1、4.1 系統調查的原則和方法系統調查的原則和方法v4.1.1 系統調查的原則系統調查的原則v在系統調查過程中應始終堅持正確的方法，以確保調查工作的客觀性、正確性。一般來講，系統調查的工作應遵循以下幾個原則。v1)自頂向下全面展開v2)存在的必要性及改進的可能性v3)工程化的工作方式v4)全面鋪開與重點調查結合v5)主動溝通和友善的工作方式v4.1.2 系統調查的方法系統調查的方法v調查的方法大致有4種，具體如下。v1)召開調查會v2)會談v3)發調查表v4)參加業務實踐v4.2.1 初步調查初步調查v初步調查的目的是為了論證建立一個新系統的必要性，提出初步設想，并對實現新系統的可行性進行分析。

2、初步調查由領導小組指導下的系統分析師進行調查，其主要內容 如下。(1)整個組織機構的概況：包括規模、歷史、組織目標、人力、物力、設備和技術條件、管理體制以及領導層的情況等。(2)現行管理信息系統的概況：它的功能、系統涉及的人員、技術條件、技術水平、管理體制(歸哪一級領導)、工作效率和可靠性等。(3)組織機構的對外關系：它和哪些外部實體有工作聯系或從屬關系，它們之間有哪些物資或信息的關系，哪些環境條件(包括自然環境和社會經濟環境)對該組織機構的活動有明顯的影響。(4)管理信息系統在組織機構中的地位：它和組織的領導、管理部門以及各基層是怎樣聯系的，信息的收集和傳輸的渠道是什么，它能掌握哪些信息，不

3、能掌握哪些信息，哪些部門向系統提出了信息要求。(5)各方面對現行系統的情況及新系統的研制持怎樣的態度：其中包括領導、管理部門、各基礎單位、有工作聯系的外單位以及現行系統本身，需要了解它們對現行系統是否滿意以及各種看法的理由。(6)開展管理信息系統研制工作的資源情況：組織為研制新系統可以投入多少人力、物力、時間以及現有設備的可用性。(7)各方面對系統目標的看法。v具體來說，初步調查可概括成三方面調查：組織機構調查、系統現狀調查和業務信息調查，具體如下。v1. 組織機構調查組織機構調查v要了解一個企業的整個活動，首先應從組織機構調查入手，其目的主要是了解企業組織機構的劃分以及它們的相互關系，因為物

4、質和信息流動是以組織機構為背景的。調查的結果可用組織機構圖來表示。組織機構調查主要包括：企業概況調查、企業組織機構調查和企業特點調查。下面以某公司為例，具體講解組織機構調查的方法。(1)公司概況調查。其內容包括：公司名；成立時間；行業種類；地址； 職工人數；經營性質；經營項目來源；年經營額；主要經營商品；主要銷售單位；主要采購單位；主要競爭對手；法律依據。v通過以上項目調查，可使我們對公司有一個大概了解。(2)公司組織機構調查。組織機構調查結果用框圖形式表示，如圖4-2所示。(3)公司特點調查。該公司的主要特點是：主要經營的國家大項目所需設備，以進出口為服務對象；橫向聯系項目少，多數屬國家重點

5、項目或對外承包的項目；業務人員、采購人員流動性大；由于業務人員、采購人員外出時間多，在單位時間少，必要的信息不能及時反映出來；廠家拖欠款現象嚴重；經常要向有關單位發催款通知書； 經常要結算所欠款的利息。v在組織機構調查中，畫出組織機構圖不是最終的目的，最終目的是通過組織機構圖來確立哪些部門是最關鍵的、哪些部門應先建立系統，哪些部門可后建立系統、設備應配到哪些部門以及共需要多少設備等。圖4-2 組織機構調查結果v2. 系統現狀調查系統現狀調查v在確定了基本方針，真實地了解系統化業務的現狀，并掌握事務工作及管理工作上存在的問題之后，進行新系統設計前，必須對現行管理系統進行深入調查。調查的重點有以下

6、4點。(1)事務流程現狀調查。主要包括：收集并整理各部門使用的傳票、傳條；調查這些部門信息產生的過程和如何處理(處理方式、涉及人員)及歸檔；調查各部門的要求意見；將調查結果制成事務流程分析圖；將收集的信息整理成輸入數據、輸出數據和臺賬數據，為今后的數據文件產生提供條件；掌握事務流程現狀后，從全公司的觀點出發，防止雙重作業和進行集中作業的情況；有沒有可能對事務流程做某些變動，使事務流向更趨于合理。(2)代碼體系調查。主要包括：調查現行系統中使用的代碼，并整理出現行系統代碼明細表；掌握代碼體系以及個性等管理方面的問題；將結果匯總成代碼結構表。(3)功能與信息的關系調查。這一調查過程要注意兩點：將選

