1、項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)驗(yàn)談可視化項(xiàng)目管理項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)驗(yàn)談-可視化項(xiàng)目管理-在所有我們認(rèn)為做得不夠好的項(xiàng)目執(zhí)行中，總結(jié)一下，會(huì)發(fā)現(xiàn)大多數(shù)情況下不是因 為我們可見(jiàn)的部分做的不好，而是因?yàn)槲覀兒雎粤隧?xiàng)目某些關(guān)鍵的特性。-在項(xiàng)目開(kāi)過(guò)程中，經(jīng)常感覺(jué)實(shí)際開(kāi)發(fā)的工作量永遠(yuǎn)要比需求調(diào)研時(shí)了解的需要多， 原因是我們?nèi)菀缀雎噪[藏在業(yè)務(wù)需求背后的開(kāi)發(fā)和約束性需求，而這部分需求內(nèi)容往往不會(huì)比業(yè)務(wù)需求本身帶來(lái)的工作量小。-經(jīng)常聽(tīng)到 “客戶的滿意永遠(yuǎn)是第一位”的說(shuō)法，我非常贊同這個(gè)觀點(diǎn)，但我們同時(shí)不能忽略了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的滿意度也具有同等重要的意義，客戶的滿意主要來(lái)自于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的努力，試想如果項(xiàng)目成員不滿意，缺乏能動(dòng)性，怎么可能做出

2、滿意的產(chǎn)品？更不可能提供令客戶滿意的服務(wù)？-在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，出于各種壓力，項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常報(bào)喜不報(bào)憂，使“憂”變得不可 見(jiàn)，管理層不能及時(shí)監(jiān)控或及時(shí)提供指引，最終“憂”通通被留給項(xiàng)目經(jīng)理自己解決，往往 問(wèn)題得不到及時(shí)解決甚至無(wú)法解決。在澳博項(xiàng)目在執(zhí)行過(guò)程中，項(xiàng)目組對(duì)以上幾個(gè)問(wèn)題體會(huì)較為深刻，在諸多教訓(xùn)后，項(xiàng) 目團(tuán)隊(duì)意識(shí)到在項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)“可視化”的重要性，非常樂(lè)意與大家一齊分享澳博項(xiàng)目組在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的相關(guān)經(jīng)歷?！爸匾暋表?xiàng)目個(gè)性正如大多數(shù)人的印象一樣，澳門(mén)是一個(gè)夜夜笙歌、燈紅酒綠的城市，很多人認(rèn)為，在 澳門(mén)做項(xiàng)目是一件很愜意的事情。但在項(xiàng)目開(kāi)墾階段，由于未足夠重視澳博項(xiàng)目的獨(dú)特“個(gè) 性”項(xiàng)目

3、組在未完全進(jìn)入狀態(tài)之前遇到許多意料之外的麻煩，所以在開(kāi)始階段大部分時(shí)間 是比較苦悶的。由于業(yè)務(wù)的特殊性，在此之前我們從未接觸過(guò)類(lèi)似業(yè)務(wù)，除了文檔中項(xiàng)目背景描述外 幾乎一無(wú)所知。在與客戶項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的溝通、協(xié)作方面，也未曾想到會(huì)有如此大的不同，在沒(méi)有搞清楚這些差異之前，我們以往在其他項(xiàng)目中行之有效的操作流程、溝通方式以及項(xiàng)目執(zhí)行思路都不同程度地出現(xiàn)了水土不服。在我們最初感受到澳博項(xiàng)目“個(gè)性”的是在項(xiàng)目生命周期定義階段。按照一般的經(jīng)驗(yàn)，項(xiàng)目組在經(jīng)過(guò)初步分析后，參考常用的“瀑布+迭代”的混合模型為項(xiàng)目定義了生命周期，在與客戶方項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在匯報(bào)會(huì)議上，客戶方項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)按照他們常規(guī)的做法提了若干要求，項(xiàng)目組逐一

