常用公文寫作和公文處理基礎知識

可編輯ppt常用公文寫作知識和公文處理基礎知識一公文寫作概述二通知三請示、報告、批復四函、會議紀要、通報、傳真五公文寫作中常見問題例析六公文處理基礎知識

可編輯ppt公文的定義公文是各類機關、單位，在行政、業務等管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是實施管理和進行公務活動的重要工具。公文的特點鮮明的政治性、政策性，強烈的權威性、約束性較強的時效性法定的作者、規定的收發文方式、知悉范圍特定的體例格式可編輯ppt公文的主要作用領導和指導作用規范和制約作用宣傳和教育作用溝通和信息作用依據和憑證作用示范作用史料作用公文的分類按制發機關分：黨、政、軍、司法、企業、事業、社會團體…...按行文關系分：上行文、下行文、平行文按機密程度分：國家秘密（絕密、機密、秘密）；企業商業秘密（企業機密、企業秘密）；普通按時限要求分：特提件、特急件、急件、平件按使用范圍分：通用公文、專用公文按公文文種分(見公文文種)按傳送介質分：紙、電子（辦公網、傳真、安全電子郵件）可編輯ppt公文寫作的基本要求政治方面的要求

1、觀點必須正確。2、內容必須實事求是。3、政策思想要連貫。技術方面的要求

1、結構嚴謹，層次分明，符合邏輯。2、語句通順。3、語言準確、鮮明、生動。4、文字簡練。

5、標點符號使用正確。6、引文、數字、人名、地名、機關單位名稱、事物名稱準確無誤。可編輯ppt公文文種《中國共產黨機關公文條例》（中辦發［1996］14號）列14種：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要?！秶倚姓C關公文處理辦法》（國發[2000]23號）列13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。可編輯ppt通用公文和專用公文★通用公文

指內容比較重要、格式完整、眉首有套紅的發文單位標識的公文。電子介質通用公文的版式，應與紙介質通用公文的版式保持一致?！肚鄭u市電信公司公文管理辦法

》（修訂）（青島電信[2005]111號）通用公文8種：決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函；★專用公文

是指在一定范圍內使用、具有特定文件格式和處理程序的文件。專用公文7種:督辦單、業務通知、會議紀要。簽報可編輯ppt正確確定和使用文種必須按照公文管理法規的統一規定、不能亂起名稱要依據制文機關的權限，不可超越職權要依據行文關系，考慮到與收文機關的組織關系要考慮發文的具體目的與要求可編輯ppt通用公文一般由秘密等級、緊急程度、發文單位標識、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件說明、印章、成文時間、附注、附件、主題詞、抄送單位、擬文部門、印發單位和印發時間等部分組成。公司函可省略主題詞、擬文部門、印發單位和印發時間等部分。通用公文格式可編輯ppt

（一）涉及國家、企業秘密的公文應當標明密級和保密期限，其中“絕密”、“機密”級公文應當標明份數序號。（二）緊急公文應標明“特急”、“急件”。特急件的確認，應以市公司領導簽字為準。（三）市公司文件、市公司函的發文單位標識，分別為套紅的“中國電信集團公司山東青島市電信分公司文件”、“中國電信集團公司山東省青島市分公司函”。（四）發文字號，包括單位代字、年份、序號。發文字號中的序號不編虛位。

