1、沈陽市*家具有限公司會議管理制度文件類別：總辦類 文件編號：ZB-2015-11-001 文件版次：A/0 編寫日期：2015年11月02日 生效日期：2015年11月02日 機密等級： 合計頁數(shù)：共16頁 編 制：審 核：批 準：*公司會議管理制度一、目的：為加強企業(yè)管理，更好地完成公司的統(tǒng)一目標，建立、健全有序的工作秩序，提高工作效率和工作靈活性和規(guī)范工作行為，結(jié)合本公司實際情況，特制定本制度。二、目標：通過會議管理促進工作完成率達到100%。三、適用范圍：適用于沈陽市*家具有限公司各部門、各級、各類會議的組織與管理。四、定義：會議管理：是指為了各層級明確工作目的，提高工作激情，提升工作效

2、率，有計劃的去做好每項工作，給員工提供了一個學習和交流的平臺，并且及時對工作進行落實和總結(jié)。一個會議的構成，包括以下要素：會議名稱、會議時間（含開始時間和終止時間）、會議地點、會議人員（出席人員、列席人員和工作人員）、會議組織、會議主題等。具體的是有組織、有領導地召集人們商議事情，通過會議過程管控，集思廣益、促進溝通、統(tǒng)一思想、協(xié)調(diào)步調(diào)，實現(xiàn)科學決策。我司會議分類：總經(jīng)辦例會、部門例會、專題會議、總結(jié)會議詳見附件一：會議說明表五、管理職責：總經(jīng)辦：是所有會議管理的歸口部門，負責監(jiān)督該制度的執(zhí)行。負責公司級例會、各種專題會議、總結(jié)會議的組織、指導和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及相關工作，負責部門例會的監(jiān)督。總經(jīng)辦主

3、任每月末編制并下發(fā)次月的會議計劃。行政部：負責各種會議的會場安排、設備準備，負責管理保存所有會議紀要原件。各部門：負責本部門例會及主責專題會的組織及相關工作。六、具體要求：（一）、會議原則：1、高效原則：會議召開應確有必要，注重實效，主題鮮明，準備充分，嚴禁召開沒有明確目的、缺乏實際內(nèi)容的研討會、座談會、經(jīng)驗交流會等；2、精簡原則：大力精簡會議，盡量縮短會期和控制會議規(guī)模，減少與會人員。盡量控制大型會議召開；能合并召開的會議統(tǒng)籌合并召開；對可開可不開的會議堅決不開；對能會下協(xié)調(diào)解決或用其他方式解決問題的盡量不開會議；3、節(jié)約原則：會議要厲行勤儉節(jié)約，嚴禁鋪張浪費。（二）、會議策劃：1、公司的重

4、要會議由總經(jīng)辦負責計劃、布置和管理，實施前必須考慮周詳，確定方案，并制定出每個操作步驟及流程，會議結(jié)束后，由行政部負責組織各部門相關人員參加及時清理會議室，使會議室保持整潔；2、會議提擬人或主辦部門負責會議的組織工作，并有權對違反本制度的行為提出處罰；3、各項會議依據(jù)公司召開會議的性質(zhì)由主辦部門和協(xié)辦部門共同完成。主辦部門會議工作的主要負責部門，統(tǒng)籌完成會議各項工作；協(xié)辦部門需在主辦部門的指導下協(xié)助完成會議有關工作；4、會議計劃一經(jīng)公司審批同意，如無特殊情況應如期召開；5、凡已列入計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時行政會議時，會議召集部門應提前一天報請辦公室調(diào)整會議計劃。未經(jīng)總經(jīng)

5、辦同意，任何人不得隨意打亂正常會議計劃；6、會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為：公司例會、公司臨時行政會議、部門會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。（三）、會議通知：1、會議召集部門需在會議召開前一個工作日發(fā)通知單給各參會部門（人員），并同時抄送總經(jīng)辦。未發(fā)通知單，會議召集部門負責人（或會議召集人）罰款50元；2、例會時間固定，不需另行通知。如出現(xiàn)會議時間調(diào)整，公司級例會由總經(jīng)辦通知各參會人員，部門例會則由部門報總經(jīng)辦，并說明原因。未通知的，責任部門負責人罰款50元。3、會議通知單需明確會議時間、地點、內(nèi)容和參會人員等。未按要求填寫，

6、填寫人罰款50元。詳見附件二：會議通知模板（四）、會前準備：1、 參加人員：（1）、對會議目標負有主要或直接責任者；（2）、對會議議題有絕對決定權力者；（3）、會后行動的直接執(zhí)行者；（4）、對會議議題有專門知識或經(jīng)驗者；（5）、應參加會議人員因特殊原因不能到會，須經(jīng)會議主持人批準，并由主持人決定是否由相關人員代為參加，嚴禁無故曠會、代會。嚴禁無故早退，會議期間如有特殊情況確需早退者，須經(jīng)主持人批準。管理協(xié)調(diào)會、產(chǎn)銷聯(lián)系會、總結(jié)會不得請假，違者罰款30元。2、議程安排：議程由組織部門擬定，主要包括會議內(nèi)容、討論事項、達到目的、其他要求等。（1）、重要議題安排在會議前布置，保證與會者有備而來；（2

