1、工程部會議管理制度一、目的舉行會議是解決工程中各種問題的最高效最有效的措施之一，有利于匯集各方信息及觀點，迅速形成決議并解決問題。會議的最基本要素為 1.決議 2.存檔及。（見第二條 5、6 點內(nèi)容）二、會議要求：1. 會議要求：每個會議均由一名會議發(fā)起人（召集人），發(fā)起人需確定如下內(nèi)容a)會議時間（起止時間均需要明確）及地點，項目負(fù)責(zé)預(yù)定會議室并通知服務(wù)員作準(zhǔn)備。b)會議可有多個議題），會議需通報的事項或需解決的問題c)參會、部門及d)明確一名會議人（可由工程經(jīng)理、工程師或根據(jù)需要擔(dān)任），會議人負(fù)責(zé)操作連接投影儀的電腦，展示會議提綱并形成會議紀(jì)要。2. 會議舉行前一天，項目向需參加會議的全體

2、發(fā)出會議通知（見會議通知模板），通知發(fā)出后當(dāng)天下班前，需確認(rèn)所有參會反饋，如被邀請人未反饋的，項目負(fù)責(zé)通知到參會人。參會人如需請假或稍晚到達(dá)的，必須取得會議發(fā)起人的同意。如重要參會人無法的，需立即通知會議發(fā)起人決定是否會議改期。3.基本準(zhǔn)備：a)會議簽到表（見會議簽到表模板）b)筆或設(shè)備（涉及到重要的方案介紹、設(shè)計交底、重要事項匯報或需要留存聲像的會議）c)投影儀及會議人操作的電腦設(shè)備d)會議提綱。根據(jù)參會人數(shù)打印后分發(fā)。e)會議照相。在所有參會落座后，拍攝全景并作為會議的一部分，與會議簽到表、會議紀(jì)要等一并存檔。f)其他，如茶水、水果、會議布置、小黑板等。4.會議紀(jì)律。所有參會應(yīng)當(dāng)在會議開始

3、前 10 分鐘進(jìn)入會場，并主動將手機調(diào)至振動模式。會議舉行中，所有參會不得處理與會議無關(guān)的其他工作，不得私下交流，并不得在會議期間收發(fā)郵件、查看、等。以確保會議高效進(jìn)行。召集人在會議開始后應(yīng)宣讀會議紀(jì)律，者將按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。5.會議紀(jì)要。會議紀(jì)要由會議人負(fù)責(zé)匯總及整理，并經(jīng)會議發(fā)起人確認(rèn)后由工程總監(jiān)簽發(fā)。紀(jì)要包含要素為：會議形成的一致意見，需要及解決的事項及負(fù)責(zé)的部門/責(zé)任人、需解決的限定時間、需共同參與/配合的部門。會議紀(jì)要并非簡單的會議，需避免出現(xiàn)會議后沒有決議的現(xiàn)象。會議紀(jì)要需在會議結(jié)束后一個工作日內(nèi)完成，重要的會議紀(jì)要應(yīng)爭取在會議過程中形成，并在會議中當(dāng)場會簽并分發(fā)。如會議后第二

4、天涉及非工作日的，會議人及應(yīng)確保在當(dāng)天下班前將會議紀(jì)要形成并分發(fā)。6.決議。例行會議形成的決議及事項表，需制度。事項完成后，責(zé)任人將完成情況通知與會人，并在處進(jìn)行登記銷項。每次例會開始后，需先將上次例會的決議及待解決事項進(jìn)行回顧，仍未解決的事項繼續(xù)出現(xiàn)在本次會議紀(jì)要中進(jìn)行。7.紀(jì)要存檔要求（）：a)在收到經(jīng)工程總監(jiān)簽發(fā)的會議紀(jì)要后，應(yīng)將其打印并加蓋流轉(zhuǎn)章，項目部全體閱后簽字表示已知曉會議內(nèi)容。會簽完成后將此文檔掃描后存于部門服務(wù)器內(nèi)，作為唯一的執(zhí)行依據(jù)（word 文檔執(zhí)行依據(jù)），紀(jì)要的紙質(zhì)文件需放置在專門的文件柜內(nèi)，并按照要求設(shè)立檢索。b)會議簽到表需存檔（紙質(zhì)、電子）c)會議、影響資料（）需

