1、.：.； TOC o - h z u HYPERLINK l _Toc 商務(wù)寫作 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 導(dǎo)入 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 課程目的 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 站點(diǎn)地圖 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 分鐘掌握精華 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 導(dǎo)師簡介 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 學(xué)習(xí) PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 了解根本信息

2、PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 開場 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 組織資料 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 撰寫初稿 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 確定段落構(gòu)造 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 風(fēng)格編輯 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 起草電子郵件 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 練習(xí) PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 情景模擬 PAGE

3、REF _Toc h HYPERLINK l _Toc 知識檢測 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 問題 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 問題 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 問題 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 問題 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 問題 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 問題 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 問題 PAGEREF _Toc h HYPERLI

4、NK l _Toc 問題 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 問題 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 問題 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 運(yùn)用 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 運(yùn)用步驟 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 運(yùn)用工具 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 拓展 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 文章 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 引薦書目 P

5、AGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 哈佛商學(xué)在線引薦資源 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 參考文獻(xiàn) PAGEREF _Toc h 商務(wù)寫作 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/get_started.html 導(dǎo)入假設(shè)是您，您會怎樣做？辛迪的同事對她的任務(wù)不斷鼎力支持，但最近他們好似不太買辛迪的賬了。辛迪不知道究竟發(fā)生了什么事。兩周前，她將會議紀(jì)要用電子郵件發(fā)給團(tuán)隊(duì)成員，并在郵件中注明，周五上午召開團(tuán)隊(duì)會議。然而到了周五那天，只需兩個(gè)人到會。一周后，辛迪再次向每個(gè)人發(fā)了份電子郵件，這次是關(guān)于月度報(bào)告的事宜。在

6、郵件里，她注明將有高層管理人員參與他們的員工會議?？墒?，當(dāng)銷售副總裁出如今下一次會議上時(shí)，她的團(tuán)隊(duì)卻表現(xiàn)得措手不及。是她的團(tuán)隊(duì)成員不把她當(dāng)回事嗎？還是由于她沒有與他們做好溝通？假設(shè)是您，您會怎樣做？電子郵件是最近的一種科技創(chuàng)新，但要用好它，辛迪需求倒退一步，運(yùn)用亙古不變的好信件原那么。辛迪能夠試圖在電子郵件中傳送大量信息，以致沒有真正實(shí)現(xiàn)與同事之間的溝通。通常情況下，每封郵件只應(yīng)包含一個(gè)主題。假設(shè)郵件涉及多個(gè)主題，內(nèi)容冗長繁瑣，閱讀者往往會抓不住主要內(nèi)容，甚至沒有耐心讀完好封郵件。辛迪的電子郵件應(yīng)該寫得簡短精練，這符合大家的利益。辛迪還應(yīng)該使郵件目的一目了然，在郵件主題行和正文開頭，都應(yīng)該明晰

7、地闡明郵件的目的。您的信件能否到達(dá)想要的結(jié)果？ HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/topic_objectives.html 課程目的本課程提供相關(guān)信息，協(xié)助 您完成以下各項(xiàng)任務(wù)：根據(jù)閱讀者的需求組織郵件內(nèi)容運(yùn)用各種寫作戰(zhàn)略完成寫作義務(wù)利用編輯和設(shè)計(jì)原那么提高郵件內(nèi)容的影響力 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/site_map.html 站點(diǎn)地圖 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/get_started.html 導(dǎo)入 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/topic_objec

8、tives.html 課程目的 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/site_map.html 站點(diǎn)地圖 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/_-minute_path.html 分鐘掌握精華 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/about_the_mentor.html 導(dǎo)師簡介 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/learn.html 學(xué)習(xí) HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/clarify_your_purpose.html 了解根本信息 HYPER

9、LINK edubc/content/HMM/COS/clarify_your_purpose.html 講清楚您的目的 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/scope_your_project.html 界定主題范圍 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/take_a_reader-centered_approach.html 中心概念:采取“以讀者為中心的方法 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/state_your_key_message_clearly.html 清楚表達(dá)關(guān)鍵信息 HYPERLINK ed

10、ubc/content/HMM/COS/keep_your_message_short_and_simple.html 讓信息簡明扼要 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/consider_your_delivery_strategy.html 思索傳達(dá)信息的戰(zhàn)略 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/repeat_your_message_simply.html 高管視角:就是要不斷反復(fù)他的信息 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/anticipate_readers_questions.html 開場 HYP

11、ERLINK edubc/content/HMM/COS/anticipate_readers_questions.html 預(yù)測讀者的問題 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/create_a_traditional_outline.html 擬一份傳統(tǒng)式提綱 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/use_the_brainstorm_outline.html 運(yùn)用頭腦風(fēng)暴式提綱 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/try_free_writing.html 嘗試自在寫作 HYPERLINK edubc/con

12、tent/HMM/COS/how_will_you_start_writing.html 互動練習(xí):如何開場寫作？ HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/choose_an_organizing_method.html 組織資料 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/choose_an_organizing_method.html 中心概念:選擇組織方法 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/order_of_importance.html 重要性排序法 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS

