1、高校學(xué)報(bào)檔案管理“雙套制”芻議    高校學(xué)報(bào)檔案管理“雙套制”芻議2011-03-10 14:11 來(lái)源： 瀏覽次數(shù)： 關(guān)鍵字： 電子檔案，紙質(zhì)檔案，優(yōu)劣比較，摘要通過(guò)對(duì)高等學(xué)校學(xué)報(bào)檔案收集立卷的原則、內(nèi)容做了歸納，對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行比較,認(rèn)為二者各具優(yōu)劣,互為補(bǔ)充。認(rèn)為高校學(xué)報(bào)現(xiàn)階段文件檔案的歸檔管理仍應(yīng)以紙質(zhì)文件為主，兩種載體長(zhǎng)期實(shí)行“雙套制”管理是必需的。關(guān)鍵詞電子檔案;紙質(zhì)檔案;優(yōu)劣比較;雙套制管理高校學(xué)報(bào)是高等學(xué)校主辦的、以反映本校科研和教學(xué)成果為主的學(xué)術(shù)刊物。普通高等學(xué)校檔案管理辦法明確規(guī)定，出版物類是高等學(xué)校文件材料的歸檔范圍之一，

2、它“主要包括學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報(bào)、其他學(xué)術(shù)刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書(shū)及出版發(fā)行記錄等”。可見(jiàn)，高等院校學(xué)報(bào)具有重要的檔案價(jià)值，是高等學(xué)校的一項(xiàng)重要的檔案資料，應(yīng)該很好地加以歸檔和管理。學(xué)報(bào)編輯部日常事務(wù)十分繁雜，每天需要處理大量稿件，從來(lái)稿的分類整理、登記到稿件的審查、修改、編輯、校對(duì)、出版、發(fā)行等一整套流程工作后，所產(chǎn)生的文檔都需要整理后歸檔，工作量大，很煩瑣。每位編輯都要負(fù)責(zé)幾個(gè)專業(yè)學(xué)科、交叉學(xué)科和邊緣學(xué)科的稿件處理，本職工作就在高負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)，還要兼職承擔(dān)檔案管理工作（收集，立卷、歸檔、建檔等等），在出刊時(shí)間規(guī)定之下，編輯們只好注意手頭稿件質(zhì)量的高低，經(jīng)常無(wú)暇顧及對(duì)各次文檔

3、的收集整理，只是到完成該期刊物后再去整理、回收文檔，造成部分資料難以及時(shí)完整歸檔。因此如何做好學(xué)報(bào)檔案管理工作，是編輯部今后值得認(rèn)真探索的問(wèn)題。一、 學(xué)報(bào)檔案管理內(nèi)容（一） 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理學(xué)報(bào)編輯部在每期刊物出版后，或是一年結(jié)束后，將各期的學(xué)報(bào)印刷本、原稿、定稿、審稿意見(jiàn)書(shū)等等，按照檔案的歸檔要求，集中整理立卷移交給綜合檔案室，歸檔文件材料必須完備、整齊、系統(tǒng)，符合規(guī)范要求。歸檔時(shí)認(rèn)真、仔細(xì)填寫(xiě)每卷的目錄表，以及雙方簽字的移交清單。1、上交學(xué)院檔案部門檔案主要有學(xué)報(bào)每期的印刷本、原稿、定稿、審稿意見(jiàn)書(shū)等資料作為永久保存內(nèi)容要上交學(xué)院檔案室。他們的立卷工作是檔案工作的一個(gè)重

4、要環(huán)節(jié)，印刷本要裝訂成冊(cè)，以社會(huì)科學(xué)版和自然科學(xué)版分類，以刊物的自然卷號(hào)為基礎(chǔ)立卷，依據(jù)年、卷、期號(hào)裝訂，保持歷史的連續(xù)性。原稿、審稿意見(jiàn)書(shū)等要遵循立卷原則，對(duì)應(yīng)印刷本上的序列排序，內(nèi)容力求保持原始狀態(tài)。審稿意見(jiàn)書(shū)一般跟在論文的原稿后，再附上定稿后裝訂。同時(shí)，每一卷檔案都要填好備考表，特別是卷內(nèi)的備注和缺少的內(nèi)容應(yīng)一一注明。2、編輯部留用檔案編輯部留用的檔案是在編輯部各項(xiàng)工作過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。主要有主管部門的文件、會(huì)議記錄、總結(jié)、報(bào)表、稿件登記冊(cè)、修改稿，校對(duì)稿、期刊登記項(xiàng)目年檢復(fù)印件，期刊年度數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等上報(bào)信息等以及讀者反饋意見(jiàn)等，另外，作為交換的期刊，編輯部可短期保存在資

