1、公文寫作要求公文寫作材料一、公文的擬稿與審批,一,擬稿1 .公文擬稿要注意用A4紙,WOR頃面設置為上3.7、下3.5厘米，左2.8厘米,右2.6厘米。2 .公文標題用小標宋體，或方正小標宋體,二號字，不需要加粗。公文正文用仿宋簡體，或方正仿宋簡體,三號字。如果文中有標題需要強調，不能用仿宋，或方正仿宋簡體，加粗，而應該用黑體簡體，或方正黑體簡體，三號字。段落行距為固定值30磅。3 .電子公文不需要落款，成文時間必須要用中文格式。例如，“二？四年十月十二日”。4 .人名、地名、數字、引文準確，引用公文應當先引標題，后引發文字號，發文字號在文件的標題后用圓括號注明。例如，”紹興市國家稅務局關于2

2、004年XXXX工作開展情況的通報，紹市國稅辦2004444號,”。5 .草擬公文結構層次序數，第一層為“一、”、第二層為“，一,”，第三層為“1.”，第四層為“，1,”。公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。6 .公文如有附件，應當在正文之后空一行再空兩格、成文時-1-問之前注明附件順序和名稱。并把附件放在附件欄中例如，“附件,1.xxxxxx2.XXXXXXXX3.XXXXXXX”7 .成文日期以負責人簽發的日期為準、聯合行文以最后簽發機關負責人的簽發日期為準。8 .公文標題應當準確簡要地概

3、括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文機關。上報的公文，標題中不標發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。9 .轉發上級機關的公文，如其標題過長，可以自擬事由摘要轉發，但不能以上級機關公文的發文號代替。10 .主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。11 .“請示”應當一文一事，一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級機關。除領導直接交辦的事項外，“請示”不得直接送領導者個人。12 .“報告”與“請示”應當嚴格分開，“報告”中不得夾帶請示事項。13 .抄送多個單位，中間用逗號隔開，結尾用句號。例如，

4、“抄送，XXX,XXXX,XX。",二，審批1 .簽批人應當明確簽署意見，并寫上姓名和審批意見。-2-2.公文送領導人簽發之前，應當由擬稿人所屬部門領導初審簽名后，送辦公室審核。關于專業的報告或決定的格式及表述要由法制復核人員請示按照市局的規定辦理。普通收文處理1 .辦公室應及時提出擬辦意見。2 .辦公室收發人員在分送分管領導要求閱示的同時，應同時分送其他局領導傳閱。對局領導處理完畢的文件，收發人員應逐份查閱領導批示，并按領導批示辦理。3 .承辦或牽頭承辦部門在收到文件后應及時辦理，并在文件注辦欄內明確處理意見或辦理結果，同時簽名。閱辦文件如有明確辦理時限的，按要求辦理，如無明確規定

5、的，在五個工作日內辦理完畢并向分管局領導匯報。對內容涉及面廣，問題較復雜，不能在規定時限內辦理完畢的，主辦單位應當向上級或者有關方面說明原因。對需向分管局領導匯報后才能辦理的，應及時向分管局領導匯報。其他傳閱文件一般在二個工作日內閱畢，可以不簽名。二、常見不規范使用序號、標點符號、漢語拼音例析（一）文字材料中序號、標點的正確使用1 .“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用頓號不規范，應該用逗號，即“第一，”、“第二，”、“首先，”、“其次，”等。-3-2 .“一，”、“二，”、“三，”等用逗號不規范，而應該用頓號，即“一、”、“一，“二”03 .“1、”、“2、”、“3、”和“A、

6、”、“R”、“G”等用頓號不規范而應該使用齊線墨點，實心小圓點,即“1.”、“2.”、“3.”或“A.”、“B.”、“C.”。4 .序號如加括號，如,1,2,3,等不再加標點符號。5 .用“一是”、“二是”、“三是”表示順序時，可在“一是”、“二是”、“三是”之后分別用逗號。例如，“一是，”、“二是，”、“三是，”。也可以不用標點符號，直接連接下文。6 .用“甲”、“乙”、“丙”、“丁”表示順序時，在“甲”、“乙”、“丙”、“丁”之后分別用頓號。例如，“甲、”，“乙、”，“丙、”，“丁、”。7 .在“一方面”、“另一方面”之后，可以分別用逗號，也可以不用標點符號，直接連接下文。（二）年份中“零