4、記錄下這些要求，這些要求雖然比我們預(yù)想的細(xì)致，但亦都非常合理，項(xiàng)目組并沒(méi)有太在意，只是感覺(jué)這些要求會(huì)稍稍增加一些我們Review的工作量，并直觀估計(jì)我們?cè)陧?xiàng)目中事先預(yù)留的“ Buffer完全可以消化這部分多增加的Review工作。但不幸的是，我們沒(méi)有對(duì)澳博項(xiàng)目的“個(gè)性”足夠的重視，實(shí)際遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)我們想的那么簡(jiǎn)單，我們忽略很多“不 可見(jiàn)”的因素，沒(méi)意識(shí)到這部分內(nèi)容所帶來(lái)的影響。當(dāng)我們其中一個(gè)項(xiàng)目組成員結(jié)合客戶方項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的要求將完整的項(xiàng)目生命周期模型整理出來(lái)時(shí)，我們才意識(shí)到問(wèn)題的嚴(yán)重性，在此之前，項(xiàng)目組從來(lái)沒(méi)試過(guò)在一個(gè)項(xiàng)目中需要如此多的迭代，這完全打亂了我們?cè)跁r(shí)間和資源方面的規(guī)劃，這將有可能直接導(dǎo)致項(xiàng)

5、目不能按時(shí)提交或 資源的不足。幸好我們及時(shí)從這張“可視化”的項(xiàng)目生命周期的模型中發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題，并以此為基礎(chǔ)與客戶方項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行討論，并在相關(guān)問(wèn)題上取得到了平衡，否則項(xiàng)目還沒(méi)開(kāi)始， 其結(jié)果就已經(jīng)注定，這是澳博項(xiàng)目對(duì)“可視化”的第一次印象深刻的體會(huì)，“可視化”使我們及時(shí)發(fā)現(xiàn)并有效規(guī)避了一次危險(xiǎn)性相當(dāng)高的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。澳博項(xiàng)目雖然是一個(gè)環(huán)境和 業(yè)務(wù)都較為特殊的項(xiàng)目，但相信“個(gè)性”并非是澳博項(xiàng)目獨(dú)有，公司的每個(gè)項(xiàng)目都有自己的特性。對(duì)于一般性的問(wèn)題， 我們有很多現(xiàn)成的理論知識(shí)和 經(jīng)驗(yàn)支持，導(dǎo)致我們項(xiàng)目執(zhí)行不順利的原因大多與項(xiàng)目的“個(gè)性”相關(guān)，很多時(shí)候是因 為對(duì)“個(gè)性”了解不夠，沒(méi)有將所有的關(guān)鍵因素“可視化”，

6、缺乏相應(yīng)的規(guī)劃，才會(huì)在執(zhí)行中出現(xiàn)問(wèn)題。要降低類(lèi)似問(wèn)題發(fā)生的幾率，我們必選先做到“知”，然后在“知”的基礎(chǔ)上用一種方式將“知”的內(nèi)容“可視化”后讓大家看到，這種“可視化”不單是針對(duì)項(xiàng)目組成 員，也包括客戶在內(nèi)所有干系人，大家對(duì)“可視化”的東西有了一致的理解后才會(huì)有“共識(shí)”， 才有可能在項(xiàng)目過(guò)程中形成一致的行動(dòng)，有了這些，項(xiàng)目的執(zhí)行就有了一個(gè)良好的基礎(chǔ)。我想無(wú)論什么樣的項(xiàng)目，只要我們能用有效的技術(shù)手段（如：項(xiàng)目生命周期模型、WBS、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控表等）將項(xiàng)目的各部分內(nèi)容“可視化”出來(lái)，將它們統(tǒng)統(tǒng)擺上臺(tái)面， 只要能被看到并獲得足夠的重視，相信都會(huì)有辦法規(guī)避或緩解?！巴敢暋表?xiàng)目需求項(xiàng)目需求是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)目標(biāo)

