1、1目的規(guī)范公司各類合同和協(xié)議、責任書的管理，加強和完善合同立項、評審、簽訂、實施、保管的程序，防范合同風險，確保公司各項經(jīng)營工作正常有序地進行，特制定本制度。2適用范圍適用于公司所有的合同、協(xié)議、各種責任書的簽訂、評審和管理。3.定義3.1合同、協(xié)議：合同又稱為契約、協(xié)議，是兩個或是兩個以上平等的當事人之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。公司合同大致為以下幾種：A、采購合同：己方采購方作為甲方，銷售方作為乙方全部統(tǒng)稱為采購合同。具有法律效力。（包含原材料采購、輔料采購、備品備件采購、辦公用品采購、勞保用品采購、設(shè)備采購、外協(xié)采購、技改合同、基建合同等）B、銷售合同：己方銷售方作為甲方，

2、米購方作為乙方全部統(tǒng)稱為米購合同。具備法律效力。C、技術(shù)合同：無論己方是合同的甲方或是乙方，技術(shù)買賣之間的合同統(tǒng)稱為技術(shù)合同，具備法律效力。D、框架協(xié)議：框架協(xié)議沒有合同的具體內(nèi)容，只是一種簽訂具體合同或其他合作的意向，不具有合同的效力，違反框架協(xié)議只負締約過失責任。E、協(xié)議：公司和個人簽訂的某方面的協(xié)議，一般公司作為甲方。具備法律效力。比如：外協(xié)培訓協(xié)議書、保密協(xié)議等3.2責任書：是公司或是上級和公司之下屬責任人、團體簽署的一種具有法律責任的責任狀。如：安全生產(chǎn)責任書、設(shè)備管理責任書、績效考核責任書等。4.職責4.1合同評審小組：A、組長：董事長或總經(jīng)理；B、組員：分管副總、總工（總監(jiān)）、財

3、務(wù)總監(jiān)、法務(wù)負責人、采購部負責人、質(zhì)管部負責人、市場部負責人、項目工程部負責人及承辦部門（當事部門）負責人C、全面評審合同所有項目和細節(jié)，確保所簽訂的合同對公司不存在法律風險。4.2采購部：負責主料、輔料、備品備件、辦公用品采購合同的立項、起草、詢價，召集相關(guān)部門評審、簽訂、實施之具體的操作。4.3市場部：負責銷售合同、銷售協(xié)議、代理商協(xié)議、售后服務(wù)協(xié)議的立項、起草，召集相關(guān)部門評審、簽訂、實施之具體的操作。4.4設(shè)備管理部：負責設(shè)備買賣合同方面的立項、起草，召集相關(guān)部門評審、簽訂、實施之具體的操作。4.5綜合部：A、公司作為甲方和下屬公司成員簽訂具備法律效力的勞動合同、責任書和協(xié)議方面的立項

4、、起草，召集相關(guān)部門評審、簽訂、實施之具體的操作。B、網(wǎng)絡(luò)管理員:對各部門電腦、打印機等辦公設(shè)備立項、起草，召集相關(guān)部門評審、簽訂、實施之具體的操作。4.6財務(wù)部：A、財務(wù)合作方面具備法律效力的合同和協(xié)議方面的立項、起草、召集相關(guān)部門評審、簽訂、實施之具體的操作。B、參與公司所有合同的評審，并負責合同的正本文件的存檔和檔案管理。C、評審付款、收款與結(jié)算方式的合理性和可行性，以及確認成本及利潤指標等。4.7法務(wù)負責人：負責公司所有合同的評審、簽訂及履行過程中所簽訂的一切書面文件的合法合規(guī)性審查，并對可能產(chǎn)生的法律風險提出防范意見，規(guī)避合同的法律風險。4.8總工辦：負責技術(shù)買賣合同、技改合同方面的

