1、貿易公司財務管理制度及辦法目錄 TOC o 1-5 h z 第二章銀行存款管理制度 3第三章印章管理制度4第四章 公司費用、款項支付審批程序 6第五章發票管理制度11第六章應收賬款管理制度 14第七章預付賬款管理制度 17第八章存貨管理制度 20第九章固定資產管理辦法 23現金管理制度為了加強對現金收支業務的監督，保證資金安全，根據國務院頒布的現金管理暫行 條例，結合公司的具體業務情況，特制定本制度。本制度適應于系統內各公司及員工。 各公司的資金支付及調配統一由資金管理中心管理。一、現金收支的總體規定.現金收支必須堅持收有憑、付有據，杜絕由于現金收支不清、手續不全的一切漏 洞；.除出納或財務部

2、授權的人員外，任何單位和個人都不得代表公司接收現金或與其他 單位辦理結算業務。.現金收支要做到日清月結，不跨期不跨月處理現金賬務。.出納人員不得擅自將公司現金借給個人或其他單位，不得謊報用途套取現金，不得 利用銀行賬戶代其他單位或個人存及或支取現金；不得將單位收入的現金以個人名義存入 銀行；.出納因特殊原因不能及時履行職責時，必須由財務部經理指定專人代其辦理有關現金業務，出納不得私自委托。二、現金收取的規定.出納人員在收取現金時，應審核單據的內容，款項當面點清；出納人員收取現金，應認真鑒別鈔票的真假，誤收假幣或發生短款，由出納人員承擔一切損失；.因業務需要在公司外部收取大量現金的，應及時向公司

3、財務經理匯報并妥善處理，任何人不得隨意將款項帶回自己家中，否則發生損失由責任人承擔。. 現金收取后，出納員應在收款憑證上加蓋“現金收訖章”，并簽名或蓋出納人員私章。. 公司每天的現金收入，超出庫存限額金額以上的部分，應及時送存銀行，不得挪用、擠占和公款私存。三、現金的支付出納人員應嚴格按照上述現金的使用范圍來辦理現金支付業務，因特殊情況確需超范圍或大額支付現金的，需本公司財務經理及總經理批準。出納人員支付現金，需審核相應原始憑證的合法性、合規性、真實性與正確性，對未完成本公司規定的審批程序的業務，應拒絕辦理。出納人員支付現金，需由現金收款人在相應的單據上簽名確認，款項支付后應在相應的報銷憑證上

4、加蓋“現金付訖”章，并簽名或蓋出納人員私章。四、現金的保管.本公司申請的庫存現金限額為三天至五天的日常零星開支所需的現金，超額部分應及時存入銀行。.出納人員對于限額內的現金于當日核對清楚后，一律放在保險柜內，不得放在辦公桌內過夜，不得將現金帶離單位。.本公司出納員應按筆登記現金收支業務，并做到日清月結，下班前全面盤點庫存現金，發現長、短款時應及時報告。五、其他.本公司財務經理或指定的會計主管對收銀員、出納的現金收、付款業務負有監督責任，應定期或應不定期對出納的現金進行抽查盤點（不少于兩次）。. 出納員因休假等原因需要代班的，雙方需對所代辦理的業務單據進行復核，款項進行清點并簽名確認，以便分清責

5、任。銀行存款管理制度銀行賬戶的開立. 本公司嚴格按照中國人民銀行公布的銀行賬戶管理辦法的規定，只開立一個基本存款戶，并根據管理需要開立一般存款賬戶。銀行賬戶的開立應由財務門提出申請并報公司總經理、貿易公司總裁批準。.本公司銀行賬戶的使用需符合銀行賬戶管理辦法的相關規定，不得辦理與本公司無關的款項收支業務，即不得出租和出借銀行賬戶。.本公司對外部單位的業務結算，一般應通過銀行進行。銀行收款業務納人員應及時從開戶行取回轉賬或電匯業務的收款回單，并依此登記銀行存款日記賬。2.出納人員應將銀行收款的進賬回單與相應的業務原始憑證核對粘貼在一起，交會計人員作進行賬務處理。銀行付款業務1. 出納員辦理銀行付