13、/chronological.html 時(shí)序法 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/process_and_procedure.html 過程和程序法 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/spatial_arrangement.html 空間陳列法 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/compare_and_contrast.html 比較和對比法 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/specific-to-general_or_general-to-specific.html 詳細(xì)

14、到普通法或普通到詳細(xì)法 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/analytical.html 分析法 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/organize_this.html 互動練習(xí):組織 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/get_it_down_in_rough_form.html 撰寫初稿 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/get_it_down_in_rough_form.html 中心概念:粗略寫完 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/begi

15、n_where_you_feel_most_comfortable.html 從讓您覺得最容易下筆的地方開場 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/write_in_categories.html 按“類別寫作 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/special_considerations_for_a_technical_document.html 技術(shù)文檔的特殊本卷須知 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/focus_your_paragraphs.html 確定段落構(gòu)造 HYPERLINK edubc/co

16、ntent/HMM/COS/focus_your_paragraphs.html 聚焦段落 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/create_smooth_transitions.html 自然過渡 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/evaluating_paragraphs.html 互動練習(xí):評價(jià)段落 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/keep_your_message_in_focus.html 內(nèi)容編輯 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/keep_your_messag

17、e_in_focus.html 中心概念:讓您的信息重點(diǎn)明確 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/sequence_your_key_message_strategically.html 有戰(zhàn)略地陳列關(guān)鍵信息 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/_answer_your_readers_question_why.html 回答讀者的問題：“為什么？ HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/communicate_your_strategy.html 高管視角:傳達(dá)戰(zhàn)略 HYPERLINK edubc/content

18、/HMM/COS/format_your_draft_for_visual_impact.html 風(fēng)格編輯 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/format_your_draft_for_visual_impact.html 為您的初稿注入視覺沖擊力 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/match_your_tone_to_your_audience.html 中心概念:讓語氣貼近受眾 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/check_for_conciseness.html 檢查文檔能否簡明扼要 HYPERL

19、INK edubc/content/HMM/COS/dont_over-detail.html 高管視角:不要過分追求細(xì)節(jié) HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/use_the_active_voice.html 運(yùn)用自動語態(tài) HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/edit_for_accuracy.html 檢查準(zhǔn)確度 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/understand_common_problems.html 起草電子郵件 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/understan

20、d_common_problems.html 了解常見問題 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/start_with_the_subject_line.html 從主題行開場 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/cover_one_topic_per_e-mail_and_convey_your_purpose_quickly.html 每封郵件只涵蓋一個(gè)主題，并迅速闡明您的意圖。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/be_concise_and_use.html 簡明扼要，并運(yùn)用附件 HYPERLINK ed

21、ubc/content/HMM/COS/remember_your_audience.html 謹(jǐn)記受眾的需求 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/keep_your_formatting_simple.html 采用簡單的格式 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/review_your_companys_e-mail_policy.html 回想公司的電子郵件政策 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/know_when_not_to_send_an_e-mail.html 知道什么時(shí)候不能發(fā)送電子郵件 HYP

22、ERLINK edubc/content/HMM/COS/using_e-mail_appropriately.html 互動練習(xí):恰當(dāng)運(yùn)用電子郵件 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/practice.html 練習(xí) HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/part_.html 情景模擬 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/question_.html 知識檢測 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/apply.html 運(yùn)用 HYPERLINK edubc/content/HMM/CO

23、S/steps_for_planning_your_writing_task.html 運(yùn)用步驟 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/steps_for_planning_your_writing_task.html 規(guī)劃寫作義務(wù)的步驟 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/steps_for_editing_for_content.html 內(nèi)容編輯的步驟 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/steps_for_editing_for_style.html 風(fēng)格編輯的步驟 HYPERLINK edubc/con

24、tent/HMM/COS/tips_for_using_the_order_of_importance_method.html 運(yùn)用技巧 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/tips_for_using_the_order_of_importance_method.html 重要性排序法的運(yùn)用技巧 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/tips_for_using_the_compare_and_contrast_method.html 比較和對比法的運(yùn)用技巧 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/tips_for

25、_writing_an_e-mail_message.html 電子郵件的寫作技巧 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/tips_for_writing_a_business_memo.html 商務(wù)備忘錄的寫作技巧 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/tips_for_writing_a_business_letter.html 商業(yè)信件的寫作技巧 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/tips_for_writing_a_proposal.html 提案的寫作技巧 HYPERLINK edubc/conten

26、t/HMM/COS/focus_sheet.html 運(yùn)用工具 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/focus_sheet.html Focus sheet焦點(diǎn)任務(wù)表 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/document_organizing_guide.html 文檔組織指南 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/designing_for_visual_impact_reference_guide.html 視覺沖擊力設(shè)計(jì)參考指南 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/be_your

27、_own_editor_checklist.html “做本人的編輯檢查表 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/explore_further.html 拓展 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/online_articles.html 文章 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/books.html 引薦書目 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/elearning_programs.html 哈佛商學(xué)在線引薦資源 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/sou

28、rce_notes.html 參考文獻(xiàn) HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/_-minute_path.html 分鐘掌握精華 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/take_a_reader-centered_approach.html 中心概念:采取“以讀者為中心的方法 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/anticipate_readers_questions.html 預(yù)測讀者的問題 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/choose_an_organizing_method.h