7、任務(wù)的最初藍(lán)本，是一切后續(xù)規(guī)劃和 行動(dòng)的基礎(chǔ)，如果我們看不透需求，項(xiàng)目的執(zhí)行將很大機(jī)會(huì)不停的有“Surprise ”出現(xiàn)，這些“ Surprise ”通常輕則增加項(xiàng)目組的工作量，導(dǎo)致項(xiàng)目延期或成本超支；重則可能會(huì)直接導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。所以在項(xiàng)目開(kāi)始全面的設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)之前，一定要徹底“透視”項(xiàng)目的需求，盡量避免“Surprise ”出現(xiàn)。換句話說(shuō)，就算有“ Surprise ”，我們也希望他早一些出現(xiàn)，因?yàn)樵皆绯霈F(xiàn)，我們受到的影響會(huì)越小。從需求轉(zhuǎn)入設(shè)計(jì)時(shí)，因?yàn)橹贫ǚ桨高^(guò)程中的復(fù)雜性，會(huì)激增出大量的衍生需求，這部分需求往往比原始的業(yè)務(wù)需求還要多，甚至?xí)杀兜脑鲩L(zhǎng)， 所以在需求分析時(shí)，我們必須要完整的“看

8、清楚”項(xiàng)目需求的全貌。澳博項(xiàng)目是一個(gè)典型的定制化開(kāi)發(fā)項(xiàng)目，由于其業(yè)務(wù)的和 運(yùn)作模式的特殊性，項(xiàng)目組可復(fù)用的業(yè)務(wù) 和 技術(shù)資源非常有限，項(xiàng)目組必須從零開(kāi)始對(duì)澳博項(xiàng)目的業(yè)務(wù)需求進(jìn)行梳 理、歸納 和 分析，雖然我們用了多種組合手段（如：訪談、設(shè)置需求問(wèn)題、頭腦風(fēng)暴、問(wèn) 卷等）獲取用戶的業(yè)務(wù)需求，并覆蓋了所有的干系人，但我們完成需求后的規(guī)劃、設(shè)計(jì) 中仍然忽略了許多不太容易“看見(jiàn)”的東西，沒(méi)有認(rèn)真考慮開(kāi)發(fā)需求 和約束性需求方面的內(nèi)容，這使得項(xiàng)目實(shí)際設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)工作量比我們預(yù)想的要多的多，項(xiàng)目一度因?yàn)槲纯辞宄枨蟮娜捕萑氡粍?dòng)，這是澳博項(xiàng)目組在需求“可視化”重要性方面的一次深刻體會(huì)。在我們的IT項(xiàng)目中，需

9、求通常會(huì)包括3個(gè)級(jí)別，分別是業(yè)務(wù)級(jí)需求、用戶級(jí)需求 和 開(kāi) 發(fā)級(jí)需求，我需要將各個(gè)級(jí)別的需求內(nèi)容都“可視化”，并持續(xù)監(jiān)控 和 更新，才能準(zhǔn)確的為項(xiàng)目未來(lái)的行動(dòng)進(jìn)行規(guī)劃。澳博項(xiàng)目組通常通過(guò)以下幾個(gè)方法將各級(jí)需求“可視化”：業(yè)務(wù)級(jí)需求：項(xiàng)目前景、視圖、范圍文檔； 用戶級(jí)需求：用例 及 補(bǔ)充規(guī)約文檔；開(kāi)發(fā)級(jí)需求：詳細(xì)需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)，包括設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、測(cè)試及用戶規(guī)約和詳細(xì)業(yè)務(wù)、功能需求說(shuō)明。“正視”項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的需求正如開(kāi)篇所提到，客戶作為項(xiàng)目最關(guān)鍵的參與方和 受益方，他們的滿意度當(dāng)然至關(guān)重要，但依照澳博項(xiàng)目組的團(tuán)隊(duì)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的滿意度同樣至關(guān)重要，所以澳博項(xiàng)目組特別重視項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的需求，特