1．市公司文件發文字號為“中國電信青島[xxxx]xxxx號，其中“中國電信青島”為發文代字，“[xxxx]”為年份，“xxxx”位序號。（以下類推）。2、市公司函發文字號為“中國電信青島函[xxxx]xxxx號”，其中“中國電信青島函”為發文代字。可編輯ppt（五）上行文應當注明簽發人、會簽人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯系人的部門、姓名和電話。（六）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文文種。公文標題中除法規、規章名稱和被印發、轉發、批轉的文件可加書名號外，一般不用標點符號。轉發、批轉文件，公文標題應避免重復用語和相同文種。（七）主送單位指公文的主要受理單位，應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。兩個以上的主送單位，可區別情況，按國家行政區劃、行政機關的排序排列，或按先大后小、先系統內后系統外的原則排列。（八）正文每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。正文中一般不夾帶圖表?？删庉媝pt（九）公文如有附件，應在正文之后、成文日期之前注明附件順序和名稱。附件通常與正件一起裝訂，位置自成文日期及附注之后另一頁開始，在主題詞前結束。如附件與正件分別裝訂，應在附件左上角標注“xx文件附件”字樣。印發、轉發、批轉文件時，被印發、轉發、批轉的文件即是正件，不能稱附件。（十）通用公文均應當加蓋印章。印章上不壓正文、下壓成文日期。（十一）成文日期以負責人簽發的日期為準。（十二）公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加圓括號標注。（十三）主題詞應當根據公文的內容標注，標引順序為類別詞、類屬詞、公文文種，最多不超過5個。對集團外部行文，使用《國務院公文主題詞表》；在集團公司內部行文，除使用《國務院公文主題詞表》之外，可根據需要補充使用《電信專業常用主題詞表（試行）》?？删庉媝pt（十四）抄送單位指除主送單位外需要執行或知曉公文的其他單位，排列順序與主送單位的排列順序相同。如需抄送市公司內部時，表述為：“市公司各部門、各單位”。（十五）擬文部門名稱使用規范簡稱。（十六）印發單位標印為“中國電信集團北方電信有限公司青島市分公司綜合部”（或青島市電信分公司綜合部），印發日期為打印完成的日期。（十七）文字從左至右橫寫、橫排?？删庉媝pt公文格式參照國家質量技術監督局《國家行政機關公文格式》（GB/T9704—1999）版頭部分

1、發文機關；2、秘密等級；3、緊急程度；4、發文字號；5、簽發人（上行文）。行文部分

1、標題；2、主送機關；3、正文；4、附件；5、印章；6、成文時間；7、附注。版尾部分

1、主題詞；2、抄送機關；3、擬稿部門；4、會簽部門；5、印發機關和時間。可編輯ppt《常用公文寫作知識》通知可編輯ppt常用文種寫作要點通知使用最多的文種。適用于發布（印發）本單位的規章制度，批轉下級單位的公文，轉發上級單位和不相隸屬單位的公文，傳達要求下級單位辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。主送單位準確、清楚，嚴忌錯漏。導言簡潔清晰，高度概括。主文明確具體，針對性和可行性要強?？删庉媝pt文體結構標題：由發文機關、事由、文種三部分組成。發文代字+年度+序號主送機關正文1、通知的事由2、通知的主體3、結尾部分落款（省略）成文日期可編輯ppt會議通知關于召開月度生產經營分析會議的通知

公司定于6月15日召開部分省級公司總經理座談會。現將有關事項通知如下：一、會議內容各職能部門對5月份生產經營情況進行通報分析。二、參加人員各單位主要負責人三、會議時間6月15日上午9：00四、會議地點青島分公司綜合辦公樓

綜合部聯系人：鞠景婷，電話：86684419，傳真：86684422附件：參會回執單?？删庉媝pt印發本單位規章制度的通知關于修訂《青島市電信公司公文管理辦法》的通知各市（區）分公司、市公司各部門、各單位：為加強OA系統中的公文管理，理順公文流轉過程，加快公文的流轉速度，經公司研究，對《青島市電信公司公文管理辦法》（青島電信[2003]2號）進行了修訂，現將有關事項通知如下，請遵照執行。附件：1.公文印發格式分類表2.OA公文流轉操作手冊3.各類紅頭文件版式4.公文發文稿紙5.北方公司主題詞二ΟΟ五年六月十七日可編輯ppt轉發文件的通知可編輯ppt布置工作的通知可編輯ppt《常用公文寫作知識》請示批復可編輯ppt常用文種寫作要點請示使用范圍較廣，頻率較高。適用于向上級單位請求指示、批準。種類：請求指示的請示、請求批準的請示、請求批轉的請示寫作要求：一事一文。主送單位一般只寫一個。導言開門見山提出請示緣由，要充分有力。主文中心內容突出，事項集中，條理清楚。正常情況下，應事前請示，不越級請示。如提出2個以上方案，應有傾向性意見。在附注處注明聯系人的姓名和電話?？删庉媝pt請示的內容結構開頭部分寫請示的緣由、理由、背景，要求寫得充分而又簡明。主體部分寫請求的事項，要求寫得實際、合理、明確、簡要。結尾部分寫希望要求，要注意規范?？煞瘢ㄍ追?、當否），請批示；是否可行，請批示；以上請示，望予審批等。可編輯ppt關于協助辦理中國電信青島分公司綜合樓相關手續請示青島市嶗山區人民政府：在嶗山區政府的大力幫助下，座落于嶗山區商務二區中心的中國電信青島分公司綜合辦公樓建設項目已順利竣工，并于2007年11月26日正式投入使用。