29、tml 中心概念:選擇組織方法 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/get_it_down_in_rough_form.html 中心概念:粗略寫完 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/focus_your_paragraphs.html 聚焦段落 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/keep_your_message_in_focus.html 中心概念:讓您的信息重點(diǎn)明確 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/match_your_tone_to_your_audience.htm

30、l 中心概念:讓語氣貼近受眾 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/understand_common_problems.html 了解常見問題 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/steps_for_planning_your_writing_task.html 規(guī)劃寫作義務(wù)的步驟 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/tips_for_writing_an_e-mail_message.html 電子郵件的寫作技巧 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/focus_sheet.html

31、 Focus sheet焦點(diǎn)任務(wù)表 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/about_the_mentor.html 導(dǎo)師簡介黛博拉杜梅因(Deborah Dumaine)黛博拉杜梅因是BetterCommunications公司的開創(chuàng)人兼總裁。這家公司主要從事商務(wù)、指點(diǎn)才干、技術(shù)、財(cái)務(wù)及銷售方面的寫作培訓(xùn)，其培訓(xùn)課程得到全世界的認(rèn)可。自年以來，已有,名學(xué)員參與了BetterCommunications的研修班。杜梅因女士是Writeto the Top:Writing forCorporate Success寫往頂峰：為公司勝利而寫作一書的作者，該書最近剛由Rand

32、omHouse修訂再版發(fā)行。杜梅因女士還著有TheInstant-AnswerGuidetoBusinessWriting商務(wù)寫作速問速答指南一書，由iUniverse出版。她還為編寫了有關(guān)商務(wù)寫作的章節(jié)。杜梅因女士在美國史密斯學(xué)院獲文學(xué)學(xué)士及文學(xué)碩士學(xué)位。假想象了解更多信息，請?jiān)L問她的網(wǎng)站：writetothetop。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/learn.html 學(xué)習(xí) HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/clarify_your_purpose.html 了解根本信息 HYPERLINK edubc/content/HMM

33、/COS/clarify_your_purpose.html 講清楚您的目的在著手撰寫商務(wù)文檔時(shí)，您首先應(yīng)該做的就是問本人：“我為什么要寫這份文檔？商務(wù)寫作的目的有很多，例如：對行為進(jìn)展解釋或辯護(hù)：“由于現(xiàn)有供應(yīng)商給他們的出價(jià)都太高，因此他們決議回絕他們并尋覓其他供應(yīng)商。 傳達(dá)信息：“管理層想讓一切員工都知道新產(chǎn)品的季度銷售額超出了預(yù)期。 影響讀者：“工程團(tuán)隊(duì)一定可以如期完工。 發(fā)布好音訊或壞音訊：“不幸的是，他們報(bào)告的引擎起火事件發(fā)生在保修期過后的第二天。 要求采取行動：“設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該在月日之前完成并提交產(chǎn)品規(guī)格。 在開場寫作的時(shí)候應(yīng)牢記本人寫作的目的。在從事文檔撰寫這樣的普通義務(wù)時(shí)，許多撰

34、文者都會偏離本人的目的。為了協(xié)助 您一直牢記本人的目的，您可以將寫作目的略記在草稿的開頭以作為提示，并在寫作過程中回想和參考。起草終了之后，應(yīng)檢查您的草稿，以確保初衷得以實(shí)現(xiàn)。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/scope_your_project.html 界定主題范圍界定主題范圍意味著確定主題的廣度與深度，這個(gè)范圍可寬可窄。例如，假設(shè)您需求匯報(bào)公司在營銷職能方面的缺乏，全面鋪開的論述可以包括以下內(nèi)容：營銷對實(shí)現(xiàn)公司目的有什么作用 公司營銷部門的開展歷程 營銷方面的人力資源 出現(xiàn)詳細(xì)績效問題的領(lǐng)域 潛在的處理方案 假設(shè)只在淺窄范圍內(nèi)討論此主題，只需強(qiáng)調(diào)一到兩個(gè)方

35、面，能夠包括的內(nèi)容有：績效低下的兩大領(lǐng)域：經(jīng)銷商支持與促銷 建議的補(bǔ)救措施 如何界定書面文檔的適宜范圍？靠目的引導(dǎo)。就上述營銷報(bào)告的例子而言，假設(shè)您的目的是向擔(dān)任研討營銷部門和潛在處理方案的任務(wù)組提供信息，那么能夠需求全面鋪開。由于受眾將希望盡能夠多地了解該部門的情況。另一方面，假設(shè)是向高層管理人員匯報(bào)該任務(wù)組的實(shí)踐調(diào)查結(jié)果，那么應(yīng)收窄范圍。由于在這種情況下，受眾最感興趣的能夠只是了解您所確定的問題細(xì)節(jié)以及建議的處理方案。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/take_a_reader-centered_approach.html 中心概念:采取“以讀者為中心的方法

