1、加強(jiqing)縣級公安機關檔案(dng n)信息化管理的幾點思考薛和才摘 要：加強檔案信息化管理是目前縣級公安機關的緊迫任務,根據縣級公安機關檔案信息化管理工作現狀，本文作者從轉變觀念、加強培訓(pixn)、科學建設、完善機制四個方面，對公安機關檔案信息化管理提出對策和建議。關鍵詞：公安機關檔案管理 信息化 縣級公安機關檔案管理是一項非常重要的基礎性工作，如何使其在打擊犯罪、保護人民和維護社會穩定中發揮重要作用，加強信息化管理是必由之路，它突破了傳統的思維理念，轉變了傳統的工作模式，整合了警務資源，提高了工作效率和質量。因此，加強檔案信息化管理成了目前縣級公安機關的緊迫任務。經過近幾年的

2、努力，目前很多縣級公安機關檔案信息化管理平臺基本搭建完成，大規模的信息采集錄入也基本完成，但是少數單位的檔案管理員仍然存在著不會用、不能用、不愿用的問題，檔案信息化管理還處于低級階段。筆者現就如何加強縣級公安機關檔案信息化管理進行一些思考和研究，以期拋磚引玉。一、檔案信息化管理存在的問題目前，縣級公安機關檔案信息化管理還存在著許多(xdu)問題，有個人主觀上的原因，也有信息化建設中存在的問題，普遍存在的問題大致可歸納為四類。（一）存在(cnzi)“不愿用”的問題(wnt)。這是制約信息化管理提升的第一大“難題”。其表現主要有三：一是思想保守“不愿用”。少數檔案管理員思想觀念守舊，總是習慣于傳統

3、的工作模式，片面認為信息化管理既難學又不可靠，只會加重檔案管理員的工作負擔，對信息化應用存在著排斥心理和抵觸情緒，還停留在看門守攤、被動服務的舊觀念、舊模式上，僅僅滿足于簡單地整理文件歸檔、等待利用者上門查閱、應付上級機關檢查等等。二是工作受限“不愿用”。檔案信息化管理，要求檔案管理員嚴格遵循各類檔案規定，認真按照文件材料的分類、歸檔范圍、保管期限的規定按時收集匯總，檔案信息輸入、檢索、利用等工作必須嚴格按照規定的流程進行，從時間、程序上限制了檔案管理員工作的隨意性。三是能者受累“不愿用”。由于考核機制不健全，有些基層派出所對檔案管理系統往往是誰會用、誰用得好，誰就多干事，一旦出錯還會受到埋怨

4、；不會用、不愿用的就在一邊看，不受累，還不承擔任何責任，這樣嚴重挫傷了大家參與檔案信息化管理的積極性，也不利于檔案信息化應用的普遍提高。（二）存在(cnzi)“不會(b hu)用”的問題(wnt)。近年來，檔案管理員的計算機操作水平雖然有了普遍提高，但相當一部份人信息化應用還比較低，難以適應信息化管理的需要。一是素質不高“不會用”。多數縣級公安機檔案管理員專業不對口，有的是半路子出家，有的檔案員剛剛學會立卷歸檔等基本知識，就被調整崗位，知識結構趨于單一化，能夠熟練操作微機，靈活使用檔案管理軟件和勝任文檔的存儲、編輯 檢索、利用等工作的實用的“復合型”人才不多，這就影響了公安機關檔案信息化管理水

5、平的整體提升。二是培訓不力“不會用”。近幾年來，有的單位主要采取“大呼隆”的集中培訓方式，計算機操作基本技能培訓的多，專業應用技能培訓的少；檔案信息采集錄入講的多，學習信息化檔案管理知識少；警綜平臺使用培訓多，檔案管理平臺應用培訓少。由此導致大部分檔案管理員應用技能還停留在瀏覽、查詢、錄入上，融入文字、圖像、音頻、視頻、動畫等多種形式于一體的編研成果幾乎沒有。 （三）存在“不能用”的問題。雖然近幾年各級對基層信息化建設的投入都很大，但對檔案信息化投入比較少，目前多數基層派出所的檔案信息化管理設備仍相對匱乏和落后。一是設備落后“不能用”。部分檔案管理員電腦性能差，沒有裝備掃描儀、刻錄機、防磁柜，

6、在網上流轉一個檔案需要很長時間，很難滿足日常工作應用需求；有的單位缺乏對檔案管理工作必要的硬件投入，基層單位的文書、業務檔案還沒有按要求實行微機管理，文書檔案文件數據、電子文件和紙質載體還不能做到同步歸檔。二是互不兼容“不能用”。檔案管理系統與各個偵查辦案應用系統之間的共享性差，數據庫不能對接，大量的檔案信息只能在各自的業務系統內流轉，難于通過關聯、對接和共享實現質飛躍。三是權限不夠“不能用”。許多系統大都是采用數字證書登錄，由于證書的應用權限是按照職務、職級設置的，這就造成在實際工作中，最需要應用信息資源的檔案管理員應用權限反而最低，想查的查不到，想用的用不上，能用的不好用。（四）存在(cn