……

妥否，請批復！二○○八年五月七日可編輯ppt常用文種寫作要點批復使用頻率較高。適用于答復下級單位的請示事項。核實緣由的真實性，研究可行性，權衡利弊得失，有根據地表達意見。針對性強，態度明朗，答復明確，措辭嚴謹，語句莊重。請示內容較多的，可分條列項地答復。對不同意的事項，應說明不同意的理由。如需要，可從上級單位的角度強調一些事項，或提出希望、要求、號召?？删庉媝pt批復的內容結構問題的引起。你單位《關于某某事項的請示》（某某[2004]12號）收悉。做出明確的答復，即同意或不同意。可編輯ppt可編輯ppt《常用公文寫作知識》報告可編輯ppt報告的概念種類繁多，工作量大，使用頻率高。適用于向上級單位匯報工作，反映情況，答復上級單位的詢問。報告是一種陳述性的上行文。報告是上級制定方針政策、指導工作、進行決策的重要依據之一，也是下級取得上級的理解、信任、支持、指導的重要途徑?？删庉媝pt報告的寫作要點報告要注重時效，情況真實不弄虛作假，不文過飾非，有關事實和數據務必準確無誤報告語言要簡潔，篇幅要短小突出重點，層次分明，不夾雜請示事項，不與請示混淆。向領導提交較大篇幅或重要的報告時，最好同時準備說明材料（寫作意圖、背景等）。可編輯ppt報告的內容結構三段式情況——做法——問題（意見）情況——問題——建議情況——原因——下步做法情況——原因——責任及處理意見可編輯ppt青島電信落實省公司2006年工作會議精神情況報告省公司：全省2006年電信工作會結束后，青島電信迅速行動起來，認真開展會議精神的貫徹落實工作，主要做法：一是采取層層學習和層層貫徹方式；二是通過理解、消化、分解，將會議精神實質融入到公司《2006年主要工作目標和思路分解落實計劃》當中，使湯總講話和工作會議精神落地生根。層層學習和層層貫徹可編輯ppt與報告近似的文書工作總結單位或個人對某段時期、或某項工作、或某個任務結束后進行的回顧與檢查，肯定成績和經驗，找出不足和教訓，并從中歸納出某些規律性的東西，以促進和推動以后的工作。總結是對自身實踐活動的本質概括和理性認識。通常使用第一人稱的寫法，以敘述、說明、議論等表達方式為主。絕大多數總結是為自身而寫，或是為了向上級單位、領導同志、會議代表匯報，以求得指導、幫助、批準。

導言，簡單扼要地交待總結的問題，或介紹背景，或提示主要經驗、成績、效果、教訓。

正文，做法和體會、成績和缺點、經驗和教訓。

結尾，精煉簡潔地表明以后努力的方向，或打算、措施。可編輯ppt報告與總結的區別與聯系報告在表述方式上大量使用敘述，情況、事實的表述占絕大部分，只是少量使用一些議論文字?？偨Y與一般報告相比更側重與對規律的揭示，對問題的認識?？删庉媝pt《常用公文寫作知識》函會議紀要通報可編輯ppt常用文種寫作要點函應用范圍廣，使用頻率高（公函、便函）。適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。開頭部分，簡潔寫明發函的緣由。中間部分，逐一寫出詢問、商洽、答復的具體事項及要求。結尾部分，區分情況寫：“此復”、“特此函復”、“特此函告”、“盼復”、“即請復函”、“請研究函復”等。文字表述，議論說理適度，語言樸實謙恭?？删庉媝pt關于進行網間合作業務洽談的函中國網通（集團）有限公司青島市分公司：

