第１章秘書的涵義[本章學習要求]●從職業角度認知秘書的涵義和職責●認知秘書職業化的意義●理解秘書工作的特征●理解秘書工作的要求第一節什么是秘書一、情景案例在文學作品里，公司里的秘書往往被描述成這樣一個特殊群體：靚麗的外表，時尚的裝束，浪漫的感情，豐厚的收入……簡潔給人一種錯誤的生疏——秘書是花瓶，吃的是青春飯。事實上，現代秘書更留意力量和悟性。國外的高級秘書多為三四十歲的成熟女性，比方比爾·蓋茨的秘書露寶女士，上任時就是一位42歲的有四個孩子的母親。《曹老板的十八個秘書》《最終的女秘書》典范秘書》《致命女秘書》《秘書》這兩部是關于人心險惡和權利侵害的，有教育意義《特別女秘書》

二、秘書的職業特征1.效勞性：直接性〔貼身的工作助手，不存在中間層次；工作內容與領導工作保持全都；直接對領導負責，聽命于領導，并向其匯報〕；廣泛性〔為上司、同級、群眾三層級效勞〕；穩定性〔只要不解聘不辭職，秘書長期為固定地上司效勞，業緣關系和人情關系〕2.學問化：以處理書面信息為主要內容，需把握現代辦公手段和專業學問技能，屬學問分子或白領階層，高級秘書屬于智囊型人物3.年輕化：興旺國家平均年齡26歲，一般20-35歲之間。工作3-5年，積存閱歷，熬煉力量，逐步由操作〔秘書〕向治理層〔主管〕邁進4.初級中級秘書女性化：程序性重復、標準性要求，需細心急躁5.高級秘書男性化：調研、出謀劃策、挑戰性，需高科技和規律思維露寶把微軟公司看成一個大家庭，她始終自覺以一個成熟女性特有的縝密與周到，把公司里里外外打理得妥妥貼貼。露寶以她的教養、閱歷和力量在微軟享有很高的地位，深受比爾·蓋茨的器重和員工的敬重。有人說，比爾·蓋茨是微軟的董事長，露寶是微軟的家長。比爾·蓋茨曾說過：“我和微軟的成功由于有露寶。”

“邂逅”大齡女秘書

微軟公司當時根本上都是年輕人，這些人搞業務、搞推銷都是一把好手，可是弄起內務、治理方面的雜事，沒有人能有急躁。

一次，為了接待馬上來訪的惠普公司人員，蓋茨才在亞帕克基市中心租了一套四個房間的辦公室，可里邊還是空蕩蕩的。

蓋茨發動大家連夜去查找辦公用品，自己則親自安裝終端設備。可這些，對于他的第一任秘書――一個年輕的女大學生來說，似乎并不是她分內的工作，一副不聞不問的冷漠勁兒讓蓋茨大傷腦筋。

他深切地感到，對公司這些粗粗魯魯風風火火的年輕人來說，應當有一位熱心腸、事無巨細的把后勤工作都能攬下來的總管式女秘書，不能總讓這方面的事來分他們的心。

不久，蓋茨在自己的辦公室招見了伍德，問他需要的女秘書找到了沒有。伍德一連交上幾個年輕女性的應聘資料，蓋茨看后都連連搖頭。

他看中女秘書的干練、穩重、能干，而對花瓶式的年輕女性沒興趣。“莫非就沒有比她們更適宜的人選了？”蓋茨絕望地責問伍德。

伍德猶遲疑豫地拿出一份資料遞給蓋茨：“這位女士做過文秘、檔案治理和會計員等不少后勤工作，只是她年紀太大，又有家庭拖累，生怕……”不等伍德說完，蓋茨已看完了這份應聘資料，丟下句“就是她了”后揚長而去。

