1、對低效率會議的抱怨 美國一項對高級管理人員的調查表明，人們不喜歡開會的原因有：跑題：83%準備不足：77%低效率： 74%缺乏傾聽：68%會議長度： 60%缺乏參與： 51%低效率會議的高成本研究表明：主管人員平均投入會議的時間為總工作時間的30%，高級管理人員甚至達到50%低效率會議掠奪你的時間每個會議均耗時 X 年均開會數量 X 會議有效率 ？你主持的低效率會議掠奪別人的時間低效率會議 “犯罪”先開一個會 Things in Common議題：找出小組成員之間肉眼無法觀察到的8個共同點地點：XX會議室時間：8分鐘主持人：志愿者記錄人：志愿者闡述人：志愿者目的：幫助參會人員增進相互之間的了解

2、；融洽團隊氣氛；促進未來溝通和關系的建立課前熱身回顧是什么行為和心態導致你們的討論結果用一個比喻形容參加會議的心情用一個比喻形容主持會議的心情界定“會議”三人以上聚在一起展開有組織的討論有效達到明確目的會議和渠道溝通溝通渠道優點缺點面談可以利用現場氣氛雙向溝通 面子作用傳達范圍有限 會議集思廣益可當場看到對方的身體語言 須事先準備有可能出現混亂局面電話溝通方便雙向溝通 可能誤解看不到非語言的反饋 電子郵件費用低廉傳播范圍廣 看不見非語言信息反饋慢 正式文件完整全面可以事前充分準備須多重審核不能及時獲取反饋 簡報/短片/海報/展架生動形象，視覺沖擊力強，印象深內容伸縮性強，可重復使用制作時間及成

3、本相對高需要專業人員協助會議的獨特優勢在有效溝通中，所傳遞的信息55% 是通過身體語言傳達的38 通過語調完成的7 是通過所使用的言辭傳達的開會具有電子郵件、電話、信函等方式不可比擬的優勢 會議的作用發放消息型 Presentation Meeting互通消息型 Information Sharing Meeting解決問題型 Problem-solving Meeting做出決定型 Decision-making Meeting 信息溝通類決策討論類會議的作用會議是由哪些要素組成的？ 會議三維立體圖 會議任務 會議程序 會議成員 會議成員-會議角色會議要素-會議三維立體圖會議任務 Task會

4、議程序 Process會議成員 People會議要素-會議任務完成會議既定的目標會議要素-會議程序有完整的會議過程，以便有效完成會議任務會議要素-會議成員充分發揮各成員的作用，創造積極的會議氣氛會議要素-會議角色主持人完成會議討論任務確保會議達到預期目的確保高質量討論內容協助人監控會議程序貫徹會議規則/紀律確保與會者平等參與記錄人筆錄會議決議備份會議記錄會議要素-會議角色及任務回顧你以往主持的會議，你是否完成了：主持人的任務協助人的任務記錄人的任務會議準備5WIHWHY, WHO, WHENWHERE, WHAT, HOW以下情況，開會是種資源的浪費主持人沒有時間為會議作充分準備與會者沒有時間

5、為會議作充分準備必要人物不能出席會議沒有時間對問題展開討論書面形式比開會更有效你以前主持的會議，哪些會議不該召開？舉例說明。 WHY：會議的目的WHY“會議的具體目的是什么？”會議主題會議目的！會議目的：通過開會預期達到的結果會議主題：會議討論的核心議題WHO：誰？WHO：關鍵人物“誰參加？”“每個成員的獨特作用”考慮因素：職位會議中發揮的作用會后發揮的作用WHEN&WHERE：何時何地？WHEN，WHERE“何時開會最有效達到會議目的”“在哪里開會最合適？”“座位如何擺放？”“需要哪些設備？”“需要哪些食物準備？”WHEN&WHERE：何時何地？避免：在用餐時間開討論決策型會議在臨近下班時間

6、倉促開會在剛上班時間開會在大家疲勞時間開會沒有及時提前通知會議時間與地點在嘈雜地點開會 信息溝通類會議場地布置活頁紙架投影屏幕活頁紙架投影屏幕活頁紙架決策討論類會議場地布置活頁紙架活頁紙架活頁紙架活頁紙架WHAT：議什么？WHAT：議程“會議討論什么主題？”“議程有哪些？”“每項議題的時間分配？”制訂議程注意事項議程應提前分發，使與會者有備而來與會者可在會前及會議開始時合理提議增減議題重要議題應留有充分時間常規議題先討論 (時間簡短)重要議題之間應穿插一些簡單議題一次會議不要安排太多重要議題會前合理劃分每個議題的討論時間制訂議程注意事項時間會議項目擔當9：00-9：30該培訓所被期待發揮的作用