根據雙方省公司共同簽署的《中國網通（集團）有限公司山東省分公司與中國電信集團北方電信有限公司山東省分公司關于進一步規范市場經營行為的協議》（魯網監管【2005】495號）的指導精神，結合青島通信市場經營狀況，我公司希望貴我雙方本著理性競爭、共同發展、互惠互利、誠實合作的基本原則，在相互理解的基礎上，就市場合作和行為規范達成市公司層面的協議。

（以下省略）可編輯ppt關于《關于配合做好衛通公司中心機房供電保障的函》的函復青島市信息產業局：貴局五月十三日《關于配合做好衛通公司中心機房供電保障的函》（青信產函[2008]32號）已收悉。收到函后，我公司非常重視，根據貴局要求，我們及時與青島衛通公司、青島供電公司高科園供電部進行了聯系，（以下省略）可編輯ppt常用文種寫作要點會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。在會議文件（記錄）基礎上經過整理加工而成。忠實原意，所記事項準確無誤。條理清晰，層次分明，詳略得當。執行事項要有較強的可操作性。用第三人稱語氣敘述。固定格式：標題、會議基本情況、記載事項、版記。領導班子會議紀要、黨委會議紀要、總經理辦公會議紀要、月度經營分析會議紀要、專項會議紀要、部門會議紀要。可編輯ppt常用文種寫作要點通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。介紹通報的事件或人物，將緣由、時間、地點、經過、后果等交待清楚，分析闡明其性質、意義或提出引以為戒、需要注意的事項。結尾寫明所做出的決定或指示性意見，及提出有關要求或發出號召。特點：典型性、針對性、準確性、真實性、時效性；用詞嚴謹，注重寫實，掌握分寸。分為：月度性常務通報、專項工作通報可編輯ppt使用傳真電報應注意的幾個問題原則上只在本系統內使用。單獨編號，不要求歸檔。其內容只在較短時期（30天內）發生作用。限時（10天內）送達。文種僅限于“通知”（會議、電路調度、布置工作）、“函”及禮儀類電報。正式文件必須緊急送達，原則上不用傳真電報形式，可在制成后直接電傳。內容涉密，用保密傳真系統。可編輯ppt《常用公文寫作知識》公文寫作中常見問題

可編輯ppt“事由”（標題）重復表述：

錯：《關于轉發XXXX通知的通知》

對：《轉發XXXX通知》

例：轉發省公司下發的《深入貫徹中央推進治理商業賄賂專項工作意見》

標題：關于轉發《深入貫徹中央推進治理商業賄賂專項工作意見》的通知文體混淆：錯：《關于XXXX請示的報告》

分析：請示與報告屬兩種文體，不能混淆使用。

可編輯ppt主送、抄送主送：只對單位，不對單位內部部門例1：上行文錯：省公司網絡部、區政府辦公室：對：主送單位改為“省公司”；“嶗山區政府”例2：下行文各市（區）分公司，市公司各部門、各單位：抄送：可抄送某單位，可抄送上級單位部門，不得對本單位內部門例1：錯：公司發文，抄送維護中心對：公司發文，抄送省公司網絡部注意：不能主送某單位，抄送同一單位內部部門，如：北方公司主送集團公司的文，不能抄送集團公司內部部門可編輯ppt三、行文簡稱：對內部各級單位行文除印發本單位管理辦法、實施細則等文件標題用非法定企業名稱全稱外，其余標題和內容中出現企業名稱用非法定企業名稱簡稱.例：1、關于印發《中國電信青島分公司合同管理辦法》的通知內容：“本規定僅適用于青島分公司”

2、關于印發關于印發《青島分公司2008年培訓計劃》的通知年的表示一般應完整，不應簡寫，例如2005年不應簡寫為05年；正文中的援引（例見下頁）援引別的文件，一般要同時援引文號；提到附件內容，一般應注明見附件可編輯ppt格式不規范公司的標準格式“一、”“（一）”“1、”“（1）”“①”平行文專