36、中心概念一個(gè)公司假設(shè)沒有思索到客戶的需求和態(tài)度，就無法與客戶溝通，同樣，假設(shè)您不了解讀者，不了解他們的所思所想和偏好的信息接納方式，也就無法與他們溝通。從讀者的角度對文檔進(jìn)展構(gòu)思、起草、組織和編輯，可以提高文檔的明確性并促使讀者付諸行動。假設(shè)讀者可以了解您想要傳達(dá)的信息以及他們下一步應(yīng)該做些什么，他們的任務(wù)就更容易開展。采用以讀者為中心的方法為什么重要？下面是一個(gè)真實(shí)的故事，有家公司想經(jīng)過明信片宣布地址變卦一事，這看似簡單，但公司在寫明信片的時(shí)候卻沒有對受眾進(jìn)展分析。由于沒有站在讀者的角度思索，公司忘了寫出最重要的信息之一：搬遷日期。客戶們知道了公司將搬到什么地方，但卻不知道應(yīng)該從什么時(shí)候開場

37、運(yùn)用這個(gè)新地址。想要讀者明白他的意思？那就先要了解他們。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/state_your_key_message_clearly.html 清楚表達(dá)關(guān)鍵信息難的不是如何影響讀者，而是如何完全按照他的志愿去影響他們。 羅伯特路易斯斯蒂文森(Robert Louis Stevenson)確定了文檔的寫作目的并從受眾的角度進(jìn)展了思索之后，下一個(gè)義務(wù)就是提煉出您想讓讀者記住的關(guān)鍵信息。該信息應(yīng)該簡明明晰，通常只需一兩句話。例如：“為了遵守客戶的交付期限，他們必需在月日之前完成產(chǎn)品設(shè)計(jì)。在很多情況下，關(guān)鍵信息應(yīng)該在文檔開頭或接近開頭的地方闡明，文檔的

38、其他地方那么用于描畫細(xì)節(jié)，回答“為什么或“我的提議有哪些含義。每份文檔集中講述一個(gè)主題，以使文檔盡量清楚明確。假設(shè)您發(fā)現(xiàn)有兩個(gè)彼此無關(guān)的關(guān)鍵信息要寫，那么應(yīng)分別撰寫兩份不同的文檔。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/keep_your_message_short_and_simple.html 讓信息簡明扼要忙碌的讀者喜歡簡練的文檔。現(xiàn)實(shí)上，在能傳達(dá)必要信息的前提下，文檔越短越好。簡短的文檔可以確保突出關(guān)鍵信息。簡練的文字還可以節(jié)省讀者珍貴的時(shí)間。請看下面的例如：應(yīng)老板的建議，在公司法律顧問的協(xié)助 下，瓊向五位心存不滿、要挾要提起訴訟的客戶寫了封負(fù)疚信。作為撰文者

39、，您面臨的挑戰(zhàn)在于如何讓語句表達(dá)出最正確效果。就上述例句而言，對受眾的了解能提供有效指點(diǎn)。能否有必要讓讀者知道這封信是瓊的老板建議寫的，而且公司的法律顧問參與了這封信的撰寫？是有五位客戶感到不滿還是他們要挾要提起訴訟的現(xiàn)實(shí)與此披露內(nèi)容相關(guān)？假設(shè)沒有必要泄漏這些信息，那么可以思索將其刪除。這樣一來，句子就變成：瓊向心存不滿的客戶寫了封負(fù)疚信。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/consider_your_delivery_strategy.html 思索傳達(dá)信息的戰(zhàn)略懂得有效寫作的人知道，即使文檔寫的不錯(cuò)，假設(shè)未能以適宜人選的名義在適宜的時(shí)間以適宜的方式傳送，其效果

40、也會遭到影響。在開場寫作之前，思索應(yīng)該以誰的名義傳達(dá)信息。您本人？您的上司？整個(gè)團(tuán)隊(duì)？不同的選擇必定會對讀者有不同的影響。同時(shí)還要思索文檔的撰寫時(shí)間能否太早或太晚。假設(shè)寫得太早，時(shí)機(jī)尚未成熟，讀者就不會關(guān)注您提出的問題。假設(shè)寫得太晚，您就喪失了提出建議或防備問題的時(shí)機(jī)。最后，傳送方式也會影響文檔的效果。在選擇傳送方式時(shí)，應(yīng)思索寫作目的、受眾以及您想要傳達(dá)的信息。例如，假設(shè)要分發(fā)客戶稱心度調(diào)查結(jié)果，可以用電子郵件向全公司發(fā)送該報(bào)告的總結(jié)，并提供有關(guān)如何獲取完好報(bào)告的詳細(xì)信息。您也可以約請管理層和其他關(guān)鍵人員觀看一次調(diào)查結(jié)果演示。理想的溝通方式需求沉思熟慮才干決議。就算您決議運(yùn)用書面方式，您也會發(fā)

41、現(xiàn)用口頭交流的方式作為補(bǔ)充有助于將影響力擴(kuò)展。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/repeat_your_message_simply.html 高管視角:就是要不斷反復(fù)他的信息高管視角當(dāng)今世界，溝通是指點(diǎn)者務(wù)必要做好的一件事。不但要有效進(jìn)展內(nèi)部溝通，在很多情況下，更要做好外部溝通。這是指點(diǎn)者的主要職責(zé)之一，要做好這件事，指點(diǎn)者要做到以下幾點(diǎn)：簡化信息、保證信息清楚一致，還有最難做到的一點(diǎn)，那就是認(rèn)識到本人必需無休止地反復(fù)這些信息。不能由于說過一兩次、寫在手冊中、發(fā)過電子郵件，或者就在戰(zhàn)略文檔中，就想當(dāng)然地以為人們曾經(jīng)了解或牢牢記住了這些信息，即使他們曾聽到或看到