5、立項、起草，召集相關(guān)部門評審、簽訂、實施之具體的操作。4.9質(zhì)管部：A、負責檢測、化驗、測量儀器設(shè)備方面的采購立項申請B、負責參與評審合同有關(guān)質(zhì)量方面事宜的評審。4.10其他部門：作為合同主體的責任部門參加合同的立項、起草，召集相關(guān)部門評審、簽訂、實施之具體的操作。5. 合同的編號5.1合同編號的責任部門A、采購部：負責原材料采購、輔料采購、備品備件采購、辦公用品采購、勞保用品采購、設(shè)備采購、外協(xié)采購、運輸外包合同等方面合同的編號B、市場部：負責銷售合同、銷售協(xié)議、代理商協(xié)議、售后服務(wù)協(xié)議方面的編號C、總工辦：負責技術(shù)買賣合同、技改合同、基建合同方面的編號D、綜合部：負責具備法律效力的勞動合同

6、、管理責任書和協(xié)議方面的編號E、財務(wù)部：負責具備法律效力的財務(wù)融資、貸款等方面的合同和協(xié)議書編號5.2合同編碼規(guī)則為：公司（字母）-部門分類（字母）-年月+順序號（見下圖）YN-XX-XXXXXXXX年月+編號：如：201601001采購部：POD;市場部：MSD;總工辦：GEO；綜合部：HDR;財務(wù)部：FD永寧公司名稱拼音縮寫女口：YN-POD-201601001，表示采購部2016年1月001號采購合同5.3責任書、公司上級和下級部門簽署的協(xié)議可以不必要編號。比如：安全生產(chǎn)責任書、勞動合同、公司單獨和個別員工簽署的薪資福利合同等。6. 合同的保存和保管6.1綜合部負責保存和保管：勞動合同、

7、安全責任書、設(shè)備管理責任書、績效考核責任書、公司和個人簽署的避險協(xié)議以及與此性質(zhì)相關(guān)的一些協(xié)議。6.2文控中心（檔案室）負責保存和保管：技術(shù)合作方面的合同和協(xié)議。6.3財務(wù)部：負責保管A、采購合同：包含原材料采購、輔料采購、備品備件采購、辦公用品采購、勞保用品采購、設(shè)備采購、外協(xié)采購等相關(guān)類型的采購。B、銷售合同：產(chǎn)品的銷售合同、銷售提成協(xié)議、代理商協(xié)議、特殊的銷售提成協(xié)議等相關(guān)類型的合同。C、技術(shù)合同：發(fā)生費用的技術(shù)買賣合同、技改合同、基建合同相關(guān)類型的合同。D、機密級別的合同：薪資合同、融資合同、貸款合同等。6.4合同的存檔方式：A、合同的保管由專門的文件夾存放，一個文件夾存放一個部門的合

8、同文件。B、合同文件夾必須要有目錄表、文件去向登記表等，文件的存檔方式按照文件管理程序、文件管理規(guī)范中的相關(guān)條款執(zhí)行。C、文件夾中的合同文件，整理時間每個季度，整理一次，將已經(jīng)執(zhí)行完畢、沒有后遺癥的合同文件，另外標示封存，封存的格式，按照未封存之前的格式一樣疊放，文件夾中僅僅存放目前正在執(zhí)行的，尚未結(jié)算完成的文件。7. 各種采購性質(zhì)合同的形成方式：7.1各種生產(chǎn)性主/輔料、耗材、備品備件、低值易耗品；辦公用品方面的采購合同各部門依據(jù)生產(chǎn)計劃和適時需求，填寫材料計劃表，經(jīng)部門部長審核，分管副總的審批，總經(jīng)理和董事長批準之后，將審批完畢的材料計劃表轉(zhuǎn)移到采購部。采購部接到經(jīng)過審批之后的材料計劃表：

9、A、先在公司供應(yīng)商優(yōu)選庫中尋找合格的、已經(jīng)供過貨的供應(yīng)商，進行談判。B、如果優(yōu)選庫中無供應(yīng)商，則重新尋找供應(yīng)商，至少3家，實施報價、對比價格具體采購控制程序、采購管理固定執(zhí)行。采購在邊尋找供應(yīng)商的同時，邊起草相關(guān)的采購合同，以便確定好價格之后，可以簽署采購合同和協(xié)議待采購責任人確定好各種因素和條件，認為條件成熟之后，則將采購合同遞交到采購委員會進行合同評審。7.2項目制合同技改合同、基建合同等屬于項目制采購合同。項目制的采購合同，必須由總工辦先立項，并做詳細的技術(shù)分析，具體參照設(shè)計控制程序相關(guān)條款進行立項的項目書必須事先經(jīng)過公司董事會或是公司企業(yè)管理委員會幾天討論通過之后，進入項目技術(shù)標書的設(shè)

