1、檔案管理的主要手段和措施一、檔案管理目標工程項目檔案的價值使檔案管理在項目管理內容中顯得尤為重要，同時文件檔案控制是ISO9000所要求的一個基本要素，也是項目管理不可或缺的方面，規范、有效的檔案管理工作保證了城市建設檔案的完整性、系統性和國家有關規范和法律要求。二、檔案管理依據序號檔案管理法律法規條例等依據1中華人民共和國檔案法 第十一條規定：機關、團體、企業、事業單位和其他組織必須按照國家規定，定期向檔案館移交檔案。2中華人民共和國城鄉規劃法第四十五條規定：建設單位應當在竣工驗收后六個月內向城鄉規劃行政主管部門報送有關竣工驗收資料。第六十七條規定：建設單位未在建設工程竣工驗收后六個月內向城

2、鄉規劃行政主管部門報送有關竣工驗收資料的，由所在地城市、縣人民政府城鄉規劃主管部門責令限期補報，逾期不補報的，處一萬元以上五萬元以下的罰款。3國務院科學技術檔案工作條例 第七條規定：各單位在對每一項科研成果、產品試制、基建工程或其他技術項目進行鑒定、驗收的時候，要有科技檔案部門參加，對應當歸檔的科技文件材料加以驗收。沒有完整、準確、系統的科技文件材料的項目，不能驗收。4建設工程質量管理條例第十六條規定：建設單位收到建設工程竣工報告后，應當組織設計、施工、工程監理等有關單位進行竣工驗收。建設工程竣工驗收應當具備下列條件：完成建設工程設計和合同約定的各項內容；有完整的技術檔案和施工管理資料；有工程

3、使用的主要建筑材料、建筑構配件和設備的進場試驗報告；有勘察、設計、施工、工程監理等單位分別簽署的質量合格文件；有施工單位簽署的工程保修書。建設工程經驗收合格的，方可交付使用。第十七條規定：建設單位應當嚴格按照國家有關檔案管理的規定，及時收集，整理建設項目各環節的文件資料，建立健全建設項目檔案，并在建設工程竣工后，及時向建設行政主管部門或者其他有關部門移交建設項目檔案的，責令其改正，處1萬元以上10萬元以下罰款。5國家住房與城鄉建設部城市建設檔案管理規定第八條明確指出：列入城建檔案接收范圍的工程，建設單位在組織竣工驗收前，應當提請城建檔案管理機構對工程檔案進行預驗收。預驗收合格后，由城建檔案管理

4、家機構出具工程檔案認可文件。第九條指出：建設單位在取得工程檔案認可文件后，方可組織工程竣工驗收。建設行政主管部門在辦理竣工驗收備案時，應當查驗工程檔案認可文件。6城市地下管線工程檔案管理辦法（建設部第136號令）第十條規定：建設單位在地下管線工程竣工驗收備案錢，應當向城建檔案管理機構移交下列檔案資料。（1）地下管線工程項目準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工驗收文件和竣工圖；（2）地下管線竣工測量成果；（3）其他應當歸檔的文件資料（電子文件、工程照片、錄像等）城市供水、排水、燃氣、熱力電力、電訊等地下管線專業單位應當及時向城建檔案管理機構移交地下專業管線圖。第十二條規定：“因建設單位未移交地

5、下管線工程檔案，造成施工單位在施工中損害地下管線的，建設單位依法承擔相應的責任。”7浙江省城市建設檔案管理辦法城市建設檔案機構接收和管理下列檔案： （一）城市建設工程檔案； 1、工業、民用建筑工程； 2、市政基礎設施工程； 第八條 城市建設檔案材料形成單位必須按照國家和本省規定的標準以及辦法的要求收集、整理建設工程（包括配套工程，下同）檔案，并向城市建設檔案機構移交。 前款所稱建設工程檔案，包括工程項目前期、施工及竣工所形成的應當歸檔保存的文件材料。工程系那個木前期管理性文件材料可以移交副本。第九條 建設單位在申領建設工程規劃許可證或者施工許可證前，應當與工程所在地城市建設檔案機構簽訂建設工程

6、檔案承諾書。城市建設檔案機構應當定期將建設工程檔案承諾書簽訂情況，報工程所在地建設行政主管部門和檔案行政主管部門備案。三、簽訂建設工程竣工檔案移交承諾書辦理事項簽訂建設工程竣工檔案移交承諾書辦理機構區城建檔案館主辦處室業務指導科申辦對象余杭區行政規劃區域內各類工程項目的建設單位和個人辦理依據浙江省城市建設檔案管理辦法（浙江省人民政府令第217號）第10條辦理時限資料齊全后當場辦理緊前工作條件辦理資料序號所需文件領取/辦理部門1填寫建設工程竣工檔案移交承諾書兩份及建設工程檔案管理登記表一份（必須加蓋公章）2規劃許可證復印件一份（包括附件、附圖）3樁基先行項目提供建設局批準文件及規劃審批圖4需要提