42、過。他就是要不斷地反復(fù)戰(zhàn)略是什么、問題是什么，而且要運(yùn)用簡單的言語，別擔(dān)憂人們會說：“天哪，我聽了太多次了。人們最難了解的是戰(zhàn)略和方向總是不停變卦，卻又毫無必要。他們可以了解，他們必需以非常簡單的方式知道本人前進(jìn)的大致方向，這樣他們才干朝著這個(gè)方向前進(jìn)。他們也可以了解，事物總會發(fā)生一些變化，風(fēng)向變了，總是該調(diào)整航線，但是必需有一個(gè)目的。他必需有一個(gè)明晰的目的，指明他要去哪，然后他要不斷反復(fù)這個(gè)目的是什么。我能明白這一點(diǎn)，跟我的一次任務(wù)閱歷有關(guān)。當(dāng)時(shí)，他們公司計(jì)劃從比較復(fù)雜的合伙制出發(fā)，讓公司成員間的協(xié)作更加嚴(yán)密，并讓泛歐以及泛英戰(zhàn)略更加協(xié)調(diào)一致。針對這些問題，他做了個(gè)演示，清楚而簡短，似乎大家

43、都明白了。可是，三周或一個(gè)月后，當(dāng)他造訪另一間辦公室或者另一個(gè)國家的時(shí)候，每個(gè)人又開場問他那些他早已回答過的問題，由于他說的話并沒有入他們的耳。由此可見，他必需得一遍一遍地反復(fù)。作為指點(diǎn)者，他必需永無休止地簡化他要傳達(dá)的信息，使之清楚一致，更要無休止地進(jìn)展傳達(dá)，確保每個(gè)人都能正確地了解吸收。邁克爾雷克爵士(Michael Rake)畢馬威國際主席邁克爾雷克爵士年參與畢馬威前稱PeatMarwick并在歐洲分部任務(wù)。年到年，他主要在比利時(shí)和盧森堡擔(dān)任審計(jì)業(yè)務(wù)，隨后前往中東擔(dān)任了三年的審計(jì)業(yè)務(wù)。年，他調(diào)往倫敦，兩年后成為英國董事會成員，歷任多個(gè)指點(diǎn)職位后，于年成為英國高級合伙人，年成為畢馬威國際主

44、席。在成為畢馬威國際主席和畢馬威英國的高級合伙人之前，他還擔(dān)任過畢馬威歐洲主席。在他的任期內(nèi)，他監(jiān)視指點(diǎn)了一項(xiàng)活動，確保對“后安然時(shí)代有一個(gè)漸進(jìn)式、適用性的立法回應(yīng)。他在威爾士親王的國際商業(yè)領(lǐng)袖論壇委員會任職，并擔(dān)任社區(qū)商業(yè)主席。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/anticipate_readers_questions.html 開場 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/anticipate_readers_questions.html 預(yù)測讀者的問題寫出讀者對您的主題能夠會產(chǎn)生的疑問。這種方法有助于確保您的文檔能通知讀者他們需求了解

45、的內(nèi)容。這種方法還能協(xié)助 您預(yù)見讀者對文檔的反響。例如，吉莉安必需寫一份備忘錄，引見協(xié)作推出某新產(chǎn)品的員工召開的每周部門間會議。預(yù)測到讀者關(guān)注的事項(xiàng)后，她提出了以下問題：他們?yōu)槭裁匆匍_這些新會議？ 議程將包括哪些內(nèi)容？ 我應(yīng)該怎樣預(yù)備這些會議？ 將這些問題轉(zhuǎn)化為一定性陳說之后，吉莉安就能得出她在備忘錄中將要提到的要點(diǎn)。例如：“召開第一次會議時(shí)，請事先預(yù)備好您所在部門的任務(wù)方案。運(yùn)用這種方法時(shí)，應(yīng)思索您對受眾的興趣和關(guān)注事項(xiàng)的了解。假設(shè)您對受眾不太熟習(xí)，那么應(yīng)找一位熟習(xí)他們的人對您預(yù)測的問題進(jìn)展補(bǔ)充。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/create_a_tradi

46、tional_outline.html 擬一份傳統(tǒng)式提綱傳統(tǒng)式提綱最適宜那些能在動筆之前構(gòu)思出文檔邏輯構(gòu)造的人。假設(shè)您缺乏寫作閱歷，或者涉及的主題很復(fù)雜，這種方法就格外有用。傳統(tǒng)式提綱通常運(yùn)用字母、羅馬數(shù)字和阿拉伯?dāng)?shù)字闡明信息的層次。對大多數(shù)商務(wù)文檔來說，三級標(biāo)題羅馬數(shù)字、大寫字母和阿拉伯?dāng)?shù)字就足夠了。一旦擬好提綱，就應(yīng)思索以下問題：提綱中能否曾經(jīng)列出了我要寫的一切主題和副主題？他們的陳列能否符合邏輯順序？開頭、中間和結(jié)尾能否清楚明白？假設(shè)提綱的邏輯和順序符合您的要求，您就可以開場對每一條加以充實(shí)，從而創(chuàng)建文檔。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/use_the_