就這樣，蓋茨的其次任女秘書――42歲的露寶上任了。她是4個孩子的母親，出來應聘時并沒有寄予太大的希望，在常年操持家務后她希望重新走向社會，重新尋找自我的價值。

露金是微軟公司總裁比爾·蓋茨的其次任女秘書，在到公司工作時，她已42歲了，并且是四個孩子的母親，而比爾·蓋茨當年才21歲，正值創業之初。

當露金的丈夫知道她要去上班的公司狀況時，就警告她，要特殊留意公司月底是否發得出工資。而露金沒有理睬丈夫的忠告，她想一個如此年輕的董事長開辦公司，遇到的困難生怕很多吧。她開頭以一個成熟女性所特有的縝密、細膩與周到，考慮她今后在公司應盡的責任與義務。

在“娃娃公司”的日子

露寶剛進公司時覺得這個公司的氣氛有點奇怪：一般公司請秘書肯定要年輕美麗身材苗條的女性，而自己這么大的年齡竟然得以錄用，真是令人不行思議。

幾天后的一個早上，露寶坐在自己的位置上看到一個男孩直闖董事長的辦公室，經過她面前時只是“嗨”地打了一聲招呼，像孩子對待母親似的那么自然，然后擺布起辦公室的電腦。

由于從前伍德曾特殊提示她，嚴禁任何閑人進入蓋茨的辦公室操作電腦，所以她馬上告知伍德說有小孩闖進了董事長的辦公室。

伍德表情冷淡地說：“他不是小孩，他是我們的董事長。”

“什么，他就是比爾－蓋茨？”

“沒錯。”

露寶回到自己的辦公室，愣了幾分鐘還是不死心，又跑去問伍德：“對不起，請問蓋茨幾歲了？”

“21歲。”

很多競爭對手就是被這個外形清瘦、頭發蓬亂還帶著頭皮屑的大男孩所迷惑。露寶也不例外，她在想：一個給人印象如此稚嫩的董事長辦實業，遇到的困難生怕很多吧！她以一個成熟女性特有的縝密與周到，考慮起自己今后在娃娃公司應盡的責任與義務。

一些日子后，露寶覺察蓋茨和艾倫行為頗異于常人。

他們通常是中午到公司上班，始終工作到深夜。假設偶然要在其次天早上會客，他們就在辦公室睡到天亮。

蓋茨睡覺的習慣很獨特，他從不在床單上睡覺。累了的時候，只要拉過一條毛毯蓋在頭上，不管何時也不管環境如何吵鬧，他總能立刻進入甜甜的夢鄉。

細心的露寶就適時為他預備毛毯，特殊是出差的時候，無論時間多緊急，蓋茨想睡覺時總能順手拉出毛毯。

關心蓋茨的起居飲食，成了露寶日常工作的一項重要內容，這使蓋茨感到了一種母性的關心和暖和，削減了遠離家庭而帶來的種種不適。

她在工作上也是一把好手，公司離亞帕克機場只有幾分鐘路程，所以蓋茨每次出差時，為了使工作盡可能的滿負荷，他往往要在辦公室處理事務到最終時刻才開頭趕往機場，為了趕時間，他常超車甚至闖紅燈。這樣的事多了，露金難免為他擔憂，便懇求他每次多留出15分鐘去機場，并且每次她都要加以催促。

露金把公司看成一個大家庭，她對公司的每個員工、每項工作，都有一種很深的情感。很自然地，她成了公司的后勤總管，負責發放工資、記賬、接訂單、選購、打印文件等。

“垃圾”大事

露寶把微軟公司看成一個大家庭，她對公司的每個員工、每份工作都有一份很深的感情。很自然，她成了微軟公司的后勤總管，負責發放工資、記賬、接訂單、選購、打印文件等工作，這引得四周好多人的艷羨。

然而，此時的她卻有了新的苦惱。每天早上9點左右，清潔工會進入微軟公司進展清理工作。有一天，一位軟件工程師突然從辦公室里嚷著沖出來，板起臉孔問露寶有沒有把他的程序扔掉。露寶莫名其妙地問：“沒觀察什么程序呀！”經過認真詢問，方知是清潔工誤把這位軟件工程師放在電腦旁、寫在廢紙上的一疊程序當做垃圾給扔了。這位工程師懊惱不已，那可是他的靈感之作呀。

