精品文檔精品文檔可編輯可編輯xxxxXM團會務執行手冊TOC\o"1-5"\h\z一、手冊說明4二、會議制度及規范4三、流程圖7四、程序9會前工作（按順序）9議題及參會人員范圍的確定9會議場所的選定：9會議通知的起草9申報會議預算10人員確認11設備準備11預定11車輛安排11會務通知起草11議程PPT制作錯誤!未定義書簽食品的采買12指導服務員工作12會議場地布置與熟悉12會中工作（按順序）13會議室保障13匯報人員的保障13用餐的保障13

娛樂的保障 娛樂的保障 錯誤!未定義書簽住宿的保障14會后工作（按順序）14離會車輛安排14退房14設備整理14結帳14設備歸還14費用報銷15會務總結15五、注意事項15附件：18會議通知草稿19會務通知草稿22會議預算草稿27會務分工明細表28主要會議場所明細表29一、手冊說明為了便于客服部會務組掌握會議服務的各項流程，更好地為總代贏利系統做好服務保障工作，特編寫了《中研國際時尚管理咨詢公司會務手冊》供大家參考，《會務手冊》內容主要包含組織一次會議中所應做好的各項工作（會前，會中，會后）及注意事項。望隨時提出修改意見，謝謝！二、會議制度及規范為保障總代項目課程順利召開和課程的效果，客服部特制定并頒發了會議制度（試行版），對會議的全程工作做了要求，現將制度附下：會議制度（試行）目的：會務服務工作作為客戶服務部的一項重點工作，應以“以客戶為中心”為基本服務理念，在做好會務工作的同時，客服人員更要明確服務的過程是一次企業形象全面的展示，是加深客戶信任度的最佳機會。為完善客服部會務管理流程，細化工作分工，制作本會務管理手冊。適用范圍：本制度主要適用于總代會務，商學院會務工作可做參考。會議通知起草與發送會議組織部門應在會議前發出會議通知前應該充分準備，一項會議的召開必然涉及到其它部門人員的相應工作安排和時間資源的占用，因此在組織會議前應有充分的客戶意識，使與會人員能夠準確了解本次會議的關鍵信息，以便提前準備，保證會議目標的實現；會議通知應該包括以下幾項內容會議目的：明確說明舉行此次會議要達到的效果，會議時間：應包括會議的開始時間和結束時間由多個部門參加的會議：上午的會議定為9:10開始，下午的會議定為14:10開始。由于特殊情況無法按以上規定時間開始的會議，需由會議組織者在會前通知中明確說明。為保證會議效率和質量，在議題和內容有限的情況下，會議時間一般應控制在2小時以內。會議地點：會議地點應該明確標出,如果會議地點在公司外部與會人員并不熟悉,會議通知中應附上會議地點示意圖;會議議程：會議議程的第一項是主持人講解會議要求根據會議內容的不同，會議可分為匯報、通報、研討等內容（參見名詞解釋）會議議程應以30分鐘為單元，列出本單元的會議內容，如果某項內容多于30分鐘，也應該分為多個單元，其目的保證與會人員參加會議前能對會議內容有清晰的了解。每項會議議程應該列出本項議程的匯報人、參會人員、列席人員和主持人的名單；組織會議人員在確定與會人員時，應該在明確會議目的基礎上確定哪些人必須參會，哪些人可參加可不參加；努力做到既不因某些人的缺席而影響會議效果，也不因使與本次會議關系不大的人員原因參加此次會議而影響他們的正常工作，同時又給相關人員以學習、觀摩的機會；會議注意事項著裝要求:在總代會務期間需著統一教練服，由公司統一發放，每次會議前從客服部領取。會議內容保密要求：會議組織者根據會議的性質和內容確定會議內容是否要保密；如果需要保密，需要采取必要的保密措施。例如：涉及公司商業秘密的會議，參會人員如果委托他人代替參加會議，必須事先報會議主辦部門批準。除主辦會議部門外，一律不得錄音、攝像。會議中使用的文件一律由會議主辦部門統一收發，若需要會后帶走的必須履行相應的登記手續。等等。會議通知的發送跨部門的會議，會議組織部門應該提前3個工作日發出會議通知；如果會議涉及公司總經理室一半以上人員參加，應該提前5個工作日發出通知，涉及總經理使全體成員參加的會議，應該提前10個工作日發出通知；以便與會人員能夠事先調整好時間安排并為參會做好準備；如果因特殊情況需要臨時召開會議（會議通知發出距離會議召開24小時以內），跨部門的會議應該由本系統的總經理室成員批準，總經理室一半以上人員參加的會議應該獲得公司總經理的批準；會議紀律會務人員在會議期間，每日應于8：30前到達會場，做前期的各項準備工作；會議期間在場內避免隨意走動，對手機做消音處理；會務組織：會議預算：會議應本著高效，節約的原則進行會議預算，并報營銷總監審批；交通、食宿：如果會議在公司外部舉行，會議組織部門應該視會議時間安排組織與會人員的交通和食宿。如果下午有會議議程，午餐應安排為工作快餐；三、流程圖整體流程四、組織架構會務總監五、工作職責詳見附表六工作程序會前工作（按順序）會議場所的選定：在會前至少30個工作日確定好會議地點，并詳細了解場地的具體費用標準。要求：詳見附件一說明：對符合上述條件的場所最終提請營銷總監。參課人員數量的確定會議通知的起草在會前一周確定本次會議的議程，其中包括