10、計階段發(fā)布技術(shù)標書，進行招標、評標；選定中標供應(yīng)商，進入合同的起草階段。合同起草之后，將進行合同評審階段。8. 其它方面合同形成方式所有合同先由合同主體的責任部門立項、起草，起草完畢之后，依據(jù)實際情況和相關(guān)要求決定是否開始實施合同評審。9. 合同評審內(nèi)容9.1建設(shè)工程（土建）合同A、審核施工單位的資質(zhì)、業(yè)績及信譽度；B、審核費用是否合理。主要測算直接材料費用、直接人工費用、其他費用、間接費用及取費標準、定額選用、交（竣）工日期等；C、審核質(zhì)量與技術(shù)條款；D、審核服務(wù)與承諾條款；E、審核合同價款、付款方式、開票方式是否明確且符合公司規(guī)定；F、審核違約責任、質(zhì)量索賠條款；G、審核質(zhì)量保證及質(zhì)量保障

11、體系是否滿足要求9.2買賣合同（包含采購合同和銷售合同）A、審核供應(yīng)商的選擇情況；B、審核比價核價、優(yōu)質(zhì)優(yōu)價（性價比）情況；C、審核備品配件、隨機配件的供應(yīng)條款；D、審核交付周期、質(zhì)保期、售后服務(wù)與承諾條款；E、審核合同價款、結(jié)算方式等是否明確且符合公司要求和規(guī)定；F、審核違約責任、質(zhì)量索賠條款；G、審核質(zhì)量保證及質(zhì)量保障體系是否滿足要求；9.3加工承攬（技改、維修）合同A、審核承攬方的資質(zhì)、業(yè)績及信譽度B、審核比價核價（性價比）及加工費用標準是否合理；C、審核質(zhì)量與技術(shù)條款；D、審核交付周期、質(zhì)保期、售后服務(wù)與承諾條款；E、審核合同價款、結(jié)算方式是否明確且符合公司規(guī)定；F、審核違約責任、質(zhì)量

12、索賠條款；G、質(zhì)量保證及質(zhì)量保障體系是否滿足要求。9.4運輸合同A、審核運輸單位的資質(zhì)、業(yè)績及信譽度B、評審運輸費用標準（性價比）是否合理；C、審核合同價款、結(jié)算方式是否明確且符合公司規(guī)定；D、評審服務(wù)與承諾條款；E、評審運輸過程中貨物毀損、滅失應(yīng)承擔損害賠償責任條款；F、審查有無違約責任的條款，是否符合合同法的有關(guān)規(guī)定。9.5商務(wù)合同（包含財務(wù)和技術(shù)合作、設(shè)備采購等）商務(wù)合同是指：公司與有關(guān)合作伙伴商定并準備簽訂的設(shè)備技術(shù)引進合同、國際貿(mào)易代理合同、談判備忘錄、補償貿(mào)易合同、專項協(xié)議書、銷售確認書等。A、審核合作伙伴單位的資質(zhì)、業(yè)績及信譽度；B、審核費用、責任是否合理。主要測算取費標準、間接

13、費用，審核雙方的責任、權(quán)利、利益的對等關(guān)系的條款等；C、審核質(zhì)量與技術(shù)條款；D、審核服務(wù)質(zhì)量與承諾條款；E、審核合同價款、付款方式是否明確且符合公司規(guī)定；F、審核違約責任、質(zhì)量索賠條款；G、審核質(zhì)量保證及質(zhì)量保障體系是否滿足要求。9.6其它一般責任書、協(xié)議則不必專門組織合同評審小組評審，一邊評審一邊審批,直至走到審批結(jié)束10.評審程序10.1合同評審采取召開專題會議的形式。專題會議由合同承辦部門負責召集。10.2合同評審工作開始前，先由合同承辦部門和其他有關(guān)部門起草合同文件，合同文件應(yīng)優(yōu)先采用示范合同文本；如無合同示范文本，則可結(jié)合實際情況起草或與合同對方共同起草合同文本。10.3合同評審組織