7、”的正確使用年份如用中文形式表示，如“二？?五年十月”，則中間的“？”不能寫成阿拉伯數字的長“0”或英語全角字符“O',而應該用圓“？”，一般在電腦“插入”欄里“特殊符號”或“幾何圖形符”中選擇,年份如用阿拉伯數字形式表示，則中間應該用長“0”表示，如，“2005年10月”。（三）公文的年份中“括號”的正確使用-4-印發公文時，年份外的括號應該用中括號”"，插入符號中有,而不應該用小括號“，”或方括號“”。如,吉教辦字,2005,5號,不規范，吉教辦字20055號，不規范，吉教辦字20055號,規范，（四）正確區分連接號和破折號1,凡文中使用連接號的應該使用“，”，而不使用“

8、一一”或“一一”。如,2005年9月,10月中的“，”，使用規范，2,凡文中使用破折號的應該使用占兩個空格的連線“一一”而不用“，”或只占一個空格的短線“一”或兩個短線“一一”表示。，選取破折號，一般在電腦“插入”欄“標點符號”中查找，（五）相鄰的兩個數字問頓號的使用1 .相鄰的兩個數字表示概數，要用漢字數碼，中間也不要加頓號。示例，2、3個5、6天27、8歲6、7點鐘，不規范，兩三個五六天二十七八歲六七點鐘，規范，2 .相鄰兩個數字連用，有時不是表示概數，而是一種縮略形式，中間要頓號。示例，初中一、二年級國棉六、七廠八、九兩個月- 5-退居二、三線，規范，六、漢語拼音注音字母的正確使用1,大

9、小寫，句子的首字母大寫，詩行的首字母大寫，專有名詞每個詞首字母大寫標題、標語可以全部大寫。2,分連寫，詞內連寫，詞間分寫。例1,“公共場所請勿吸煙”GONGGONGCHANGSUOQINGWUXIYAN值)“公共場所請勿吸煙”GONGGONGCHANGSUOQINGWUXIYAN)(例2,中國井岡山經貿洽談會ZHONGGUOJINGGANGSHANJINGMAOQIATANHUI(ZHONGGUOJINGGANGSHANJINGMAOQIATANH)UI(三、公文中簡單錯誤的表現首先解釋簡單錯誤這個名詞，顧名思義，簡單是對復雜而言，是指在公文寫作中易發的看似簡單的一些包括公文文種、格式、語言文

10、字上出現的差錯。只要你留意就能發現簡單錯誤出現在各級各部門的公文中。在這里我簡單選取幾種有可能接觸到的文種存在的錯誤，1、混用文種。常見的是把相近的“請示”和“報告”兩種文種張- 6-冠李戴。例如，XX關于批準成立內審協會的報告，XX關于舉辦XX活動所需經費的報告。兩個標題內容十分明確，就是要求上級解決問題，應該用“請示”而不是“報告”。報告是“向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關的詢問”的，這類報告，屬陳述性公文，其行文目的在于匯報工作，反映情況、提出意見和建議、答復詢問等，只要把情況匯報、反映清楚即可，目的是讓上級和領導了解發展情況，掌握工作進度，做到心中有數，故不需要回復，而請示則

11、屬于呈請性公文，其行文目的在于請求指示或批準，需要回復，兩者在使用上有很大的區別。有時也存在“請示”和“函”混用。其實函是不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項是用函。還有的這樣寫關于XX事件的請示報告，這也是一種文種錯誤。剛才說過請示是一種文體，報告又是一種文體，各有各的特點,其中比較明顯的一個不同點就是，報告，故不要求上級機關回復，請示，需要上級機關給予答復。它們根本不能寫在一起，就沒有這種文體。2、文字錯誤。這是公文工作中最容易出現的錯誤。比如這句話”XX領導對X項工作完成情況進行安排”工作都已經完成,猛一聽,還挺通順,再仔細一看,工作都完成了，還安排啥，應