7、）、明確或控制會議中各議題的時長，防止時間失控；（3）、控制議題數(shù)量，保證議而有決；注意引導、歸納、提升會議議題；（4）、需發(fā)放的資料應提早分發(fā)，讓與會者在會議正式開始前可以明確會議內(nèi)容、準備自己的看法，減少會中宣讀、閱讀、演講的時間耽擱。3、會場布置：會場布置由組織部門協(xié)調(diào)行政部共同布置，主要包括會場空間、座位、條幅標語、音響、投影、照明、通風等的安排和布置，具體要求如下。（1）、會場空間應便于與會人員進出；（2）、座位應有利于主要與會人員的視野通暢、便于相互交流、便于記錄和閱讀；（3）、會議必須的設備應有質(zhì)量保證，并應進行會前檢查。（五）、會中管控：1、人員簽到：（1）、會議主辦部門提前在

8、會場入口處準備好會議簽到表；與會人員進入會場，應簽到詳見附件三：會議簽到表（2）、簽到完成后，主辦部門應盡快統(tǒng)計出應到、實到人數(shù)，未到人員，交大會主持人。無故曠會或遲到早退的視同曠工遲到早退。 2、會場服務：（1）、引導座位：主辦部門按事前安排的座位，引導與會人員盡快就坐，特別要注意主要領導人員和主席臺就座人員的座次位置；（2）、分發(fā)會議文件、材料：重要文件可發(fā)到個人或主要負責人手里，可事先認領簽收，也可會場提前認領簽收；（3）、內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息：對大會進行中領導對外要辦的事項，外來人員電話重要日程安排布置等的辦理，外來記者等接待陪同等事項；（4）、維護會場秩序：保證會場內(nèi)外的肅靜，減少會議

9、中的走動；（5）、處理會中臨時事項：承辦主要領導或重要與會人員交辦的急事；（6）、其他服務：對會中一般需用物品應有余量準備，以應付個別需求。5.3 會議進程管理。3、會議進程：（1）、主持人應熟悉會議議程、議題、目的和會議精神等；（2）、尤其主持人和主講人應按時到位，在開會前5分鐘由主持人清點人數(shù)，按時開會；（3）、要注意各參會人員想法、看法；（4）、主持人應集中與會者的意見后做總結(jié)，引導圍繞中心暢所欲言，避免爭執(zhí)和人身攻擊；（5）、討論前應明確討論的議題，要及時糾偏和引導，一般情況下不改變議程安排；（6）、主要研討的議題一般應放在大會前半部分時間，當議論達到預期目的時，應及時小結(jié)并引導轉(zhuǎn)換議

10、題；（7）、減少中途退席，特別是主要與會人員退席的發(fā)生；（8）、科學安排議程，注意中間休息和節(jié)奏安排，連續(xù)23小時以上的會議應安排中間休息，一般為10分鐘。4、會議記錄：會議主辦部門派專人對會議內(nèi)容予以詳細記錄，具體包括會議名稱、時間、地點、出席人員情況、會議組織情況、主持人等，重點要做好會議議題、討論發(fā)言情況、所形成的決議等內(nèi)容的記錄。所有會議都做會議記錄。詳見附件四：會議記錄表（六）、會后跟進：1、主辦部門及時整理會議記錄，形成會議紀要、決議等結(jié)論性文件，并分發(fā)存檔；2、按會議紀要和決議內(nèi)容，總經(jīng)辦督促相關部門和人員逐項落實會議決策，以期達到召開會議的預期目的；3、凡會議議定事項涉及到的部

11、門，部門負責人要認真組織落實，承擔相應責任，并注意向主管領導匯報落實情況；4、全員會、產(chǎn)銷聯(lián)系會、采購委員會、月總結(jié)會做會議記錄。詳見附件五：會議紀要模板（七）、會議紀律：1、會議組織部門負責會議紀律的維護，準備簽到表，組織參會人員簽到。未準備簽到表，會議組織人罰款10元；2、參會人員準時到達會場進行簽到。會議開始時，組織人收回簽到表。會后，組織人在簽到表上標注遲到（注明到會時間）、未到人員；3、參會人員如不能按時出席，需提前1個小時向會議組織部門請假，公司例會需向總經(jīng)辦請假。未請假視同缺席或遲到處理；管理協(xié)調(diào)會、產(chǎn)銷會議、巡廠檢查、采購委員會、總結(jié)會不得請假，特殊原因除外（由常務副總判斷是否