這件事后，露寶定了制度：在微軟公司的辦公室，清潔工只能去除垃圾桶里的東西，其他地方的東西一律不準移動。

可是問題又來了，程序設計師把喝完飲料的空罐順手扔在電腦旁或桌子角，清潔工也不敢去碰。過不多久，辦公室里空罐積存如山。露寶又得向清潔工解釋：哪些東西是有用的，不行以碰；哪些東西是垃圾，應當去除。

露寶成了公司的靈魂，給公司帶來了分散力，蓋茨和其他員工對她都有很強的信任心理。當微軟公司打算遷往西雅圖，而露寶由于丈夫在亞帕克基有自己的事業不能走時，蓋茨對她依依不舍，留戀不已。

蓋茨、艾倫和伍德聯名寫了一封推舉信，信中給露寶的工作力量以很高的評價。露寶靠著這封推舉信，重找一份工作不成問題。

臨別時蓋茨握住露寶的手動情地說：“微軟公司為你留著空位，隨時歡送你來！”

久而久之，露金成了公司的靈魂，給公司帶來了巨大的分散力，蓋茨和其他員工對露金也有很強的依靠心理。當公司打算遷往西雅圖，露金因丈夫有自己的事業不能走時，蓋茨對她感到依依不舍。

3年后的一個冬夜，西雅圖濃霧長久不散，因缺乏得力助手而心情郁悶的蓋茨坐在辦公室里發愁。這時，一個生疏的嗓音伴隨著一個生疏的身影來到了他的跟前，“我回來了。”是露金，她為了微軟公司，說服了丈夫舉家遷到了西雅圖，連續為公司的騰飛效力。

隨著微軟帝國的建立，蓋茨從露寶那里得到了信任，露寶則從蓋茨那里得到了敬重，也獲得了個人職業生涯的巨大成功。相輔相成，唇齒相依，成了微軟公司一道獨特的風景。

是的，忠貞不二是一個人最大的優勢與財寶，它能換取別人的信任，從而鑄就事業的成功與輝煌。秘書實務主講：一、情景案例第一節什么是秘書

在國外，“秘書”一詞源于拉丁文的“secretarius”，意思是“可靠的職員”。英語中的秘書（secretary）與秘密（secret）有著密切的聯系。現代西方國家的秘書概念形成于資產階級工業革命時期，是工業社會的產物，主要指一種職位或職業及具有此職位的職員或從事此職業的人員。〔一〕秘書的界定二、根本學問1、宮中秘藏之書。〔1〕據史籍記載，“秘書”一詞在我國最早消失于漢代，最初的涵義是指物，指用隱語預卜吉兇或將來作出預言的讖諱、圖箓之書；如《漢書·敘傳》：“斿liú博學有俊才，……與劉向校秘書。”《漢書·劉向傳》：“詔向領校中五經秘書。”〔2〕指物——向指人轉變。到了公元2世紀，東漢桓帝時，“秘書”一詞才開頭用來作為掌管圖書史籍的官員的職務名稱。《文獻通考》：“后漢圖書在東觀，桓帝延熹二年，始置秘書監一人，掌典圖書、古今文字、考合異同。”“以其掌圖書秘記，故曰秘書。”雖然這時“秘書”一詞的涵義有了變化，由原先指物變為指人，但所指的人〔即被冠以“秘書”稱謂的官員“秘書監或秘書令”〕，掌管的僅僅是朝廷的圖書典籍而已，并未從事真正的〔現代意義上的〕秘書工作〔幫助領導，參與政務，治理事務，搞好效勞〕。東漢末年，曹操為魏王，設秘書令以“典尚書奏事，并掌圖書秘記之事”。曹操實際上是由秘書令取代了尚書的職權，使秘書令不但掌管了“圖書秘記之事”，還掌管了草擬奏章、公布政令之事。秘書令所掌管的草擬奏章、公布政令職權，是以往任何一位曾被冠以“秘書”稱謂的官員所沒有的。這是我國歷史上第一次消失的現代“秘書”一詞涵義根本一樣的古代秘書官職。因而可以說，曹操所設的秘書令，是最接近現代秘書含義的古代秘書官職。社會職業就世界范圍而言，秘書又是廣泛的社會職業之一。它屬于第三產業〔效勞性行業〕，它以其處理文書、事務的學問和治理力量為社會各行業和團體效勞。如政府機關、企事業單位、社會團體和個人等。歐美很多科學家、教授、醫生、律師、著名演員和運發動都聘請私人秘書，作為自己工作和生活的助手。上述種種見解，各有其道理。比較起來，我們認為，所謂秘書，在我國現代主要是指為黨和政府機關、企事業單位、社會團體或個人供給幫助治理與綜合效勞的人員。從秘書業務的內容劃分，可以分為行政秘書、機要秘書、文字秘書、事務秘書、會議秘書、公關秘書等。