14、部門（合同承辦部門）原則上應(yīng)至少提前1個工作日將須評審的合同文件及供應(yīng)商的選擇、核價比價、服務(wù)與承諾等相關(guān)資料送交各評審參加部門。10.4合同評審專題會議應(yīng)做好以下工作：A、認真聽取合同承辦部門關(guān)于詢價比價、平等協(xié)商、廠家選擇等情況的介紹；B、審查要約（詢價函）、承諾（報價函）的內(nèi)容；C、評審合同的條款。重點評審合同價款、質(zhì)量、交貨期、服務(wù)與承諾、違約責任、損失賠償?shù)葪l款；D、對被評審的合同提出結(jié)論性意見。參會人員均應(yīng)在合同評審記錄上簽字。10.5合同評審的人員范圍：A、合同金額在5萬元內(nèi)（含5萬），由各部門部長評審后，分管副總審批，總經(jīng)理批準；B、合同金額在5萬以上，由分管副總召集各部門評審

15、后，總經(jīng)理審批，董事長批準；10.6合同評審通過后，合同承辦部門將合同文件和匯總后的評審意見送交財務(wù)部審核，后分別報分管副總和財務(wù)總監(jiān)審查，最終報請公司總經(jīng)理和董事長審批。10.6如果合同文件未得到審核人或?qū)徟送猓瑒t合同承辦部門應(yīng)根據(jù)審批（核）意見繼續(xù)完善合同內(nèi)容，并與合同對方進一步協(xié)商后形成修訂后的合同文件，再次報請審（核）批人審（核）批。10.7審批人批準簽訂合同文件后，合同承辦部門負責依照經(jīng)批準的合同文件與合同對方辦理協(xié)商簽約事宜。10.8合同文件的審核、審查、審批10.9評審記錄的保存請見本合同6.010.10合同文件變更、解除的評審。發(fā)生合同條款變更（如價格條款、支付條款、質(zhì)量條

16、款、工期條款、違約條款變更等）或解除時，應(yīng)采用書面形式，如補充協(xié)議、備忘錄、會議紀要等文件形式。合同條款變更或解除的評審程序參照合同評審程序執(zhí)行11.合同審批：A、項目的承辦部門，根據(jù)公司項目的需求（此需求的技術(shù)要素輸出由總工辦負責、用量需求由生產(chǎn)部及其其它需求部門出）B、注意需求部門和承辦部門的區(qū)別：有些項目是需求部門和承辦部門是一個部門；有些需求部門不一定有權(quán)限去具體承辦，比如有些物品的采購。無論需求部門是否是成本部門，需求部門有責任協(xié)助承辦部門完成此項目！C、承辦部門根據(jù)需求和要求，尋找合同標的物的合作者（銷售尋找的是客戶；采購尋找的是供應(yīng)商；工程項目尋找的是工程商；技改項目尋找的是方案

17、設(shè)計商和工程集成商、運輸項目尋找的承運公司；等等）D、尋找的標的物合作者，要求是5家，不能少于3家；E、有些重大的項目，必須調(diào)查尋找的標的合作者的資信，以免發(fā)生：（1）打款之后發(fā)不了貨物，開不了票據(jù)。（2）出了重大問題之后，無法承擔賠償責任。（3）資信內(nèi)容大致包含：企業(yè)法人、聯(lián)系電話、企業(yè)注冊資金、企業(yè)的稅務(wù)狀況、治理結(jié)構(gòu)是否健全、有效，企業(yè)的合同履約情況、企業(yè)有無違法違規(guī)記錄、有否特殊背景等等項目的調(diào)查。F、合同雙方談判，協(xié)商條款，擬定合同。原則上用公司的模板合同。如果對方不同意，則承辦部門必須提出申請，經(jīng)過分管副總同意和總經(jīng)理同意。可以雙方重新擬定新的合同樣本，在擬定合同階段，法務(wù)專員必須

