1、論信息技術在企業檔案管理中的應用    摘要：摘要：我國已經進入了一個高新技術的時代，信息技術正在不斷的進步和快遞發展，把現代信息技術應用到企業檔案的日常管理中去，可以使企業檔案信息資源可以更快更好的為企業服務，同時也有利于檔案信息資源得到開發，進而有助于企業整體管理水平的提高，為企業帶來更大的經濟效益，創造更多的社會效益。    關鍵詞：關鍵詞：信息技術；項目管理；信息化 中圖分類號：TP39    文獻標識碼：A     文章編號： 檔案是指

2、企業在日常的工作活動中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體，檔案是企業非常重要和寶貴的資源。隨著我國的信息技術不斷的發展與進步，計算機信息技術已運用到了檔案資源管理當中，檔案管理想要順應時代的需求就必須運用信息技術。1. 信息技術應用于檔案信息管理的必要性 檔案信息是企業的重要資源之一，它在眾多的信息中有著它獨特的地位，它的作用也越來越大。實施電子化檔案管理已經成為一種趨勢，大家也都認識到了信息技術應用于檔案信息管理的重要性和高效性，它給檔案管理工作帶來的方便是非常顯著的。在檔案信息管理中，計算機信息技術與傳統的管理方法相比較，有著存儲量大、可靠性高、檢索迅速

3、、查找方便、有效性長、成本低廉等優點，這些優點不但大幅度的提升了檔案管理的效率和有效性，同時讓檔案部門得到了更為科學、正規的管理，為我國的檔案信息管理技術與世界接軌創造了條件。因此，想要更好的為企業服務，達到企業對檔案管理的要求，就必須不斷提高檔案信息的現代化和智能化管理水平，計算機技術作為本世紀的重要技術，把這種技術應用到檔案信息管理中也越來越普及。2. 檔案信息化應遵循的原則2.1 規范性原則 制定檔案管理工作標準已經工作規范，這不僅是檔案工作信息化的要求，也是提高工作質量，增加工作效率的必然需要。所以，我們一定要堅持規范性原則，如：數據處理格式標準、字符內部編碼標準、信息輸出標

4、準、數據交換標準等等。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統介質檔案數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規范化，避免出現各自為政，互不兼容，重復建設等現象發生。2.2 安全性原則 為了確保檔案信息的安全，應該制定相關的策略，可采取：物理安全策略；訪問控制策略；信息加密策略；網絡安全管理策略等。2.3 效益性原則 要實現檔案信息數字化、現代化，需要投入較大的的人力、物力、財力，因為建設檔案信息工程是一項巨大的工作，我們需要堅持效益性原則，以檔案信息化工作效益最大為目的，根據企業自身的經濟能力，根據館（室）藏基礎，分析用戶需求，還要考慮館（室）藏檔案的利用率。選擇數字化的內

5、容要“經典”，主題要與社會利用“熱點”相結合，把重要的，利用率較高的檔案進行數字化，把那些利用率較高且利用后能產生較大經濟效益和社會效益的檔案數字化，可以帶來巨大的效益。3. 應用信息技術在檔案信息資源建設的實現策略3.1 加強企業的內部建設1）加強檔案工作者的責任感 在企業的檔案管理過程中，工作人員一定要充分認識到自己的工作對于企業是正常運行的重要，堅持高效、實用的理念，營造嚴格，謹慎的檔案工作氛圍，充分調動員工的工作積極性，做好檔案資料整理和收集工作，遇到問題要主動解決，碰到難題要迎難而上，讓每個檔案工作人員樹立起強烈的責任感，認真整理好檔案資料。2）構建科學化檔案管理體系 構建

6、科學化，信息化的檔案管理體系是企業健康快速發展的重要舉措之一，檔案管理工作要做實事，而不是只注重外在形式，要為社會、企業的發展服務。注重企業檔案資料收集的連續性、完整性、保密性、安全性，充分做好檔案資料的價值分析，幫助領導快速的找到需要的資料，同時能為企業的決策做出參考。嚴格執行檔案管理制度，提高檔案管理和使用效率。3)發揮信息化技術優勢 我國的信息化技術正在快速發展中，企業也越來越多的運用辦公自動化系統，檔案信息化工作是檔案管理中的重中之重。實現檔案信息化管理，除了要購置計算機、強大的存儲器等硬件設施以外，還需要選擇適合企業發展、工作內容、工作量的檔案管理軟件，為檔案的方便檢索、安全存放提供

7、技術支持。同時，加強檔案管理者的計算機技術運用與技能培訓，對現代檔案管理來講就顯得更為重要。3.2 作好統籌規劃 要把企業的檔案運用電子信息技術有序的儲存起來，這是一個巨大的系統工程。首先我們需要對館藏的基本情況進行徹底調查，包括檔案的類型、載體形態與狀態、館藏數量、檔案信息利用等情況。然后根據調查所得的具體情況來合理科學的制訂檔案數字化，包括掃描儀等硬件的購置計劃和數字化處理規劃。要全面實行檔案數字化是一個復雜而又漫長的過程，硬件的購置不可能一下就做到齊全，在購置的過程中必須考慮到企業的實際情況，要為長遠打算，確保掃描儀等重要硬件設施配套且兼容性好，具有良好的支撐能力和擴展能力，為日后的檔案

8、管理工作提供保障。檔案數字化規劃需要堅持“突出重點，分步進行”的原則，對館藏中的重點檔案和利用率高的檔案在先進行數字化，方便利用者的使用需求。3.3 加強檔案保管設施建設 企業的檔案館（室）面積過小，達不到檔案管理的基本標準，想要檔案館（室）能夠實現現代化、信息化、智能化的管理，企業就必須重視檔案館（室）的建設工作，加大這方面的資金投入，并且要重視檔案的保管設施建設，如建立專門的檔案館（室），完善安全保管設施，運用現代化計算機信息技術，購置先進的硬件設備，真正實現檔案現代化、信息化管理。同時還要加強檔案保護設備的配備，如檔案館（室）的去濕設備、滅蟲設備、滅火設備等等，這些保管設施建設和技術是實

9、現檔案信息化管理不可缺少的內容。3.4 檔案信息化管理的標準化、規范化 標準化和規范化是實施企業檔案信息化管理中的一項內容，企業要重視這項內容的建設，可以參照國家推薦的信息化管理標準，然后根據自身的特點、發展方向、信息需求，總結出可以適應企業內部需要的標準，在實踐過程中，在根據具體情況和需求進一步豐富和完善檔案信息化管理的標準與規范，加快企業檔案管理的進程和質量，減少因檔案管理中因人員、設備、格式、項目等的變化引起的信息傳遞的障礙。3.5 堅持檔案管理工作多元化和社會化的發展     方向 檔案管理工作應該以信息化社會發展的發展為標桿，積極擴張服務范圍，

10、擴大服務對象，既要面對黨政機關、企事業單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。3.6 信息化檔案的安全防范 隨著檔案管理信息化在越來越多的企業得到運用實施，使得檔案信息技術得到了大幅度的開發與利用，但是信息技術也讓企業的檔案資料面臨著嚴峻的安全威脅，面對這種威脅，企業必須采取一些有效措施來防治，如建立健全安全規章制度、制定保密條例、建立信息安全規范、實施好信息的備份和異地存儲。4. 結論 把現代計算機信息技術合理的運用到檔案管理工作當中去，是提高檔案管理工作效率與質量重要手段，更是順應企業發展和時代進步的需要，把這一技術的運用是實現檔案管理現代化和現代信息技術更加完善的雙贏之策。是企業快速發展，與世界接軌的重要手段，為企業帶來更大