出最適用的詞是如何辛勤地工作的：他寫的小說(shuō)里的每一個(gè)詞，都是他從他所能想到的無(wú)數(shù)單詞中精挑細(xì)選出來(lái)的。他所選用的詞，都是依據(jù)他一絲不茍的判斷，且都必須是最獨(dú)經(jīng)得起考驗(yàn)的詞。每個(gè)詞，每個(gè)句子，每一段落，每一頁(yè)，甚至整篇小說(shuō)，都是寫了一遍又一遍。他采用的是一種“淘汰”的原則。如果他希望描述一輛汽車轉(zhuǎn)彎駛?cè)肽吃捍箝T，他首先作冗長(zhǎng)而詳細(xì)的敘述，任何細(xì)節(jié)都不放過(guò)。然后，他開始一一刪除他痛苦思索出來(lái)的這些細(xì)節(jié)。每作一次刪除，他都要問(wèn)問(wèn)自己：“我所要描述的情境是否仍然存在?”如果答案是否定的，他就把剛剛刪除的那個(gè)細(xì)節(jié)又放回原處，然后，試著去刪除其他細(xì)節(jié)，如此一一刪節(jié)下去。在經(jīng)過(guò)如此千辛萬(wàn)苦的努力之后，最后呈現(xiàn)在讀者面前的就是那些簡(jiǎn)潔而明澈的片斷。托爾斯泰的《戰(zhàn)爭(zhēng)與和平》成稿后還改過(guò)七遍；他的小說(shuō)《為克萊塞爾樂(lè)章而作》，手稿約800頁(yè)，發(fā)表時(shí)只剩下5頁(yè)美國(guó)政治家莫里斯曾經(jīng)說(shuō)過(guò)，美國(guó)著名作家戴維斯為了找出最適用的811、錘煉校正文章主題——看主題是否正確、鮮明、集中、深刻。主題是文章的靈魂，修改文章時(shí)不能不認(rèn)真做好主題校正工作，包括：（1）把觀點(diǎn)錯(cuò)誤的改正確（2）把觀點(diǎn)模糊的改鮮明（3）把觀點(diǎn)散亂的改集中（4）把觀點(diǎn)膚淺的改深刻（5）把觀點(diǎn)片面的改全面（6）把觀點(diǎn)消極的改積極1、錘煉校正文章主題——看主題是否正確、鮮明、集中、深刻。主822、增刪更換材料——看材料能否為表現(xiàn)主題、突出主題服務(wù)。材料是主題的載體，材料的質(zhì)量如何，影響著主題的表現(xiàn)，因此，修改時(shí)，須認(rèn)真分析材料的精彩程度，可靠程度，包括：

（1）材料雜蕪，則刪；（2）材料不足，則增；（3）材料不當(dāng)，則換：把失真的換成確鑿的；把抽象的換成具體的；把空洞的換成實(shí)在的；把平淡的換成典型的。2、增刪更換材料——看材料能否為表現(xiàn)主題、突出主題服務(wù)。材料833、調(diào)整結(jié)構(gòu)安排——看材料的組合是否達(dá)到了最佳程度。文章要做到言之有序，必須有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕Y(jié)構(gòu)安排。因此，在修改文章時(shí)要注意對(duì)文章的組織構(gòu)造做細(xì)致的鑒定分析，以便重新調(diào)整組合，以使結(jié)構(gòu)達(dá)到最佳，這方面的工作包括：（1）思路不清，則重新梳理總體線索；（2）段落不當(dāng)，則重新安排起承轉(zhuǎn)合；（3）主次不明，則重新考慮詳略疏密；（4）照應(yīng)不周，則重新籌劃銜接呼應(yīng)；（5）首尾不妥，則重新設(shè)計(jì)開頭結(jié)尾3、調(diào)整結(jié)構(gòu)安排——看材料的組合是否達(dá)到了最佳程度。文章要做844、斟酌變更寫作手法——看手法能否為突出主旨服務(wù)。修改文章時(shí)，應(yīng)對(duì)手法選擇斟酌，內(nèi)容包括：手法單一，則力求改得富有變化5、語(yǔ)言文字及細(xì)節(jié)上的修改——注意文本的明晰和可讀性：熟悉而非牽強(qiáng)、具體而非抽象、簡(jiǎn)短而非冗長(zhǎng)；數(shù)字、符號(hào)是否正確？●是否已經(jīng)提供讀者所需的全部信息以便他們理解和執(zhí)行●邏輯是否清晰？是否令人信服？結(jié)論及受眾利益是否有足夠的論據(jù)支持●公文的設(shè)計(jì)是否便于讀者知道所需的信息？公文設(shè)計(jì)是否賞心悅目？●首段和尾端是否起到效果？表簡(jiǎn)單修改清單4、斟酌變更寫作手法——看手法能否為突出主旨服務(wù)。修改文章時(shí)85練習(xí)

