1、公文寫作基礎知識信息更新：  2009年9月14日    作者：辦公室 一、公文概述（一）公文定義。公文是公務文書的簡稱，它是一級機關在行政管理過程中為處理公務而按規定格式制作的書面材料。公文是黨組織、國家機關、企業、事業、團體、學校等在黨務活動、政務活動、技術活動和經濟活動等公務活動中的產物；公文還是宣布和傳達政策法令、指導工作、報告和商洽國家事務的一種工具。（二）公文作用。公文具有直接生效的指導作用。這種指導作用包括命令作用、法律作用、執行作用、指示作用、宣傳作用、教育作用、交涉作用等等。寫作公文不能離開政策和法律，必須符合黨和政

2、府的方針、政策和法規、法律。只有不斷提高公文寫作水平，才能不斷提高辦文質量，使公文發揮它的特殊的功用。（三）公文種類。根據國務院2000年8月發布的國家行政機關公文處理辦法規定，我國現行的國家行政機關公文有13種：1命令(令)；2決定；3公告；4通告；5通知；6通報；7議案；8報告；9請示； 10 批復； 11 意見； 12函；13 會議紀要。 二、常用公文的區別（一）請示與報告 “請示”和“報告”都是上行文，是行政機關公文使用頻率較高且容易混淆的文種。常見的問題主要有：將“請示”文種用“報告”文種呈送上級機關，請求上級機關批復（答復），這樣就容易貽誤工作。因此，在撰寫“請示”和“報告”時，要

3、特別注意二者之間八個方面的區別。一是作用不同。“請示”是向上級機關請求指示、批準；“報告”是向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見和建議，答復上級訊問，報送文件、物品等。二是內容不同。“請示”是本單位無力無權解決或按規定須上級批準之后才能實施的事項；“報告”是本單位職責范圍內比較重大的工作或向上級機關建議，須上級機關知道的事項。三是容量不同。“請示”應一文一事；“報告”可多事一報，但不得夾帶請示的事項。四是時間不同。“請示”應事前行文；“報告”可在事前、事中、事后行文。五是范圍不同。“請示”一般只主送一個上級機關，不得多頭主送或越級主送；“報告”可以主送幾個相關的上級機關，其他上級機關也可以抄

4、送。六是處理不同。上級機關收到下級的請示后，應及時批準、批復（答復），是辦理件，下級應在收到上級批復（答復）后才能實施；上級機關收到下級的報告后，主要是了解情況，可以不答復，下級不用等待上級答復。七是篇幅不同。“請示”的篇幅比較短，一般不超過1500字；“報告”的篇幅相對較長，但一般不超過3000字。八是結束語不同。“請示”在結束時用“特此請示”、“特此請示，請批示”、“妥否，請批示”“請審示”等；“報告”用“專此報告”、“特此報告”。（二）請示與函“函”是不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項的公文。“函”可分為商函、詢答函、請批函（請求批準函、審批函）。“函”在公

5、文往來中使用比較廣泛，其主要作用有兩個方面：一是不相隸屬的同系統部門之間詢問和答復工作；二是請求平行或不相隸屬的職能部門批準有關事項，不能用“請示”或“報告”，應使用“請求批準函”。在公文撰寫中，容易出現“請求批準函”誤認為就是“請示”或“報告”文種，在與平行或不相隸屬的機關行文時使用“請示”或“報告”，是欠妥的。“請示”與“請求批準函”有嚴格的區別，主要有：一是類型不同。“請示”是上行文；“請求批準函”是平行文。二是主送機關不同。“請示”的主送機關是具有領導、指導關系的上級；“請求批準函”的主送機關是平行或不相隸屬的職能單位。三是內容范圍不同。“請示”是請求批準、指示；“請求批準函”是請求批

6、準某項職能事項。四是行文語氣不同。“請示”的用語應尊敬上級機關；“請求批準函”應互相尊重。五是辦復方式不同。“請示”的事項由上級機關批復下級機關；“請求批準函”的有關批準事項由受文單位復函（審批函）。（三）通告與通知“通告”是公布社會各有關方面應當遵守或周知的事項的公文文種，其主送對象是不確定的。如：“某某單位關于XX的通告”。 “通知”是批轉下級機關、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或執行的事項，任免人員等的公文文種，是平行文、下行文，主送對象是確定的。“通知”在行政機關公文往來中使用較多，如會議通知、轉發性通知等。轉發性通知應注意標題臃腫的