12、屬于特殊原因，并準假）。4、公司例會及總結(jié)會需部門經(jīng)理及副職參加，如部門經(jīng)理因故不能出席，需指派本部門主管級人員代替，并提前通知總經(jīng)辦；5、無故缺席會議，罰款100元；遲到罰站3分鐘；6、與會人員進入會場后，按順序就座，遵守會場紀律，不得喧嘩，不得交頭接耳，嚴禁吸煙；7、會議期間，與會人員佩帶的手機應關閉或調(diào)至靜音位置；8、會議發(fā)言應言簡意賅，緊扣議題；9、遵循會議主持人對議程控制的要求；10、屬工作部署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進行討論性發(fā)言；11、注意保守機密，嚴禁隨意宣揚會議內(nèi)容、決議內(nèi)容。特別強調(diào)，不得隨意打斷他人發(fā)言，更不能進行人身攻擊，只有當事人發(fā)言后才能進行辯論闡述，違者罰站10

13、分鐘。七、過程監(jiān)督：（一）、會議組織部門負責上述會議管理制度執(zhí)行；（二）、總經(jīng)辦負責監(jiān)督，違者按相關規(guī)定處罰。八、相關流程：會議發(fā)起部門人事行政部與會者總經(jīng)辦流程說明會場管控組織簽到會議通知會議策劃物資布置會場準備準備相關會議材料提交報備會后總結(jié)及跟進1、會議組織部門進行相關會議策劃，明確會議主題和程序并上報總經(jīng)辦；2、策劃完成后下達會議通知，注明時間、地點、參會人員、會議材料準備等；3、協(xié)調(diào)行政部進行會場布置；4、通知協(xié)調(diào)參會者準備會議資料；5、會議發(fā)起部門提前入會場進行組織簽到；6、會議過程嚴格執(zhí)行管控細則，做會議記錄和會議紀要；7、總經(jīng)辦進行會議總結(jié)及事后跟進。九、相關文件表單：（一）、

14、會議通知單（二）、會議簽到表（三）、會議記錄（四）、會議紀要十、實施日期：此制度自2015年11月3日正式執(zhí)行沈陽市*家具有限公司總經(jīng)辦附件一：會議說明表分類會議名稱會議級別主持人召開時間參會人員會議內(nèi)容總經(jīng)辦例會全員會A常務副總每月第一個周一早7:50公司全員參與人事任免、管理方向、統(tǒng)一思想、制度學習、獎懲通報管理協(xié)調(diào)會B辦公室主任每周一下午16:00總經(jīng)辦、各部門經(jīng)理、主管工作總結(jié)與計劃，各部門約定及協(xié)助產(chǎn)銷聯(lián)席會A辦公室主任每月28日總經(jīng)辦、銷售團隊、各部門經(jīng)理、主管銷售訂單與生產(chǎn)計劃銜接部門例會生產(chǎn)例會A生產(chǎn)廠長每周五下午13:00廠長、技術經(jīng)理、品控主管、調(diào)度、計劃、物控、班組生產(chǎn)及

15、質(zhì)量情況通報、計劃、改進工藝周例會C技術經(jīng)理每周四上午10:00總經(jīng)辦主任、技術經(jīng)理、工藝員工作總結(jié)與計劃、難點和重點跟進品質(zhì)周例會C品質(zhì)主管每周四上午11:00總經(jīng)辦主任、技術經(jīng)理、品控主管、品控員工作總結(jié)與計劃、難點和重點跟進銷售周例會A銷售經(jīng)理每周五上午10:00總經(jīng)辦、銷售經(jīng)理、內(nèi)勤、業(yè)務員銷售總結(jié)與計劃、難點和重點跟進專題會議質(zhì)量會議A技術經(jīng)理每周一下午15:30總經(jīng)辦、技術、廠長、品質(zhì)、采購、調(diào)度、計劃、物控、質(zhì)量情況通報、實施改進巡廠查看A生產(chǎn)廠長每周二上午9:30總經(jīng)辦、廠長、技術、品質(zhì)、行政、采購、調(diào)度、物控廠區(qū)安全、生產(chǎn)進度、質(zhì)量問題檢核采購委員會B采購經(jīng)理每月30日總經(jīng)辦

16、、采購、廠長、技術、銷售、計劃、物控、恒茂采購情況及資源需求、共享情況介紹總結(jié)會議月度工作總結(jié)與計劃會B辦公室主任與產(chǎn)銷聯(lián)席會合并總經(jīng)辦、銷售團隊、各部門經(jīng)理、主管月度的工作總結(jié)及次月工作計劃季度工作總結(jié)與計劃會B辦公室主任與產(chǎn)銷聯(lián)系會合并總經(jīng)辦、銷售團隊、各部門經(jīng)理、主管季度的工作總結(jié)及下個季度工作計劃附件二：會議通知模板會議通知會議時間會議地點會議承辦會議主持會議審批參會人員會議議題會議要求附件三：會議簽到表會議名稱會議時間會議地點簽到：序號姓名部門職務序號姓名部門職務116217318419520621722823924102511261227132814291530附件四：會議記錄表會議記錄會議主題會議主持會議時間會議地點列席人員缺席人員會議討論內(nèi)容各部門主要發(fā)言會