目標(biāo)：判別兩封信的高下，并說(shuō)明原因（10鐘）

形式：團(tuán)隊(duì)討論、形成理由、代表陳述（3分鐘）親愛(ài)的先生/女士：我已經(jīng)間接獲悉您在尋找一家公司為貴公司所有部門安裝新電腦。我確信作為一個(gè)完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我們?cè)谫F公司業(yè)務(wù)方面經(jīng)驗(yàn)有限，曾經(jīng)為您服務(wù)過(guò)的人說(shuō)我們能勝任此項(xiàng)工作。我是個(gè)非常熱請(qǐng)的人，對(duì)于與您相會(huì)的可能性，除非另行通知，我會(huì)在周一、周二和周五下午不能拜訪你處，這是因?yàn)椤?劉云端先生，您好：這是來(lái)自微軟的信，繼我們上周的電話談話后，我很高興再郵寄給您一本我公司的最新宣傳冊(cè)。你曾表示過(guò)貴公司對(duì)安裝新型計(jì)算機(jī)軟件感興趣，我相信我們的服務(wù)符合你的要求，會(huì)讓您滿意的。期望您的回音，并期望很快能與您會(huì)面。此致敬禮比爾蓋茨2002年10月1日練習(xí)

目標(biāo)：判別兩封信的高下，并說(shuō)明原因（10鐘）

形式：團(tuán)86判別兩封信的高下，并說(shuō)明原因表達(dá)不清，內(nèi)容缺乏全面思考，錯(cuò)別字和標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤，廢話連篇內(nèi)容清晰、態(tài)度樂(lè)觀、簡(jiǎn)明扼要切中要害親愛(ài)的先生/女士：我已經(jīng)間接獲悉您在尋找一家公司為貴公司所有部門安裝新電腦。我確信作為一個(gè)完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我們?cè)谫F公司業(yè)務(wù)方面經(jīng)驗(yàn)有限，曾經(jīng)為您服務(wù)過(guò)的人說(shuō)我們能勝任此項(xiàng)工作。我是個(gè)非常熱請(qǐng)的人，對(duì)于與您相會(huì)的可能性，除非另行通知，我會(huì)在周一、周二和周五下午不能拜訪你處，這是因?yàn)椤?劉云端先生，您好：這是來(lái)自微軟的信，繼我們上周的電話談話后，我很高興再郵寄給您一本我公司的最新宣傳冊(cè)。你曾表示過(guò)貴公司對(duì)安裝新型計(jì)算機(jī)軟件感興趣，我相信我們的服務(wù)符合你的要求，會(huì)讓您滿意的。期望您的回音，并期望很快能與您會(huì)面。此致敬禮比爾蓋茨2002年10月1日寫信者不愿費(fèi)神查明聯(lián)系人語(yǔ)意含糊語(yǔ)法錯(cuò)誤錯(cuò)別字無(wú)關(guān)信息文書過(guò)長(zhǎng)知道此信發(fā)給誰(shuí)說(shuō)明寫信原因表明積極態(tài)度暗示下一步應(yīng)采取行動(dòng)只寫一頁(yè)判別兩封信的高下，并說(shuō)明原因表達(dá)不清，內(nèi)容缺乏全面思考，內(nèi)容87五、報(bào)告的書寫1、概念是一種搜集研究事實(shí)的人與由于某種目的而要求看報(bào)告的人之間的信息或建議的交流形式。2、類別（一）報(bào)告的概念和類別五、報(bào)告的書寫1、概念（一）報(bào)告的概念和類別88（二）報(bào)告的目的和成功報(bào)告的必要條件1、報(bào)告目的第一，簡(jiǎn)介地在報(bào)告開始時(shí)加以引用第二，如果不清楚，必須進(jìn)行詢問(wèn)（1）為什么需要這份報(bào)告?（2）到底報(bào)告是為誰(shuí)寫的?（3）他們想用這份報(bào)告干什么?