7、出的各種各樣的功能用信息關聯起來；檢查功能與信息內在聯系以及關聯的正確性。(4)需求分析圖。需求分析圖要反映出4點要求，分別為：明確系統現狀調查階段提出的要求和問題；著眼于重要的問題；明確系統的目標與實現此目標使用的具體手段的關系；把以上結果匯總成需求分析圖。v圖4-3為某銷售部門為達到銷售目標所構成的需求分析圖。v3. 業務信息調查業務信息調查v業務信息調查可以設計成各種各樣的信息調查表形式，在設計信息調查表之前，應該對公司(或企業)的人、財、物的流向進行分類。業務信息大致可歸納為以下幾類。(1)輸入信息：是指現行系統中購進材料和原料的傳單、發票等。圖4-3 需求分析圖(2)輸出信息：是指現

8、行系統向外部提供的材料、貨物、報表和賬據等。(3)保存信息：是指財會部門的賬務匯總票據需要保存多長時間的信息。(4)代碼信息：是指各部門中所用到的產品號、工號和科目號等。v業務信息調查的目的是要明確整個業務過程中信息流動的過程。信息調查的結果將成為系統分析階段不可缺少的參考資料。v有了上述初步調查結果，系統分析師可根據自己的工作經驗以及對計算機技術的了解，從目標和方案、技術、經濟及操作四個方面進行可行性分析，寫出可行性分析結果。v4.2.2 詳細調查詳細調查v必須對新系統的目標規模、范圍和功能做進一步的描述設計，如果有不清楚或含糊不清的地方，系統分析師必須對系統方案所涉及的范圍進行深入調查。v

9、要收到預期效果，在對各業務部門進行調查的同時，應收集有關部門所有的原始單據、憑證、各種報表、分析報告、上下級行文、規章制度、產品目錄和技術文檔等有關管理資料，并加以分類、匯總，作為詳細調查的附件。詳細調查的對象包括功能部門、業務部門和數據流程。v1. 功能部門調查功能部門調查v在功能部門調查中，首先要了解系統方案中所涉及的有關功能部門，如財務處、人事處、科研處和業務處等，然后對這些獨立部門進行詳細的功能調查。在調查時，可用組織關系圖來說明該部門的職責范圍和功能。組織關系圖的描述方法可按“自頂向下”的原則設計，如圖4-4所示。v自頂向下的結構是一個遞增地組裝結構的方法。從主控模塊M1開始沿控制層

10、次向下移動，把模塊組合起來。以深度或寬度的方式，將屬于或最終屬于主控模塊的模塊納入系統結構。例如，在圖4-4中，若選擇左邊主路徑，就先組合模塊M1、M2和M5，接著是M8，然后再構成中間和右邊的控制路徑。 M 1 M 8 M 3 M 4 M 7 M 6 M 5 M 2 圖4-4 自頂向下的結構圖v一般來說，功能部門調查中對組織機構的調查可分為線型組織調查和職能組織調查。1) 線型組織調查v線型組織是按工作性質把組織機構分為若干單元。例如，開發部門，它下面設置系統設計組、程序設計組、信息控制組、運行組和硬件組，這些組直接在開發部門的統一領導下進行工作，如圖4-5所示。2) 職能組織調查v職能組織

11、是按照工作職能來劃分組織機構。例如，開發部門，從職能上來劃分分成開發、運行和控制三大部分。其中：開發部分包括系統設計、程序設計和計劃調度；運行部分包括機器操作、數據錄入、終端操作和機器維護；控制部分包括信息收集、信息發出和檔案管理，如圖4-6所示。圖4-5 線型組織結構v2. 業務部門調查業務部門調查(1)填寫業務調查表。業務調查表的內容主要包括：填表單位名稱；本單位職能；業務范圍描述；業務順序編號；業務名稱；業務內容簡要描述；相關單位； 本單位對現行系統要求有何變動。其內容可根據具體情況做相應變化。(2)畫出業務流程圖。業務流程圖一般以業務小組的功能為中心展開，實際上是在功能分析的基礎上，對

12、各功能進行具體化，以便了解各業務的輸入、輸出情況，所需的文件內容以及與其他業務功能的關系(具體內容請參見5.3節)。v3. 數據流程調查數據流程調查v數據流程調查實際上是把業務活動中所涉及的輸入/輸出數據和信息進行整理與登記，并對業務活動中的中間存儲形式也進行整理和登記的過程(具體內容請參見5.4節)。圖4-6 職能組織結構v4.3.1 可行性研究概述可行性研究概述v可行性研究是指在當前組織內外的具體條件下，系統開發工作必須具備資源和條件，看其是否滿足系統目標的要求。v可行性研究要回答下列問題。(1)目標和方案是否可行？(2)技術能力上是否可行？(3)系統開發運行環境是否可行？(4)經濟投資能