5、料室供人查閱，保存期限一般為五年左右，以后裝訂成冊(cè)，交圖書(shū)館過(guò)刊室長(zhǎng)期保存。（二）電子檔案管理具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件需要?dú)w檔保存。電子文件的歸檔，是通過(guò)計(jì)算機(jī)整理好的電子文件和它所生存的環(huán)境條件一并轉(zhuǎn)存在電子存儲(chǔ)載體（如磁盤、光盤）上加以保管。電子文件歸檔后形成電子檔案。1、 電子文件收集根據(jù)歸檔文件整理原則，電子公文歸檔管理暫行辦法等文件，為新的檔案載體形式的管理提供了工作目標(biāo)和依據(jù)。電子文件形成后，要保證收集積累過(guò)程中的電子文件齊全、準(zhǔn)確、完整、有效。注意修改過(guò)程中及時(shí)更換最新版本。（1）電子文件收集范圍。電子文件的收集范圍為應(yīng)該作為檔案保存的文件，除按國(guó)家關(guān)于文件歸檔的有關(guān)

6、規(guī)定執(zhí)行外，還應(yīng)包括相關(guān)的支持軟件和數(shù)據(jù)等（2）電子文件格式。單位形成的同一類型的電子文件格式應(yīng)統(tǒng)一要求。文本文件采用XML,WORD,PDF,RTF,TXT格式，圖象文件采用TIFF,JPEG格式，視頻或多媒體文件采用MPEG,AVI格式;聲音文件采用MP3,WAV格式等等。2、 電子文件整理歸檔齊全性、準(zhǔn)確性、完整性、一致性、收集范圍、保管期限、秘級(jí)，每項(xiàng)都是做好歸檔工作的前提。歸檔電子文件按時(shí)間、類別區(qū)分，以件為單位分項(xiàng)目進(jìn)行整理脫機(jī)存儲(chǔ)在光盤、硬盤、U盤等載體上。二、 電子檔案與紙質(zhì)檔案的比較紙質(zhì)檔案的管理程序大家都比較熟悉，而電子檔案是一個(gè)全新的事物，具有與傳統(tǒng)檔

7、案不同的許多特性。由于電子檔案存儲(chǔ)載體信息容量很大，檔案的軟盤、光盤的排架長(zhǎng)度與占用空間小，海量存儲(chǔ)、傳輸快，便于檢索，無(wú)限距離傳輸?shù)忍攸c(diǎn)，所以它對(duì)保護(hù)場(chǎng)地的面積要求不高。但電子檔案的保管方式比傳統(tǒng)載體檔案的保管方式要復(fù)雜很多，它所具有的缺點(diǎn)也是不能忽視的。因此，我國(guó)電子文檔歸檔與電子檔案管理規(guī)范中明確指出：“具有長(zhǎng)期或永久保存價(jià)值的文本或圖形電子文件，如沒(méi)有紙質(zhì)等拷貝件的必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。進(jìn)行歸檔時(shí)，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件或縮微品一并歸檔”，這說(shuō)明現(xiàn)階段文件的歸檔仍應(yīng)以紙質(zhì)文件為主，兩種載體的長(zhǎng)期并存和實(shí)行“雙套制”管理是必然的。1、相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案,電子檔案優(yōu)勢(shì):（1

8、）增強(qiáng)了檔案信息資源的積聚效應(yīng),提高其信息資源的有效利用率。（2）信息存貯量大,占用空間小,能有效地解決日益增長(zhǎng)的檔案信息和有限保管條件之間的矛盾,增強(qiáng)了檔案信息服務(wù)社會(huì)的能力。（3）電子檔案擴(kuò)大檔案信息資源的共享范圍,滿足社會(huì)不同階層對(duì)檔案信息資源日益增長(zhǎng)的利用需求。2、電子檔案劣勢(shì)（1）電子檔案載體壽命仍需實(shí)踐進(jìn)一步驗(yàn)證。實(shí)踐證明紙質(zhì)檔案的壽命可以達(dá)到上百年甚至上千年的歷史。電子檔案載體材料通常是磁性物質(zhì)和光盤。磁性物質(zhì)材料的全壽命期只有35年。光盤作為新型載體高品質(zhì)材料,其壽命被現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)證明可以達(dá)到70年,但這只是一個(gè)實(shí)驗(yàn)結(jié)論。（2）電子檔案對(duì)環(huán)境的依賴程度較高。自然環(huán)境中的各種因素