7、供的其他資料567辦理程序窗口辦理四、項目建設各階段的文件的收集及其責任單位階 段內 容負責單位辦理建設工程規劃許可證辦理建設工程竣工檔案驗收報送申請表，和城建檔案管理部門簽訂建設工程竣工檔案編制及報送合同項目代建單位項目前期準備階段收集、積累和整理項目前期文件以及設備、工藝和涉外文件項目代建單位勘察設計階段負責收集、積累勘察、設計文件，并按規定在項目竣工前向項目代建單位移交勘察、設計單位項目施工階段施工及分包項目全部文件的收集、積累、整理，并規定在項目竣工前向項目代建單位移交施工及分包承包商收集積累項目監理檔案文件，并規定在項目竣工前向項目代建單位移交監理單位試運行試運行過程中文件、資料的收

8、集和積累項目代建單位項目竣工驗收階段負責收集竣工驗收過程的文件施工承包商在竣工驗收前匯總各協作單位收集的相關檔案資料，并確定需向檔案管理部門移交部分，作好檔案移交的準備工作項目代建單位五、工程項目檔案管理和備案流程管 理 內 容將檔案管理目標作為合約條款提出督促協作單位任命檔案管理負責人檔案收集、積累以月為周期檢查各協作單位檔案管理情況項目檔案的匯總確定需移交城建檔案資料并預檢檔案移交根據檔案移交證明及消防、環保、規劃等驗收證明到建管處正式備案階 段簽約階段項目啟動階段項目實施過程竣工驗收前竣工驗收后六、專業化歸檔和備案管理 （一）建立系統、完善的信息網1、根據性質的不同，建立相應的信息網絡，

9、明確聯絡人員。保持穩定、暢通的信息渠道，保證工程信息能夠準確、及時的傳達到有關各方。針對重大的工程技術問題和災害性事故，應制定特別的信息傳遞渠道，保證事故發生后，有關人員能夠在第一時刻了解到事故狀況，迅速作出決策。2、全面收集設計、施工等有關的工程信息和資料，通過計算機等先進的設備和手段進行信息的同濟、匯總、整理和存儲。使設計者能夠及時了解到施工狀況，施工者能夠方便的查閱設計資料，管理者能夠全面了解工程情況，達到資源共享，提高信息資源的利用效率，從而提高項目的管理水平。3、建立信息發布制度。將工程信息進行整理和匯編，定期地向招標人、使用方、政府職能部門、社會有關方面進行通報，接收監督。（二）信

10、息及檔案管理的措施 1、組成專門小組負責收集工程、技術信息及竣工檔案的整理組卷歸檔工作。及時將工程、技術信息及竣工檔案整理驗收小組負責人、工作人員名單、竣工檔案整理工作計劃、聯系電話報項目代建方。2、立卷原則和分工（1）立卷應遵循工程文件形成的自然規律，保持卷內文件的有機聯系，便于檔案的保管和利用。（2）一個建設工程由多個單位工程組成時，工程文件應按單位工程組卷。（3）工程文件可按建設程序劃分為：工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件5部分。（4）招標人、使用方、施工方負責立卷范圍按余杭區城建檔案館制定的余杭區建設工程檔案編制指南執行。工程準備階段，由招標人、使用方按項目立

11、卷；實施階段，由招標人、使用人按單位工程立卷的竣工驗收文件。由施工方按單位工程立卷：施工及驗收記錄、竣工圖。施工單位根據工程竣工檔案驗收小結提綱的要求，編寫工程竣工驗收小結，施工單位負責人簽名，加蓋公章，以備驗收。驗收后，工程竣工驗收小結交項目代建方。由項目代建方按單位工程立卷：監理文件，在施工監理中形成的資料檔案十分重要，除部分資料交由施工單位組卷外，均應分類裝訂，監理文件可先按單位工程、分部工程、專業、階段組卷，竣工后移交一套原件給招標人、使用方存檔。負責嚴格審核竣工檔案的質量。填寫工程質量保證資料審查記錄，一式三份，總監理工程師簽字后，一份交項目代建方，一份交施工方，監理方留存一份。監理

12、方工程師審核竣工圖后，應在竣工圖上簽字并加蓋監理單位公章。監理方抽檢材料、測量檢測資料和備案需填寫的表格按標段另行組卷，其中除材料質檢報告入施工單位檔案外，監理單位在工程監理工程中所形成的所有資料，如監理規劃、會議紀要、月報、監理工作總結等按所管標段分類整理裝訂成冊。（此部分工作根據招標文件以及項目代建合同的要求由項目代建方完成，具體實施由項目代建方負責）（三）項目前期報建階段檔案資料目錄清單分 類內 容備 注項目前期立項文件部分（1）項目建議書及批復文件（2）可行性研究報告、環境影響報告、論證及評估等文件（3）設計任務書及批復（4）建設用地選址意見書及批復（5）國家土地使用證及地形圖（6）建