12、該是檢查或督促，這里面有個邏輯錯誤。不仔細推敲還發現不了問題。這里還包括用詞不當的錯誤，比如權利和權力，權利包括兩層意思，權力和利益，權力是一個意思。一般用時要說監督- 7-權力，保障權利，反過來就錯了。作”和“做”。表示動作行為意義的“作”“做”的大致區別是，抽象意義詞語、書面詞語多寫作“作”，如“作文、作對、作罷、作怪、作戰”。具體東西的制造寫成“做”，如“做桌子、做衣服、做飯”。“作為一個領導干部”不能寫作“做為一個領導干部”。“做賊心虛”不能寫作“作賊心虛”。“作貢獻”和“做貢獻”這兩種用法，目前并行于各種文字場合，國家語委的漢語規范化專家們傾向于推薦使用“做貢獻”。但實踐中很難規范，

13、建議在同一篇文章中使用統一的用法訂”和“定”“訂”大多指經過商討而訂下，商討的成分很大，有的不是最后確定，如合同、條約、規章等用“制訂”。如果是可以確定而且確定了的，用“定”。”制訂發展規劃”，這個規劃制訂后可以不是確定了的，”制定發展規劃”，這個規劃制定后是確定了的。“協定”雖然如同“條約”，但是用“定”。還有表述不嚴謹的，“通過經濟責任審計，各級審計機關查處了一批違法違紀的領導干部”這就犯了職能認定的錯誤。查處違法違紀的領導干部那是紀委和檢察機關的職能，審計機關只能發現線索，移送處理。下面一句“審計機關開展對會計師事務所業務質量檢查，強化了對社會審計組織的監督指導。”這句話表述的內容超越了

14、審計機關對社會審計的法定職責。對會計師事務所的監督指導是注冊會計師協會的職責。還有的引用錯誤，比如說有一年“李金華審計長被評為十大風云人物”,實際上應該是“CCTn大經濟人物”。-8-3、標點符號錯誤。標序號時，“第一”“其次”后面，用頓號，“一”“二”后面用逗號，正確的做法是“第一”“其次”后面用逗號，“一”“二”后面用頓號，“，”二”和“，”二”后面用點“，”。序號如加括號，后面不加逗號、頓號。還有“從多少到多少”的寫法,3:,到,:，“不能寫作”，：到，:，"，或者30%-80%,:萬,“萬“不能寫作”,:-,萬”。結構層次序數，正確的寫法第一層為“一、”，第二層為“，一）”，

15、第三層為“1,”第四層為“”。公文版記中的抄送我們往往都是用空格隔開，實際正確的做法是抄送機關之間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊，在最后一個抄送機關標句號。有一個經濟責任審計通知書，寫到“根據審計法，安徽省審計監督條例及市委組織部委托書”審計法、安徽省審計監督條例都沒用書名號括住。這屬于該用書名號不用不該用時亂用。4、文件格式比較隨意，不夠統一，比如審計通知書格式，各地都有自己的格式，不統一,有的是“XX審計局關于審計XX單位XX情況的通知”,有的是“關于審計XX單位的通知”。審計報告格式也不一，有的先介紹單位概況，有的上來就說資產負債和收入支出情況，把單位概況免了。5、校對不認真，

16、打印的正式文件出現錯詞、錯句，有的甚至是笑話，有一個審計意見書是這樣寫的“XX市審計局關于XX年曲子度財務收支的審計意見”，上次有個別同志也看到了。不知- 9-道被審計單位看到后，會怎么評價我們。有一個審計決定這樣寫“根據XXXXSXX精神,XX年XX月至XX年XX月對XX單位進行了審計。現根據XXX作出審計決定”這句話缺主語。還有一個通知書，這樣寫“根據中共XX市委組織委托審計通知書。經審計局局長辦公會研究”我認為這句話有四個錯誤，首先掉了一個重要的字一一“組織部”的“部”字,二是委托審計通知書不應用書名號括住，三是“書”字后面掉了個“精神”二字,四是一句話未說完,不應用句號。而看完這個不到

17、100個字通知書，正文后面還有一句重復、羅嗦的話，主題詞也不對，抄送的最后一個單位也是“組織”，掉了一個“部”字。這個通知總共有7處錯誤。6、程序錯誤，有一個審計決定，印發日期是2007年11月28日，而決定的最后一句是這樣寫的“本決定在2007年11月28日前執行完畢。”正常程序是，先下達審計決定，在法定的時間執行完畢，不可能當天下達，當天就要求執行完畢。7、內容缺項，我們知道，審計報告一般是三段論，先是基本情況，再是審計發現問題和處理意見，三是審計建議，有的還有一段綜合評價，這是四段論。應該說這些部分缺一不可，而我們有個別審計報告只有兩段，基本情況，審計發現問題和處理意見。第三段審計建議省