5、存檔（電子）d)會議中的各項計劃、技術(shù)方案等需存檔（電子）e)會議紀(jì)要word 格式）需存檔，并設(shè)置為只讀格式（可修改，不得直接在服務(wù)器更改。作為，應(yīng)避免采用 pdf 格式。f)例會形成的待解決事項表，須由進(jìn)行后，歸入專門的部門表中進(jìn)行逐條銷項并備忘（格式見部門工作銷項表）。g)所有的會議紀(jì)要需加設(shè)進(jìn)行歸檔，如部門例會、監(jiān)理例會、承建商進(jìn)場、技術(shù)交底會、設(shè)計交底會及其他臨時組織的會議等等。h)應(yīng)編制專門的會議目錄（excel 格式），以便今后檢索。8.臨時性會議。為解決突發(fā)事項而臨時舉行的小范圍會議可執(zhí)行簡易模式，不受上述 1-3 條要求的限制，以達(dá)成快速解決問題的目的。會議完成并形成一致意見

6、后，會議參加中確定一人發(fā)出會議紀(jì)要，并抄送相關(guān)并在處備案存檔。9.項目例會。項目啟動后，由項目總監(jiān)、項目經(jīng)理召集舉行每周例會（會議時間、地點及與會在第一次項目例會時確定并固定），以達(dá)到信息互通、共同協(xié)作以快速解決問題的目的。需參會部門：項目部、設(shè)計部、開發(fā)部、成本部、采購部，并視情況邀請租務(wù)、物業(yè)等其他部門列席會議。首次項目會議另需形成公司的參與名冊。a)會議原則為項目總監(jiān)。會議人為項目經(jīng)理。各參會部門需明確本部門一名作為參與項目的，該負(fù)責(zé)人需參加每一次項目例會并不得缺席，如需請，原則上需有該名的代為出席，以確保事項的連續(xù)性。b)會議要求及準(zhǔn)備要求參見第二條c)會議流程為：i.分析總控計劃執(zhí)行

7、情況ii.分析設(shè)計計劃執(zhí)行情況iii.分析采招計劃執(zhí)行情況iv.分析上周例會待解決事項表v.輪流匯報本周工作安排及下周計劃vi.提出需其他部門協(xié)調(diào)解決事項vii.項目總監(jiān)總結(jié)d) 按第二條 5-7 項要求進(jìn)行會議后續(xù)工作。將項目總監(jiān)簽發(fā)后的會議紀(jì)要發(fā)送給項目花名冊中所有，并抄送公司管理層。10. 監(jiān)理例會。監(jiān)理例會由總監(jiān)理工程師主持并由各參建參加。會議需達(dá)到檢查工程進(jìn)度，通報工程質(zhì)量、安全文明檢查狀況，解決工程中各種問題，及時傳達(dá)業(yè)主方要求的目的。a)會議準(zhǔn)備：i.會議前一天，各參建將上周完成情況、下周工作安排、待協(xié)調(diào)問題匯總到總包處，總包整理后交至監(jiān)理處備案。ii.總監(jiān)理工程師在會前就施工提

