1、Part 5 WRITING 內(nèi)容結(jié)構(gòu)：內(nèi)容結(jié)構(gòu)： 寫(xiě)作要?jiǎng)t寫(xiě)作要?jiǎng)t 寫(xiě)作過(guò)程寫(xiě)作過(guò)程 商務(wù)信函商務(wù)信函 其它文稿的寫(xiě)作其它文稿的寫(xiě)作 寫(xiě)作是一種重要的溝通方式寫(xiě)作是一種重要的溝通方式 寫(xiě)作是一種特殊的溝通方式寫(xiě)作是一種特殊的溝通方式 寫(xiě)作是一個(gè)不斷發(fā)展的概念寫(xiě)作是一個(gè)不斷發(fā)展的概念 一、寫(xiě)作要?jiǎng)t一、寫(xiě)作要?jiǎng)t4C：正確正確(Correct)清晰清晰(Clear)完整完整(Complete)簡(jiǎn)潔簡(jiǎn)潔(Concise)二、寫(xiě)作過(guò)程二、寫(xiě)作過(guò)程1Gather information 收集資料收集資料files, articles, books, financial statements, inter

2、viewing by telephone, world wide web, CD-ROMs, intranet databases, brainstorming, free writing, etc. 2Organize your thoughts 組織觀點(diǎn)組織觀點(diǎn) (1) Batching 分組 (2) Concluding 篩選 (3) Headlining 歸納標(biāo)題 (4) Strategic ordering有策略地編排 3Focus the message 提煉材料提煉材料 Imagine the reader skimming 設(shè)想讀者只是瀏覽 “Nutshell” your id

3、eas 概括你的觀點(diǎn) “Teach” your ideas 灌輸你的觀點(diǎn) Use the “elevator” technique 使用“電梯間談話(huà)”技巧 Use the “price per word” technique 使用“惜字如金”技巧4Draft the document起草文章起草文章Compose in any order 不要在乎寫(xiě)作順序 Avoid editing 不要邊寫(xiě)邊改 Get typed copy 使用打印件 Schedule a time gap 安排時(shí)間間隔 5Edit the document 修改文稿修改文稿 Edit for strategy 從策略上進(jìn)

4、行修改 Edit for macro issues 從宏觀上進(jìn)行修改 Edit for micro issues 從微觀上進(jìn)行修改 Edit for correctness 就正確性進(jìn)行修改三、三、 商務(wù)信函商務(wù)信函（一）商務(wù)文書(shū)一）商務(wù)文書(shū)（二）信函是商務(wù)溝通的重要工具二）信函是商務(wù)溝通的重要工具 1信函是商務(wù)文書(shū)的最主要形式 2商務(wù)信函關(guān)系到形象問(wèn)題 3信函是商務(wù)溝通的重要工具 （三）商業(yè)信件（三）商業(yè)信件 1書(shū)信的風(fēng)格 2信件的布局 3寫(xiě)信的一些技巧 ： (1)寫(xiě)信當(dāng)如面讀 (2)開(kāi)頭的技巧 (3)如何結(jié)尾 (4)書(shū)寫(xiě)字體 (5)信函禮貌 (6)信封書(shū)寫(xiě) （四）商業(yè)函件四）商業(yè)函件公司部

5、經(jīng)理先生： 這次請(qǐng)您了解商品市場(chǎng)情況，承蒙您在百忙之中作深入的調(diào)查了解，實(shí)在不勝感激。關(guān)于商品價(jià)格，待我公司調(diào)整修訂以后再函告您。 希今后加強(qiáng)往來(lái)，并請(qǐng)給予大力支持！ 特此書(shū)面表達(dá)感謝之意！ 此致致禮 敬上 年月日 圖8.1 致謝函實(shí)例 公司經(jīng)理先生： 敬啟者，最近我公司接到貴埠公司來(lái)函訂購(gòu)大量貨物，該公司地址隨函附上，因?yàn)樵摴镜谝淮谓灰祝止静恢滟Y信及經(jīng)濟(jì)狀況如何?后請(qǐng)貴公司代為查明見(jiàn)告，貴公司所提供之情報(bào)，敝公司嚴(yán)守秘密。 今后若有同類(lèi)情況，敝公司愿作同樣之效勞。 公司經(jīng)理 年月日 圖8.2 查詢(xún)函實(shí)例 公司： 經(jīng)查一季度已于三月三十一日屆滿(mǎn)，現(xiàn)寄上貴公司之季結(jié)算清單一份，共計(jì)￥1，

6、200，000元，諒屬無(wú)誤，此前供應(yīng)貴公司之物品，想必滿(mǎn)意，期待今后更密切的合作。 公司(蓋單) 年月日 圖8.3 結(jié)帳清單實(shí)例 總公司： 敬啟者，由于本公司所生產(chǎn)的物品之原料價(jià)格上漲，不得不宣布自今年六月一日起，原有的價(jià)目表予以作廢，并代之以另訂新價(jià)目表，現(xiàn)隨函附上。 五月三十一日前收到之訂貨單，仍按舊價(jià)計(jì)算，六月一日以后，則以新價(jià)目表為準(zhǔn)。 因本公司產(chǎn)品需求量日增，而原料市價(jià)一直上漲，故預(yù)料在短期內(nèi)貨價(jià)勢(shì)將再漲。閣下如需購(gòu)買(mǎi)，務(wù)請(qǐng)盡早，以免誤失時(shí)機(jī)。 公司 年月日 圖8.4 通知提價(jià)函實(shí)例 先生： 您所申請(qǐng)的秘書(shū)職位已補(bǔ)滿(mǎn)，我們剛雇用了一位從大學(xué)畢業(yè)的小姐，將先予以試用幾個(gè)星期，以決定其能