7、zi)“用不好(b ho)”的問題。由于缺乏健全、規范的管理流程，使得縣級公安機關檔案信息化管理不能收到應有的或最佳的實戰效能。一是投入少。一些(yxi)單位的檔案信息化管理是為了應付上級的檢查，沒有認識到公安檔案管理在信息化時代的實用價值，認為檔案管理工作只是收集過時的文件材料，投入大量人力、物力、財力都出不了政績，是得不償失的徒勞，是“賠錢的買賣”，存在“說起來重要，做起來次要，真干起來不要”的現象。二是研判少。大多數單位編研成果只是對原始檔案材料進行簡單的匯總，片面追求數量,忽視了在匯編的基礎上加以分析研究，編研成果往往質量不高，過于簡單化，檔案管理員的工作只限于在網上瀏覽各種網頁和簡單

8、的業務查詢，利用各系統進行數據關聯比對，對各類違法犯罪信息的篩選比對不夠，難以充分發揮編研成果的參考作用和輔助決策作用。三是用得少。有的單位只注重檔案文書的收集管理，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習慣通過檔案資料為偵查破案尋找線索，為治安管理提供服務，不會用信息化手段來提高工作效率，降低工作成本，因此造成大量信息資源的閑置。二、產生(chnshng)問題的主要原因縣級公安機關檔案信息化管理普遍存在的上述(shngsh)四個方面的問題外，有歷史的原因，也有現實的原因；有隊伍管理方面的原因，也有檔案管理員個體素質的原因。大致可歸納為以下幾個方面：（一）認識上存在誤區。少數單位(dnwi)領導對檔案

9、工作重視不夠，認為檔案部門是養老的地方，檔案工作者是“倉庫保管員”，檔案管理人員工作再努力，也比不上業務人員破獲案件、抓獲人頭，用時想到了，不用時淡忘了，導致公安基層單位的檔案管理人員缺乏工作的積極性、主動性和創造性。（二）管理上存在偏差。在基層派出所，檔案管理人員基本上由內勤兼任且變動頻繁，難以形成專業性、系統性、穩定性的專門力量，派出所內勤要面對上級各個部門的十幾種業務工作，往往是疲于多頭應付，很難全身心地投入檔案管理工作，當前基層派出所檔案管理仍以手工管理為主，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統的手工模式，較少運用現代化管理手段，致使檔案管理質量低，查找速度慢，使用效率低。（

10、三）經費上缺乏(quf)保障。公安機關尤其是基層派出所辦公經費本來就捉襟見肘，用于檔案收集、整理和保管的資金投入不足，多數基層派出所還沒有配備檔案密集架、保密計算機、掃描儀、刻錄機、防磁柜等現代化設備，多數縣級公安機關檔案管理還普遍停留在落后的觀念和管理模式上，未完全統一使用(shyng)檔案管理軟件進行管理，還是以“整理憑經驗、利用提案(t n)卷、查閱翻檔案”為主要方式，這必然影響檔案資料的利用時效，也不利于檔案信息優勢在各項工作中發揮應有的作用。（四）機制上不夠配套。有的單位在檔案信息化管理方面雖然制定了許多的制度和機制，但卻沒有一個統一的、完整的、系統的、規劃性的機制，管理與服務存在脫

11、節現象，有的基層派出所只注重文書、戶籍檔案的收集，而忽視了聲像、實物檔案以及與公安業務有關的資料收集，影響了基層派出所檔案的系統性和完整性，由于歷史或保管不善等原因，個別基層派出所檔案還存在斷代現象，少數民警認為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導致一些重要的檔案資料損毀、丟失。三、加強縣級公安機關檔案信息化管理(gunl)的幾點淺見加強檔案信息化管理，必須緊密結合公安工作實際，研究、找準結合點、切入點和著力點，從警務運作、公安執法(zhf)，到隊伍管理，將信息化應用深入到公安檔案管理工作的方方面面。（一）轉變觀念，變“不愿用”為“主動(zhdng)用”。一要強化正面引導。充分利

12、用會議、談心等各種場合，向檔案管理員大力灌輸信息化理念，使檔案管理員深刻認識到警務信息化是形勢發展的必然要求，不懂信息化就做不好公安工作，就是工作不稱職，就會丟掉工作崗位，切實增強廣大檔案管理員的危機感和緊迫感，切實提高其工作的主動性。二要強化管理責任。要根據檔案管理的各項要求，結合實際、因地制宜制定各項管理制度和操作規范，要嚴格按照法律法規和管理制度抓好責任落實，以此促進檔案信息化管理工作。三要強化習慣養成。要求檔案管理部門在日常下發通知、簡報以及上報材料等辦公業務一律通過電子郵件、網站等形式進行，日常工作信息要及時錄入信息平臺，做到日清月結，逼使檔案管理員養成“上班先開機，工作先上網”的日