6、款業務，需審核相應的原始憑證，對未完成本公司規定的審批程序的業務，應拒絕辦理。2.對外結算業務不能開具現金支票，提取備用金按本公司規定的程序操作。3.出納員應及時掌握存款賬戶余額信息。其他與銀行有關的業務管理. 實行“資金日報表”管理:出納員每天須填制“資金日報表”，當天的報表，于次日上班后向財務經理、總裁報送。.“網銀”管理：系統內各公司銀行網銀，均由資金管理部負責管理。負責所有銀行的收、付、轉業務的辦理。“網銀”支付業務：付款提交人與付款授權人不得為同一人。.銀行存款余額調節表管理：每月月末結賬后，財務出納員須針對財務賬面的銀行存款余額與銀行對賬單的差異作“銀行存款余額調節表”。并妥善留存

7、“銀行存款余額調節表”。財務負責人應不定期的檢查“銀行存款余額調節表”。.銀行授信管理辦法：融資部門負責辦理銀行授信業務，包括：組織各相關部門編寫材料、報送銀行需要的資料、報送財務報表等。.出納員應對所經辦的銀行收、付款業務逐筆登記，并與銀行存款對賬單逐筆勾對，對于未達賬項應按月編制銀行存款余額調節表，未達賬項的掛賬時間不得超過三個月，年末結賬前應保證銀行存款余額與銀行對賬余額一致。.本公司財務經理或經授權的會計主管對出納的銀行結算業務負有監督責任，每月對其銀行余額調節表的內容進行核對，需特別關注未達賬項的內容。.出納員因工作疏忽開具空頭支票而導致罰款的，應承擔一定的責任。印章管理制度一、印章

8、的制作、廢止和保管. 公司業務流程所涉及的印章由公司指定統一制作，相關人員嚴禁私自制作印章。.經相關管理人員授權后由行政部負責制作涉及業務流程方面的印章，具體分為財務專用章、人名章。.公司合同專用章由各公司指定專人進行保管、使用；財務專用章由財務部指定專人進行保管、使用，人名章由章上所刻的人員自己保管或由本人授權他人保存。未經授權的人員一律不得接觸、使用印章，同一人員不得保管使用同一單位兩枚（含兩枚）以上印章。.各印章的保管人員一律不得將印章轉借他人，否則所造成的后果由印章保管人員負責。.印章保管人若管理不慎使印章遺失、被盜或損毀，需立即上報行政部，由行政部登記后按法律程序申明作廢并制作新的印

9、章。二、印章的使用.使用印章時，使用人必須填寫“印章使用申請單”，說明使用印章的理由、起止時間、印章的種類、材質及申請人等。.“印章使用申請單”經有關領導審批后，連同需用印蓋章的文件一同交由印章保管人蓋章。.印章保管人要仔細審核“印章使用申請單”的事項和相關管理人員的批示，若認為不符合相關規定，可拒絕蓋章。.經授權的印章代理人員使用完印章后，要將蓋章依據與“印章使用申請單”交由印章管理人進行審核，并由各蓋章人員保存，每月月底匯總后交予指定部門存檔。. 銷售部與購貨方訂立銷售合同所蓋合同專用章，必須由印章保管員根據經審核審批后的表單并與銷售合同核對一致后才能蓋章，若亂用合同專用章造成公司損失的，

10、要追究相關責任人的責任。.公司財務方面的印章原則上不允許帶出，確需帶出公司使用時，必須在“印章使用申請單”上說明事由，經公司總裁批準后方可帶出。. 出納要將財務的有關印鑒簿交給銀行，當印章變動時要及時與銀行聯系，更新印鑒簿。. 印章保管人應及時填寫“印章領用登記簿”，說明印章使用事由、使用對象、蓋章 時間等，并由申請人簽字確認。. 印章保管人員離職或調動時，必須將所保管的印章及相關文件交接，否則不允許離職或調動。. 公司中任何涉及財務印章的使用事項均需按本辦法規定的程序執行，嚴禁擅自使用印章。公司費用、款項支付審批程序一、有關資金支付審批權限本公司有關支出均經審批后進行，實行“費用審批、資金支