（二）報(bào)告的目的和成功報(bào)告的必要條件1、報(bào)告目的892、成功報(bào)告的要求（1）報(bào)告內(nèi)容應(yīng)該統(tǒng)一（2）報(bào)告內(nèi)容應(yīng)該完整（3）所有信息應(yīng)該準(zhǔn)確，根據(jù)事實(shí)作出的推理應(yīng)該正確（4）應(yīng)按照基于邏輯分析和材料分類的計(jì)劃描述主題內(nèi)容（5）內(nèi)容表達(dá)方式應(yīng)使計(jì)劃清楚，以使讀者很清楚有關(guān)內(nèi)容所在及原因（6）報(bào)告應(yīng)以簡(jiǎn)單、精練的風(fēng)格寫作（7）報(bào)告對(duì)于所有讀者應(yīng)該是便于理解的2、成功報(bào)告的要求（1）報(bào)告內(nèi)容應(yīng)該統(tǒng)一90（三）報(bào)告的基本結(jié)構(gòu)部分要素1.內(nèi)容簡(jiǎn)介授權(quán)調(diào)查范圍或目的程序或方法2.報(bào)告正文主要的事實(shí)3.最后部分結(jié)論建議（如果要求的話）附錄（如果必要的話）（三）報(bào)告的基本結(jié)構(gòu)部分911、內(nèi)容簡(jiǎn)介（1）越簡(jiǎn)單越好，但要清晰（2）正確地把讀者的注意力吸引到你真正的主題和目的上（3）與后面的內(nèi)容相協(xié)調(diào)2、正文部分3、最后部分（1）不要再引入任何新的觀點(diǎn)（2）與內(nèi)容簡(jiǎn)介和正文部分相協(xié)調(diào)（3）給讀者留下你想留下的印象1、內(nèi)容簡(jiǎn)介92尊敬的黃董事長(zhǎng)：按照董事會(huì)的指示，我前往杭州經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)調(diào)查我公司是否可以在該地區(qū)擇址建一個(gè)工廠。現(xiàn)在我非常高興地提交我的初步報(bào)一告。該工業(yè)園區(qū)是專門用來(lái)設(shè)立高新技術(shù)企業(yè)的，地方位于距離杭州市東部5公里處，交通條件相當(dāng)便利，區(qū)內(nèi)水、照明、能源供應(yīng)非常不錯(cuò)，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)比國(guó)內(nèi)其他類似工業(yè)園區(qū)要低。開發(fā)區(qū)管委會(huì)為我公司特別提供的廠址，排水設(shè)施良好，緊挨橫穿園區(qū)的主馬路，交通便利。我約見(jiàn)了該地區(qū)的一些建筑承包商，由當(dāng)?shù)亟ㄖ具M(jìn)行建設(shè)看起來(lái)沒(méi)什么困難。既然政府把這一地區(qū)作為“開發(fā)區(qū)”，取得所需的規(guī)劃許可應(yīng)該不成問(wèn)題。熟練工人和半熟練工人供應(yīng)充足，杭州市政府對(duì)于開發(fā)區(qū)內(nèi)的就業(yè)招工政策優(yōu)惠。但是，仍然需要我公司帶去一些熟練的技術(shù)工人和技師。這些主要工人的住宿會(huì)成為一個(gè)很麻煩的問(wèn)題，因?yàn)楫?dāng)?shù)氐淖》烤o缺問(wèn)題仍很突出。解決這一問(wèn)題的臨時(shí)方案是在鄰近工廠的空地上建造臨時(shí)性的宿舍，或者住開發(fā)區(qū)內(nèi)的集體宿舍。盡管存在這些問(wèn)題，杭州經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)的廠址在其他各方面都非常符合公司的要求，我覺(jué)得公司應(yīng)該盡快討論園區(qū)內(nèi)的設(shè)廠問(wèn)題，并盡早采取行動(dòng)。此致!發(fā)展部經(jīng)理（簽字）2009年10月l5日主題授權(quán)調(diào)查范圍及過(guò)程主要事實(shí)結(jié)論建議尊敬的黃董事長(zhǎng)：主題主要事實(shí)結(jié)論建議93（四）報(bào)告的格式、布局、標(biāo)題和編號(hào)1、信函、便箋式（118頁(yè)圖5-3）（不一定要設(shè)立小標(biāo)題，但仍具有上面講到的報(bào)告基本構(gòu)成部分）