47、brainstorm_outline.html 運(yùn)用頭腦風(fēng)暴式提綱頭腦風(fēng)暴式提綱是一種方式自在的構(gòu)思技巧，即一想到什么就立刻將其記下。頭腦風(fēng)暴式提綱鼓勵(lì)自在聯(lián)想，這有助于激發(fā)您的發(fā)明力。在進(jìn)展團(tuán)隊(duì)集體寫作的時(shí)候，這種方法格外有效，由于運(yùn)用這種方法在寫作之初就能獲得每個(gè)人的想法。創(chuàng)建頭腦風(fēng)暴式提綱的方法：在一張紙的中間畫一個(gè)圓圈。 將您的目的寫在圓圈里。記住，您的目的就是您撰寫這份文檔的緣由。目的的表述應(yīng)該簡約：以“為了開頭，并包括一個(gè)動詞，例如“壓服。 在想到與您的主題相關(guān)的想法時(shí)，從圓圈向外畫線，就像車輪的輪輻，然后在每一條線上寫一個(gè)想法。 假設(shè)某個(gè)想法激發(fā)了其他與之相關(guān)的想法，就從那條線上

48、再引出幾條線，然后將這些相關(guān)想法寫在上面。 假設(shè)您忽然想到了與之前所寫的想法完全無關(guān)的想法，就從中間的圓圈上再引出一條新線。 一邊繼續(xù)構(gòu)思想法，一邊從中間的圓圈和其他線條上畫新線。 對于從中間的圓圈發(fā)散出來的主要想法，應(yīng)仔細(xì)進(jìn)展分類。一經(jīng)組織整理，這些想法就成為您在寫作中將要提及的主題。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/try_free_writing.html 嘗試自在寫作當(dāng)您出現(xiàn)寫作妨礙，就像是得了“頭腦空白綜合癥時(shí)，自在寫作通常是最好的處理方法。與頭腦風(fēng)暴式提綱一樣，自在寫作允許您放飛想象，以催生靈感，這樣優(yōu)秀的創(chuàng)意會躍然紙上，或者出如今電腦上。請記住，自

49、在寫作最重要的規(guī)那么就是沒有規(guī)那么。采用自在寫作法的要點(diǎn)包括：預(yù)備好紙筆，或?qū)⑹执钤阪I盤上，然后讓思想自在馳騁。 寫下腦海中出現(xiàn)的任何想法，哪怕這些想法與您的寫作主題毫無關(guān)系。 至少應(yīng)自在寫上分鐘，這樣才干思如泉涌。 當(dāng)您思想受阻時(shí)，也要將這種情況記錄下來。不要停頓。 不要對記下的東西進(jìn)展編輯。假設(shè)您用的是計(jì)算機(jī)，封鎖屏幕能夠有助于防止您過早編輯。 自在寫作完成后，讀一讀您之前記下的內(nèi)容，突出標(biāo)示重要的觀念和想法。然后將這些要點(diǎn)按照邏輯分類，這一步驟與傳統(tǒng)式提綱或頭腦風(fēng)暴式提綱一樣。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/how_will_you_start_writ

50、ing.html 互動練習(xí):如何開場寫作？不同的寫作挑戰(zhàn)決議了您開場寫作時(shí)要采取不同的戰(zhàn)略。請為不同的挑戰(zhàn)選擇適宜的戰(zhàn)略。.您需求撰寫一份備忘錄，提議更改您部門的一個(gè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程。您認(rèn)識到員工們能夠會抑制變革，管理者那么能夠沒有時(shí)間培訓(xùn)員工運(yùn)用新流程，經(jīng)過什么樣的戰(zhàn)略開場寫作可以協(xié)助 您最好地構(gòu)思這個(gè)備忘錄?預(yù)測讀者的問題解釋：正確選項(xiàng)。在您曾經(jīng)預(yù)料到讀者對您的提議會有所顧慮的情況下，關(guān)注讀者會提出的問題是一個(gè)不錯(cuò)的起點(diǎn)。擬一份傳統(tǒng)式提綱解釋：非正確選項(xiàng)。假設(shè)您缺乏寫作閱歷，或者涉及的主題很復(fù)雜，那么開場撰寫時(shí)，擬一個(gè)傳統(tǒng)式提綱是很好的戰(zhàn)略，在本例中，您面對的寫作挑戰(zhàn)是一個(gè)能夠遭到讀者抵抗的想