11、付一支筆”原則，即任何資金的支付必須經過貿易公司總裁審批，付款時必須經過財務經理、集團財務總監審批。為保證日常業務的正常運轉，上述審批人員如因工作或其他原因未能辦理審批事項的，可授權委托公司有關管理人員代為審批；如遇突發事件未能及時現場簽批的，可先以手機發信息形式批準，憑手機信息進入下一審批程序，并在事后補簽。借款后再填單報銷或取回發票沖賬的業務審批，按上述審批授權及下列審批程序進行。二、資金支付審批注意事項. 費用報銷的控制原則：分級負責、層層把關。由各部門負責人負責本部門人員費用報銷相應的業務真實性進行審查；財務審核會計對業務票據的合規性、金額計算的準確性進行復核；總裁對所報銷費用經辦業務

12、的合理性及事先審批情況進行把握并進行總體審批；集團財務總監對款項的支付方式及時間進行審批。.款項支付均需填寫相應的單據（以下合稱“支付單據”）辦理業務如由需要先借支款項，需由經辦人員填寫“借款審批單”；辦理費用報銷，需由經辦人員填寫“費用報銷單”；辦理采購貨款支付，需由經辦人員填寫“付款申請審批單”；并按規定貼粘相應的票據、合同等作為附件，并按相應的流程進行審批。.“借款審批單”應列明：借款的性質、借款的用途、借款的預計金額、款項支付預計時間等內容，先報部門負責人、總裁審核批準后，再報財務部審核會計及財務總監審核，最終由出納根據款項支付的類別支付現金或填寫支票。.經辦人在填寫“費用報銷單”時，

13、應遵照“實事求是、準確無誤”的原則，費用的發生原因、發生金額、發生時間等要素填寫齊全，并在“費用報銷單”經辦人處簽署自已的名字，交共同參與的人員復查，并由其在證明人一欄上簽名；經辦人應及時將收集到的費用單據加以整理歸類，按本公司“費用報銷單”規范粘貼，粘貼過程中應區別費用性質（如交通費、差旅費、招待費、辦公費等）分類粘貼，便于歸類計算和整理；“費用報銷單”的填寫一律不允許涂改，尤其是費用金額應保證金額的大、小寫填寫一致，否則無效。.“采購貨款支付審批單”應列明收款單位開戶行及賬號、業務內容、金額，預付款貨時應附上相應的采購合同；正常貨款結算時應附上相應的采購發票及材料物資驗收單據。三、資金支付

14、審批基本流程第一步:經辦人應將填寫完整、附件齊全的支付單據先交本部門負責人進行審批，部門負責人重點對款項發生事項的真實性、預算金額與實際金額的差異合理性進行審查，部門負責人審查無異議后，應在“# 單”或借款單部門負責人一欄簽名。第二步：經辦人將經審批后的支付單據送交財務部門進行審核，審核會計對所附的原始發票和單據進行合法性審查；對支付款項與合同條款進行核對；對款項的歷史支付記錄進行復核，對費用金額及辦理程序的完整性與公司的規定進行復核；對金額計算的正確性進行復核。對于不符合規定要求的報銷單據，財務部門有權退回并要求報銷人重新整理；對于前欠款未結清的借款人，如無特殊原因原則上暫停支付新的借款；對

15、于超過公司標準的費用報銷財務人員可直接核減；對于未按規定完成前期審批的業務，財務人員可拒絕受理。對支付單據審核無誤后，審核會計注明相應的審核內容后簽名確認。第三步：經辦人將取得本部門負責人審批后的支付單據按授權審批權限送交主管副總及總經理進行審批，對業務報銷的合理性及事前特許事項進行確認。第四步：經辦人將經會計審核后的支付單據按審批權限交財務經理、集團財務總監審 批，集團財務總監根據資金計劃對款項的支付方式及結算時間進行簽批。第五步：經辦人將完成審批程序的支付單據交出納辦理支付手續。出納應對“費用報 銷單”進行審核，重點看報銷單是否有涂改、費用計算是否正確、后附的發票是否齊全合 法，審批手續是

16、否齊備。審核無誤后在“費用報銷單”出納一欄處簽名，并按財務經理批 準的結算方式及結算時間安排資金，通知經辦人領取現金、支票、匯票，并簽名確認收款 事宜，采取轉賬及電匯方式的，在辦妥后通知經辦人員。對其他付款單據也要進行相應的 復核，出納辦妥款項支付后，應及時在費用報銷單及附件上加蓋“現金付訖”或“銀行付 訖”專用章，并及時登入現金或銀行存款日記賬，或票據臺賬。附件1借款審批流程簡圖A附件2費用報銷流程簡圖附件3貨款支付報銷流程簡圖附件-1本公司借款審批流程簡圖如下:1、經辦人填寫“借款單”2、經辦人將填寫 好的“借款單”交 部門負責人審核6、經辦人將完 成上留附府聘審 核儲藪篦”“偌藕 圉副董

