66海口旅游投資控股集團(tuán)會(huì)議管理制度1、目的：規(guī)范公司會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量，降低會(huì)議成本。2、適用范圍：本制度適用于海口旅游投資控股集團(tuán)公司本部及下屬企業(yè)會(huì)議管理。3、管理權(quán)責(zé)：3.1集團(tuán)總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司會(huì)議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。3.2會(huì)議提擬人或主辦部門負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作，并有權(quán)對(duì)違反本制度的行為提出處罰。4、會(huì)議分類：將會(huì)議分為定期會(huì)議和非定期會(huì)議。4.1定期會(huì)議會(huì)議名稱時(shí)間安排參加人員會(huì)議內(nèi)容召集/主持人員1集團(tuán)周例會(huì)每周五下（特殊情況可報(bào)經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理同意后作臨時(shí)性調(diào)整）集團(tuán)總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總助、總師、總監(jiān)、集團(tuán)本部各部門第一負(fù)責(zé)人、人事質(zhì)檢部分管質(zhì)檢工作的副經(jīng)理、各下屬企業(yè)總經(jīng)理及集團(tuán)總經(jīng)理要求參加會(huì)議的相關(guān)人員匯報(bào)本周工作進(jìn)度及下周工作計(jì)劃、布置工作任務(wù)、通報(bào)公司決定、討論相關(guān)問題集團(tuán)總經(jīng)理辦公室/總經(jīng)理或其指定人員2集團(tuán)月例會(huì)每月最后一周周五（特殊情況可報(bào)經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理同意后作臨時(shí)性調(diào)整）集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)本部副經(jīng)理以上人員下屬企業(yè)總經(jīng)理副總經(jīng)理、總助、總監(jiān)、總師及辦公室主任匯報(bào)本周工作進(jìn)度及下周工作計(jì)劃、布置工作任務(wù)、通報(bào)公司決定、討論相關(guān)問題集團(tuán)總經(jīng)理辦公室/總經(jīng)理或其指定人員3員工大會(huì)每年度二次以上集團(tuán)本部及下屬企業(yè)全體員工經(jīng)營總結(jié)、工作安排、其他相關(guān)集團(tuán)總經(jīng)理辦公室/總經(jīng)理

內(nèi)容4營銷委員會(huì)月例會(huì)每月一次具體時(shí)間由營銷委員會(huì)成員提擬，總經(jīng)理批準(zhǔn)）營銷委員會(huì)成員及營委會(huì)主任、副主任指定人員討論公司營銷重大事宜集團(tuán)總經(jīng)理辦公室/營銷委員會(huì)主任、副主任5董事會(huì)會(huì)議每年度一次董事長、董事、總經(jīng)理經(jīng)營總結(jié)、公司重大事項(xiàng)決議總經(jīng)理/董事長6部門、下屬企業(yè)周例會(huì)每周一（特殊情況可由部門經(jīng)理/下屬企業(yè)總經(jīng)理臨時(shí)調(diào)整本部門全體員工/下屬企業(yè)副經(jīng)理以上人員及分管領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)集團(tuán)例會(huì)精神、總結(jié)上周工作，部署本周工作，討論有關(guān)事項(xiàng)部門經(jīng)理、下屬企業(yè)辦公室/部門經(jīng)理、下屬企業(yè)主要負(fù)責(zé)人4.2非定期會(huì)議會(huì)議名稱提擬人參加人員會(huì)議內(nèi)容召集/主持人員1.總經(jīng)理辦公會(huì)集團(tuán)總經(jīng)理/副總經(jīng)理集團(tuán)總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總助、總師及下屬企業(yè)總經(jīng)理討論公司經(jīng)營管理方面重要事宜。集團(tuán)總經(jīng)理辦公室/總經(jīng)理或總經(jīng)理指定人員2.項(xiàng)目研討會(huì)集團(tuán)總經(jīng)理/分管副總/項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門總經(jīng)理、各部門項(xiàng)目相關(guān)人員及外部專家討論項(xiàng)目可行性、規(guī)劃設(shè)計(jì)等相關(guān)問題項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門（總經(jīng)辦協(xié)助）/總經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人3.專題會(huì)議總經(jīng)理/分管領(lǐng)導(dǎo)/相關(guān)負(fù)責(zé)部門總經(jīng)理/分管副總經(jīng)理及各部門相關(guān)人員對(duì)公司經(jīng)營中某一特定問題進(jìn)行的協(xié)調(diào)、討論、磋商或具體工作安排項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門（總經(jīng)辦協(xié)助）/總經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人4.