18、了。8、是稱謂錯誤，審計決定的對象都是被審計單位，前面用“你-10-單位”，后面用“該單位”。還有一個審計決定處罰5000元，最后一句話這樣寫“本決定在XX年XX月前執行完畢，并將執行結果函告我局。”我記得這句話一般用于審計建議中。還存在錯誤簡寫被審計單位名稱。我們平時稱呼一些單位往往都習慣于用簡稱，比如“工商局、建委、計委、編辦、財辦、公路局”等等，我們平時可以這樣去說，在一些文體中也可以這樣寫，但我覺得在給這些單位發通知，出報告，下決定的時候就應該使用它們公章上的正確的全稱。我認為這應該作為我們審前調查的一項最基本的內容。由于時間關系，這里我就不再一一列舉。這可能就是所謂的“簡單錯誤”吧。

19、其實這些簡單錯誤并不簡單。簡單錯誤具有易發性，難以控制和根除，沒有很好的辦法去杜絕。這些簡單錯誤實際不簡單，它帶來的后果有時很嚴重，甚至害死人。大家都看過電影泰坦尼克號，萬噸巨輪撞上冰山，1500多人沉入冰冷的大西洋底，其慘狀史無前例。事隔近百年，泰坦尼克號沉沒的原因有多種版本的說法，甚至很神秘。我曾在文摘周刊上也讀到一篇報導，說“泰坦尼克”號的沉沒緣于一把鑰匙。這是一把看似并無特別之處的鑰匙，但它原本可以改變“泰坦尼克”號的歷史。據說，當年“泰坦尼克”號啟航時，鎖著望遠鏡的櫥柜鑰匙沒有被帶上船。在沒有望遠鏡的情況下，放哨的船員只好依靠肉眼觀測前方的障礙物。等到他們發現海洋上的冰山時，一切都為

20、時- 11-已晚，釀下了“泰坦尼克”號沉沒的悲劇。這把鑰匙可以打開“泰坦尼克號”桅桿瞭望臺的一個置物柜，柜子里放有一副雙眼望遠鏡，用來偵測遠方危及船只安全的海上威脅，包括惡劣天候及冰山。但保管這把鑰匙的二副戴維-布萊爾卻在開航前突然被調往另一艘船，倉促之間，他把鑰匙放進口袋帶下船，忘記移交給接替人員查爾斯-萊托勒。由于沒有這副望遠鏡，船上瞭望人員被迫用肉眼偵測，但看到冰山已經來不及應變。當年最豪華的游輪“泰坦尼克號”原本風風光光地展開英格蘭南安普敦市駛向美國紐約市的處女航，結果于1912年4月14日夜間在加拿大東岸紐芬蘭附近海面撞上冰山，并于15日凌晨沉沒。幸運生還的船員后來在官方進行調查時表

21、示，如果有望遠鏡，應該可以早點發現冰山。主持這項調查的一名美國參議員問到，可以多早發現，佛立特回答，“足以避開冰山。”布萊爾一直把這把鑰匙留在身邊當紀念，后來傳給他的女兒南希。南希在上世紀80年代把鑰匙交給慈善團體“英國國際海員學會”。據英國媒體29日報道，下個月，英國拍賣市場將拍賣這把看起來普普通通，卻可能讓“泰坦尼克號”躲過撞冰山的災難，保住船上上千人的性命的鑰匙。事隔97年，這把可拯救“泰坦尼克號”的重要鑰匙將于9月22日拍賣,預估可賣到7萬英鎊。現在想想,泰坦尼克號的沉- 12-沒，上千條生命的喪生也是由于一個簡單錯誤造成的。再說一個因公文出現簡單錯誤找來麻煩的例子。2008年中秋節前，四川省巴中市各部門跟往常節日前一樣相繼收到政府辦公室關于放假通知的內部傳真明電。以前沒什么人細看的例行通知這次卻引起軒然大波。這份9月9日發出的“關于2008年中秋節放假安排的通知”，由巴中市人民政府辦公室主任何政簽批，其中有這樣一段內容，“各縣（區）人民政府，市級各部門，市經濟開發