8、交內(nèi)容與業(yè)主項目經(jīng)理進(jìn)行簡要交流。iii.各到會時需攜帶上周會議紀(jì)要、月度計劃到會。iv.會議需準(zhǔn)備筆、投影儀等設(shè)備。b) 參會：i.總監(jiān)理工程師、專業(yè)監(jiān)理工程師、安全監(jiān)理工程師、監(jiān)理資料員ii.施工項目經(jīng)理、技術(shù)、生產(chǎn)經(jīng)理、安全負(fù)責(zé)量、資料員（可根據(jù)情況調(diào)整）iii.業(yè)主項目部全體iv.顧問代表v.監(jiān)測代表vi.地鐵監(jiān)護(hù)代表及其他c)會議流程：i.總監(jiān)理工程師主持會議并宣布會議紀(jì)律。ii.會議簽到iii.核對總控計劃、月計劃節(jié)點iv.總分包介紹周計劃及需協(xié)調(diào)解決的事項v.監(jiān)理回顧上周安全檢查、質(zhì)量檢查情況，并提出要求或處罰決定。vi.監(jiān)理回顧上周發(fā)出的監(jiān)理工作聯(lián)系單、監(jiān)理工程師通知單情況。v

9、ii.業(yè)主提出要求并布置工作viii.總監(jiān)理工程師回顧上周紀(jì)要中待解決事項，并形成本次紀(jì)要。ix.會后監(jiān)理資料員負(fù)責(zé)形成會議紀(jì)要，交各參建簽認(rèn)后分發(fā)。項目部收到后加蓋流轉(zhuǎn)章，交項目部全體簽字流轉(zhuǎn)。完成后將紀(jì)要掃描存檔。項目另將紀(jì)要抄送公司設(shè)計、開發(fā)、成本、租務(wù)等協(xié)作部門對口。x.每月最后一次例會時，總包需提交下個月度的進(jìn)度計劃、甲供材料到貨計劃、圖紙深化計劃、付款計劃等。11. 設(shè)計交底會議/圖紙會審會議。a)參會：設(shè)計專業(yè)設(shè)計師、設(shè)計部專業(yè)工程師、項目部項目經(jīng)理及專業(yè)工程師、成本部經(jīng)理、施工項目經(jīng)理及技術(shù)、監(jiān)理總監(jiān)理工程師及專業(yè)監(jiān)理工程師、顧問（設(shè)計、成本）代表。（根據(jù)公司架構(gòu)及管理模式調(diào)整

10、）b)會議準(zhǔn)備：投影儀筆、會議簽到表設(shè)備（按需）、小黑板。監(jiān)理及施工提交問題并提前一天交至業(yè)主及設(shè)計處。c)會議流程：i.設(shè)計專業(yè)工程師介紹設(shè)計理念、設(shè)計意圖、結(jié)構(gòu)特點、施工要求、技術(shù)措施、所選取設(shè)備及材料的特點和有關(guān)注意事項。ii.就之前收到的設(shè)計提問單進(jìn)行逐條回復(fù)。iii.各補充提問。iv.明確需補充的圖紙、設(shè)計變更單的內(nèi)容以及提供時間。v.就待定事項與業(yè)主設(shè)計部、項目部進(jìn)行協(xié)商，確定解決方案。vi.所有事項需經(jīng)過成本部、成本顧問逐條審定，確認(rèn)對現(xiàn)有合同、成本指標(biāo)等不產(chǎn)生影響后方可簽發(fā)，否則需提交項目例會或公司管理會議專題。（具體見設(shè)計變更、設(shè)計深化成本控制辦法）12. 例行質(zhì)量檢查、安全

11、檢查總結(jié)會，（詳見質(zhì)量管理辦法、安全文明管理辦法）a)例行的質(zhì)量、安全巡查每周組織一次，檢查重點為對過去一周監(jiān)理、業(yè)主發(fā)出的工作聯(lián)系單、監(jiān)理通知單內(nèi)容進(jìn)行復(fù)查。同時對巡查中發(fā)現(xiàn)的新問題進(jìn)行。b)檢查參加為：業(yè)主項目部、監(jiān)理項目部、總分包負(fù)責(zé)質(zhì)量、安全的專業(yè)。c)檢查完成后，各方需回到會議室，將檢查過程中拍攝的、的內(nèi)容進(jìn)行回放，并形成檢查總結(jié)會議紀(jì)要。d)檢查紀(jì)要需進(jìn)行及存檔，對于施工未能在要求時間內(nèi)完成的行為，需按照合同要求發(fā)出處罰通知單。（處罰條款及質(zhì)量、安全標(biāo)準(zhǔn)需在合同技術(shù)標(biāo)中提前明確，以免發(fā)生爭議）13. 工程樣板總結(jié)會（詳見樣板引路制度及樣板管理辦法）a)根據(jù)樣板引路制度及合同附件的要

