1、一、文件歸檔 五、填寫目錄二、檔案分類 六、檔案裝盒三、檔案組件 七、實(shí)體排列四、編寫檔號(hào) 國(guó)家檔案局 歸檔文件整理規(guī)則 青島市檔案局 歸檔文件整理規(guī)程 （文件級(jí)） 青島市企業(yè)檔案分類編號(hào)辦法 依據(jù)：概 念1、文件材料： 指企事業(yè)單位在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理等活動(dòng)中形成的各種形式和載體的記錄。 （本講所涉內(nèi)容為紙質(zhì)文件材料） 2、 文件級(jí)檔案： 是檔案的一種保管形式。 即以文件為保管單位的檔案。 它是目前國(guó)家正在推行的一種 較為簡(jiǎn)便的檔案管理形式。 3、 檔案分類： 依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案來源、時(shí)間、 內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行有層 次的區(qū)分，并組成具有一定從屬關(guān)系和平行 關(guān)系的庫藏體系。

2、 4、檔號(hào)： 以字符形式賦予檔案實(shí)體、 用以固定和反映檔案排列 順序的一組代碼。 提 示 采用文件級(jí)檔案整理方法 的單位，對(duì)原有的檔案原則上 不進(jìn)行重新整理。 一、文件歸檔 1、歸檔范圍： 企事業(yè)單位在籌備、建設(shè)、運(yùn)營(yíng)發(fā)展以及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的，記錄和反映本單位活動(dòng)的，具有依據(jù)和參考作用的文件材料。 提 示 各單位應(yīng)根據(jù)國(guó)家、省市有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位的主要職能活動(dòng)情況，制定本單位的文件材料歸檔范圍。 青島市檔案局檔案業(yè)務(wù)建設(shè)指南 青島市企業(yè)文件歸檔范圍與保管期限 國(guó)家檔案局 企業(yè)檔案工作規(guī)范 （行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)） 企業(yè)文件材料歸檔范圍與保管期限參照表 制定本單位文件材料歸檔范圍可參照： 2、歸檔要求

3、 質(zhì)量： （1）字跡清晰，材料耐久； （2）歸檔的文件應(yīng)為原件或具有憑證作用； （3）歸檔的文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確。齊全 是指文件材料不同的版本、 稿次要全；完整 是指反映同一問題或方面的 文件材料收集要全面；準(zhǔn)確 是指文件材料是實(shí)際的真實(shí) 反映，圖物相符，文事一致。 數(shù)量： （1）歸檔文件材料一般為一份，重要的、利用 頻繁的和有特殊需要的可適當(dāng)增加份數(shù)； （2）具有長(zhǎng)期保存價(jià)值或具有憑證作用的電子 文件，應(yīng)制成一套相應(yīng)的紙質(zhì)文件一并歸檔 時(shí)間： （1）管理類文件一般應(yīng)在辦理完畢后, 第二年上半年歸檔； （2）產(chǎn)品、科研、基建項(xiàng)目文件在項(xiàng)目 結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長(zhǎng)的項(xiàng)目 可分階段、分單項(xiàng)歸

4、檔； （3）外購(gòu)設(shè)備或引進(jìn)項(xiàng)目的文件在開箱驗(yàn)收或項(xiàng)目接收后登記歸檔；（4）會(huì)計(jì)文件在會(huì)計(jì)年度終了后， 由財(cái)務(wù)部門整理保存一年， 次年上半年歸檔案室保存； （5）下列文件應(yīng)隨時(shí)歸檔： A、變更、補(bǔ)充的文件；B、基建、設(shè)備的維修文件；C、產(chǎn)品、設(shè)備更換的新零部件文件；D、機(jī)構(gòu)變動(dòng)和干部職工調(diào)動(dòng)、離崗等 留在部門或個(gè)人手中的文件；E、本單位人員外出參加公務(wù)活動(dòng)形成 的文件；F、產(chǎn)權(quán)、商標(biāo)、榮譽(yù)等文件材料。 二、檔案分類 青島市企業(yè)檔案分類編號(hào)辦法 1、一級(jí)類目的設(shè)置 設(shè)置十個(gè)一級(jí)類目： 管理類、產(chǎn)品類、科研類 基建類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)類照片類、音像類、實(shí)物類、職工類 2、二級(jí)及二級(jí)以下類目的設(shè)置 （