匯報的具體時間，主要內容及安排，匯報人，列席人員等事項舉例如下:議程時間匯報議題主要內容及時間安排主要匯報人員列席人員19:00—10:00匯報人：、、10:00-10:15休息210:15—11:45匯報人：、、、結合會議議程起草會議通知，其中應注明會議的時間，地點，主持人，議程，會議的注意事項（必須包括著裝要求，內容保密要求，會議文件的要求，請假的要求，會議的紀律等）及路線圖，并在會前十天發出。申報會議預算依據會議參課人員數量及工作人員情況的確認，做如下費用明細，包括：會議室費用，住宿費用，餐飲費用，茶歇費，廣告安裝費，交通費，辦公用品費等相關費用。會議預算要求在會前四天由會務總統籌完成，報營銷總監和財務總監審批。人員確認結合派出工作人員情況及攜帶物料數量，確認住宿，安排交通（往返）情況。設備準備（詳見附件二）預定依據征詢結果，與酒店最后確定：會議室，房間，餐飲的具體安排。車輛安排依據會議議程確定車輛往返的安排，一般選用金杯車。要求明確發車時間，地點，路線。會務通知起草結合已確定的參會及預定情況，起草會議的會務通知，要求所有安排確定并詳細。應包括時間、地點、參課流程、住宿安排、就餐安排、車輛安排、會務組聯系方法、會議注意事項及會址路線圖。會務通知要求在會前五天完成，發營銷統籌后由其通知銷售人員分別發放給參課人員。會務通知要求在會前三天發給參會人員。食品的采買依據會議的長短及人數，采購相應的水果、干果及小點心。指導服務員工作確定每次會議至少需有3名服務人員。通知服務人員全程服務茶歇。指導服務人員水果及點心的準備和擺放情況。會議場地布置與熟悉事先與酒店人員聯系，保證服務人員的及時到位。所有會議所需用品需在會前一天運到會場；會議室所需用品（投影儀,膠投，幕布，白板，激光筆）等需在會前1天擺放并調試完畢。會議室的燈光、音響、空調等設備要求在會前一天準備并調試完畢。講師臺需放置礦泉水一瓶，并注意增補。擺放指路牌，指明會議室及會務組的地點。通知匯報人員于會前5分鐘就座并準備好匯報資料。簽到確定簽到臺的擺放與人員擺放《簽到處》會中工作（按順序）會議保障會議的全程要有一名會務人員留在會議室，保障會議的服務工作。每次匯報開始時，要隨時關注設備、燈光、室溫、音響等情況。協助匯報人員做好匯報PPT文件的調試及資料分發工作。在會議休息期間，要協助下一個匯報人員進行調試及資料收發。及時了解會議的進展情況并及時通知外部會務人員做好日程安排的調整工作。匯報人員的保障落實匯報人員及時到會。了解匯報部門資料的準備情況，并協助做好準備工作（如筆記本電腦，資料準備等）。落實匯報人員用餐情況。落實匯報人員返回情況。用餐的保障要結合會議的進程和人數，通知餐廳飯菜的準備情況（人數）及用餐時間。要求涼菜在正餐開始前15分鐘擺放完畢，熱菜在用餐開始時上火。如果下午有會議議程，午餐應安排為工作快餐。住宿的保障在所有需要住宿的人員抵達賓館時，要及時提供相應房間的鑰匙。在當晚要與總臺設定好第二日的叫早時間。叫早并通知早飯時間。在會議結束的當天13:00之前，將所有房間的鑰匙收齊。會后工作（按順序）離會車輛安排全部會議結束后，做好參會人數返回車輛安排工作。導師離場與其他人員車輛安排退房在會議最后一天通知中午13:00之前，辦理退房手續。設備整理在送走所有參會人員后，進行設備的收拾和整理工作。結帳在確認所有會議項目均以結束后，結帳并開具發票。設備歸還返回公司后，歸還所借設備。費用報銷在會后三天內進行費用報銷，并附此次會議的費用決算表。會務總結會后第一次秘書處例會上，進行會務總結工作。五、注意事項會務人員要做好總經理業務工作的保障工作并攜帶公司通訊錄以做好聯系。全程會議要至少保證有2輛會議用車。會議所需儀器應有備份；對所借用品應在出發前進行檢測與調試。會務人員要攜帶至少5份會務通知，以備查詢。財務監控部匯報材料為受控文件，要指定專人做資料的發放工作。會務組房間應選擇與會場距離較近的房間，而每次會議的房間應較為固會議期間如發生緊急情況，會務人員要沉著冷靜，及時檢查可能導致的原因并盡快解決。附件:會議通知草稿會務通知草稿會議預算草稿會務分工明細表主要會議場所明細表附件一文件類別：會議通知第1頁，共2頁文件類別：會議通知文件編號：發文日期:

擬文:審核擬文:審核:批準:收文部門：收文者：抄送：一』閱□閱后存檔口保密口其他保密期限年月份總經理室例會通知年月份例會定于月日下午（星期）和日（星期）舉行。會議的各項內容安排如下：一、會議地點：、參會人員:三、會議主持人：---四、議程安排:議程時間匯報議題主要內容及時間主要匯報人員列席人員1—、、、、16::00—16:15休息

216:15-18:00、、、18:15—19:15晚餐19:30—22:30自由活動、交流，22:30分以前必須休息，35月29日（星期六）8:00—9:3049:30-10:30、、、一、、10:30-10:45休息510:45—12:30、、、、、12:30返回五、會議注意事項1、5月29日早8:00舉行總經理室周例會，5月31日的總經理室周例會取消；2、總經理室會議的內容屬于公司的商業秘密，與會人員請注意保密；3、各項會議的匯報人員和列席人員請按照議程安排的時間準時參會；4、會議期間請不要隨意走動，請對手機、BP機做消音處理；5、請匯報人嚴格控制時間，保證會議議程順利、按時進行；6、各匯報部門請事先準備好PPT文件，如需要準備文字材料，請準備22份復印材料，分發給總經理室成員，并在會后統一收回；7、如因特殊原因無法參會，總經理室成員需要楊元慶總經理準假，其他人員需要本部門的主管總經理室成員準假并通知秘書處8、5月28日前將給與會人員發出詳細的會務通知，請注意查收。附件二第1頁，共4頁文件編號：發文日期：//文件類別：通知擬文：-審核：//批準：—收文部門：收文者：與會人員抄送:一口傳閱區閱后存檔口?！跗渌鼙Ｃ芷谙拊路堇龝胀ㄖ獣h時間：月28日下午、29日會議地點：三、會議主持人:議程時間匯報議題主要內容及時間主要匯報人員列席人員1、、、、16::00—16:15休息216:15-18:00信息化建設情況通報、、、18:15—19:15晚餐

19:30—22:30自由活動、交流，22:30分以前必須休息，35月29日（星期六）8:00—9:30總經理室周例會49:30-10:30經營情況通報、、、一、、10:30-10:45休息510:45—12:30聯想電腦服務模式研討、、、12:30返回四、房間安排：住宿人員臣耳坊勺住宿人員臣耳坊勺5206、5209、5208、52105207、5211

、5205、5202、5204、5212、5203、5201六、就餐安排：5月28日晚餐18:15---19:155月29日早8:00早餐會5月29日午餐12:30---13:30七、會務組：——：137。。。TEL:64231199轉5201房八、車輛安排:日期時間路線安排5月28日13:0015:2016:0018:0019:305月29日8:209:4510:4012:3012:40九、活動安排：時間地點活動內容注：5月28日提供以上娛樂項目，如有需求請與會務組聯系十、會議注意事項1、各項會議的匯報人員和列席人員請按照議程安排的時間準時參會；請匯報人嚴格控制時間，保證會議議程順利、按時進行；2、各匯報部門請事先準備好PPT文件，如需要準備文字材料，請準備22份復印材料，分發給總經理室成員，并在會后統一收回；1、如因特殊原因無法參會，總經理室成員必須向楊總親自請假；其它人員需向部門主管總經理成員請假，并及時通知會務組。2、會間請不要隨意走動，請對手機、BP機做消音處理；3、此次會議議程較多，會議的結束時間可能會有所延長；4、5月31日的周例會取消；5、如所匯報人員因參會所發生的交通費用可于5月31日下班前交給，由會務組統一報銷（同時請在票據后注明姓名及行車路線），逾期請自行報銷。6、每一房間只有一把鑰匙，請注意保管，并在29日下午開會前交給會務組，若有損壞或丟失需自行補償50元。7、參會人員如有住宿或用車需要，請及時通知或附：路線圖略附件三第1頁，共1頁文件編號：QB/LX?PC?發文日期：文件類別:收文部門：收文者：抄送：□傳閱□閱后存檔口?！跗渌鼙Ｃ芷谙拊路葙M用預算申