2、綱要式（119頁(yè)圖5-4）（將報(bào)告分為不同的部分，使用標(biāo)題，但是基本結(jié)構(gòu)不變）3、混合式4、標(biāo)題設(shè)計(jì)（1）標(biāo)題的排版和空格應(yīng)該反映報(bào)告的內(nèi)在邏輯性（2）避免激怒性的標(biāo)題（3）標(biāo)題應(yīng)具有啟發(fā)性（4）標(biāo)題一般由單詞和短語(yǔ)組成（四）報(bào)告的格式、布局、標(biāo)題和編號(hào)1、信函、便箋式（118頁(yè)94（五）長(zhǎng)篇正式報(bào)告格式簡(jiǎn)介1、長(zhǎng)篇報(bào)告的典型格式（1）前頁(yè)（扉頁(yè)、授權(quán)、目錄、附表和附圖、前言、引言、致謝、摘要）（2）主報(bào)告（內(nèi)容簡(jiǎn)介、事實(shí)和討論、結(jié)論和建議）（3）附頁(yè)（參考書目與文獻(xiàn)、附錄、索引）2、扉頁(yè)（1）關(guān)于什么內(nèi)容的？（2）誰(shuí)寫的？（3）為誰(shuí)寫的？（4）從哪來(lái)的？（5）什么時(shí)間？3、參考書目和文獻(xiàn)（五）長(zhǎng)篇正式報(bào)告格式簡(jiǎn)介1、長(zhǎng)篇報(bào)告的典型格式95（一）充分準(zhǔn)備、領(lǐng)會(huì)目的

思想準(zhǔn)備：一般提前1-1.5個(gè)月做準(zhǔn)備材料準(zhǔn)備：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖，平時(shí)有心收集材料，豐富數(shù)據(jù)庫(kù)，讓辦公室起樞紐作用明確性質(zhì)：階段性、半年、年度報(bào)告明確受眾：誰(shuí)來(lái)聽報(bào)告明確目的：老總要講什么？達(dá)到什么目的和期望？六、如何起草公司年度工作報(bào)告（一）充分準(zhǔn)備、領(lǐng)會(huì)目的思想準(zhǔn)備：一般提前1-1.5個(gè)月做96（二）全面醞釀、構(gòu)筑框架設(shè)計(jì)報(bào)告框架思路——確定標(biāo)題和主體——可以由一個(gè)班子來(lái)討論題目設(shè)計(jì) 報(bào)告題目、一級(jí)子標(biāo)題、二級(jí)子標(biāo)題； 其中一級(jí)子標(biāo)題可以的單層式，也可以是復(fù)合式的。素材初步考慮——不要求有很詳細(xì)的設(shè)計(jì)，但有計(jì)劃（二）全面醞釀、構(gòu)筑框架設(shè)計(jì)報(bào)告框架思路97A過(guò)去一年的工作回顧：充分肯定成績(jī)、鼓舞士氣、以必要的數(shù)據(jù)說(shuō)明，篇幅約整個(gè)報(bào)告的1/3）B內(nèi)、外部環(huán)境分析，提出下年度工作總體思路C確定工作目標(biāo)和工作任務(wù)（B+C約占1/2強(qiáng)）D完成上述目標(biāo)和任務(wù)的措施：人、財(cái)、物、黨、政、工、團(tuán)、婦，盡量面面俱到，盡管篇幅不多，但對(duì)各個(gè)部門都應(yīng)提到。常規(guī)年度工作報(bào)告的一般性框架A過(guò)去一年的工作回顧：充分肯定成績(jī)、鼓舞士氣、以必要的數(shù)據(jù)98（三）提煉寫作、修改完善1、在內(nèi)容結(jié)構(gòu)上，可以采用多種方式，如正敘、倒敘、插敘、演繹、歸納、例證（枚舉）、反證（排除）等。2、表達(dá)方式上，注意內(nèi)容與表達(dá)的結(jié)合。3、在文字多少上，要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖合理布局。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)希望重點(diǎn)突出的觀點(diǎn)，可以“鋪張式”寫法；對(duì)于一般性內(nèi)容，則要“扼要式”寫法。要“惜墨如金”和“揮毫潑墨”相結(jié)合。（三）提煉寫作、修改完善1、在內(nèi)容結(jié)構(gòu)上，可以采用多種方式，995.8英文信件的寫作（略）技巧：報(bào)告寫作技能要領(lǐng)：理解和思考是靈魂，條理和提綱是骨架，形式和表達(dá)是血肉，實(shí)踐和體驗(yàn)是根本。5.8英文信件的寫作（略）技巧：報(bào)告寫作技能要領(lǐng)：理解和思考100練習(xí)背景：你是一名行政主管，受到了一位骨干員工的來(lái)信，他提出脫產(chǎn)進(jìn)修的要求，而你必須寫一封復(fù)信，信中你要拒絕他的要求。