17、事輛銅樵 資金5、經辦人將完成 上8程唐剛依假根 款疆資金來郵儲金 總睡鯽嫁辦人領取款項附件2費用報銷流程簡圖如下1、經辦人填寫 “報銷單”， 整理、粘貼合 6批辦人將審 核完囂湖“費堪根 掘崎重安排懵繼 M闕院3排援霰 款項2、經辦人將完成 上步程序的“費用 產銷單”交部門負 責人用標角等完成上 爽桎弱力的娜同艮銷革頊遇建南摒好總監 布孩接自處簽名確認一3、經辦人將完成上步程序后的“借款單”交總戡案批經辦人將完 9U：第附后取得 款橫藕熏光覆射 售鬻款訛述檎幺 確01出納人員對L已支付“借款_單”蓋“付訖”3、亳!辦人將完成上 步程序的“費用報銷 產”交主管會計復核 -4-經辦人將 完成上畫

18、根質附 已費用報錮!|報 銷恿裁案梅簽票 據蓋“付訖”章采購款項支付審批流程簡圖如下:統一的付款審批單，逐級簽字審批后交到財務出納處辦理。支付貨款及相關費用應以合同號為準；其他付款, 應注明相關用途。發票管理制度.職責權限(1)、業務員：負責提交開票申請單，核對發票內容，發票開具后及時交客戶; 檢查發票的真實性、合法性、準確性負責，及時交財務認證和入帳。(2)、部門經理：審批部門內部開票申請單，復核開票資料，監督和檢查使用 情況。(3)、部門會計：審核收到發票的準確性、完整性，遞交發票管理員作發票認證； 審核開票申請單的準確性、完整性。(4)、財務人員負責發票的申購、核銷、保管、開具、認證等工

19、作；負責復核開票 資料；協助解答有關稅務問題。(5)、財務經理：監督發票管理的執行情況，制定糾正措施并組織實施。.發票的日常管理財務部會計須按中華人民共和國發票管理辦法 做好發票的申購、領開具、檢查、核銷、保管及認證等日常工作，保證業務正常開展。. 發票開具1 ）公司銷售商品、提供勞務以及從事其他經營活動，對外發生經營業務收取款項 應當向付款方開具發票。2 ）業務部取得銷售收入申請開具發票時，必須提供開票申請單、銷售合同、 業務結算單，列明開票詳細內容。屬賒銷貨物的開票，須提供賒銷審批表且經財務經理批準。初次開具增值稅發票的客戶還須提供營業執照副本、國稅登記證副本、一般納稅人資格證等復印件。3

20、 ）申請開具增值稅發票的客戶名稱須與實際收款和購貨的客戶名稱一致，開具內 容須與是經營業務相符。4）財務部主管會計在收到開票申請單后審核完畢，發票管理員在收到審核后 的開票申請單及時開出發票，遞交業務員簽收。5 ）業務員應核對發票內容，并在收到發票后及時交給客戶簽收確認。如發現發票 有錯漏，應要求客戶當月退回發票，重新提交財務開具。6 ）業務部取得代理手續費、租金等其他業務收入申請開具發票時，必須提供開 票申請單、業務結算單和相關合同。7 ）對于轉口貿易應開具形式發票，用于財務部門做賬和進行財務監督。業務部門 必須按照財務會計的要求及時開具并遞交給財務部門。. 發票收取（ 1 ）公司購買商品、

21、接受勞務以及從事其他經營管理活動支付款項、費用、應當向 收款方收取發票。必須要求對方先開出發票再付款。取得發票時，不得要求變更品名、金額及項目。2 ）收到發票時，須檢查一下內容：發票抬頭必須是本公司全稱；發票印章必須蓋對方的“財務專用章”或者“發票專用章”；發票摘要與接受的服務或者購買的貨物須一致；發票金額與實際付款金額須相符；發票填寫欄目清晰、完整，書寫沒有涂改；發票的商品名稱或項目內容不具體明細時，須列明細清單。（ 3 ）收到增值稅發票除檢查以上內容外，還須檢查：發票票面字跡清晰，不得壓線、錯格；銷貨方的名稱、納稅人識別號、地址是否與對方的稅務登記證內容一致；公司的納稅人識別號、公司地址、