7、問題。（四）報告與總結 “報告”是上行文，其主要作用是向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問等。“總結”不是公文文種，但在實際工作中，部分擬稿人將工作總結作為公文文種行文，如在帶有工作總結性的公文標題中用“某某單位2007年XX工作總結”等，這樣的標題是不對的。其實，工作總結就是向上級機關匯報工作，可直接使用“報告”文種，主送上級機關（可多頭主送），抄送有關機關。如將上述公文標題改為“某某單位關于2008年XX工作情況的報告”，這樣就比較規范了。三、常用公文的寫作（一）通知與函的寫作1、通知的寫作通知是公文中使用頻率最高的一個文種，通常屬于下行文。它適用于批轉下級機關的公文

8、，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發布規章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或共同執行的事項；任免和聘用干部。(1)通知的類別根據功用，通知可分以下類別：發文通知 第一種批轉性通知對下級機關來文如呈轉性報告、意見等上級機關用通知批轉下級各有關部門執行。例：××市人民政府批轉市住房工作領導小組關于解決特困戶住房問題意見的通知、國務院批轉國家土地管理局關于部分地方政府越權批地情況報告的通知。第二種轉發性通知對上級機關、不相隸屬機關的來文，本機關用通知轉發下級各有關單位執行。例：轉發××市工商局關于2009年度目標任務年中互查情況的通報的通知；建設部轉

9、發國家物價局財政部關于發布中央管理的建設系統行政事業性收費項目及標準的通知。第三種發布性通知發布本機關制定的各類規章及其它材料，使之產生直接的行政效力。例：國務院關于發布國家行政機關公文處理辦法的通知。知照通知用于向有關單位、部門傳達、曉喻、告知有關事項或情況。如任免或聘用干部、設立或調整機構、啟用或更換印章、遷移辦公地點等等。例：關于××等同志工作職務的通知；關于啟用和廢止公章的通知；關于××縣工商局內設機構派出機構更名的通知。事項通知第一種布置性通知就某些具體事項上級機關對下級機關下達任務、布置工作、提出要求。例：國務院關于在全國范圍內開展清理三角債

10、工作的通知。第二種規定性通知上級機關對要求下級機關執行的具體事項作出明確規定，以便遵照執行。例：國家工商總局關于允許港澳居民個體工商戶從事個體診所等行業的通知。第三種會議通知告知某機關或部門將召開某一會議，同時提出與會的相關要求，故這類通知兼有告知和布置作用。例：關于召開全市工商系統信息化工作會議的通知。(2)通知的寫法標題通常情況下，三大類通知的標題都由發文機關、事由及文種三部分組成。視具體場合和內容，發文機關可以省略，文種亦可變“通知”為“預備通知”、“正式通知”、“緊急通知”等。在發文通知里要準確使用“批轉”、“轉發”和“印發”，發布本機關自制規約文書，對重要的規章應由“頒發”、“發布”

11、等動詞提起。除發布的規章應用書名號，其余均不使用書名號和標點符號。要具體處理好“關于”引起的介詞結構和文種表述，杜絕重復出現“關于”和“的通知”字樣。主送機關視通知內容，有些應具體寫明受文單位名稱，有些屬普發性的則應寫上規范化的統稱。雖不屬普發公文，但主送機關較多的，也可用相應的規范化統稱。正文一般起草時要先交待發文的原因、意圖或目的，然后寫清通知的具體事情、辦理要求、注意事項及時限等。正文的表述除篇幅簡短者多數通知用條款格式，即分條分款將內容按一定邏輯標準排序，做到條理清晰，一目了然。由于通知種類較多，各體正文寫法、篇幅長短等差異較大，不再作一一介紹。 落款正文結束后在右下方署名署時并蓋公章

12、。（單個單位發文不署名）2、函的寫作函屬于平行文。它適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，或者向有關主管部門請求批準等。根據主動與被動，函有發(去、問)函和復函之別。根據形式和規格，函又可分公函與便函兩類。公函與便函都是處理公務的文書，但公函的內容往往比較重要，涉及行使權力，故行文鄭重，具有完整的公文格式。便函為單位、領導之間處理具體事務時用，格式如同一般書信，不加標題，不編文號，不需存檔，但亦需加蓋公章。(1)函的類別主要講公函的分類。聯系函第一種商洽性函用于單位、機關之間互相商量、接洽工作和委托對方辦理某一事項。例：××學校關于商洽××

13、×同志調動工作事宜的函；××縣人民法院關于×××遺產糾紛案托查的函。第二種詢答性函用于單位、機關之間互相詢問或答復問題。例：××省科學技術委員會關于詢問貫徹全省科學技術工作會議情況的函；國務院辦公廳關于懸掛國徽等問題給湖北省人民政府辦公廳的復函。請批函向有關主管部門請求批準事項時用請批函。這里的“主管部門”是指與發文機關不存在有行政上隸屬關系的業務主管單位，而請求批準的只限業務事項。例：×××工商局關于請求批準收取食品經營戶臺賬工本費的函。告知函主動將有關信息（如問題、意見、情況）告知