行政秘書是指幫助領導處理公務、實施治理的秘書機要秘書是指處理機關機密文件的秘書文字秘書是指專職從事以撰擬、處理文稿為主要工作的秘書，具有較強的口頭與文字表達力量，俗稱“筆桿子”。事務秘書是指負責總務、后勤等事務性工作或負責照看高層領導、專家生活的秘書會議秘書是指特地從事會議籌劃、組織、安排、協調等工作的秘書公關秘書是指能夠幫助領導協調關系、處理沖突、樹立和維護組織良好形象的秘書〔二〕秘書的分級1．初級秘書指在辦公廳〔室〕、秘書處〔科〕內從事操作性、效勞性工作的秘書，如打字、印校、速記、接待、應對、文件收發保管和其它事務工作是其主要任務。他們不肯定有秘書的職稱，但通常也被稱為秘書工作人員。2．中級秘書指辦公廳〔室〕主任以下及下屬的秘書處長或秘書科長、秘書股長、文字秘書。他們負責起草文稿、辦理公文、調查爭論、收集和整理信息資料等工作。其工作成效，對領導者的決策有重要作用。3．高級秘書1、高級秘書：指秘書長、辦公廳〔室〕主任。雖然他們工作的機關、單位不同〔在中心機關或地方機關),但都是領導者的重要助手，日常行政工作的負責人，有的人本身就是領導成員。

如政府的秘書長，同時也是政府的領導成員之一。其職責是“參與政務，治理事務”，幫助首長綜合狀況、爭論政策、把握機要、推行工作，以及主持日常行政事務工作等。國外秘書人員，依據各人擔當責任大小和資格條件等方面的不同，也在縱向上分為不同的層次。例如英國，把屬于政府文官系統的秘書，分為行政級、執行級、文書級、助理文書級四個層次；日本企業界的秘書，則分為見習秘書、初級秘書、中級秘書、高級秘書四個層次。〔三〕、秘書的職業特征秘書算不上官，但是離官很近；秘書本身并不算真正有權，但是歸屬于權力體系。秘書工作的內容幾乎與領導工作內涵相等。但秘書工作的性質卻是幫助性，秘書工作的效勞原則獨特且不變。1.效勞性：直接性〔貼身的工作助手，不存在中間層次；工作內容與領導工作保持全都；直接對領導負責，聽命于領導，并向其匯報〕；廣泛性〔為上司、同級、群眾三層級效勞〕；穩定性〔只要不解聘不辭職，秘書長期為固定地上司效勞，業緣關系和人情關系〕2.學問化：以處理書面信息為主要內容，需把握現代辦公手段和專業學問技能，屬學問分子或白領階層，高級秘書屬于智囊型人物3.年輕化：興旺國家平均年齡26歲，一般20-35歲之間。工作3-5年，積存閱歷，熬煉力量，逐步由操作〔秘書〕向治理層〔主管〕邁進4.初級中級秘書女性化：程序性重復、標準性要求，需細心急躁5.高級秘書男性化：調研、出謀劃策、挑戰性，需高科技和規律思維〔四〕秘書職業化1．我國秘書職業化的過程