22、開戶行和銀行帳號是否準確；發票的商品品名、計量單位、數量、金額等要素完整準確，出口貨物的增值稅專用發票的品名、計量單位、數量須與出口報關單內容一致；發票的收款人、復核、發票人必須完整；發票聯和抵扣聯須加蓋財務專用章或者發票專用章。（ 4）業務員發現有符合上列要求開具的發票，有權拒收且要求客戶重開發票。（ 5 ）業務員在收到當月開具的增值稅專用發票，發生銷貨退回、開票有誤等情形，符合開票方作廢條件的，退回發票聯和抵扣聯給開票方進行作廢處理，并要求開票方重新開具符合要求的發票。（ 6 ）業務員收到發票后發生銷貨退回、開票有誤等情形但不符合作廢條件的，應按照以下兩種情況分別進行處理：該發票未認證的，

23、寫拒收證明單，連同發票聯和抵扣聯退回給開票方，并要求開票方重新開具符合要求的發票；該發票已經認證的，由我司提供所屬稅局出具的開具紅字增值稅專用發票通知單，開票方憑通知單開具紅字專用發票，并重新開具符合要求的發票。7 ）業務員遺失收到的專用發票，憑銷售方提供的相應專用發票記賬聯復印件進行認證，認證相符后憑銷售方所在地主管稅務機關開具的丟失增值稅專用發票已報稅證明單，經我公司主管稅務機關審核同意后，可作為增值稅進項稅額的抵扣憑證。（ 8 ）業務員在收到發票后及時交財務部辦理認證和入賬手續。增值稅專用發票、海關進口增值稅專用繳款書須在開具之日起30 天內認證，超過70 天將無法認證。（ 9 ）不符合

24、規定的發票，不得作為財務報銷憑證，公司有權拒收。應收賬款管理制度職責權限1 ）業務員：是應收賬款管理的第一責任人。負責提供客戶信息；評估客戶資信情況；按照要求擬定銷售合同；填寫賒銷審批表；提交結算單證；定期核對確認應收款項，在合同規定時間內收回應收賬款。2 ） 會計部門：核算并跟蹤應收賬款；每月清理核對應收賬款；編制應收賬款情況表；及時報告逾期應收賬款情況。3 ）業務部經理：是部門應收賬款管理的總負責人。審核客戶資信評估情況；審批賒銷審批表；簽訂銷售合同；督促業務員追收、核對、確認應收賬款；對于逾期應收賬款，制定糾正措施。4）財務部經理：按規定權限審批賒銷審批表；組織定期清理核對應收賬款、及時

25、反饋逾期應收賬款情況并提出改進措施。.5 法務部經理：負責定期及不定期對應收賬款進行審計，對逾期應收賬款進行專項審計。.6 總裁：按規定權限審批賒銷審批表及銷售合同；組織實施糾正措施。審批管理（ 1 ） 業務員根據客戶的經營狀況、財務狀況對客戶資信進行初始評估，按照要求擬定銷售合同，填寫賒銷審批表，申報信用額度。（ 2 ） 業務員在擬定合同時，須充分考慮資金回收的風險，特別是貨款的支付方式和期限、延期付款的違約責任、風險保障措施等，用法律維護公司權益。賒銷期限原則上不超過 30 天。（ 3 ）業務部經理按照合同評審程序要求，評審客戶資信、評審合同金額、內容、條款是否與客戶的經營規模、資產、信譽

26、度等相適應，確保合同的風險責任界定清晰，履約安全、規范。（ 4）總裁按公司審批權限控制表審批合同。核算與跟蹤管理（ 1 ）逾期應收賬款和逾期確認收款業務員須按合同條款跟進并催收賬款，在“預計收款日期”內須收齊賬款，超期未收款的視為逾期應收賬款，預計收款日期須與合同約定保持一致。業務員對可能逾期的應收賬款，必須提前3 天書面報告財務部及公司領導，以便做好資金安排。（ 2）客戶來款跟進財務部每天跟進到期的應收賬款，對到期未收的款項發出催款通知書。業務員在收到催款通知書后1 個工作日內提交書面報告，說明逾期回款原因，客戶還款計劃及采取追收措施，報業務部經理、主管副總審批。財務部根據審批的還款計劃跟蹤