董事會(huì)臨時(shí)集團(tuán)董事/董事長、董事、總經(jīng)公司經(jīng)營方面董事、董事長/董事長會(huì)議董事長理特殊重大事宜5、管理內(nèi)容：會(huì)議提擬及會(huì)議安排。5.1.1定期會(huì)議無須提擬，由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議安排。。5.1.2非定期會(huì)議由集團(tuán)總經(jīng)理直接提擬或由分管副總經(jīng)理及議題相關(guān)主辦部門負(fù)責(zé)人提擬，公司級(jí)會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議安排，部門內(nèi)部會(huì)議由部門自行安排。會(huì)議計(jì)劃與統(tǒng)籌。已通知的非定期會(huì)議，如遇特殊情況須重新安排，會(huì)議提擬部門最晚應(yīng)在會(huì)議前1天報(bào)知總經(jīng)理辦公室調(diào)整會(huì)議計(jì)劃、通知與會(huì)人員。未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意，任何人不得隨意打亂正常會(huì)議計(jì)劃。會(huì)議安排應(yīng)遵循小會(huì)服從大會(huì)，局部服從整體，非定期會(huì)議服從定期會(huì)議的原則。各類會(huì)議的優(yōu)先順序?yàn)椋汗径ㄆ跁?huì)議、公司非定期會(huì)議、部門會(huì)議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會(huì)議或總經(jīng)理發(fā)起的臨時(shí)會(huì)議不受此限。公司級(jí)會(huì)議如需發(fā)生會(huì)務(wù)費(fèi)用，總經(jīng)理辦公室須在會(huì)議召開之前報(bào)批費(fèi)用計(jì)劃，依據(jù)經(jīng)總經(jīng)理審批的會(huì)務(wù)費(fèi)用計(jì)劃到財(cái)務(wù)部預(yù)支會(huì)議經(jīng)費(fèi)，并嚴(yán)格按計(jì)劃支出各項(xiàng)費(fèi)用。3會(huì)議準(zhǔn)備。會(huì)議通知遵照以下規(guī)定：1、公司周例會(huì)，無特殊情況，總經(jīng)理辦公室不再另行通知日期。2、公司級(jí)內(nèi)部會(huì)議由集團(tuán)總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議的通知；項(xiàng)目研討會(huì)、專題會(huì)議需邀請(qǐng)外部專家的由相關(guān)項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)，集團(tuán)總經(jīng)辦協(xié)助。3、為保證與會(huì)人的按時(shí)參加，公司內(nèi)部會(huì)議應(yīng)至少提前半天通知與會(huì)人，涉及公司外部人員參加的會(huì)議，應(yīng)至少提前1天發(fā)出會(huì)議通知。4、會(huì)議通知形式一般為電話通知。但需對(duì)會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)安排等作特別說明的會(huì)議，應(yīng)以書面形式通知；會(huì)議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定：1、會(huì)議提擬部門應(yīng)提前做好相關(guān)會(huì)議資料（如會(huì)議議程、議題、提案、匯報(bào)材料、計(jì)劃草案、決議決定草案、與會(huì)人應(yīng)提交資料等）準(zhǔn)備的組織工作；2、公司總部召開的公司級(jí)會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)做好會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作，如落實(shí)會(huì)場，布置會(huì)場，備好座位、會(huì)議器材、茶具茶水等會(huì)議所需的各種設(shè)施、用品等；3、部門會(huì)議需要使用總部公共會(huì)場或會(huì)議設(shè)施的，在不與公司級(jí)會(huì)議或已審定會(huì)場的會(huì)議沖突的前提下，應(yīng)提前1天通知總經(jīng)理辦公室，并自行布置會(huì)場。會(huì)議組織。公司級(jí)會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)召集，其余會(huì)議遵循“誰提擬，誰召集”的原則。會(huì)議主持人須遵守以下規(guī)定：1、會(huì)議組織方應(yīng)不遲于會(huì)前5分鐘到達(dá)會(huì)場，檢查會(huì)務(wù)落實(shí)情況，做好會(huì)前準(zhǔn)備。2、主持人一般應(yīng)于會(huì)議開始后，將會(huì)議的議題、議程、須解決問題及達(dá)成目標(biāo)及應(yīng)注意的問題等，進(jìn)行必要的說明。3、會(huì)議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議進(jìn)行中的實(shí)際情況，對(duì)議程進(jìn)行適時(shí)、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時(shí)間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會(huì)議效率。4、屬討論、決策性議題的會(huì)議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議作出結(jié)論。