2．我國秘書職業化的特征〔1〕效勞對象多元化〔2〕業務工作特地化〔3〕勞動價值商品化〔4〕商務秘書女性化〔5〕資格認定制度化三、技能訓練■訓練１下面是《東方魔鬼辭典》和《辦公室魔鬼辭典》中對“秘書”和“文秘”的解釋，請結合本節所學的根本學問對其作出評判。秘書1．不必打字好，只須線條好。2．董事太太的敵人。3．只消說“董事正在開會，何時完畢很難說”便可領取薪金的美麗女子。文秘1．沏茶倒水者的美稱。2．用化裝盒多于用筆的職工。3．最多的紀錄保持者。4．坐在椅子上等待結婚之人。秘書

1．領導寵愛有人輔佐，不寵愛有人超過。

2．假設你想向上司提出忠告，你應當顯得只是在提示他某種他原來就知道不過偶然忘掉的東西。

3．至高權力的守護者。他們通過處理日程安排、和電子郵件而掌握著通往權力的大門。■訓練２下面是人們對秘書及秘書工作的一些形象化的描繪，請體會其中的真義所在。

·從事秘書工作這一行，別人睡覺我糊涂，別人度假我站崗，別人消遣我工作，加班是正常的，不加班是不正常的。·有人幽默地說：秘書工作“無法無天”，不受勞動法愛護，沒有星期天的概念。·領導開會我先來，看看座位怎么排；領導講話我先講，看看話筒響不響。■訓練３回憶你看過的文學作品或影視作品中的秘書人物〔或有秘書特征的人物〕，比方金庸小說《鹿鼎記》中的韋小寶、電視劇《喬家大院》中的孫茂才等，請共同爭論分析這些人物身上有什么是值得我們學習的？又有什么是我們必需摒棄的？真正的優點是機靈與處事力量。韋小寶為人處事及其辦公力量假設能學個兩三成，想必我們這些個凡人都會成為企事業單位中的治理精英了。假設把天地會總舵主陳近南比作私企的話，那么康熙所統領的清政府就是國企。韋小寶既能在私企天地會中擔當部門經理，同時也能在國企清政府那里擔當皇帝身邊的副總經理可見他的公關手段特別不一般。

孫茂才是喬家生意的參謀長，這個定位我想是勿庸置疑的。從劇情的進展來看，孫茂才是很適合這個位置，并且做的很有成效的。首先，他具有對事務進展的敏銳觀看力、洞察力，以及一個聰明的頭腦，這一點從他在給喬家各處生意出的一些辦法，及他對很多事情的評論可以看的出來。其次，孫比較擅長影響喬東家的想法，在東家激憤或者有些魯莽的時候，孫總能適宜的將東家引回到正確得體的思路上來，這點是難能珍貴的，應當說他做的特別好。正如有人說道：“他的聰明應當說不在喬之下的。甚至換句話說，喬家的產業為什么得以轉危為安甚至越來越好，一大半的緣由是由于喬結識了孫，這也曾經讓我覺得孫才是整個喬家的救命恩人”。孫對喬家的生意上的功績還是不行抹殺的。■訓練４依據以下的測試量表對自己是否適合從事秘書工作進展測量。你適合做秘書工作嗎？自我分析二十條：〔1〕你是不是認為，要當元帥的士兵不肯定是好士兵。〔2〕小時候，媽媽假設讓你去打醬油，買菜，再到郵局幫她寄信，回來的時候還要幫爸爸取放在朋友處的材料，你是不是習慣先很好地打算一下，再有條不紊地完成呢？〔3〕當你工作的時候，你是不是說“上帝保佑，又到了星期一了”。〔4〕當你考慮一個問題沒有答案的時候，能不能換個角度，甚至從逆向角度加以考慮。〔5〕小時候，你能不能看一天的螞蟻搬家。〔6〕你是不是更寵愛讓別人拿辦法，你照著完成即可呢？〔7〕你無意中知道了別人的一個隱秘，你總是能很好地保密。〔8〕你從小就很寵愛和人打交道，并且深得叔叔阿姨和朋友的歡。〔9〕你是否在做好一件事情之前，就開頭很好地考慮后面的事情。〔10〕上學時，是否嘗試過騎自行車長途旅行？〔11〕小時候你的朋友假設比你精彩很多，但是你并不妒忌，相反，你會幫助他做得更好。〔12〕當你成功地完成一件事情后，功績卻記在了