1、1 目的對文件的編制、批準、發放、使用、更改、回收、保存、作廢和銷毀等進行控制，確保相關部門及時得到并使用有效版本。防止誤用失效或作廢的文件和資料。2 范圍本程序適用于公司內部質量管理體系有關文件（包括質量手冊、程序文件、作業指導文件、質量計劃、技術文件等）的控制，以及外來文件和標準的控制與管理。3 職責31 總經理負責批準、發布質量手冊。32 質量負責人批準、發布程序文件。33 質檢部負責體系文件及部分外來文件的歸口管理、控制及對體系文件的定期評審。34 技術開發部負責技術文件及部分外來文件的歸口管理、控制。35 辦公室負責行政管理文件及部分外來文件的歸口管理、控制。36 各部門負責相關文件

2、的編制、使用和保存。37 各部門負責本部門與質量管理體系有關的文件的收集、整理和歸檔等。4 程序41 文件的分類411 按文件性質分類質量手冊，其中包括形成文件的質量方針和質量目標的聲明。為質量管理體系所編制的程序文件。公司為確保其過程有效策劃、運行和控制所需的文件，包括質量計劃、技術標準、企業標準、作業指導書、工藝規程、檢驗規程、技術文件等。強制性產品認證工廠質量保證能力要求所要求的記錄，包括質量記錄、表格等。外來文件包括法律法規、行政文件、國際先進標準、國家標準、行業標準和顧客提供的圖樣或技術資料等。412 按文件載體分類：紙張性文件。非紙張性文件。42 文件的編號421 質量手冊編號QD

3、QRH-QM-*年代號連接符質量手冊連接符企業縮寫企業標準代號例如：“Q/DQRH-QM-2003”表示沈陽市長白電器有限公司發布的質量手冊是企業標準，發布年代2003年。422 程序文件編號QDQRH-QP*-*年代號連接符文件序號程序文件連接符企業縮寫企業標準代號例如：Q/DQRH-QP03-2003文件和資料控制程序表示沈陽市長白電器有限公司發布的程序文件，對應質量手冊的第3個文件，發布年代2003年。423 質量記錄編號本條詳見Q/DQRH-QP04-2003質量記錄控制程序424 其他企業標準文件的編號QDQRH-*-*年代號連接符序號連接符部門代碼連接符企業縮寫企業標準代號各部門代

4、碼規定如下：辦公室-BG，技術開發部-JS，生產經營部-SC，質檢部-ZJ，工裝設備部-GZ，物保部-WB，例如：QDQRH-JZ01-2003紙箱包裝材料檢驗規程表示沈陽市長白電器有限公司質檢部發布的第1個檢驗規程，發布年代2003年。425 技術圖樣和文件的編號按國家標準或行業標準及設計文件完整性標準執行。426 外來文件編號按各自原來的編號。43 文件的編寫和審批431 質量手冊由質檢部組織編寫，經質量負責人審核，總經理批準。432 程序文件由相關部門編寫，各歸口管理部門部長審核，質量負責人批準。433 其他文件分別由相關部門編制，各部門負責人審批，重大項目由質量負責人或總經理批準。43

5、4 確保文件的正確、清晰、協調、易于識別和檢索。44 文件的發放441 文件發放時辦理登記手續，簽字領用，文件的發放、回收要填寫“文件發放回收記錄”442 公司范圍內及向審核機構發放的文件為“受控”文件，在封面加蓋“受控”印章。向顧客提供的文件為“非受控”文件。443 受控文件發放要注明發放編號，按DC01DC99發放號進行發放，發放編號原則如下：DC*序號（從01開始）文件發放代號444 當使用的文件嚴重破損并影響使用時，應到發放部門辦理更換手續，仍沿用原文件分發號，破損文件由質檢部收回。445 若文件丟失，應向發放部門說明丟失原因，申請補發。補發的文件應給予新的分發號，并注明原文件分發號作