13、設用地規劃許可證及核準的地形圖（7）建設工程規劃許可證及核準的總面積、紅線圖設計文件和資料文件（1）工程水文、地質勘察報告（2）地質圖（3）規劃設計文件（4）方案設計（5）初步設計和工程總概算（6）施工圖時機和工程預算（7）工程結構設計計算書及說明書施工技術文件土建部分1、施工技術文件（1）施工合同（2）施工預算（3）開工、竣工報告（4）施工定位測量記錄、測量復核單及成果圖（5）工程質量檢查及驗收記錄；單位工程質量綜合評定表等2、施工材料質量保證文件（1）原材料匯總表及質量證明單、試驗報告（2）施工試驗匯總表及試驗報告（3）預制構建件明細表及合格證、試驗報告水、衛部分（1）施工合同（2）施工預

14、算（3）開工、竣工報告（4）室外管線測量記錄（5）功能試驗記錄及質量評定（6）隱蔽工程驗收記錄（7）材料、設備明細表及檢驗記錄（8）管線征詢報告單、管線、設備報裝單電力部分通風與空調部分智能化系統部分設計變更依據性文件監理文件（1）監理規劃（2）施工進度控制類文件（3）施工質量控制類文件（4）工程造價控制類文件（5）工程竣工總結（6）質量評價意見報告項目管理類資料1、招投標文件、合同文件類2、項目進度控制類3、項目費用控制類4、項目材料控制類5、項目質量控制類6、項目財務類7、報告總結類8、信息溝通類竣工驗收文件1、工程竣工報告2、工程決算3、各專業竣工驗收鑒定證書4、項目竣工驗收文件5、試運

15、行相關文件現場聲像資料1、工程現場原地物、地貌照片、錄像2、建筑物建成后的照片、錄像3、工程建設重要過程的照片和錄像竣工圖1、平面布置圖2、建筑、結構竣工圖（含樁位布置圖）3、大型設備基礎竣工圖4、大型設備基礎竣工圖5、弱電、給排水、智能化、暖通專業竣工圖6、建設用地范圍內以下綜合管網七、我公司代建過程中需提供的文件實行“隱蔽工程陽光化”制度1、定期信息文件根據建設管理服務工程項目、范圍及內容。隨工程施工進度向綜合管理部門和業主報送建設管理服務月報，其主要內容為：施工質量情況：原材料質量及檢驗情況；工程進度情況；進場施工機械設備及勞動力動態；合同變更和工程變更情況；工程款支付情況；建設管理服務

16、工程情況；工程建設大事記。2、根據建設管理服務工程進展情況的不定期報告關于工程優化設計或變更或施工進展的建議；資金、資源投入及合理配置的建議；工程進展預測分析報告；合理要求提交的其他報告；工程分階段驗收、竣工驗收建設管理服務工作報告。3、建設管理服務過程文件施工措施計劃批復文件；施工進度調整批復文件；項目管理協調會議紀要文件；其他項目管理業務往來文件；質量事故處理文件。4、實行隱蔽工程陽光化制度 在所有隱蔽工程組織驗收時，我們將鋼筋工程、給排水管安裝線路、電氣套管埋設等全部采用動態攝像的手段全過程記錄，隱蔽工程的影像資料作為管理檔案內容存檔。既為后期維修提供依據，又為隱蔽工程的施工提供了良好的

17、監督。八、項目檔案文件質量要求1、項目檔案文件應具備書面打印文件和電子文件兩種格式；2、字跡清楚，圖樣清晰，圖標整潔，簽認手續完備；3、書面材料不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色不宜保存的書寫材料；4、復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合設備標定質量的要求；5、錄音、錄像文件應保證載體的有效性；6、長期存儲的電子文件應使用不可擦除光盤。項目代建單位在組織工程竣工前，提前對工程檔案進行預驗收，確保一次移交到檔案部門，并且協助正式備案，驗收內容如下：工程檔案是否齊全、系統、完整2、工程檔案是否整理立卷、立卷是否符合城市建設檔案案卷質量規定3、工程檔案的內容是否真實、準確的反映工程建設活動和工程實際活動4、工程檔案簽章手續是否完備，竣工圖編制是否符合要求九、檔案移交余杭區城建檔案館填報單位余杭區城建檔案館事項名稱檔案移交類別編號辦理單位余杭區城建檔案館辦理地址余杭區建設局附房三樓辦理程序建設單位在辦理建設工程規劃許可證時與我館簽訂建設工程竣工檔案承諾書，在工程項目正式驗收合格之日起三個月內將全部工程竣工檔案移交我館，檔案全部移交并審核合格后，發給建設工程竣工檔案認可意見書和建設工程竣工檔案驗收合格證。所需材料本工程項目（包括道路、管線等）施工準備、施工及竣工三個階段中所形成的應當歸檔