13、常習慣，從中切實感受到信息化管理帶來的好處和便利，逐步從心理上、行動上接受和支持信息化。四要強化日常考核。要研究建立一套檔案信息化管理與應用的激勵機制，定期對檔案管理員的信息采集、應用情況進行排名和網上通報，其工作成效與年終績效考核、評優、評先掛鉤，以考核調動檔案管理員應用信息化的主動性和積極性。（二）加強(jiqing)培訓，變“不會(b hu)用”為“精通(jngtng)用”。一要強化專題培訓。對不懂得專業知識的檔案管理人員，要創造條件讓他們接受專業教育，系統地學習檔案專業知識、學習計算機的基礎知識、基本原理，學習文字處理技術，學習常用檔案管理軟件的應用，通過專題培訓和實際操作，使人人成為

14、檔案信息產品的使用者、檔案信息的管理者，掃除現代文盲，使之上崗后就了解紙質文件、電子文件的管理，個個成為檔案管理工作的行家里手。二要強化崗位培訓。要使在職檔案管理人員能適應當前新形勢的需要，就必須有針對性地進行與本職崗位密切相關的公安業務知識、檔案業務知識和現代科技知識的培訓，以達到“懂公安業務、懂檔案工作、懂信息技術”的要求。三要強化交流互補。要定期或不定期的組織檔案管理人員到各地參觀學習，實地考察，取長補短，拓寬視野，使檔案人員自覺地進行業務交流、研究活動，以便更好地適應新形勢下檔案信息化管理的需要。（三）科學(kxu)建設，變“不能用”為“高效(o xio)用”。一要擴容網絡，保持高速暢

15、通。現在接入公安網絡的計算機越來越多，上網操作越來越頻繁，要結合本地實際，適當增強網絡帶寬，確保網絡高速暢通，讓全體民警真正體會到網絡帶來的快捷高效，以提高檔案信息化管理(gunl)應用的實效性。二要改進質量，提升應用實效。要充分挖掘和利用檔案資源，緊緊圍繞各個時期公安中心工作，抓住公安工作的熱點、難點問題開展檔案基礎編研、專題編研和深度編研工作，變“死檔案”為“活信息”，更好地為公安工作服務。三要創新手段，增強服務后勁。要充分利用警務信息綜合應用平臺和公安檔案管理系統，不斷創新公安檔案管理手段，加強電子文檔、網上信息與紙質文檔一體化管理，全面實現檔案信息的網上著錄、管理和查詢，以充分利用網上

16、檔案信息服務實戰，促進社會和諧穩定。四是打破壁壘，保證高度共享。在條件成熟時，要逐步將各業務部門建設的信息系統整合進檔案管理應用平臺，實現檔案基礎信息在各部門、各警種之間互聯互通、高度共享，為基層實戰應用提供更大的便利和信息支持。（四）完善機制，變“用不好”為“用得好”。一要進一步完善檔案信息的采集錄入機制。要建立檔案信息日常更新維護機制，將檔案信息的采集錄入指標按不同警種、不同工作崗位，細化分解到每一個單位和檔案管理員，結合日常走訪、巡邏、行業管理、集中清查等工作，主動深入社區搜集敵情、社情、民情，及時錄入工作對象的相片、指紋、活動情況和各種不安定因素信息，積累大量原始檔案信息資料，為偵查破

17、案服務。同時，要落實信息采集錄入責任，落實檔案管理員、科所隊長、業務部門“三級把關”制度，確保采集錄入的信息“能用”、辦案民警“敢用”。二要進一步完善檔案信息的分析研判機制。縣級公安機關要建立檔案研判網頁，以此為平臺，建立以分級分類研判、成果集中展示、單位選擇應用為主要內容的日常檔案研判機制，確保檔案信息研判常態化。各基層單位要建立檔案信息研判工作小組，依托檔案信息管理平臺，切實加強對各類基礎信息的梳理、比對、關聯查詢和動態分析，不斷提高信息研判的質量和水平，形成有價值的實戰檔案，真正指導服務于各實戰單位。三要進一步完善檔案信息的實戰應用機制。在檔案信息的指導下，要及時對轄區警情信息進行研判，確保及時準確掌握轄區的治安態勢，并采取有針性地開展防范部署，對轄區突出治安問題和突出犯罪，通過集中整治、組建專業隊等形式實施精確打擊、定點清除，切實提高防控工作的針對性和實效性。四要進一步規范