13、力如何？(5)系統需要多長時間才能建立起來？(6)需要多少人力、物力？(7)系統分析說明書是否符合現行系統實際情況？(8)系統分析說明書對新系統的效益分析是否有依據？v可行性研究最終要指出：提交的系統分析報告可行還是不可行？有沒有必要修改？對此應做出明確的結論。v4.3.2 可行性研究的內容可行性研究的內容v可行性研究包括以下幾方面。v1)目標和方案的可行性v目標和方案的可行性是指目標是否明確，方案是否切實可行、是否滿足組織進一步發展的要求等。v2)技術可行性v技術可行性是根據現有的技術條件，考慮所提出的要求能否達到，所需的物理資源是否具備、能否得到。一般來說，技術可行性包括以下幾方面。(1)

14、人員和技術力量的可行性：即有多少科技人員，其技術力量和開發能力如何，有沒有系統開發的可行性，如果本單位沒人，有沒有同其他單位合作開發的可能性。(2)基礎管理的可行性：即現有的管理基礎、管理技術和統計手段等能否滿足新系統開發的要求。(3)組織系統開發方案的可行性：即合理地組織人、財、物和技術力量并進行實施的技術可行性。(4)計算機硬件的可行性：包括各種外圍設備、通信設備和計算機設備等的性能是否能滿足系統開發的要求，以及這些設備的使用、維護及其充分發揮效益的可行性。(5)計算機軟件的可行性：包括各種軟件的功能能否滿足系統開發的要求，軟件系統是否安全可靠，本單位對使用、掌握這些軟件技術的可行性。暫時

15、不能被本單位開發人員掌握的技術，一般應視為不成熟或是沒有可行性的技術。(6)環境條件以及運行技術方面的可行性。v3)經濟可行性v經濟可行性，簡單地說，就是指建立后的系統帶來的經濟效益是否超過其研制和維護的費用。一般來說，建立后的系統在經濟效益上應大于花費在系統研制和維護上的費用；否則，在經濟上來說是不可行的。經濟可行性包括費用估計和經濟效益估計。(1)費用估計。費用估計是對系統開發、運行整個過程的總費用進行估計。系統分析、設計和實施階段的投資屬于一次性投資，而系統運行階段的投資屬于日常性費用。(2)經濟效益估計。信息系統的經濟效益有兩個方面：一是直接效益；二是間接效益。表4-1歸納了新信息系統

16、可能帶來的效益。表4-1 新信息系統可能帶來的效益直接收益例 子銷量或利潤增加信息處理成本減少運營成本減少所需投資減少運營效率增加信息技術基礎上的產品開發過濾不必要的文件存貨持有成本降低存貨投資需求降低更少的損壞、浪費和閑置時間間接收益例 子改善信息獲得性改善分析能力改善客戶服務改善員工士氣改善管理決策制定改善競爭地位改善商業形象更及時精確的信息聯機分析處理和數據挖掘更及時的服務響應減少繁重的工作任務更好的信息和決策分析鎖定客戶的系統給客戶、供應商及投資者以進步的印象4) 操作可行性v操作可行性主要是指管理層、員工、客房供應商以及其他人員愿意且能夠操作、使用和支持這個系統，即組織內外是否具備接

17、受和使用新系統的條件。例如，如果新業務系統的軟件難以操作，客戶或員工可能會出現很多操作錯誤，那么他們就不會使用該軟件。這樣，操作可行性就無法通過。具體地，從組織內部來講，管理信息系統的建立可能導致某些制度，甚至管理體制的變動。對于這些變動，組織的承受能力影響著系統的生存，尤其是從手工系統過渡到人機系統，這個因素影響更大。領導者不積極參與或旁觀懷疑，中下層怕改變工作性質，由于惰性或懼怕心理而反對采用新技術，都是系統失敗的關鍵因素。從組織外部來講，管理信息系統運行后，報表、票證格式的改變是否為有關部門認可和接收將直接影響企業的營業額。對于涉及社會經濟現象的系統，還應考慮原始數據的來源有無保證。v4.3.3 可行性分析報告可行性分析報告v可行性分析報告是系統分析師在這一階段工作的總結，它反映了系統分析師對系統開發研制的看法。這個看法要提交給領導小組(或委員會)，然后召開會議討論。如果可行性報告討論通過，此時，這個報告就不再只是系統分析師自己的看法了，而是整個組織的領導、管理人員和系統分析師的共同認識。一般而言