1、 行字2009005號xxxxx有限公司公文管理規范第一章 總則第一章第為加強公司文件管理，做好公文處理工作，使之規范化、制度化，根據有關規定，結合本公司實際來執行。第二章 應用范圍適用于職能管理過程中形成的具有約束效力和規范體式的所有文書，包括：外來公文之政府部門批文，上級文件通知，員工個人意見或建議等；內部公文之決定，通告，通知，通報，報告，請示，批復，意見，函，會議紀要，總結計劃等。第三章 相關應用部門總經理：是公司公文發布的主管領導，審核公司對外發布的各類重要公文。行政部：是公司公文處理的主管機構，確認公司對外發布的各類重要公文，督促檢查各部門的公文辦理工作。 其它部門：負責公司公文的

2、執行，部門公文的建立、發布等事項。第四章 文檔管理4.1.文件分類4.1.1請示：適用于向上級單位請求指示、批準，也可稱為“申請”。4.1.2報告：適用于向上級單位匯報工作，反映情況，答復上級單位的詢問。4.1.3意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。4.1.4通知：適用于公司傳達要求各部門及所屬員工辦理和周知或者執行的事項，任免人員。4.1.5函：適用于不相隸屬部門之間商洽工作，向外單位詢問和答復問題。4.1.6通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。4.1.7決定：適用于對重大事項或重大行動做出安排，獎懲有關部門和人員。4.1.8會議紀要：適用于記載、傳達會議情況和決定事

3、項。4.2文件編號分類。4.2.1文件的文號編制，以部門分類，統一使用“xxxxx（部門）字本年的數字xxx號”。4.2.1.1公司文號：4.2.1.1.1xxxxx本年的數字 xxx號。4.2.1.1.2對外公文：xxxxx函字 xxx號。 4.2.2部門文號：4.2.2.1行政部：xxxxx行字 xxx號。4.2.2.2財務部：xxxxx財字 xxx號。4.2.2.3工程部：xxxxx工字 xxx號。4.2.2.4 招商部：xxxxx招字 xxx號。4.2.2.5企劃部：xxxxx企字 xxx號。公司文號的分類和管理由行政部專人負責，各部門文號由各部門派專人管理。各部門要使用公司文號時，須

4、到行政部門申請編號，行政部做好登記，經總經理在文件上簽字后，再交行政部存檔、蓋章并統一發文。4.3文件草擬、格式與處理4.3.1文件的草擬4.3.1.1擬稿：按照 “誰主管，誰擬辦”的原則。涉及兩個部門以上會稿的，由主辦部門牽頭擬辦，有關部門協辦。稿件需按公司統一范本做面頁，按規定要求擬稿。4.3.1.2核稿：由部門經理初核，在面頁上簽名并簽署日期；送行政部審核，從公文規格、內容上把關。4.3.3簽發：以公司名義的發文，由公司總經理簽發。4.3.4編號：由行政部統一登記、編號、計算份數等。4.3.5打?。簲M辦部門打印完畢，擬稿人校對并在頁面上簽名。4.3.6蓋章：由公章負責人蓋章并做好用印登記

5、。4.3.7分發：由行政部助理統一分發，原稿與正文1份（原件）存檔。4.4文件格式4.4.1公文的內容格式： 4.4.1.1文件頁眉：寫公司名稱之標準全稱加“文件”字樣。4.4.1.2發文字號：由發文單位代字、年份和序號組成。聯合發文按主辦部門定發文字號。4.4.1.3保密級別： “機密”（只公開給文件直接相關的人員），可公開則無需標注。4.4.1.4緊急程度： “急件”（僅用于確屬事關重大、時間急迫的公文），普通則無需標注。4.4.1.5公文標題：概括公文的主要內容，標明發文單位公文種類（決定，通告，通知，通報，報告，請示，批復，意見，函，會議紀要，總結計劃）。標題中除法規、規章名稱加書名號

6、外，一般不用標點符號。 4.4.1.6公文正文：按相關內容進行簡要編輯。如果有附件，用書名號說明附件內容。 4.4.1.7發文單位：寫全稱或者規范簡稱；聯合行文，應將主辦部門排列在前。 4.4.1.8相關印章：公文除“會議紀要”外一律加蓋印章，無相應印章臨時由部門負責人簽名；聯合下發的文件，聯合發文單位都應加蓋印章。 4.4.1.9發文日期：用阿拉伯數字按照“年-月-日”順序進行標注。 4.4.1.10主 題 詞：引用公文標題簡語及文件細類。4.4.1.11抄送單位：說明行文的對象或公布的地點，使用全稱或者規范簡稱、統稱。4.4.1.12 經辦信息：包括經辦人、電話。4.4.2.公文的排版格式

7、： 公文用紙一般采用國際標準型A4型（210mm×297mm），左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。公文的格式和文字排版參照標準公文格式4.4.2.1落款：4.4.2.1.1文件，應在右下角加注撰文部門。4.4.2.1.2公司發布的公文和外發公函，應視需要，使用公章或部門章，落款和公章名稱必須一致。4.5收文的處理4.5.1拆封：當天的來文當天拆封。收文單位署名公司的，由行政部拆封；署名有關部門的，由部門拆封；由政府部門所發的文件，由行政部拆封存檔并復印給相關部門。4.5.2登記：凡明確是公司收文的，不論以何種形式收到，都統一由行政部登記、編號。各部門收到的由部門登記、編號。4.5.3擬辦：行政部根據公文內容、性質提出擬辦意見。4.5.4呈閱