對(duì)須集體議決的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時(shí)提交與會(huì)人表明意見；對(duì)未議決事項(xiàng)亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會(huì)議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。5、主持人應(yīng)將會(huì)議決議事項(xiàng)付諸實(shí)施的程序、實(shí)施人（部門）、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間等會(huì)后跟進(jìn)安排向與會(huì)人明確。5.4.3與會(huì)人須遵守以下規(guī)定：1、準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，并在《會(huì)議簽到表》上簽到。2、會(huì)議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題。3、遵循會(huì)議主持人對(duì)議程控制的要求。4、屬工作部署性質(zhì)的會(huì)議，原則上不在會(huì)上進(jìn)行討論性發(fā)言。5、遵守會(huì)議紀(jì)律，與會(huì)期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到振動(dòng)或設(shè)置手機(jī)呼叫轉(zhuǎn)移，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請(qǐng)離開會(huì)場。6、做好本人的會(huì)議紀(jì)錄。5.4.4公司周例會(huì)、專題會(huì)議原則上應(yīng)控制在2小時(shí)以內(nèi)。5.4.5考勤記錄由會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)。會(huì)議記錄。公司各類會(huì)議原則上應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)記錄。具體規(guī)定如下：1、各部門應(yīng)指定會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)本部門會(huì)議及本部門負(fù)責(zé)組織的會(huì)議的記錄工作。2、會(huì)議記錄原則上遵照“誰召集，誰記錄”的原則，主持人也可根據(jù)本原則或考慮會(huì)議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，臨時(shí)指定會(huì)議記錄員。3、集團(tuán)總經(jīng)理主持的公司例會(huì)、專題會(huì)議原則上由集團(tuán)總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)會(huì)議記錄工作，集團(tuán)總經(jīng)理另有指定的，服從集團(tuán)總經(jīng)理指定。會(huì)議記錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定：1、以專用會(huì)議記錄本做好會(huì)議的原始記錄及會(huì)議考勤記錄，根據(jù)需要整理會(huì)議紀(jì)要。2、會(huì)議記錄應(yīng)盡量采用實(shí)錄風(fēng)格，確保記錄的原始性。3、會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議當(dāng)天完成，會(huì)議紀(jì)要原則上不遲于次日呈報(bào)會(huì)議主持人審核簽名，會(huì)議主持人因故無法及時(shí)審核的，應(yīng)將會(huì)議紀(jì)要備案以備補(bǔ)簽。4、做好會(huì)議記錄的日常歸檔、保管工作，及時(shí)將《會(huì)議簽到表》報(bào)考勤人員。下列情況下，應(yīng)整理會(huì)議紀(jì)要：1、公司級(jí)各類定期及非定期會(huì)議；2、須會(huì)后對(duì)會(huì)議精神貫徹落實(shí)進(jìn)行跟進(jìn)的會(huì)議；3、其它主持人要求整理會(huì)議紀(jì)要的會(huì)議。會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。公司級(jí)各類會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要由總經(jīng)理辦公室歸檔、保管。部門負(fù)責(zé)組織的各類研討會(huì)或涉及公司外部人員參加的會(huì)議紀(jì)要及參會(huì)人員簽到單（包括參會(huì)人員姓名、單位、聯(lián)系方式等），除部門內(nèi)部存檔外應(yīng)報(bào)總經(jīng)理辦公室存檔備查。部門內(nèi)部會(huì)議和由本部門負(fù)責(zé)組織的各類會(huì)議的會(huì)議記錄?由本部門內(nèi)部歸檔、保管，但用完后的記錄本應(yīng)作為機(jī)要檔案及時(shí)轉(zhuǎn)總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一歸檔備查。會(huì)議記錄及會(huì)議紀(jì)要為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按公司行政管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。會(huì)議跟進(jìn)。會(huì)議決議、決策事項(xiàng)須會(huì)后跟進(jìn)落實(shí)的，遵照“誰組織，誰跟進(jìn)”的原則；會(huì)議主持人另有指定的，從主持人指定。集團(tuán)總經(jīng)理主持的會(huì)議的會(huì)后跟進(jìn)工作原則上由行政部負(fù)責(zé)落實(shí)，集團(tuán)總經(jīng)理另有指定的，從集團(tuán)總經(jīng)理指定。會(huì)議跟進(jìn)