14、對方。例關于抄告無證列照經營戶名單的函。（2）函的寫法標題函的標題一般由發文機關、事由和文種三部門組成。發文機關視具體情況一般可省略。發函的文種不管是聯系函還是請批函，均可寫成“函”，但也有寫“公函”字樣的。屬答復性質的函，文種均須標明“復函”。主送機關頂格寫機關全稱或規范化簡稱，后標冒號。復函的主送機關即來函單位。正文開頭發函的開頭應簡述發函的緣由或目的；復函的開頭應引述來函的日期、文號或標題等。主體發函要寫清商洽、詢問、告知、請準的主要事項；復函則要針對來函內容，作出具體的、明確的答復。不論去函還是復函主體的內容都要求明確、集中、單一，做到一函一事。尾語發函一般用“專此函告”，“敬請函復”

15、等作結；復函多用“此復”、“特此函復”等為結尾。尾語應根據內容、要求來擬寫。正文除做到一函一事外，還要求語言得體，視內容、行文方向等掌握用語分寸并符合身份，做到多用雅語，既熱情誠懇又務實直陳，有利辦事。落款正文右下方署時并蓋公章。 （二）請示與報告的寫作1、請示的寫作請示適用于向上級請求指示、批準。(1)請示的類別請求指示如對有關方針、政策、法規、指示等不甚理解；對工作中發生的重大問題或一些新情況新問題依據原先規定難以處理；平行機關間對某一工作發生意見分歧無法統一，需要向同一上級機關請示作出裁決等等，這些都屬于請求上級指示的政策性請示。例：關于××經營行為是否適用<互

16、聯網上網服務場所管理條例>處罰的請示。請求審批對涉及經濟、編制、物資、人事等下級機關在職權范圍內不能決定或解決的；對本單位因特殊原因不能按統一規定執行需變通處理的，這些都屬于請求上級審批的工作性請示。例：關于組織女干部外出考察規范化建設的請示。(2)請示的寫法標題 請示標題通常由事由和文種兩部分組成。主送機關應是發文機關的直屬上級機關，且只能主送一個上級機關，不得多頭請示。如是受雙重領導的機關向上級機關請示，應寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復。應根據隸屬關系逐級請示，不得越級請示，因特殊情況必須越級行文時，應同時抄送被超過的上級機關。正文請示正文一般由請示起因、請示事項和請示尾

17、語三部分構成。請示起因一般先說明行文的目的、依據，強調請示的必要性，為請示事項的提出作好必要鋪墊；請示事項是請示的核心內容，要求明確、具體地指出，并做到既符合政策、法規，又具有建設性、可行性；請示尾語一般有“特此請示，望于批復”，“以上請示請批準”，“妥否，請批示”等慣用語。落款正文結束，在右下方署時并蓋公章。2、報告的寫作報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。(1)報告的類別呈報報告這是直接向上級機關匯報工作、反映情況的報告。根據具體內容和性質又可分綜合報告與專題報告兩種。第一種綜合報告是向上級匯報本單位本部門一個時期內全面工作或幾個方面工作的綜合情況

18、，往往有一文數事的特點。例：某某工商局關于2009年上半年工作情況的報告。第二種專題報告是向上級匯報某項工作、某個問題或某一方面情況的報告，往往有一事一報、迅速及時的特點。例：關于元旦春節市場安排情況的報告。呈轉報告這是向上級機關匯報工作情況、提出意見、建議并請求將該報告批轉有關部門或地區執行的報告。例：林業部關于加強野生動物保護管理工作的報告。回復報告這是用于答復上級的詢問或匯報所交辦事情辦理結果的報告。答復報告往往是對一些重大事項的答復，對一般性事項用函作答即可。例：××市民政局關于擁軍優屬情況的報告是“八·一”建軍節前開展專項活動的回復性報告。(2)報告的寫法標題 報告標題通常由事由和文種組成。主送機關報告主送機關應是發文機關的直屬上級機關。正文正文由報告緣由、報告事項、報告尾語三部分組成。報告緣由主要交待報告的起因、理由或注明目的、意義等，是正文的開頭；報告事項即正文的主體內容，如基本情況、措施與辦法、成效與問題或者是經驗與教訓、意見與建議、打算與設想等；報告尾語根據類別而定，呈報性報告往往以“特此報告”或“以上報告如有不妥，請指正”等語作結。呈轉性報告則會提出“以上報告如無不妥，請批轉各地各部門執行”的要求。