1、第一中學檔案管理方法第一章總那么第一條 為進一步加強我校檔案管理工作，規范檔案行為，充分 發揮檔案的作用，更好地為學校各項工作服務，根據機關團體企業 事業單位檔案工作規范，結合我校實際，特制定本方法。第二條 本方法所稱的學校檔案，是指我校從事教學、科研、黨 政管理以及其他各項活動直接形成的對學校和社會有保存價值的各 種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第三條學校檔案是辦好學校的重要基礎工作之一，是維護學校 歷史真實面貌的重要事業，是學校管理工作中不可缺少的重要環節, 必須納入學校整體開展規劃，列入學校管理工作的重要議程，切實加 強對檔案工作的領導和管理，全校教職工都要支持、關心和了解檔案

2、工作，提高檔案意識，將檔案工作與學校各項工作緊密結合，納入業 務工作范圍，在各項業務工作的布置、檢查、總結、驗收各個階段, 應同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作，實現檔案工作與業務工作 的“四同步”管理。第二章領導體制和機構設置第四條學校檔案工作在市學校管理中心的領導下，接受市檔案 局的指導、監督與檢查。第五條學校檔案工作實行統一領導，綜合管理的原那么，由校長 分管，成立學校檔案工作管理委員會，設立綜合檔案室。第六條學校綜合檔案室職責范圍：（一）認真貫徹執行檔案法及上級關于檔案工作的法律法規， 積極開展檔案宣傳工作。（二）制定學校檔案工作規范、規章制度，規劃全校檔案業務建 設工作，負責監督、指

3、導和檢查檔案工作規章制度的執行情況。（三）負責對全校歸檔部門的業務指導工作，指導其正確立卷。（四）負責全校黨群、行政、教學、學生管理、科研、培訓、基 建、設備、財會及特殊載體等檔案的接收和歸檔工作。（五）負責編制各種目錄、索引、卡片等檔案檢索工具，編輯檔 案參考資料，開發檔案信息資源，積極為學校各項工作提供利用。（六）及時準確地對檔案的移交、保管、利用等情況進行統計, 并按規定向檔案業務主管機關報送檔案工作基本情況統計表。（七）做好檔案的保密和保護工作，定期檢查庫存檔案，對破損 檔案要及時補修和復制。（A）做好檔案鑒定和銷毀工作，對超過保管期限的檔案要及時 提出處理意見，經有關部門鑒定和主管領

4、導審查批準后，列出清單銷 毀。（九）加強檔案工作的對外聯系。參加檔案工作協作、檔案學術 研究和交流活動，以便吸取經驗，接受指導，疏通信息。第七條 分管部門工作的校領導，對分管工作范圍內的檔案工作 負有直接領導責任，要做到業務工作同檔案工作一起部署，一起檢查, 定期檢查指導部門檔案工作，及時研究解決檔案工作存在的問題。第八條學校各部門主要負責人為本部門檔案工作的責任人，應 根據工作需要配備專（兼）職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理 和移交工作。第三章經費、庫房和設備第九條 學校檔案所需經費，單獨立項，列入學校預算，統籌解 決。第十條學校為綜合檔案室提供專用的符合檔案管理要求的檔 案庫房，根據需

5、要配置恒溫、恒濕設施。第十一條 學校有計劃地為綜合檔案室配置微機、復印機、打印 機、掃描儀、數碼照相機、刻錄機等設備。第四章文件材料的歸檔、移交和接收工作第十二條 各種載體的歸檔材料實行部門領導負責制，并實行部 門立卷制度，各部門兼職檔案員負責本部門各種載體歸檔文件材料的 收集、整理和歸檔工作。綜合檔案室應深入各部門指導其立卷工作。第十三條學校在各項工作中形成的各種載體的具有保存價值 的文件材料，屬全校性、綜合性的文件材料由學校辦公室整理、立卷， 專業性文件材料由部門檔案員進行整理、立卷，經部門負責人審核簽 字后，定期向綜合檔案室移交。第十四條學校對科研成果，基建工程等進行鑒定、驗收時必須 有

6、綜合檔案室人員參加。有關部門應會同綜合檔案室對應歸檔的文件 材料加以審查，簽署意見，沒有完整、準確、系統的文件材料的工程，不予驗收，不予上報成果。第十五條重大設備的開箱驗收必須有學校綜合檔案室參加，以 監督、檢查、指導設備文字材料和技術文件的清點、驗收工作，并在 驗收記錄上簽字、蓋章。對文字材料和技術文件不全的設備，有權拒 絕簽字并通知財務部門暫緩結算，待設備定購部門讓廠家補齊后，方 可辦理相應手續。第十六條 每年四、五月份進行前一年度文書檔案的集中立卷, 六月底前向綜合檔案室歸檔；基建檔案應在工程完成后的兩個月內向 綜合檔案室歸檔；當年會計檔案在會計制度終了后，可暫由財會部門 保管1年，期滿