10、別是比較高層次的需求（比如：尊重、 自我實(shí)現(xiàn)等），只有充分重視 并 盡量滿足團(tuán)隊(duì)成員的這類(lèi)需求，才能本質(zhì)上提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能 動(dòng)性和戰(zhàn)斗力。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員受尊重需求包括自尊、名譽(yù)、他人的尊重、認(rèn)同和自信。如果團(tuán)隊(duì)成員的受尊重的需求未得到滿足，會(huì)較大程度上打擊他們的創(chuàng)造性及激情，除了會(huì)降低整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的效能外，也通常會(huì)令團(tuán)隊(duì)難以溝通和管理的。自我實(shí)現(xiàn)需求包括做自己可以做的最好的事、發(fā)揮個(gè)人潛能的愿望、個(gè)人潛能的完全實(shí)現(xiàn)、不斷自我發(fā)展以及真正具有創(chuàng)造性的欲望。我認(rèn)為這一層次是對(duì)發(fā)揮項(xiàng)目組成員能動(dòng)性影響因素重要的因素之一， 如果項(xiàng)目組的每一位成員能把每一個(gè)新項(xiàng)目都看成能夠?qū)崿F(xiàn)其 自我價(jià)值的機(jī)會(huì)，相信項(xiàng)目組

11、將永遠(yuǎn)不會(huì)缺乏動(dòng)力和 創(chuàng)造性。在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)中足夠重視團(tuán)隊(duì)成員這些高層次的需求，使這些需求作為一個(gè)基本的項(xiàng)目要素被看到，并制定相應(yīng)的策略來(lái)滿足項(xiàng)目成員的需求，就一定可以從本質(zhì)上增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)成員的積極性 和 參與度，從而提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?zhàn)斗力。 當(dāng)然，激勵(lì)過(guò)程不能基于明知不能兌 現(xiàn)的“空口承諾“來(lái)開(kāi)展，而必須著實(shí)考慮具體項(xiàng)目環(huán)境及成員特性，針對(duì)性的將這些需求都“可視化”出來(lái)，并據(jù)其制定實(shí)在能驅(qū)動(dòng)項(xiàng)目、幫助項(xiàng)目成員發(fā)展的務(wù)實(shí)激勵(lì)策略。解決問(wèn)題從“看見(jiàn)”開(kāi)始“透明化”項(xiàng)目執(zhí)行 和 管理，是澳博項(xiàng)目組在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中不斷總結(jié)形成的意識(shí)， 同時(shí)也實(shí)實(shí)在在體會(huì)到了透明化管理思路在項(xiàng)目管理工作中的價(jià)值。雖然項(xiàng)目的透

12、明化管理可能會(huì)在執(zhí)行過(guò)程中增加部分額外的工作量，但我認(rèn)為項(xiàng)目的“透明”是高效實(shí)施規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控、檢驗(yàn)等工作的基礎(chǔ)，也是發(fā)現(xiàn)并規(guī)避項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的指南。對(duì)于項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目 在“透明化”方面的投入是完全值得且 非常必要的。在澳博項(xiàng)目的執(zhí)行過(guò)程中，多次教訓(xùn)使項(xiàng)目組非常深刻的體會(huì)到透明化在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò) 程中的必要性 和 重要性，并在與客戶方項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的合作中學(xué)到了許多項(xiàng)目透明化思路和實(shí)現(xiàn)方式。-項(xiàng)目透明的必要性項(xiàng)目的復(fù)雜性決定了項(xiàng)目信息必須透明化。我們的項(xiàng)目有時(shí)會(huì)分解出成百上千的活動(dòng)、 依賴(lài)關(guān)系、內(nèi)外部交付成果，包括成百上千次的分發(fā)、 檢查、交接 和 審批。其中交接 和 檢 查的數(shù)量又與可交付成果 和 依賴(lài)的