18、全程參與進去，避免風險。G、擬定完合同后，部門同時填寫合同會簽審批表，附上合同和所有的調(diào)查資信文件資料（必須有2-3家的資信對比），由部門部長做合同的初審，簽名確認！上交到分管副總進行審核。如果部門部長和分管副總覺的不合格，則退回承辦人員，修改合同，修改完再重新走流程。H、由分管副總判定該合同是否需要評審小組的集體評審？（1）如果是小合同，且事情非常明朗，明了，貝U可以決定跨過評審小組的集體評審，直接遞交到總經(jīng)理。（2）如果感覺必須和必要，則由分管副總負責召集合同評審小組全體成員，對本合同做合同評審，并準備齊套所有的調(diào)查資信資料等。I、合同評審小組：（1）小組成員：請見本合同的4.1條款（2）

19、評審的內(nèi)容：請見本合同條款的9.0（3）評審會議由法務(wù)專員主持和做筆記；如果缺少法務(wù)專員，則由承辦部門部長主持和記錄。（4）評審結(jié)果：（a）、合格，如果董事長和總經(jīng)理都一起參加的合同評審，則可在會議上一起走完流程，簽名審批完畢。（b）、如果不合格，則退回成本部門，根據(jù)評審小組的意見，進行合同修改，具體由法務(wù)專員主抓。如果缺少法務(wù)專員，則由承辦部門部長主抓。（c）、重新修改的合同，重新走審批流程。J、總經(jīng)理在接到合同會簽審批表的第一時間：（1）需要判定分管副總遞交的不需要合同評審小組集體評審的合同，是否需要合同評審小組的集體評審，如果覺得沒必要，則可以仔細審核資料，做審批.（2）如果是覺得有必要

20、進行合同評審小組的集體評審，則退給簽名的分管副總，由分管副總重新召集合同評審小組進行合同評審。（3）如果是經(jīng)過合同評審小組評審通過的，則可以直接簽名確認（一般評審會即可會簽）。（4）總經(jīng)理需要判定：哪些合同必須上報董事長做終審批準，哪些可以在自己的職權(quán)范圍內(nèi)終審。-這點我還沒想好（方處州備注）K、董事長在接到合同會簽審批表時候：（1）判定總經(jīng)理遞交的合同評審資料是否合格，如果不合格，則退回總經(jīng)理（2）如果判定合格，則終審批準。12. 合同的實施、變更或是解除：合同批準之后，依據(jù)合同進行合同的實施，如果在實施途中發(fā)現(xiàn)該合同有重大缺陷存在，不利于公司的經(jīng)濟利益或是存在重大的風險時候A、合同的實施部

21、門應(yīng)該立即通知法務(wù)專員和部門部長（如果缺少法務(wù)專員，則由承辦部門部長負責），由法務(wù)專員和部門部長；依據(jù)具體情況，做先遣分析，并將分析結(jié)果上報分管副總。B、分管副總決定向合同評審小組遞交合同變更或是解除申請表C、合同評審小組對合同就行重新評估，決定是修改還是解除。D、合同的變更和解除必須經(jīng)過總經(jīng)理審核、董事長的終審。E、修改和解除指令發(fā)出之后，由成本部門和法務(wù)專員負責和供應(yīng)商或是客戶溝通實施。13. 合同在實施過程中付款風險的把控：A、款項和發(fā)票風險的把控：-責任部門：成本部門、財務(wù)部（1）在付款申請的時候，成本部門必須要個按照費用報銷管理制度條款的要求，嚴格填寫所有內(nèi)容，并附上項目合同的副本、已付發(fā)票的影印件做依據(jù)。財務(wù)部門要嚴格按照合同付款方式和開票方式做詳細的審核，防止發(fā)生無發(fā)票的現(xiàn)象。（2）銷售合同，承辦部門和財務(wù)部要嚴格按照合同，進行收款和開票工作，防止發(fā)生開票之后，款未到賬，導致死賬發(fā)生。B、質(zhì)量把控（1）質(zhì)管部和化驗室必須嚴格把控原材料質(zhì)量的關(guān)口，發(fā)生異常必須立即上報分管副總、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理；超過3萬元的異常的事項，必須報告給董事長知曉。（2）成本部門或是發(fā)現(xiàn)異常部門，填寫XX異常通知書，