12、求，在現(xiàn)場制作樣板（為防止施工提出費用索賠或執(zhí)行，必須在招標(biāo)及合同中進(jìn)行明確，并要求施工申報包干費用,且規(guī)定不執(zhí)行的處罰措施）b)樣板施工前由總包組織介紹會，以 PPT 形式向業(yè)主、監(jiān)理進(jìn)行介紹，內(nèi)容為圖紙中施工節(jié)點做法、相關(guān)施工規(guī)范及圖集要求。c)樣板完成后施工填寫申報單，召開樣板總結(jié)會，由業(yè)主、監(jiān)理、設(shè)計、顧問等各方組織會審。d) 會審?fù)ㄟ^后，各方對申報單進(jìn)行會簽。施工在樣板處掛牌并拍照留存，并向下屬班組進(jìn)行交底，并開始大面積施工。14. 施工方案介紹會、講圖會a)項目管理中，鼓勵施工向監(jiān)理、業(yè)主進(jìn)行講圖、介紹方案的做法，以提前規(guī)避風(fēng)險，找出可能存在。同時，參與講圖會的業(yè)主應(yīng)重點關(guān)注跨專業(yè)

13、協(xié)調(diào)及合同分工界面是否合理。b)招投標(biāo)進(jìn)行時，項目部應(yīng)要求各投標(biāo)申報需提交的施工方案。項目部匯總后，在合同中予以明確。c)施工前，施工將即將開展施工的方案制要點作成 PPT 格式，舉行方案介紹會向業(yè)主、監(jiān)理進(jìn)行介紹。基坑圍護(hù)施工方案、室施工方案等需要向建交委科技委、申通地鐵進(jìn)行匯報的方案，必須先在進(jìn)行介紹后，才可對行匯報。d)講圖重點： 執(zhí)行、圖集并各是否已經(jīng)。 結(jié)構(gòu)體系、裝修、安裝系統(tǒng)講解，各專業(yè)重點質(zhì)量控制點及控制措施，優(yōu)化建議。e)講圖及方案介紹會同時需關(guān)注：施工介紹人通常為技術(shù)或項目經(jīng)理，通過介紹會可其對圖紙的熟悉程度以及對施工管理的前瞻性是否滿足項目要求，并及時提出更員。15.檢查、

14、驗收會議等a)對于進(jìn)行的質(zhì)量、安全、經(jīng)營行為，務(wù)必高度重視，以免引起行政處罰。在合同中需對此類檢查進(jìn)行明確，工轉(zhuǎn)移風(fēng)險及處罰責(zé)任。b)針對此類檢查，項目應(yīng)準(zhǔn)備專門的文件夾，存放項目前期材料、主要工程合同、勘察等以備隨時檢查。c)項目應(yīng)配合工程經(jīng)理準(zhǔn)備一份項目介紹 PPT 文件，并隨著工程進(jìn)展每月進(jìn)行更新。介紹文件應(yīng)具備：項目介紹、項目主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)、項目、方案效果圖、工程施工等，并結(jié)合施工的方案介紹內(nèi)容進(jìn)行補充。該文檔在項目啟動前建立底稿，并需設(shè)計部、項目部工程師配合提供素材。d)提前獲知且重要的驗收會議如首監(jiān)會議、基礎(chǔ)分部驗收、主體結(jié)構(gòu)驗收、消防驗收、竣工驗收等，由項目提前發(fā)出會議通知，知會相關(guān)設(shè)計院、勘察、公司等安排時間到會。項目經(jīng)理需安