27、資金回籠，每周編制逾期來款情況表，報送公司領導審閱。（ 3）業務部交單結算業務員須在銷售商品、產品或提供勞務后，10 天內辦理交單結算。業務員辦理交單結算時，應根據業務執行情況，提交賒銷審批表、 銷售發票、 商 品出庫回單、業務結算單等資料，并在商品出庫回單注明“預計收款日期” 合作業務原則上收齊客戶貨款后，才予開票結算；未收齊貨款的需書面說明原因并注明“預計收款日期”，總裁審批。（ 4）部門會計根據合同審核業務結算單證，分客戶、業務員、合同號、幣種等對應收賬款進行核算；跟蹤應收賬款到期及到賬情況；每月進行核對、勾銷；及時反饋逾期應收賬款。（ 5）部門會計每月10 日前編制應收賬款情況表，報送

28、業務部核對確認，要求每一筆應收賬款都落實到客戶、業務員及合同號。（ 6）業務員應核對并書面確認每一筆應收賬款；對于逾期應收賬款，須以書面方式說明逾期原因和預計收款時間。（ 7）業務部經理審閱業務員書面確認的應收賬款情況表，在每月15 日前前面、蓋章后交回部門會計。對于逾期應收賬款，應制定糾正措施并落實執行，確保及時收款。風險防范與應對措施（ 1 ）業務員要隨時關注客戶的經營狀況，對于出現逾期應收賬款或經營狀況不佳的客戶必須停止賒銷業務，并立即采取追收措施或風險保障措施。（ 2）財務部定期對大額或逾期半年以上應收賬款，向客戶寄送“詢證函”，要求對方確定并加蓋公章，作為雙方對賬的原始依據，保證應收

29、債權的法律時效。客戶在發函一周后仍未回復的，業務員必須上門追收，取得欠款或者書面還款計劃。必要時，通過法律途徑解決。（ 3）年終考核計算利潤時，對于逾期應收賬款參照壞賬準備金計提方法，按逾期時限分檔計算壞賬準備金并扣減考核利潤。其中：逾期3 個月內的按5%；逾期3 個月到半年的按 20% ；逾期半年至一年的按50% ；逾期一年以上的按100% 。逾期應收賬款待收回后 再返還利潤。預付賬款管理制度1 、職責權限（ 1 ）業務員：是預付賬款的第一負責人。負責提供供應商資料；評估供應商資信情況；擬定采購合同；填制付款申請表；提交結算單證；定期核對預付賬款，對預付賬款的安全和交單結算負責。（ 2 ）

30、部門會計：核算并跟蹤預付賬款；每月清理核對預付賬款并編制預付賬款情況表；及時報告逾期預付賬款情況。（ 3 ）業務部經理：是部門預付賬款的總負責人。對預付賬款的支付風險負責；審批付款申請表；督促業務員定期核對、確認預付賬款；對于逾期預付賬款，制定糾正措施。（ 4）財務部經理：按規定權限審批付款申請表；組織定期清理核對預付賬款；及時反饋逾期預付賬款情況并提出改進措施。負責定期或者不定期對預付賬款進行審計，對逾期預付賬款進行專項審計。（ 5 ）總裁：按規定權限審批采購合同及付款申請表，組織實施糾正措施。、審批管理（ 1 ） 業務員根據供應商的經營情況、財務狀況對供應商資信進行初步評估，按照要求擬定采

31、購合同。在申請預付賬款時填寫付款申請表，按合同的約定注明“預計交貨日期”，并附采購合同，提交業務經理審批。業務員在擬定合同時，須充分考慮資金支付的風險，特別是供應商的交貨能力及產品質量、延期交貨等違約責任、風險保障措施等，用法律維護公司權益。預付賬款比例原則上不超過合同金額的20% 。（ 2）業務部經理按照合同評審程序要求，評審供應商資信、合同金額、內容、條款是否與供應商的經營規模、資產、信譽等相適應，確保合同的風險責任界定清晰、條約安全、規范。業務部經理根據合同條款審核付款申請表并審批。3）財務部經理根據采購合同及相關單證審批付款申請表。（4）總裁按審批權限控制表審批采購合同和預付賬款。、核