51、法，這需求其他戰(zhàn)略來應(yīng)對。運(yùn)用頭腦風(fēng)暴式提綱解釋：非正確選項(xiàng)。假設(shè)您與一個(gè)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，或者需求激發(fā)創(chuàng)意，那么開場撰寫時(shí)，運(yùn)用頭腦風(fēng)暴式提綱是很好的戰(zhàn)略，在本例中，您面對的寫作挑戰(zhàn)是提出一個(gè)能夠遭到讀者抵抗的想法，這需求其他戰(zhàn)略來應(yīng)對。嘗試自在寫作解釋：非正確選項(xiàng)。假設(shè)您遇到了寫作妨礙，那么開場撰寫時(shí)，自在寫作是很好的戰(zhàn)略。在本例中，您面對的寫作挑戰(zhàn)是提出一個(gè)能夠遭到讀者抵抗的想法，這需求其他戰(zhàn)略來應(yīng)對。.公司正在開展績效評價(jià)，努爾應(yīng)主管的要求撰寫自我評價(jià)，描畫本人的優(yōu)點(diǎn)和缺陷?？墒?，她每次在鍵盤前想開場寫，都不知道怎樣寫，什么樣的開場戰(zhàn)略最適宜她？預(yù)測讀者的問題解釋：非最正確選項(xiàng)。假設(shè)努爾計(jì)劃提

52、出一個(gè)能夠會讓讀者產(chǎn)生嚴(yán)重顧慮的想法，那么開場寫作時(shí)，預(yù)測讀者問題是一個(gè)不錯(cuò)的戰(zhàn)略。在本例中，努爾面對的寫作挑戰(zhàn)是不知道應(yīng)該寫什么，這需求其他戰(zhàn)略來應(yīng)對。擬一份傳統(tǒng)式提綱解釋：非最正確選項(xiàng)。假設(shè)努爾需求涉及的主題很復(fù)雜，那么開場撰寫時(shí)，擬一個(gè)傳統(tǒng)式提綱是很好的戰(zhàn)略，而如今，努爾需求一個(gè)能讓她文思泉涌的戰(zhàn)略。運(yùn)用頭腦風(fēng)暴式提綱解釋：非最正確選項(xiàng)。假設(shè)努爾與一個(gè)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，或者需求激發(fā)創(chuàng)意，那么開場撰寫時(shí)，運(yùn)用頭腦風(fēng)暴式提綱更有效，而如今，她需求一個(gè)能讓她文思泉涌的戰(zhàn)略。嘗試自在寫作解釋：最正確選項(xiàng)。自在寫作突破寫作妨礙的絕佳方式。.納賽爾授命擬定一個(gè)方案，對公司內(nèi)潛在的危機(jī)進(jìn)展預(yù)測和應(yīng)對。她對撰寫

53、這樣的方案缺乏閱歷，雖然他知道這個(gè)方案中需求包含哪些信息，但卻不確定應(yīng)該從哪入手。納賽爾最好經(jīng)過什么樣的戰(zhàn)略開場寫作？預(yù)測者的問題解釋：非最正確選項(xiàng)。假設(shè)納賽爾計(jì)劃提出一個(gè)能夠會讓讀者產(chǎn)生嚴(yán)重顧慮的想法，那么開場寫作時(shí)，預(yù)測讀者產(chǎn)生嚴(yán)重顧慮的想法，那么開場寫作時(shí)，預(yù)測讀者問題更適宜，但如今是要擬定危機(jī)管理方案，所以需求采用其他戰(zhàn)略。擬一份傳統(tǒng)式提綱解釋：最正確選項(xiàng)。由于納賽爾要涉及的主題很復(fù)雜，而且他缺乏撰寫此類方案的閱歷，所以擬定傳統(tǒng)式提綱是很好的戰(zhàn)略。運(yùn)用頭腦風(fēng)暴式提綱解釋：非最正確選項(xiàng)。假設(shè)納賽爾與一個(gè)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，那么運(yùn)用頭腦風(fēng)暴式提綱更適宜。但如今是要擬定危機(jī)管理方案，所以需求采用其他戰(zhàn)

54、略。嘗試自在寫作解釋：非最正確選項(xiàng)。假設(shè)納賽爾不知道應(yīng)該在方案中包含哪些信息，自在寫作會是更好的戰(zhàn)略。而在本例中，他需求采用其他戰(zhàn)略。.莎倫參與了一個(gè)小委員會，他們要起草一份關(guān)于培訓(xùn)新員工的建議書，委員會曾經(jīng)搜集了信息，預(yù)備開場撰寫，莎倫應(yīng)該建議經(jīng)過什么樣的戰(zhàn)略開場寫作？預(yù)測讀者的問題解釋：非最正確選項(xiàng)。根據(jù)莎倫的預(yù)測，人們對培訓(xùn)建議書不會有什么劇烈的反對，所以預(yù)測讀者問題不是最有效的戰(zhàn)略，在此例如中，她需求采用其他戰(zhàn)略。擬一份傳統(tǒng)式提問解釋：非最正確選項(xiàng)。假設(shè)莎倫需求涉及的主題很復(fù)雜，那么開場撰寫時(shí)，擬一個(gè)傳統(tǒng)式提綱更有效，在此例如中，她需求采用其他戰(zhàn)略。運(yùn)用頭腦風(fēng)暴式提綱解釋：最正確選項(xiàng)。