6、廢。446 提供給認證機構和供方的文件，按內部受控文件處理。45 文件的評審每年三季度由質檢部會同辦公室組織使用部門參加，對現有體系文件的適用性、協調性進行評審，必要時進行修訂。46 文件的更改與換版461 體系文件的更改，由質檢部組織實施。填寫“文件更改申請通知”，經總經理或質量負責人批準后實施。質檢部應保留文件更改內容的記錄。462 其他文件的更改，由相應主管部門填寫“文件更改申請通知”，經原審核人員審批。若指定其他人員審批時，應獲得審批所需依據的有關背景資料。463 文件更改時，要按規定做好記錄。所有被更改的原文件必須由相應主管部門收回，以確保有效文件的唯一性。464 文件頁數較多，更改

7、頁數較少，則僅更改修改之頁，更換修改之頁后，文件的版本號不變，頁/章版號須變更，頁/章版號用依次用“A”、“B”、“C”、“D”、“E”表示。465 任何頁/章的版號更改五次時，即頁/章版號為“E”時，要更換版本，重新印發。新版本文件各頁/章的版號重新由“A”開始，質量記錄表格每更改一次要換版本。466 文件更改的方式，如換版、換頁、局部修改等，需在“文件更改申請通知”中注明。467 非受控文件不需要隨受控文件的更改而更改。47 文件的保存及銷毀471 與質量管理體系相關的文件，應分類存放在干燥、通風、安全的地方。472 所有的文件原稿及其“文件發放回收記錄”由質檢部統一保存。各部門設專人負責

8、保存相關的文件，以方便存取和查閱。473 質檢部負責編制并及時更新“受控文件清單”，以反映版本最新狀況。474 所有失效或作廢文件由相關部門資料員及時從所有發放或使用場所撤出，加蓋“作廢”印章，確保防止作廢文件的非預期使用。475 如因法律或其他原因需保留的任何已作廢的文件，都應在文件封皮右上角加蓋“作廢”印章。476 對要銷毀的作廢文件，由相關部門填寫“文件銷毀申請記錄”，經質量負責人批準后，由質檢部授權相關部門銷毀。475 作廢留用的文件，應辦理手續，加標識并單獨存放。48 外來文件控制481 外來文件由相關部門管理。收到外來文件時，應識別其適用性及版本的有效性，控制分發以確保其有效。48

9、2 技術開發部負責收集國際、國家和行業標準的最新版本，適時宣貫，并編寫或更新“外來文件目錄”。49 文件管理確保文件整潔和清晰，任何人不得在受控文件上亂涂畫、拆頁，不準私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。410 記錄記錄是一種特殊的文件，按Q/DQRH-QP04-2003質量記錄控制程序執行。411 非紙張性文件的控制4111 分類電子文件（即文件貯存在磁盤或光盤上）。膠片文件。音像文件（文件貯存在錄音錄像帶、膠卷或其它數碼設備上的聲音或圖像信息文件）。4112 要求設計和開發中涉及計算機軟件開發平臺時，方案評審階段應對特殊要求提出說明，確定應編制的文檔的種類并備案，作為應交付資料的一部

10、分。在不同的設計和開發階段，技術開發部應檢查應交付的文檔的正確性、完整性。在產品鑒定前，項目負責人應會同技術開發部對所開發的軟件的正確性進行測試，并檢查應交付的文檔的正確性和完整性。4113 簽署一般應復制成紙張性文件后，進行手簽。對不能制成紙張性文件的，在文件審簽完成后，由審簽人員在紙張性的審批結論上簽署。在磁盤上簽署。4114 貯存非紙張性文件應有源盤、拷貝盤。其中原盤存于質檢部，拷貝盤提供使用。非紙張性文件應貯存在適宜的環境條件下，如防潮、防塵、防陽光直射、防壓、防震、防磁等。膠片文件可復制成紙張性文件進行控制，并妥善保存原件。4115 更改由設計者或編制者填寫“文件更改申請通知”，經簽署完整后，技術開發部方可接收，并存人磁盤。對零星的更改單，經簽署后可暫時更改藍圖或復印圖，到一定階段時集中更改磁盤。磁盤更改由質檢部負責，更改完成后繪制白圖或底圖，交設計者校核無誤后，按更改后的磁盤更改相應的磁盤，將原始文件覆蓋，作為新版本由質檢部存檔。5 相關文件51 Q/DQRH-QP04-