7、力是否勝任。 我們很樂(lè)意把您的名字列入秘書(shū)人選檔案之中，倘若將來(lái)有缺額，一定首先與您聯(lián)系。 公司經(jīng)理 年月日 圖8.5 求職答復(fù)函實(shí)例 表表8.1 書(shū)信撰寫(xiě)者清單書(shū)信撰寫(xiě)者清單 A寫(xiě)信前 1信的主題是什么? 2你為什么寫(xiě)這封信? 3信的讀者是誰(shuí)? 主要讀者 其他讀者 4讀者對(duì)信的主題已了解多少，還需知道什么? 現(xiàn)有知識(shí) 需要知道的知識(shí) B信寫(xiě)完后 你撰寫(xiě)的信（回答“是”“否”） 清楚 按邏輯順序編排 語(yǔ)法正確 沒(méi)有行話(huà)和俚語(yǔ) 語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了 惹入喜愛(ài)、有禮貌、有益 準(zhǔn)確 完整 迅捷四、四、 其他文稿的寫(xiě)作其他文稿的寫(xiě)作（一）報(bào)告（一）報(bào)告 表8.2 報(bào)告的部分類(lèi)型 特別報(bào)告 初始報(bào)告 例行報(bào)告

8、調(diào)研報(bào)告 中期報(bào)告 操作報(bào)告 計(jì)劃報(bào)告 評(píng)估報(bào)告 設(shè)計(jì)報(bào)告 可行性報(bào)告 檢驗(yàn)報(bào)告 審查報(bào)告 建設(shè)報(bào)告 工作報(bào)告 進(jìn)展報(bào)告 正式報(bào)告 目擊報(bào)告 非正式報(bào)告 報(bào)告的基本結(jié)構(gòu)報(bào)告的基本結(jié)構(gòu)： 標(biāo)題 概要 目錄 主體部分(正文) 結(jié)論和建議如何起草公司年度工作報(bào)告如何起草公司年度工作報(bào)告 常見(jiàn)年度報(bào)告的一般性框架： 第一部分：過(guò)去一年的工作回顧。 第二部分：提出下年度工作總體思路。 第三部分：確定本年度的工作目標(biāo)和工作任務(wù)。 第四部分：明確完成上述目標(biāo)和任務(wù)的措施。 第五部分：簡(jiǎn)要總結(jié)，發(fā)出號(hào)召。 表表83 報(bào)告撰寫(xiě)者清單報(bào)告撰寫(xiě)者清單 1報(bào)告的主題、標(biāo)題是什么? 2看報(bào)告的讀者是什么人? 主要讀者

9、其他讀者 3撰寫(xiě)這份報(bào)告的原因是什么? （回答“是”“否”） 獲取讀者的支持 報(bào)告調(diào)查的結(jié)果 影響或說(shuō)服讀者 對(duì)讀者提出的問(wèn)題進(jìn)行答復(fù) 對(duì)讀者以外的人提出的問(wèn)題進(jìn)行答復(fù) 解釋說(shuō)明問(wèn)題 報(bào)告進(jìn)展情況 記錄事實(shí)、信息或觀點(diǎn) 在某一點(diǎn)上樹(shù)立權(quán)威或聲望 推銷(xiāo) 宣傳公司組織內(nèi)外的努力和結(jié)果 通知一大群體 為正在進(jìn)行的工作提供證據(jù) 引入或推動(dòng)關(guān)于主題的討論 指示命令 （二）營(yíng)銷(xiāo)決策方案的寫(xiě)作（二）營(yíng)銷(xiāo)決策方案的寫(xiě)作結(jié)構(gòu)格式結(jié)構(gòu)格式： 1. 標(biāo)題 2. 正文：引言主體文結(jié)尾注意注意：1在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，把握全面、準(zhǔn)確的信息，充分占有資料；2目標(biāo)要明確、具體、可行；3占有大量資料；4論證分析，得出利弊得失，

10、避免急功近利的短期行為；5充分發(fā)揮集體的智慧，發(fā)揚(yáng)民主，鼓勵(lì)發(fā)表不同意見(jiàn)，提倡大膽的探索精神。 （三）企業(yè)管理制度的寫(xiě)作（三）企業(yè)管理制度的寫(xiě)作結(jié)構(gòu)結(jié)構(gòu)： 1. 標(biāo)題 2.正文 宗旨 主體范圍 管理機(jī)構(gòu) 主體的權(quán)利和義務(wù) 主體行為后果 制度實(shí)施時(shí)間3. 時(shí)間 例例 一份公務(wù)便函一份公務(wù)便函 便函。致：人力資源部 自：總裁 主題：飲水機(jī) 時(shí)間：255 現(xiàn)在公司內(nèi)有諸多抱怨，抱怨上班時(shí)間內(nèi)喝水困難。我不希望員工認(rèn)為公司不關(guān)心他們的生活，實(shí)際上公司一直在致力于員工福利的提高，應(yīng)該配備既節(jié)省時(shí)間又清潔衛(wèi)生的飲水機(jī)。 但我不清楚員工對(duì)安裝飲水機(jī)的反應(yīng)如何，有些其他什么不同意見(jiàn)，請(qǐng)向我呈交一份報(bào)告。 人力資源部給總裁的一份報(bào)告： 126 關(guān)于飲水機(jī)的報(bào)告關(guān)于飲水機(jī)的報(bào)告 十分有意思，辦公室內(nèi)的飲水問(wèn)題引起了這么大的關(guān)注。給大家配備飲水機(jī)，似乎是一個(gè)很好的方案，既能節(jié)省員工時(shí)間，又能提供清潔衛(wèi)生的飲用水。但實(shí)際上配備飲