5、1）管理類檔案 按年度設(shè)置二級(jí)類目 按保管期限設(shè)置三級(jí)類目 即每一年度的管理類檔案均為 一個(gè)二級(jí)類目，每一個(gè)二級(jí)類目下 按保管期限的不同設(shè)置三個(gè)三級(jí)類目 管理類檔案分類示意：一級(jí) 二級(jí) 三級(jí) 2003 2004 永久管理類 2005 長(zhǎng)期 2006 短期 2007 2008 （2）產(chǎn)品類檔案 一般按產(chǎn)品種類（如貨車、客車或立式車床、臥式車床、球面車床等）或產(chǎn)品型號(hào)設(shè)置二級(jí)類目；需設(shè)置三級(jí)類目的，一般按產(chǎn)品型號(hào)或產(chǎn)品結(jié)構(gòu)設(shè)置。 產(chǎn)品類檔案分類示意： 一級(jí) 二級(jí) 三級(jí) 臥式車床 CAK系列 落地車床 CK系列 立式車床 CKH系列 產(chǎn)品 轉(zhuǎn)塔車床 CKS系列 單軸車床 CKG系列 多軸車床 CKL

6、系列 多刀車床 CKQ系列 仿形車床 e-CA系列 SSCK系列 （3）科研類檔案 二級(jí)類目一般按課題性質(zhì)（如軍用、民用、商用或化工、機(jī)械、紡織等）設(shè)置，三級(jí)類目一般按課題設(shè)置；研究項(xiàng)目少，不需設(shè)置三級(jí)類目的，其二級(jí)類目可直接按課題設(shè)置。 科研檔案分類示意： 一級(jí) 二級(jí) 三級(jí)科研檔案 課題名稱電子機(jī)械化工紡織海洋（4）基建類檔案 二級(jí)類目一般按性質(zhì)或用途（如生產(chǎn)設(shè)施、非生產(chǎn)設(shè)施）設(shè)置，三級(jí)類目按建筑項(xiàng)目設(shè)置；不需設(shè)置三級(jí)類目的，其二級(jí)類目可直接按建筑項(xiàng)目設(shè)置。 基建類檔案分類示意： 一級(jí) 二級(jí) 三級(jí) 生產(chǎn)設(shè)施 一車間 基本建設(shè) 輔助生產(chǎn)設(shè)施 二車間 辦公設(shè)施 三車間 （5）設(shè)備儀器類檔案 二級(jí)

7、類目一般按使用性質(zhì)（如專用、通用）或用途、種類設(shè)置，三級(jí)類目按設(shè)備儀器型號(hào)設(shè)置；不需設(shè)置三級(jí)類目的，其二級(jí)類目可直接按設(shè)備儀器型號(hào)設(shè)置。 設(shè)備類檔案分類示意： 一級(jí) 二級(jí) 三級(jí) 土建機(jī)械設(shè)備 起重機(jī) 設(shè)備儀器 木工機(jī)械設(shè)備 電動(dòng)葫蘆 電焊切割設(shè)備 攪拌機(jī) 混凝土 龍門吊 挖掘機(jī) 裝載機(jī) 壓實(shí)機(jī) 架橋機(jī) （6）會(huì)計(jì)類檔案 設(shè)置會(huì)計(jì)報(bào)表、帳簿、憑證 三個(gè)二級(jí)類目 會(huì)計(jì)報(bào)表不設(shè)置下位類目 會(huì)計(jì)帳簿、憑證分別按年度設(shè)置下位類目 會(huì)計(jì)類檔案分類示意：一級(jí) 二級(jí) 三級(jí)會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)報(bào)表帳簿憑證2003200420052006 2007三、檔案組件1、文字文件： 一般一份文件為一件 必要時(shí)也可按問題特征組件