7、后的次年6月底前向綜合檔案室歸檔；教學檔案，除 教學綜合管理文件外，能按學年度歸檔的，應在次學年度寒假前歸檔, 按完成培養周期（即一屆學生從入學到畢業）的各類材料，當年寒假 前一次性歸檔；聲像檔案凡與其他文書檔案相關聯的，可與相關文書 檔案一起歸檔，其他單項活動的聲像檔案一般應在活動結束后兩個月 內歸檔。第十七條歸檔案卷應符合有關案卷質量標準規定和要求，綜合 檔案室對不符合歸檔要求的案卷，應退回重新整理，以保證案卷質量。 交接雙方應對檔案進行檢查、清點、核對，并履行簽字手續。第十八條 凡由本校與其他單位分工協作完成的工程，由主辦單 位保存整套檔案，協作單位除保存與自己承當任務有關的檔案正本以

8、外，應將復印件送交主辦單位保存。第十九條學校檔案原那么上由學校綜合檔案室永久保管。在國家 需要時，或學校所存局部檔案列入有關國家檔案館接收范圍時，應向 有關國家檔案館提供所需局部原件或復制件。第二十條 學校文件材料的歸檔范圍，按照無錫市第一中學檔 案歸檔范圍和保管期限表執行。第二十一條 教職員工個人在其從事教學、科研、黨政管理等職 務活動中形成的各種載體形式的文件材料，必須按照規定向學校綜合 檔案室移交，集中管理，任何個人不得據為己有。對于個人在其非職務活動中形成的重要文件材料，學校綜合檔案 室可以通過征集、代管等多種形式進行管理。對個人向學校綜合檔案 室捐贈檔案的，學校應予以獎勵。第五章檔案

9、管理第二十三條學校綜合檔案室對歸檔的案卷按要求進行分類、整 理，在分類的基礎上按保管期進行系統排列，編制案卷號以固定其位 置。第二十四條學校綜合檔案室建立全宗卷以積累存儲學校案卷 的立卷說明、分類方案、鑒定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、 全宗介紹等材料。檔案人員要熟悉所藏檔案的基本情況，編制互為補 充的檢索工具，并利用檔案史料開展編研工作，配合有關部門編制全 宗介紹、組織沿革、大事記、文件選編等，主動積極地做好提供利用 工作，為學校各項工作服務。接收與檔案有關的各種資料，進行登記 編目，分類整理，科學保管，配合檔案提供利用。第二十五條 檔案保管期限分永久、長期（15年一50年）、短期（1

10、5年以下）三種。根據各類檔案保管期限的規定，定期對所存檔 案進行鑒定，準確地確定檔案的存毀。檔案的鑒定要在分管校長的領 導下，由綜合檔案室和業務處室共同進行。檔案的銷毀由鑒定人員提 出意見，登記造冊，報經校長批準后，由二人以上在指定地點監銷, 并在銷毀清冊上簽字。未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。第二十六條學校綜合檔案室應做好以下統計工作（一）對檔案的收進和移出、全宗和案卷數量、檔案的利用等情 況進行統計；（二）按照有關規定，向所在地檔案行政管理部門和上級主管部 門報送檔案工作基本情況統計報表。第二十七條檔案人員定期對檔案庫房設施及保存的檔案進行 檢查。對已破損和字跡褪色的檔案，應及時修復或復

11、制，遇有特殊情 況，應立即向校領導報告，及時處理，確保檔案平安。第二十八條檔案人員調開工作時，必須辦完檔案交接手續后方 能離開崗位。第六章檔案的利用與開放第二十九條 學校綜合檔案室所保存的檔案，主要供本校利用。 借閱黨委會議記錄要須經黨委書記批準，借閱校長辦公會記錄須經校 長批準。如其他單位或個人利用檔案須持單位介紹信和有效證件，經 辦公室主任批準后，方可查閱。如需利用的檔案涉及重大問題或黨和 國家秘密，必須經校長批準。第三十條借閱檔案和文件必須嚴格履行登記手續，并認真填寫 檔案利用效果登記表。借閱者要遵守借閱規定，不得在檔案上涂改、 勾劃、圈點、拆卷、污損。如利用者要求復制檔案，一般由檔案室負 責辦理，并按規定合理收費。密件不得復制。第七章考核、獎勵與處分第三十一條在校長領導下，學校檔案工作管理委員會和學校綜 合檔案室定期對全校各部門檔案工作進行考核。考核結果納入學校年 度考核，