55、假設(shè)您與一個(gè)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，那么開場撰寫時(shí)，運(yùn)用頭腦風(fēng)暴式提綱是最好的戰(zhàn)略。嘗試自在寫作解釋：非最正確選項(xiàng)。假設(shè)莎倫遇到了寫作妨礙，那么開場撰寫時(shí)，自在寫作更有效，要開場撰寫培訓(xùn)建議書，莎倫和委員會需求采用其他戰(zhàn)略。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/choose_an_organizing_method.html 組織資料 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/choose_an_organizing_method.html 中心概念:選擇組織方法經(jīng)過選擇最適當(dāng)?shù)慕M織方式，您可以更清楚地向讀者傳達(dá)信息。下面列出了各種類型的寫作及其適用的組織方

56、式。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/order_of_importance.html 重要性排序法對于許多內(nèi)部文檔，撰文者通常會采用“結(jié)論先行(BLOT)法。將最關(guān)鍵的信息放在文檔開頭，您可以協(xié)助 忙碌的讀者快速看到最重要的信息。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/chronological.html 時(shí)序法按照時(shí)序法，您可以按發(fā)生的先后順序列出事件，進(jìn)而闡明主題。當(dāng)文檔的內(nèi)容包含產(chǎn)品開展史這樣的信息時(shí)，這種方法非常有用。運(yùn)用此方法時(shí)：抓住重要、有宏大影響的現(xiàn)實(shí)。 利用視覺設(shè)計(jì)突出重要信息，例如您的關(guān)鍵信息，由于運(yùn)用這種開展時(shí)序法

57、時(shí)能夠會脫漏這些信息。 假設(shè)有五個(gè)以上的日期，應(yīng)防止每個(gè)句子都以日期開頭。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/process_and_procedure.html 過程和程序法過程和程序法對指點(diǎn)闡明和用戶手冊都適用?？偟膩碚f，過程就是要描畫在各個(gè)階段由誰做什么、發(fā)生了什么或?qū)⒁l(fā)生什么。由于這些階段的發(fā)生與讀者無關(guān)，因此請運(yùn)用第三人稱進(jìn)展表達(dá)。例如：“發(fā)票應(yīng)首先交給費(fèi)用發(fā)生部門同意，然后再交給會計(jì)付賬。程序那么按照完成目的所需的順序提供讀者可以實(shí)踐采取的行動步驟。由于程序是一系列設(shè)定好的步驟，所以陳說的方式與軟件安裝闡明或者菜譜是一樣。描畫步驟時(shí)請運(yùn)用第二人稱，每

58、一步都以表示該行動的動詞開頭。例如：“請給發(fā)票加蓋日期戳，或者“撕下粉色副本用于您的部門記錄。無論運(yùn)用哪一種方法，都應(yīng)留意以下事項(xiàng)：以表格方式陳說正式程序，并給每一步編號。 按照發(fā)生的準(zhǔn)確順序陳說過程或程序中的階段或步驟。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/spatial_arrangement.html 空間陳列法空間陳列法適用于出差報(bào)告、機(jī)械闡明以及銷售研討報(bào)告。將其想像成一幅二維或三維地圖，帶著讀者在您的主題中徜徉，以協(xié)助 他們了解您的信息。例如，要解釋公司的銷售區(qū)域規(guī)劃，您首先應(yīng)該講述洛杉磯的開展機(jī)遇，然后引見紐瓦克的新客戶，最后再講一講華盛頓特區(qū)的政府潛

59、在客戶。運(yùn)用此方法時(shí)：設(shè)定詳細(xì)、銜接而便于了解的順序，例如從左至右、從上到下或由內(nèi)而外。 用細(xì)節(jié)描畫充實(shí)每一個(gè)空間，為讀者發(fā)明生動的影像。 有認(rèn)識地運(yùn)用富于變化的語句和新的措辭來替代陳詞濫調(diào)，以吸引讀者的留意力。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/compare_and_contrast.html 比較和對比法比較和對比法用于展現(xiàn)各種概念的類似或不同之處。這種方法很適宜可行性研討、調(diào)查結(jié)果和方案報(bào)告。當(dāng)您想評價(jià)兩種能夠性各自的優(yōu)缺陷時(shí)，這種方法格外有效。例如，在研討了兩種能夠性之后，您建議在市區(qū)的某個(gè)地點(diǎn)設(shè)立新辦公室，為此，您可以按以下順序陳說研討結(jié)果：優(yōu)點(diǎn)：地點(diǎn)

60、A和地點(diǎn)B 缺陷：地點(diǎn)A和地點(diǎn)B HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/specific-to-general_or_general-to-specific.html 詳細(xì)到普通法或普通到詳細(xì)法詳細(xì)到普通法或普通到詳細(xì)法適用于任務(wù)指令、培訓(xùn)資料和客戶效力信件。在運(yùn)用這兩種方法時(shí)，需求思索的關(guān)鍵問題是：“我的讀者曾經(jīng)了解了多少？回答了此問題后，即可從讀者熟習(xí)的信息開場寫文檔。例如，在宣布一切部門指點(diǎn)都必需修正每月預(yù)算時(shí)，可以運(yùn)用詳細(xì)到普通法創(chuàng)建送給會計(jì)部的備忘錄。由于是會計(jì)團(tuán)隊(duì)發(fā)起的要求，因此在給他們的備忘錄中應(yīng)首先重申他們提出的修正細(xì)節(jié)，然后從更廣的角度講述此次修正會