8、將歸檔的文件組成檔案基本保管單位一件的排列順序：發(fā)文與定稿為一件，發(fā)文在前；正件與附件為一件，正件在前；原件與復(fù)制件為一件，復(fù)制件在前；轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)件在前；收文與傳閱單為一件，傳閱單在前；無定稿的發(fā)文與簽發(fā)單為一件，發(fā)文在前； 件與件之間的排列順序： 在最底一級(jí)類目?jī)?nèi)，按時(shí)間順序排列 文件材料較多時(shí)，也可結(jié)合問題、 階段、名稱、地域等特征排列 2、圖樣文件： 一套為一件或數(shù)件 一套圖樣文件數(shù)量多時(shí)，可按結(jié)構(gòu)、專業(yè)、工序、性質(zhì)、名稱等特征分別組件數(shù)件：件與件之間的排列順序： 同一類歸檔文件中，最低一級(jí)類目?jī)?nèi)的文件 按文字材料在前，圖樣材料在后的順序排列 其中： 文字材料按時(shí)間順序

9、或結(jié)合問題、 階段等特征排列 圖樣文件按專業(yè)排列，同專業(yè)內(nèi)按 圖樣目錄或圖號(hào)順序排列主要包括： (1)全宗號(hào) (4)保管期限號(hào) (2)類目號(hào) (5)件號(hào) (3)年度號(hào) (6)間隔號(hào) 四、編寫檔號(hào) 1、編寫方法(1)全宗號(hào) 由青島市檔案館統(tǒng)一確定，在檔案未進(jìn)館 之前該號(hào)暫空(2)類目號(hào)- 一級(jí)類目： 采用類目中兩個(gè)有代表性 文字的大寫聲母作為代號(hào) 管理類_ “GL” 產(chǎn)品類_“CP” 科學(xué)技術(shù)研究類_“KY” 基本建設(shè)類_“JJ” 設(shè)備儀器類_“SB” 會(huì)計(jì)類_“KJ”一級(jí)類目名稱與代號(hào) 二級(jí)及二級(jí)以下類目： 采用阿拉伯?dāng)?shù)字“1-9”或“01-99”表示 亦可采用型號(hào)或項(xiàng)目代號(hào)表示相應(yīng)級(jí)類目(3

10、)年度號(hào)- 用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫年度號(hào) 如： 二00七年用“2007”表示 永久：30年以上 “1” 長(zhǎng)期：10-30年（含） “2” 短期：10年（含）以下“3” (4)保管期限號(hào)- 提 示 確定歸檔文件材料保管期限參考依據(jù)：A、檔案業(yè)務(wù)建設(shè)指南 青島市企業(yè)文件歸檔范圍與保管期限B、檔案工作文件選編 財(cái)會(huì)字199832號(hào)會(huì)計(jì)檔案管理辦法 國(guó)檔發(fā) 19884號(hào)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料 管理暫行規(guī)定C、國(guó)家檔案局企業(yè)檔案工作規(guī)范 企業(yè)文件材料歸檔范圍與保管期限參照表(5)件號(hào)-管理類檔案- 同一年度內(nèi)按三個(gè)不同保管期限分別 編寫件號(hào)；檔案數(shù)量較少的單位， 同一年度可編寫一個(gè)起止件號(hào)。科技類檔案- 分別按

11、其最低一級(jí)類目編寫件號(hào)。 會(huì)計(jì)檔案 分別按二級(jí)或三級(jí)類目編寫件號(hào)會(huì)計(jì)報(bào)告 采用大流水形式編寫件號(hào)。即按會(huì)計(jì) 報(bào)告形成的年度順序自“1”始編寫件號(hào)會(huì)計(jì)賬簿、憑證 分別按三級(jí)類目（年度）編寫件號(hào)。 即一個(gè)年度一個(gè)起止件號(hào) 一冊(cè)為一件 （6）間隔號(hào)同為拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字編寫 的類目號(hào)中間用間隔號(hào)“.”隔離;類目號(hào)與件號(hào)中間用間隔號(hào)“-”隔離;拼音字母與阿拉伯?dāng)?shù)字編寫的類目號(hào) 中間不用間隔號(hào). 2、檔號(hào)示意： (1)GL20071-016 第 16 件（管理類檔案2007年 永久保存的第16件） 永 久2 0 0 7 年管 理 類(2)JJ12371-01 第 1 件（2號(hào)辦公樓采暖 通風(fēng)空調(diào)竣工圖