13、數(shù)量成正比。 此外，在項(xiàng)目活動(dòng)中干系人之間關(guān)系的復(fù) 雜性，也會(huì)加大了項(xiàng)目的復(fù)雜程度。項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，大量多變、含糊、甚至隱藏的信息和需求混雜在一起，需要清晰地 分類(lèi)歸集。例如：有時(shí)候進(jìn)度計(jì)劃和任務(wù)分發(fā)的調(diào)整變化；有時(shí)候在同一資源使用上可能 的安排沖突；有時(shí)候透過(guò)表征預(yù)測(cè) 及 評(píng)估的系統(tǒng)問(wèn)題 和 風(fēng)險(xiǎn)；有時(shí)候常常被忽略的團(tuán)隊(duì) 成員的承諾和信心等。項(xiàng)目的成功執(zhí)行立足于、圍繞于對(duì)項(xiàng)目信息的精細(xì)分析和 處理。在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)工作，對(duì)所有的項(xiàng)目干系人，項(xiàng)目信息應(yīng)是透明并且是對(duì)應(yīng)可見(jiàn)的，即各 類(lèi)利害關(guān)系人和管理者只需了解到他應(yīng)關(guān)注的信息，而不必為過(guò)多無(wú)用的信息所困擾。關(guān)于這一點(diǎn)，澳博項(xiàng)目的執(zhí)行經(jīng)驗(yàn)告訴我，“干系

14、人及對(duì)應(yīng)關(guān)系的透明化”可有效減少項(xiàng)目冗余工作量，并提高項(xiàng)目決策效率的有效辦法。-項(xiàng)目管理需要?jiǎng)討B(tài)及時(shí)和綜合全面的信息項(xiàng)目管理不僅需要項(xiàng)目信息真實(shí)透明，而且也需要項(xiàng)目信息動(dòng)態(tài)及時(shí)和 綜合全面。項(xiàng)目信息除了包括項(xiàng)目管理九個(gè)領(lǐng)域的信息外，還包括在項(xiàng)目管理過(guò)程中的執(zhí)行和處理信息， 這些信息通常都是隨著項(xiàng)目的進(jìn)展而時(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)變化的，要求我們必須及時(shí)跟進(jìn)發(fā)現(xiàn)、 分析 并報(bào)告處理。-如何實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理透明化針對(duì)項(xiàng)目中繁雜信息， 如何有效地使之透明化？這是澳博項(xiàng)目一直非常頭疼的問(wèn)題，因?yàn)槿绻麤](méi)有合適的技巧， 這將會(huì)耗費(fèi)項(xiàng)目組成員大量的時(shí)間，對(duì)于項(xiàng)目組來(lái)說(shuō)，這是一筆不小的開(kāi)銷(xiāo)。但在澳博項(xiàng)目中，因?yàn)椴煌奈幕尘?，?/p>

15、戶方這方面做的非常好也都非常專(zhuān)業(yè)， 項(xiàng)目組在與客戶方團(tuán)隊(duì)合作的過(guò)程中學(xué)到不少項(xiàng)目透明化的具體實(shí)施方法，比如通常會(huì)有實(shí) 時(shí)收集、分類(lèi)展現(xiàn)、動(dòng)態(tài)跟蹤、分析處理等。通過(guò)一些優(yōu)秀的項(xiàng)目管理工具（如：MS Project ）,項(xiàng)目本身的信息 和 項(xiàng)目執(zhí)行及處理信息都得以在各自的系統(tǒng)欄目中分類(lèi)歸并展現(xiàn)。比如在項(xiàng)目執(zhí)行的過(guò)程中可采用以下手段使項(xiàng)目相關(guān)信息可視化：可設(shè)定項(xiàng)目基線或多重基線對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行跟蹤；通過(guò)設(shè)定客戶、公司、項(xiàng)目三級(jí)的質(zhì)量評(píng)審規(guī)則，對(duì)可交付成果的交付進(jìn)行迭 代提交、評(píng)審及驗(yàn)收，使得交付過(guò)程透明化，進(jìn)而對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量進(jìn)行跟蹤； 通過(guò)資源的跟蹤情況，可以了解每一個(gè)資源的每一天、周、月、年的具體工作 內(nèi)容，了解任何一個(gè)資源參與的項(xiàng)目和活動(dòng)，資源的忙閑程度，資源的過(guò)度使 用等情況；對(duì)項(xiàng)目發(fā)生的各種變更進(jìn)行登記、優(yōu)先級(jí)別定義、計(jì)劃、處理、跟蹤、關(guān)閉以及統(tǒng)計(jì)分析等；公布并記錄團(tuán)隊(duì)成員