1、信息時代檔案管理的發展方向研究    摘要：隨著近年來信息技術的飛速發展，我們已經進入了信息時代這已經成為無可厚非的實事。在信息時代，人們的檔案儲存方式也發生了前所未有的變化，對檔案管理的方式也提出了新的要求。本文以信息時代為檔案管理提供的新條件以及檔案管理出現的新特點為切入點，重點對信息時代檔案管理的發展方向進行了一定的探討。    關鍵詞：信息時代；檔案管理；發展方向     隨著社會的不斷發展，信息化時代已經來臨，人們的生活和工作方式也發生了前所未有的變化。在信息化時代

2、，檔案管理也逐漸改變了傳統的管理方式，無論在管理特點還是在發展要求和方向上都發生了深刻的變革。那么在信息化時代的影響下，檔案管理到底發生了什么變化，出現了什么新的特點，在這些基礎上，信息時代又對檔案管理發展的方向產生了什么樣的影響，檔案管理到底會朝那個方向發展。這些問題都成為業內人士所關注的焦點。本文主要針對信息時代檔案管理的發展方向進行一定的探討，以期對相關工作以及研究人員提供些許幫助，同時起到拋磚引玉的作用，從而促進這一領域的研究和發展。一、信息時代檔案管理的新條件以及出現的新特點在信息網絡這一大環境中，檔案的信息資源變得越來越豐富，人們通過網絡對各種檔案信息的檢索也變得更加方便、快捷。無

3、論是在信息資源的儲存還是檢索上，都可以使用更快更先進的途徑和方法，從而一方面增加了檔案信息內容的豐富程度和廣度，另一方面又增強了檔案所提供信息的完整程度以及準確性。此外，用戶檢索起來也更加方便和快捷，不再受到時間和空間的限制，同時還可以通過使用打印等方式輕松獲得和查閱有關信息。在信息時代，檔案管理出現了一系列的新特點。首先是在檔案信息的收錄、編目、檢索等方面都電子化，從而提高了檔案的利用率。其次則是工作程序上的變化。使用電腦進行立卷程序，刪除不具有保存價值的文件，對不同的文件注明不同的保管期限，同時也可以及時修改和補充新的檔案信息。這樣一來，由于使用計算機可以隨時迅速地對單份文件進行各種主題的

4、分類，并對文件的各種信息有詳細表現，便有效節省了因為人工分類整理檔案帶來的人力物力。再次在檔案的整理方面，一是省去了卷宗的整理任務，檔號只需保留全宗號及文件號即可，另一方面就是在檔案的分散性上更加靈活，因為使用電腦可以快速查找檔案來源，從而便于檔案的保管和使用。最后，在檔案的保管上，由于電子檔案的占用空間小，同時存儲載體的信息容量又相當巨大，所以對于電子檔案庫存的管理就相對來說方便得多。二、信息時代檔案管理的發展方向及要求在信息時代中，檔案管理的各種發展的前提是觀念上的轉變，有一定的時代感，管理觀念跟得上時代的變化和信息時代的發展進程。具體的發展方向以及在繼續發展中提出的各種要求主要表現在以下

5、幾個方面：（一）加強管理權限，增強保密措施由于網絡環境的匿名性以及許多信息的共享性，使網絡下相關信息的保密成為許多人關注的一個焦點。尤其是檔案信息豐富，涵蓋了政治、經濟、軍事、科技等各種秘密，如本單位的檔案資料就是屬于國家秘密范疇，這些也都是需要保護的。因此就需要對用戶的使用權限進行一定的措施進行保密，從而保證這些信息被合法、合理的使用。依次表現為：注冊保密、受托權保密、目錄保密以及屬性保密。這些都可以對用戶的使用權限進行一定的限制和規范，從而保證檔案不會被濫用，保護各方面的利益，使信息環境下的檔案可以健康發展。另外，檔案管理者還需要針對使用者的使用權限進行一定的限制，使用網絡限度功能，防止非

6、法刪改、復制或銷毀等現象的出現，從而更有效地保護好檔案資源，防止泄露秘密。（二）整合檔案資源，做到專業特色與傳統的檔案獲取方式不同，現在用戶可以足不出戶，使用電腦在各檔案部門的公開網頁查找自己所需信息。一方面以往大量繁重需要人工完成的工作如今只需要電腦自動完成，人力可以解脫出來進行技術鉆研，為用戶提供更多、更好的檔案信息服務；另一方面，在信息環境下，如果各檔案部門的信息重復，只講求豐富，沒有自己的特色，那么就會造成檔案信息重復，不僅不利于用戶查詢自己所需要的資源和信息，還會造成資源浪費，同時檔案信息也很難做深、做細。所以，各檔案部門要形成自己的檔案信息資源特色，建立起獨具特點的網絡檔案信息資源

7、，這樣才做到節省資源優化資源，將本檔案部門的信息資源結構整合得更加合理，相關特色信息也更加完善和深入，從而更受用戶的喜愛和青睞。（三）大力推進技術創新在信息時代，檔案管理一定要跟上時代的進程，完成向信息化的跨越。首先需要檔案管理系統跟上其他計算機系統的升級和功能發展速度。其次就是要求將紙質檔案信息向數字化的轉變過程作為一項重要任務來完成，這樣才能使檔案館獲得長足的發展。另外還需要充分利用互聯的各種功能，選擇合適的工具和方式，對網絡資源進行一定的加工和整理，開發相關主題，從而更加有利于相關信息的儲存和使用。如作者所在的佛山市三水區國土信息中心，就是通過聘請有資質的科技有限公司，對本中心的檔案信息

8、網絡進行技術改進和升級，以進一步優化和整合國土檔案資源，以最快捷、最便民的信息網絡服務群眾。（四）構建檔案管理的網絡安全環境眾所周知，使用電腦保存檔案材料的一個突出隱患就是網絡技術升級或遭受黑客攻擊的時候，有可能造成檔案材料的流失和缺失。這對保護各種包含國家秘密、商業秘密和個人隱私的檔案材料帶來了極大的安全隱患。為了減輕安全風險，建議各檔案部門必須做好預防措施，制訂出現各種安全隱患的應急方案，構建本單位的檔案管理的網絡安全環境。作者所在單位也充分考慮這方面的因素，對全部錄入電腦的檔案材料進行電子刻錄和書面留檔案的雙重備份，以應對影響網絡安全的應急事件發生。綜上所述，信息時代不僅為檔案管理提供了新條件和新的發展契機，同時加速了檔案管理在新環境下的發展和改進，從而為