7、 與溝通技巧相關的能力要件確認 今后的實施日程 議題：關于溝通技巧培訓的企劃目的：構筑整體的培訓內容出席者：日時：場所：HOW：怎么議？HOW 用什么方法“如何讓大家作最好準備？”“哪些內容需提前通知？”“會議規則有哪些？”6.高效會議6-2 會議的基本步驟Step1Step2Step3Step4Step5Opening把握狀況征求意見、方案達成共識Closing闡明會議內容、目的介紹詳細的相關信息尋求意見、商討方案就結論和執行方法達成一致回顧會議內容確定跟進方法Step1 Opening闡明會談內容和目的 對出席者表示感謝 說明會談的目的和重要性 說明議題的討論進程（時間分配等） 6. 高效

8、會議6-2 會議的基本步驟Step2 把握狀況說明詳細的相關信息 確認背景狀況 尋求補充信息 總結 Step4 達成共識就結論和執行方法達成共識 聽取與會者意向，達成最佳結論 決定“由誰”、“何時”、“做什么” 6. 高效會議6-2 會議的基本步驟Step3 征求方案征集意見、商討方案 征求提案，篩選候選方案 仔細討論候選方案 總結 Step5 Closing回顧會談內容，確定后期跟進方法 總結 確定“何時”、“如何確認進展狀況” 再次對出席者表示感謝 6. 高效會議6-2 會議的基本步驟會議實施后的對應、跟進 6. 高效會議6-2 會議的基本步驟 將會議的結果，總結成文字資料，與參會人員共享

9、 結果（會議紀要）要在3日之內展開 對于決定的事項及待續事項進行跟進6. 高效會議6-3 會議發起者的職責通過會議運營，促使其他與會者積極參與討論，促進會議成果的取得和目標達成同時作為會議參加者的一員，積極闡述自己的意見， 履行作為會議參加者的責任作為會議發起者，不僅要努力促進會議取得盡量多的成果， 還應把會議成果和實際的工作連接起來。（1） 參會人員的責任6. 高效會議6-4 參會人員的責任 積極參與，促進會議成果的取得 通過付諸實際行動，提高、深化會議成果 （2）參會人員應發揮的具體作用6. 會議的推進方法6-4 參會人員的責任 為能在會議上進行高效的意見信息交換，需要做好事前準備 注意討

10、論不能偏離會議的目的 積極提供信息、意見和想法 積極鼓勵其它與會者發言 與其他參會者接觸時，要懷有敬意 有效會議準則會議目的要清楚明確，議題三個最適宜與會人員要精選，四至十人最理想會前有資料，以免空口講白話避免馬拉松會議，一小時為宜，二小時為極限，準時開始，準時結束 主席應帶動討論，激發創意，立場中立，化解沖突 開放心胸傾聽，尊重別人不同的意見，分享他人的想法與感受會議務必達成決議會議記錄要忠實和完整，三天內分發給每位與會者及相關人士 追蹤會后各項決議的行動及結果 問題人物 事不關己者 夸夸其談者 挑起爭論者 連諷帶刺者問題人物-事不關己者解決措施：直接提問多作口頭鼓勵會后給予實際工作問題人物

11、夸夸其談者解決措施：適時插入，直接提問他人時間有限會議原則 會后交流問題人物挑起爭論者解決措施：體恤情緒明確討論主題適時總結，直接提問他人會議原則問題人物連粉帶刺者解決措施：直接提問客觀事實、數據提問簡短、客觀，不容主觀發揮不要介入負面情緒問題人物預測練習預測案例中的問題人物并考慮解決措施棘手情況與會者陷入僵局或手足無措 與會者陷入緘默 與會者不正視問題，或只專注于一個問題而排除其他問題 與會者不斷地重復已提出的觀點 產生沖突時棘手情況-與會者陷入僵局或手足無措詢問與會者發生了什么事情。提醒大家議程進行到了何處以及具體的目標是什么如有可能，清除障礙。看大家陷入僵局是否是因為缺乏足夠的信息，還是

12、需要澄清要完成的任務或如何繼續詢問大家是否準備好了可以繼續，或是否存在還沒有提出來的觀點或問題 建議休息片刻，然后再回到正在討論的主題上，或把它移至日程的后一階段或另一會議上 棘手情況-與會者陷入緘默讓大家安靜一會了解發生了什么事情及人們都在想什么詢問大家是否想讓你對一些事項予以澄清詢問他們是否有你不清楚的觀點或問題，或是否你引起了某種疑惑在給他們建議之前等一等。不要過快地打破沉默確保你的行為舉止不會引起問題 分成較小規模的小組，以鼓勵更多的參與棘手情況-與會者不正視問題這可能是因為他們擔心提出某一特殊問題。因此，主持人應要求發言人明確界定問題、議題或機會的實質。然后，了解它已存在了多長時間、誰涉及了這個問題、以及后果是什么棘手情況-與會者不斷重復已提出的觀點把想法記