請(qǐng)每個(gè)人用10分鐘寫完這封信。尊敬的主管：您好，我是質(zhì)量監(jiān)控員王海濱，已經(jīng)在崗位上工作3年了。我先后多次參加過(guò)公司內(nèi)部組織的一些技能培訓(xùn)，這些培訓(xùn)對(duì)我的工作很有幫助，使我深刻認(rèn)識(shí)到知識(shí)對(duì)工作的重要性。因此，我希望能參加一次“6個(gè)西格瑪”管理的進(jìn)修班，為其2個(gè)月，脫產(chǎn)進(jìn)行。原因如下：“6個(gè)西格瑪”是最近在制造業(yè)很受重視的質(zhì)量管理方法，作為主管質(zhì)量方面的員工，我的質(zhì)量管理知識(shí)已經(jīng)陳舊，需要更新。現(xiàn)在學(xué)習(xí)儲(chǔ)備一些專業(yè)知識(shí)，有利于將來(lái)的工作。我多次提議公司舉辦類似培訓(xùn)，可是限于我們的能力，都沒(méi)有舉辦。這個(gè)為其2個(gè)月的進(jìn)修班是審計(jì)委舉辦的，質(zhì)量高，費(fèi)用低，機(jī)會(huì)難得。綜上所述，希望您能批準(zhǔn)我的請(qǐng)求。此致敬禮王海濱2007年10月9日練習(xí)背景：你是一名行政主管，受到了一位骨干員工的來(lái)信，他提出101研討兩人一組，互讀信件。每個(gè)人獨(dú)自閱讀所發(fā)資料，按要求填寫”分析表“。（10分鐘）團(tuán)隊(duì)內(nèi)一次傳閱每個(gè)人所寫的信件，討論并分別挑出一封寫的最為合適的和一封最不合適的信。（5分鐘）團(tuán)隊(duì)將這兩封信的分析表復(fù)制到陳述紙上，代表宣講并給出綜合評(píng)價(jià)（5分鐘）研討兩人一組，互讀信件。每個(gè)人獨(dú)自閱讀所發(fā)資料，按要求填寫”102文字分析表合適的信相對(duì)不合適的信是否清楚地表達(dá)了自己的目的是否清楚地表達(dá)了自己的目的信的結(jié)構(gòu)是否符合前面所講的要求信的結(jié)構(gòu)是否符合前面所講的要求換種方式表達(dá)是否會(huì)更好換種方式表達(dá)是否會(huì)更好不常用的詞句：替代詞句：不常用的詞句：替代詞句：容易引人誤解的詞句：修正：容易引人誤解的詞句：修正：信中寫了多少句話，數(shù)一下記下來(lái)信中寫了多少句話，數(shù)一下記下來(lái)文字分析表合適的信相對(duì)不合適的信是否清楚地表達(dá)了自己103討論問(wèn)題團(tuán)隊(duì)是怎樣一次傳閱信件的？?jī)煞庑攀侨绾瓮婆e出來(lái)的？每封信和對(duì)應(yīng)的“分析表”在一起嗎？還是已經(jīng)混亂的分開了？你看到他人對(duì)自己信的“分析表”了嗎？你發(fā)現(xiàn)了什么？你覺(jué)得自己寫的這封信可以怎樣改進(jìn)。討論問(wèn)題團(tuán)隊(duì)是怎樣一次傳閱信件的？104求職信的寫作（一）求職信的禮儀要求1、稱呼要準(zhǔn)確、得體2、問(wèn)候要真誠(chéng)3、內(nèi)容要清楚4、包裝要適度求職信的寫作（一）求職信的禮儀要求105（二）求職的基本結(jié)構(gòu)1、開頭開門見(jiàn)山，直截了當(dāng)說(shuō)明求職意圖，以引起對(duì)方的注意2、主體（1）求職的理由（2）個(gè)人的目標(biāo)（3）介紹自己應(yīng)聘崗位的體檢3、結(jié)尾再次強(qiáng)調(diào)求職的愿望（二）求職的基本結(jié)構(gòu)1、開頭106（三）求職信撰寫的注意事項(xiàng)1、格式規(guī)范，言簡(jiǎn)意賅2、富于個(gè)性，針對(duì)性強(qiáng)3、樸實(shí)誠(chéng)懇，以情動(dòng)人4、傳遞有效信