32、算和跟蹤管理（ 1 ）業務員付款后須在“預計交貨日期”內提交采購發票、商品入庫回單辦理入庫交單手續，否則視為逾期預付賬款。（2） 預付賬款跟進：對于未交貨的逾期預付賬款視為同應收賬款，參照應收賬款管理制度來管理。（3）部門會計根據付款申請表和支付單證，分客戶、業務員、合同號、幣種等對預付賬款進行核算；跟蹤預付賬款到期及交單情況；每月進行核對、購銷；及時反饋逾期預付賬款。（4）部門會計每月10 日前編制預付賬款情況表，報送業務部核對確認，做到每一筆預付賬款都落實到業務部、業務員、客戶及合同號。（5） 業務員應核對并書面確認每一筆預付賬款，對于逾期預付賬款，須以書面方式說明逾期原因和預計清理時間。

33、（6）業務部經理審閱業務員書面確認的預付賬款情況表，并在每月15 日前簽名、蓋章后交回部門會計。對于逾期預付賬款制定糾正措施并落實執行，確保及時交單結算。4、風險防范與應對措施（1 ） 業務員要隨時關注供應商的經營狀況，對于出現逾期預付賬款或經營狀況不佳的供應商必須停止預付業務，并立即采取追收措施或風險保障措施。（2） 財務部定期對大額或逾期半年以上預付賬款，向客戶寄送“詢證函”，要求對方確認并加蓋公章，作為雙方對賬的原始依據，保證預付賬款的法律有效。在向客戶發函一周后仍未回復的，業務員必須上門追收，取得欠款或者書面還款計算。必要時，通過法律途徑 解決。3) 業務部經理及業務員須對預付賬款承擔

34、清理責任，當發生人事變動時，必須辦理債權 交接手續，將預付賬款落實到具體責任人。財務部應跟蹤每一筆預付賬款到期及結算情況，及時報告逾期預付賬款，每月10 前上報預付賬款情況表，按要求跟蹤并反饋。存貨管理制度職責權限(1)業務員：是存貨管理的第一責任人。對存貨周轉及變現能力負責；對存貨價格、質量、數量、安全負責；擬定采購合同；填制付款申請表；辦理存貨驗收、入庫、出庫手續；提交結算單證；每月月底定期盤點和核對存貨；按時上報盤點表。(2)部門會計：核算并跟蹤存貨；每月清理核對存貨；編制月度存貨情況表、季度存貨分類情況表；定期參與存貨盤點；及時報告預期存貨情況。(3)業務部經理：是存貨管理的總負責人。

35、對存貨周轉及變現能力負責；簽訂采購合同；審批付款申請表；督促業務員定期結算、清理、核對存貨；核對逾期存貨情 況。(4)財務部經理：定期組織清理存貨；及時反饋逾期存貨情況并提出改進措施。(5 )總裁：按規定權限審批采購合同與付款申請表，組織實施糾正措施。存貨的管理(1)存貨的購進：業務員填寫付款申請表，注明“預計交貨日期”，并附采購合同。按審批權限控制表中規定的資金審批權限逐級報批。(2)出口及業務：原則上應取得貨權、發票并驗收合格后付款。(3)進口業務：按與外商簽訂的采購合同付款條件支付。業務員應在公司或委托報關行繳納進口關稅、增值稅及消費稅等稅金。由報關行代繳稅金的，業務部須提供委托報關的協

36、議和報關行繳稅憑證復印件。業務員在海關完稅后一個月內，必須將海關完稅憑證交財務部進行網上確認。業務員應履行及時交付稅票的義務，并承擔遲交稅票造成不能申報抵扣的責任。存貨入庫前必須辦理驗收手續。業務員應核對采購合同、供貨單位提供的材質證明、各種證書、裝箱單等原始單據與待檢驗商品數量、質量是否相符。對驗收不合格商品，業務員應及時退貨或索賠。業務員對存貨的質量、數量和安全性、完整性負直接責任；財務部對存貨計價金額的準確性負責。月末財務人員根據本月出入庫情況編制出入庫匯總表。對于以銷定購等零庫存貿易，業務員直接填制商品入庫回單。業務部必須設置存貨臺帳登記制度，對存貨收發品種、數量逐筆進行登記。月末必須與財務部負責會計進行核對。業務部定期對存貨的保存情況進行抽查或全面檢查，將檢查結果做書面記錄