12、） 2號(hào)辦公樓 辦 公 設(shè) 施基 建竣 工 圖暖 風(fēng) 空 調(diào)永 久(3)KJ32007-001 第 1 件（會(huì)計(jì)憑證 2007年第1本） 2007年度憑 證會(huì)計(jì)檔案 在每份歸檔文件材料的 首頁右上角空白處加蓋檔號(hào) 章，并按已確定該文件材料 的檔號(hào)填寫有關(guān)內(nèi)容。 3、加蓋并填寫檔號(hào)章： 檔號(hào)章式樣GL20021-01616 提 示 作為一件的圖樣材料，應(yīng)分別折疊成 A4幅面，在每張圖紙首面的右上角加蓋 檔號(hào)章并填寫同一檔號(hào)章內(nèi)容，在其右 下角逐一填寫頁號(hào)。五、填寫檔案分類目錄序號(hào)日期 位置序號(hào)：填寫檔案在大類中的排列順序號(hào)日期：用八位阿拉伯?dāng)?shù)字分上下兩排填寫位置：填寫檔案存放位置的代號(hào)（庫、排、

13、組、格） 1、固定歸檔文件 工具： （1）三角袋 （2）不銹鋼裝釘 （3）塑料拉桿 （4）細(xì)線繩 （5）其他六、檔案裝盒三角袋式樣：底邊=210mm直角邊=260mm2、將已固定的歸檔文件材料 按檔號(hào)順序（小號(hào)在前， 大號(hào)在后）裝入檔案盒， 裝滿為止。3、填寫備考表（1）說明：填寫盒內(nèi)文件材料的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況以及與盒內(nèi)某份文件反映同一內(nèi)容但載體形式不同，并另行保存的檔案保管單位的檔號(hào)（互見號(hào)）。（2）整理人： 檔案整理人員簽名。（3）檢查人： 歸檔文件質(zhì)量審核人（各部門、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人 或檔案管理人員）簽名。 4、填寫檔案盒脊背：全 宗 號(hào)：暫空類 目 號(hào)：盒內(nèi)歸檔文件分類號(hào)年

14、 度 號(hào)：盒內(nèi)文件形成年度代號(hào)保管期限號(hào)：盒內(nèi)文件保管期限代號(hào)部門（內(nèi)容）：盒內(nèi)文件的處理部門 或主要內(nèi)容起 止 件 號(hào)：盒內(nèi)文件的起止順序號(hào) 5、在檔案盒正面加蓋立檔單位橫排印章 （印泥為藍(lán)黑色） 位置： 檔案盒正面上方中央 印章離檔案盒上端約10厘米 提 示 不同年度或不同保管期限或不同項(xiàng)目的 歸檔文件材料一般不應(yīng)放入同一檔案盒 七、實(shí)體排列：大類排列順序： 管理檔案-科技檔案-會(huì)計(jì)檔案 科技檔案：產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備 （大類之間不得交叉） 1、管理類檔案： 按年度期限時(shí)間順序排列 2、科技檔案： 各大類內(nèi)按性質(zhì)項(xiàng)目（一個(gè)產(chǎn)品、一個(gè)課題、 一項(xiàng)工程、一臺(tái)設(shè)備）階段或系統(tǒng)排列。 3、會(huì)計(jì)檔案： 財(cái)務(wù)報(bào)告會(huì)計(jì)帳簿會(huì)計(jì)憑證 在各二級(jí)類目?jī)?nèi)分別按年