9、對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案載體均有影響,但影響程度是不相同的。溫濕度、灰塵、光線、有害氣體等因素對(duì)電子檔案帶來(lái)的危害要比紙質(zhì)檔案大得多。（3）電子檔案安全保護(hù)措施比較復(fù)雜,難度很大。電子檔案的安全不僅與其載體的壽命、環(huán)境因素有關(guān),更重要地是要受其對(duì)系統(tǒng)依賴性和系統(tǒng)本身的脆弱性影響，比如載體的使用和保存、設(shè)備問(wèn)題、操作失誤、軟件漏洞、病毒以及黑客攻擊等等。無(wú)論哪個(gè)方面出現(xiàn)問(wèn)題都可能造成電子檔案無(wú)法使用,內(nèi)容失真或者丟失。（4）電子檔案的原始性、真實(shí)性難以保證。電子檔案因可以通過(guò)操作系統(tǒng)改變其在硬盤上的存址,可以通過(guò)復(fù)制、拷貝和網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)由一個(gè)載體向另一個(gè)載體的傳輸轉(zhuǎn)換,還可以使存貯的信息隨時(shí)面臨被修改

10、、盜竊甚至銷毀的危險(xiǎn),被修改、刪除后會(huì)不留任何痕跡,這就決定了電子檔案的原始性不易被認(rèn)可。三、實(shí)行雙套制管理紙質(zhì)檔案作為一種古老的信息保存和傳輸工具,其優(yōu)勢(shì)決定了在當(dāng)前和今后相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)期仍將是信息存貯和傳播的主導(dǎo)介質(zhì);紙質(zhì)檔案有電子檔案無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。幾千年的歷史長(zhǎng)河中,人們已經(jīng)對(duì)紙質(zhì)檔案的保存和維護(hù)積累了大量經(jīng)驗(yàn),只要沒(méi)有天災(zāi)人禍,紙質(zhì)檔案就可以為人類提供服務(wù),因此即使電子檔案已經(jīng)成為當(dāng)今社會(huì)的主流,我們?nèi)匀恍枰Ｗo(hù)好紙質(zhì)檔案。電子檔案作為信息技術(shù)革命的產(chǎn)物,代表了未來(lái)信息存貯和傳播的發(fā)展趨勢(shì),但在我國(guó)辦公自動(dòng)化尚未普及,電子檔案的原始性、真實(shí)性等缺陷還不能有效解決的情況下,其與紙質(zhì)檔案將

11、長(zhǎng)期處于并存狀態(tài)。電子檔案與紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期并存事實(shí)表明,必須實(shí)行雙套制管理才能避免兩種載體不足,揚(yáng)其所長(zhǎng),避其所短,充分發(fā)揮各自在檔案管理上的優(yōu)勢(shì)。世界發(fā)達(dá)國(guó)家在強(qiáng)化管理方面行之有效的做法也是采用雙套制管理。所謂雙套制管理就是在電子環(huán)境下將一些需要永久、長(zhǎng)期保存和維護(hù)歸檔的電子文件,及時(shí)從計(jì)算機(jī)上拷貝并輸出成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存,以解決電子檔案信息易變動(dòng)、易增刪問(wèn)題。也就是要堅(jiān)持紙質(zhì)檔案與電子檔案并重的原則,在保持電子文件的同時(shí),對(duì)重要檔案信息進(jìn)行紙質(zhì)備份,不能因?yàn)橛辛穗娮游募恍纬杉堎|(zhì)文件,更不能將紙質(zhì)文件輸入計(jì)算機(jī)后銷毀紙質(zhì)文件。因此，在我國(guó)實(shí)行雙套制管理是電子檔案與紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期并存、優(yōu)劣互補(bǔ)的必然要求。四、 結(jié)語(yǔ)隨著期刊出版事業(yè)的快速發(fā)展,信息交流迅速而頻繁,使得檔案信息的來(lái)源渠道變得豐富而寬廣,學(xué)報(bào)檔案信息資源的載體方式也在發(fā)生著巨大變化,檔案管理工作發(fā)生了深刻的變化，因此，轉(zhuǎn)變檔案管理工作觀念，全面提